[Notre avis sur Notion] Comme beaucoup d’entrepreneurs, vous êtes à la recherche d’un outil pour améliorer la productivité, organiser et gérer vos tâches plus efficacement et optimiser la circulation de l’information entre tous les collaborateurs. Problème : Vous ne trouvez pas d’outil tout-en-un permettant de répondre à tous ces besoins depuis une interface unique.

Nous allons vous présenter un outil étonnant qui est probablement LE gros coup de coeur de La Fabrique du Net. Enfant prodige d’Evernote, d’Airtable et de Trello, Notion a plus d’une corde à son arc, vous verrez. Nous allons voulu vous faire découvrir cet outil que notre équipe utilise au quotidien depuis quelques mois. Découvrez notre avis sur Notion.

Notion en quelques mots

La société a été fondée en 2013 par Chris Prucha, Ivan Zhao, Jessica Lam et Simon Last. Son siège social est situé à San Francisco, en Californie.

Notion est un espace de travail tout-en-un pour la prise de notes, la gestion des connaissances et des données et la gestion des projets. Notion permet aux utilisateurs de commenter les projets en cours, de participer à des discussions et de recevoir des commentaires des autres. C’est un parfait outil de gestion de tâches.

En pleine croissance, Notion a annoncé avoir dépassé le million d’utilisateur en 2019 pour valorisation de 800 millions de dollars alors que l’entreprise ne compte que 27 personnes dans ses effectifs (en 2019 toujours)

Offres & Tarifs

Notion articule son offre autour de deux types de besoins : pour une utilisation personnelle et pour les équipes de travail. Il est important de noter que tous les plans peuvent être essayés gratuitement.

Voici le détails des 4 plans proposés :

• Personal : Gratuit pour une utilisation personnelle. Vous pouvez inviter jusqu’à 5 personnes à vous rejoindre. Sur votre compte, vous pouvez créer un nombre illimité de pages et de contenu appelées « blocs ». En revanche, vous êtes limité au téléchargement de fichiers dont la taille ne dépasse pas 5 Mo. Vous ne bénéficiez cependant pas d’autorisations avancées ni d’un historique des versions.
• Personal Pro :  Pour $5 par mois, toujours réservé à une seule personne. Avec ce niveau de service, vous n’avez pas de limite sur la taille des fichiers à télécharger ainsi que sur le nombre de personnes que vous invitez. Vous bénéficiez également d’un historique des versions, d’une assistance prioritaire et d’autorisations avancées pour limiter ce que d’autres personnes peuvent faire avec vos notes lorsque vous les partagez.
• Team : Le plan de l’équipe coûte $8 par utilisateur par mois. Il offre tout ce qui est prévu dans le plan Personal plus un espace de travail collaboratif et les outils d’administration.
• Enterprise : Contactez directement l’équipe commerciale de Notion pour obtenir un devis adapté. Ce plan correspond à une utilisation avancée de l’outil. Bénéficiez d’un support dédié chez Notion et d’une sécurité avancée pour l’ensemble de votre équipe.

Comment les prix de Notion se comparent-ils à ceux de produits similaires ? C’est à peu près le milieu de gamme. Notion coûte moins cher que Quip, qui facture 300 dollars par personne et par an pour un niveau de compte similaire au plan Team de Notion. Par rapport à Evernote Premium ($84/an), Notion coûte cependant plus cher.

A la découverte de l’interface de Notion

Le design simple et l’esthétique de l’application sont très attrayants. L’application supprime toutes les fonctionnalités superflues ou inutiles que certaines peuvent avoir. Lorsqu’on commence, Notion vous facilite la vie en vous proposant de nombreux templates Notion que vous pouvez choisir ou non d’utiliser.

De nombreuses fonctionnalités sont intégrées lors de l’utilisation de l’application. La transformation d’une page en liste de tâches, en plan ou retroplanning, en éditeur de texte brut ou en tout autre élément qu’elle propose est à votre disposition lorsque vous utilisez l’application. Notion est, de fait, un bon logiciel de planification de projet gratuit.

Au lieu de devoir choisir le type de page que vous voulez au départ, Notion vous permet de mélanger tous les éléments dans une même page, ce qui vous permet d’avoir un ensemble d’instructions très complexe pour n’importe quelle tâche que vous planifiez.

Zoom sur 3 fonctionnalités de Notion

Prise de note et gestion de documents

La base de données permet de suivre les documents et les notes, grâce à des balises de mots-clés personnalisées. Ajoutez des invités à collaborer, fixez des dates d’échéance. La barre latérale permet une navigation et une recherche rapides. Les notes peuvent rester privées ou être partagées avec le reste de l’équipe.

