Vous êtes un entrepreneur et recherchez la recherche d’un outil tout-en-un pour améliorer la productivité, organiser et gérer vos tâches de manière efficace, ainsi que faciliter la communication entre collaborateurs ? Notion est l’outil qu’il vous faut ! Hautement personnalisable, conçu pour rassembler toutes les informations d’une entreprise en un seul outil. Sa flexibilité en fait un choix adapté aussi bien aux utilisateurs individuels qu’aux grandes équipes.
Enfant prodige d’Evernote, d’Airtable et de Trello, Notion offre une solution complète qui a su séduire toute l’équipe de La Fabrique du Net. Dans cet article, nous partagerons notre avis sur Notion, un outil que nous utilisons quotidiennement.
Notion en quelques mots
L’entreprise a été fondée en 2013 par Chris Prucha, Ivan Zhao, Jessica Lam et Simon Last. Son siège social se situe à San Francisco, en Californie.
Notion propose un espace de travail tout-en-un qui combine la prise de notes, la gestion des connaissances, la gestion des données et la gestion de projets. En plus de ses fonctionnalités de gestion de projet, Notion offre des outils avancés d’édition de documents, de stockage et de collaboration, avec une variété d’intégrations disponibles. Grâce à ces caractéristiques, Notion s’affirme comme l’une des solutions les plus complètes sur le marché.
En 2023, Notion revendique 20 millions d’utilisateurs à travers le monde, qui bénéficient de la possibilité de commenter les projets en cours, de participer à des discussions et de recevoir des commentaires de la part des autres utilisateurs. C’est un parfait outil de gestion de tâches.
Offres & Tarifs
Notion propose 4 plans différents :
- Gratuit pour une utilisation personnelle. Vous pouvez inviter jusqu’à 10 personnes à vous rejoindre. Sur votre compte, vous pouvez créer un nombre illimité de pages et de contenu appelées « blocs ». Vous ne bénéficiez cependant pas d’autorisations avancées ni d’un historique des versions.
- Plus : Pour $8 par mois. Avec ce niveau de service, vous n’avez pas de limite sur le nombre de personnes que vous invitez. Vous bénéficiez également d’un historique des versions (30 jours) et d’une assistance prioritaire. Vous pouvez inviter jusqu’à 100 personnes.
- Business : Ce plan coûte $15 par utilisateur par mois. Il offre tout ce qui est prévu dans le plan Plus, et davantage comme des espaces de travail collaboratifs, un historique élargi (90 jours) ainsi que la possibilité d’inviter jusqu’à 250 personnes.
- Entreprise : Contactez directement l’équipe commerciale de Notion pour obtenir un devis adapté. Ce plan correspond à une utilisation avancée de l’outil. Bénéficiez d’un support dédié chez Notion et d’une sécurité avancée pour l’ensemble de votre équipe.
Comment les prix de Notion se comparent-ils à ceux de produits similaires ? C’est à peu près le milieu de gamme. Notion coûte par exemple moins cher que Quip, qui facture 300 dollars par personne et par an pour un niveau de compte similaire au plan Plus de Notion. Evernote et Notion ont des tarifs comparables.
À la découverte de l’interface de Notion
L’application présente un design simple et esthétique qui attire immédiatement l’attention des utilisateurs. Contrairement à d’autres applications qui peuvent être encombrées de fonctionnalités superflues, Notion se distingue en éliminant tout ce qui est inutile. Dès le départ, Notion simplifie votre expérience en vous offrant un large choix de modèles que vous pouvez décider d’utiliser ou non.
Lorsque vous utilisez l’application, vous découvrirez de nombreuses fonctionnalités intégrées qui peuvent grandement faciliter votre travail. Vous pouvez transformer une simple page en une liste de tâches, un plan ou un rétroplanning, un éditeur de texte brut, ou tout autre élément proposé par l’application. En réalité, Notion se révèle être un excellent logiciel gratuit pour la planification de projets.
Une particularité intéressante de Notion est sa capacité à vous permettre de mélanger différents types de contenus au sein d’une même page. Vous n’êtes plus limité à choisir un seul type de page au départ, mais vous pouvez intégrer différents éléments pour créer des instructions complexes pour n’importe quelle tâche que vous planifiez. Cette flexibilité vous offre la liberté de structurer vos informations de manière personnalisée et adaptée à vos besoins particuliers.
L’outil donne accès à un grand nombre de données analytiques sur la manière dont interagissent les employés d’une même entreprise sur la plateforme. Cela peut s’avérer très utile pour aider des responsables ou des directeurs Ressources Humaines à prendre des décisions ou à mieux connaître ses collaborateurs. Certains peuvent se voir accorder davantage d’autorisations, d’autres peuvent obtenir des rôles d’administrateurs spécifiques.
Zoom sur 4 fonctionnalités de Notion
Prise de note et gestion de documents
Notion propose une base de données puissante qui facilite le suivi de documents et de notes grâce à l’utilisation de balises de mots-clés personnalisées. Vous pouvez attribuer des balises à vos fichiers pour les organiser de manière logique et les retrouver facilement ultérieurement. De plus, Notion offre la possibilité d’inviter des collaborateurs à travailler ensemble sur les projets, ce qui favorise la collaboration et le partage des idées.
La barre latérale de Notion permet une navigation rapide et une recherche facile à travers vos notes et documents. Vous pouvez accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin sans perdre de temps à chercher. De plus, vous avez la possibilité de garder vos notes privées ou de les partager avec d’autres membres de votre équipe, favorisant ainsi la transparence et la communication fluide.
Lorsque vous écrivez dans Notion, vous bénéficiez d’un espace de travail clair et sans distractions. Vous pouvez vous concentrer pleinement sur votre contenu grâce à une interface épurée. De plus, vous avez la flexibilité de réorganiser votre contenu par simple glisser-déposer, ce qui facilite la structuration de vos idées et l’ajustement de l’ordre des éléments. Des dizaines de de blocs de contenus très utiles peuvent être ajoutés / supprimés à vos pages en un simple clic.
Notion offre une grande variété de types de contenu que vous pouvez intégrer dans vos notes. Vous pouvez par exemple intégret du contenu depuis des plateformes comme Loom ou YouTube mais également télécharger vos propres documents depuis votre ordinateur. Ces éléments peuvent être ajoutés à vos pages pour enrichir votre contenu et le rendre plus expressif.
Pour améliorer votre flux de travail, Notion propose également des raccourcis clavier qui vous permettent de naviguer rapidement dans l’application et de taper du texte sans interruption. Vous pouvez ainsi gagner du temps et être plus productif, même si vous préférez ne pas utiliser la souris.
Gestion de projets
Notion va au-delà de la prise de notes et vous permet de planifier et de suivre les tâches et les projets. Il est personnalisable afin que vous ayez la possibilité de définir et d’ajouter les propriétés de leur base de données pour créer leur flux de travail idéal. Il comprend plusieurs vues pour la base de données, sous forme de tableau (comme ci-dessus), de calendrier ou filtré par propriétés.
Chaque élément de la base de données est sa propre page, et les utilisateurs peuvent créer des pages à l’intérieur des pages pour que tous les travaux liés restent ensemble. Les fonctions de contenu riche permettent d’ajouter tout type d’information. Les filtres permettent de suivre facilement les tâches et de basculer facilement entre les tâches personnelles et les tâches pour l’ensemble de l’équipe.
C’est là toute la beauté de Notion : vous pouvez choisir entre la simplicité et la complexité, en fonction de ce que vous voulez faire. Vos collaborateurs pourront sélectionner les données spécifiques qu’ils souhaitent surveiller et définir leur flux de travail optimal. Les tâches manuellessont automatisées, ce qui simplifie l’intégration dans les bases de données, la planification, etc.
Notion se distingue car vous pouvez être flexible dans la façon dont vous voulez l’utiliser. Pour un projet, je peux diviser une page en trois sections horizontales ou faire une liste numérotée pour le calendrier d’un événement ou d’une présentation, ou simplement une simple liste de choses à faire.