Notion permet d’écrire sans distraction avec un espace/page vide et clair. Vous pouvez ajouter n’importe quel contenu et le réorganiser par glisser-déposer. Il est également possible de choisir parmi différents types de contenu, tels que des images, des vidéos ou des morceaux de code entre autres. Des raccourcis sont disponibles, de sorte que vous puissiez taper sans interruption, même sans toucher la souris.

Wikis

Notion vous permet de centraliser toute information importante, telle que les objectifs de l’entreprise, les contacts des employés, les meilleures pratiques d’ingénierie, et autres. Vous êtes également en mesure d’ajouter différents types de contenu, tels que des listes, des images et des incorporations, entre autres, et utiliser le glisser-déposer pour les organiser.

La solution permet d’imbriquer les pages pour les placer correctement. Il est également prêt pour la collaboration, ce qui permet d’ajouter des commentaires avec des mentions dans les espaces de travail partagés. Les utilisateurs peuvent partager des pages individuelles ou un site web entier avec des invités externes, avec des niveaux d’accès configurables.

Notion s’intègre également à plus de 50 applications, telles que Typeform, Twitter, GitHub Gist, et d’autres, pour rassembler tous les travaux.

Gestion de projets

Notion va au-delà de la prise de notes et vous permet de planifier et de suivre les tâches et les projets. Il est personnalisable afin que vous ayez la possibilité de définir et d’ajouter les propriétés de leur base de données pour créer leur flux de travail idéal. Il comprend plusieurs vues pour la base de données, sous forme de tableau (comme ci-dessus), de calendrier ou filtré par propriétés.

Chaque élément de la base de données est sa propre page, et les utilisateurs peuvent créer des pages à l’intérieur des pages pour que tous les travaux liés restent ensemble. Les fonctions de contenu riche permettent d’ajouter tout type d’information. Les filtres permettent de suivre facilement les tâches et de basculer facilement entre les tâches personnelles et les tâches pour l’ensemble de l’équipe.

C’est là toute la beauté de Notion : vous pouvez choisir entre la simplicité et la complexité, en fonction de ce que vous voulez faire.

Notion se distingue car vous pouvez être flexible dans la façon dont vous voulez l’utiliser. Pour un projet, je peux diviser une page en trois sections horizontales ou faire une liste numérotée pour le calendrier d’un événement ou d’une présentation, ou simplement une simple liste de choses à faire.

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Les avantages et inconvénients de Notion

Les « plus » :

• Personnalisez les « blocs » comme vous le souhaitez : todos, notes titres, commentaires.
• Créez des wikis internes très facilement avec des templates disponibles et des entrées faciles à ajouter et à utiliser.
• Partagez avec vos clients les informations que vous souhaitez et cachez le reste pour ne pas les submerger d’informations supplémentaires.
• Tableau de bord propre et fonctionnel, très visuel.

Les « moins » :

• Application non disponible en Français.
• Impossible de visualiser le calendrier dans un autre format que la vue mensuel.
• Pas de mode hors ligne pour l’utilisation du bureau et aucune intégration avec Google Calendar pour le suivi des dates d’échéance.
• Applications Windows et Android sont parfois très lentes.

Templates et modèles Notion gratuits

L’intérêt principal de Notion est qu’il dispose de plus en plus de template et de modèle prêt à l’usage. Que ce soit pour un projet de création de blog ou d’un lancement de produit, vous trouverez forcément un modèle à adapter à votre goût.

Il existent pléthore de modèles et comme toujours, ce qui compte avant tout c’est le choix et la sélection des templates notion qui seront pertinents pour vous.

Nous vous recommandons de voir le site La webeuse qui liste plus de 700 modèles notion gratuits. Pour notre part, nous en avons sélectionné un douzaine que vous trouverez dans l’article : les 12 templates Notion gratuits.

Conclusion – Notre avis sur Notion

Notion unifie les outils de productivité importants et connexes en une seule plateforme cohésive. Avec un seul compte abordable, vous pouvez remplacer plusieurs applications, comptes et facturations. Ce gain de temps et d’argent vous permet également de vous concentrer sur les tâches importantes. En outre, il est suffisamment flexible et personnalisable pour s’adapter à vos besoins.

Concernant les pistes d’amélioration, nous souhaiterions une meilleure intégration. Il est possible d’ajouter un calendrier à une page à côté d’une liste d’échéances pour pouvoir ajouter des éléments au calendrier qui coïncident avec les tâches énumérées. Mais ce serait encore mieux si le calendrier pouvait s’intégrer à un calendrier iCloud ou Gmail, qui contient déjà des événements.

Notion se révèle très utile pour centraliser vos d’idées, vos notes ou vos tâches importantes réparties entre plusieurs applications différentes. Vous êtes maintenant capable de les garder toutes au même endroit, ce qui est non seulement plus productif mais aussi plus agréable pour travailler. Nous espérons que cet avis sur Notion vous a été utile. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser en commentaires.