Wikis
Notion vous permet de centraliser toutes les informations importantes au sein de votre entreprise. Vous pouvez regrouper les objectifs de l’entreprise, les contacts des employés, les meilleures pratiques d’ingénierie et bien plus encore.
Une des fonctionnalités clés de Notion est sa capacité à imbriquer les pages, ce qui vous permet de créer une hiérarchie et de structurer vos informations de manière cohérente. Vous pouvez ainsi placer les pages de manière appropriée et les organiser de manière logique, ce qui facilite la navigation et la compréhension de votre contenu.
Notion offre également un outil de recherche très performant. Grâce à un système de filtres, n’importe quel membre peut trouver l’info qui lui manque en quelques secondes. Une autre fonctionnalité automatise la mise à jour des documents. Les blocs de Notion sont synchronisés et il suffit de modifier un contenu sur une page, pour que ce même contenu soit actualisé partout.
Une autre force de Notion réside dans ses nombreuses intégrations avec d’autres applications. L’outil s’intègre à plus de 50 applications populaires telles que Typeform, Twitter, Slack, Figma et bien d’autres encore. Cela vous permet de rassembler tous vos travaux et informations provenant de différentes sources au même endroit, simplifiant ainsi votre flux de travail et améliorant l’efficacité de vos processus.
Intelligence artificielle
L’IA de Notion se présente comme un assistant intégré à Notion permettant d’accélérer la rédaction de texte, vous faisant bénéficier d’un gain de temps considérable pour des tâches répétitives ou laborieuses.
L’utilisation de l’IA de Notion est simple : il vous suffit d’appuyer sur la touche « espace » sur n’importe quelle page de Notion pour accéder à ses différentes fonctionnalités. Parmi celles-ci, vous pouvez lancer un brainstorming, générer un article de blog, demander l’établissement d’un plan, créer un ordre du jour pour une réunion, solliciter de l’aide pour la rédaction d’e-mails, réaliser un communiqué de presse, trouver des idées pour une histoire créative, ou encore obtenir des suggestions de publications pour les réseaux sociaux.
Après avoir reçu une première réponse de l’assistant, vous avez plusieurs options à votre disposition : vous pouvez considérer la réponse comme terminée si elle vous satisfait, demander à prolonger le texte, ou réessayer en reformulant votre requête si nécessaire.
Notion tient à mettre en avant que vos informations personnelles ne seront pas utilisées à des fins d’entraînement de son intelligence artificielle, garantissant ainsi la confidentialité de vos données. Il est important de noter que l’assistant peut parfois fournir des réponses inexactes. Si cela se produit, vous avez la possibilité de le signaler en dessous des réponses de l’IA.
Vous pouvez tester gratuitementl’IA de Notion en créant un compte Notion, ce qui vous donne accès à 20 réponses gratuites. Si vous souhaitez bénéficier d’un nombre illimité de réponses, vous avez également la possibilité de souscrire à un abonnement complémentaire (à partir de 10$ par utilsateur / mois).
Si la gestion de projet vous intéresse, je vous invite fortement à parcourir ces articles :
- Découvrez nos définitions et méthodologies de la gestion de projet web
- Retrouvez notre comparatif des meilleurs outils de gestion de projet
- Augmentez la productivité de votre entreprise avec la gestion de projet lean
Les avantages et inconvénients de Notion
Les « plus » :
- La possibilité de personnaliser les « blocs » selon vos préférences : tâches, notes, titres, commentaires.
- La création de wikis internes très facilement avec des templates disponibles et des entrées faciles à ajouter et à utiliser.
- Un partage sélectif des informations avec vos clients, en masquant les éléments superflus pour éviter de les submerger.
- L’interface des tableaux de bord est propre, fonctionnelle et ergonomique.
- Une excellente gestion des tâches, bien pratique pour le travail collaboratif
- L’outil est très abordable, seulement 8$ pour l’offre de base. Vous pouvez aussi profiter de la version gratuite (sans limite de temps).
Les « moins » :
- L’absence de mode hors ligne pour une utilisation depuis le bureau.
- Des options de personnalisation limitées comparées à des outils de bureautique comme Excel, Word ou PowerPoint.
- Il n’est pas possible d’intégrer Notion avec Google Calendar, peu pratique le suivi des dates d’échéance.
Les templates et modèles Notion
L’intérêt principal de Notion est qu’il dispose d’une vaste bibliothèque de templates et de modèles prêts à l’emploi. Que ce soit pour un projet de création de blog ou d’un lancement de produit, vous trouverez forcément un modèle à adapter à votre goût.
Il existent pléthore de modèles et comme toujours, ce qui compte avant tout c’est le choix et la sélection des templates notion qui seront pertinents pour vous.
Il existe une multitude de modèles disponibles, et comme toujours, le choix et la sélection des templates Notion pertinents pour votre projet sont essentiels. Pour vous aider dans cette démarche, nous vous recommandons de consulter le site La Webeuse, qui répertorie plus de 700 modèles Notion gratuits. En complément, nous avons également sélectionné douze modèles que vous pouvez retrouver dans notre article dédié : les 12 templates Notion gratuits.
Ces templates vous offrent un point de départ solide pour organiser et structurer vos informations de manière efficace. Vous pouvez les personnaliser en fonction de vos préférences et des besoins spécifiques de votre projet. Que vous souhaitiez gérer votre emploi du temps, suivre vos objectifs, définir vos OKR, gérer une équipe ou tout autre aspect de votre vie professionnelle ou personnelle, ces modèles vous fournissent une base solide à partir de laquelle vous pouvez développer votre propre système.
En utilisant les templates Notion, vous gagnez du temps en évitant de partir de zéro, tout en bénéficiant de la flexibilité et de la personnalisation offertes par l’application. N’hésitez pas à explorer les différentes options disponibles et à trouver les modèles qui répondent le mieux à vos besoins.
Les intégrations Notion
Notion offre une vaste gamme d’intégrations avec des outils comme Slack, Zoom etc. Les fonctionnalités d’échange et de communication de Notion étant relativement limitées, ces intégrations s’avèrent extrêmement utiles pour que les collaborateurs puissent échanger à travers des systèmes de chats ou de visioconférences. Pour la communication interne et l’échange de documents, les intégrations avec Dropbox, OneDrive ou encore Google Drive sont très pratiques.
Notion peut aussi s’intégrer à de nombreux CRM grâce à son API. Ces intégrations sont particulièrement bénéfiques pour associer la gestion de projet à la gestion du support client. Il est également possible de se connecter avec d’autres logiciels de gestion de projet tels que Asana, Trello, Jira, ce qui facilite la collaboration. (voir d’ailleurs Notion vs Asana ou Notion vs Trello)
De plus, Notion propose une API ouverte au public, permettant aux développeurs de créer leurs propres intégrations sur la plateforme, quel que soit leur plan d’abonnement.
Conclusion – Notre avis sur Notion
Notion unifie les outils de productivité importants et connexes en une seule plateforme cohésive. Avec un seul compte abordable, vous pouvez remplacer plusieurs applications, comptes et facturations. Ce gain de temps et d’argent vous permet également de vous concentrer sur les tâches importantes. En outre, il est suffisamment flexible et personnalisable pour s’adapter à vos besoins.
Concernant les pistes d’amélioration, nous souhaiterions une meilleure intégration. Il est possible d’ajouter un calendrier à une page à côté d’une liste d’échéances pour pouvoir ajouter des éléments au calendrier qui coïncident avec les tâches énumérées. Mais ce serait encore mieux si le calendrier pouvait s’intégrer à un calendrier iCloud ou Gmail, qui contient déjà des événements. Par ailleurs, Notion ne dispose pas de mode pour travailler sans connexion.
Notion se révèle très utile pour centraliser vos d’idées, vos notes ou vos tâches importantes réparties entre plusieurs applications différentes. Vous êtes maintenant capable de les garder toutes au même endroit, ce qui est non seulement plus productif mais aussi plus agréable pour travailler.
Nous espérons que cet avis sur Notion vous a été utile. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser en commentaires.