Le rétroplanning est une méthode de planification de projet consistant à créer un planning de manière inversée : en commençant par la date butoir et en remontant les étapes et jalons à poser pour mener à bien le projet. C’est un élément essentiel de la gestion de projet. Pourtant, il n’existe pas réellement d’outils spécifiques de rétroplanning. On utilise généralement Excel.
Ainsi, nous allons vous présenter 7 outils de gestion de projet, comportant des fonctionnalités de gestion du planning… et donc de construction de rétroplanning. Comme vous le verrez, construire le rétroplanning fait partie des 5 étapes pour réussir la planification d’un projet (par exemple, dans le cadre de projet de refonte de site internet) et chaque outil possède ses spécificités.
Acteur | Positionnement | Tarifs mensuels | Site web |
|---|---|---|---|
| Logiciel tableur de la suite Microsoft Office, Excel permet de créer un rétroplanning intuitivement. Les fonctionnalités restent basiques. | → Version gratuite : Non. → À partir de 69 €/an. → Alternative gratuite avec Google Sheets. | Découvrir |
| Application de gestion de projet, Monday.com propose une centralisation des tâches et la création de tableaux de rétroplannings dynamiques. | → Version gratuite : Oui. → Version Basic à partir de 10€/mois. | Découvrir |
| Outil de gestion de projet intuitif, Wrike propose la création de rétroplannings clairs pour une bonne maîtrise de la gestion des tâches. | → Version gratuite : Oui. → Version Professionnal : à partir de 8,70€/mois. | Découvrir |
| Instagantt est une application web pour créer des diagrammes de Gantt et planifier des tâches à partir d’Asana, grâce à la vue Chronologie. | → Version gratuite : Non. → Formule équipe à partir de 4,44€/ mois. | Découvrir |
| Logiciel de gestion de projet, Zoho Projects propose des outils de rétroplannings sous forme de Kanban ou de diagrammes de Gantt. | → Version gratuite : Non. → Version Premier à partir de 5,40€/mois et par utilisateur. | Découvrir |
Vous le voyez, il n’y a pas d’outils dédiés uniquement à la création de rétroplannings. C’est pourquoi, notre sélection s’appuie sur un choix d’outils de gestion de projets proposant des fonctionnalités solides de gestion de planning. Avec notre comparatif des meilleurs outils de gestion de projet, vous devriez avoir une vision claire sur l’outil de rétroplanning le plus adapté à votre projet.
Sommaire
- Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
- #1 Excel : l’outil indémodable et le plus classique pour construire un rétroplanning
- #2 Monday.com : La solution pour collaborer de manière flexible
- #3 Wrike : la polyvalence pour votre création de rétroplanning
- #4 Instagantt (Asana) : L’application pour transformer vos projets Asana en diagrammes de Gantt
- #5 Zoho Projects : Gérer son rétroplanning simplement et intuitivement
- #6 Jira : le rétroplanning dédié aux équipes agiles
- #7 Elegantt (Trello) : l’extension pratique et ergonomique de Trello
- #8 Beesbusy : pour organiser et collaborer sur vos projets en toute simplicité
- #9 Bitrix24 : l’outil de retroplanning gratuit jusqu’à 5Go de stockage
- #10 Gladys : l’outil de gestion de projet et de retroplanning Made in France
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Le rétroplanning est un macroplanning prévisionnel construit à partir de la date de fin du projet (le livrable) et non de la date de début. Cette planification est pertinente, car elle permet d’organiser les différentes tâches et étapes d’un projet à l’avance, de manière exhaustive.
Le principal avantage du rétroplanning, est d’avoir une vision globale du projet et des tâches qui le composent. Celles-ci étant souvent interdépendantes. À l’aide d’un outil de rétroplanning, le chef de projet (et son équipe) surveille les échéances, le rôle de chacun dans le projet et peut moduler le rétroplanning en fonction de son avancée. S’aider d’un outil de retroplanning est recommandé pour des projets aux contraintes de livrables à la deadline fixe.
Pour construire le rétroplanning, l’équipe projet détermine la date butoir, pose des jalons et des étapes à respecter, en fonction des ressources et des contraintes (humaines, financières, temporelles…) propres au projet.
Elle peut utiliser un diagramme de Gantt qui permet une meilleure visibilité du chemin critique :
- Définir et inscrire l’ensemble des tâches dans un tableau
- Le temps estimé et l’interdépendance
- Le responsable de chaque tâche
- L’avancement de chacune des tâches.
Pour vous aider à déterminer l’ordre des tâches, utilisez un outil de planification de projet PERT.
Voici 3 exemples de rétroplanning :
Un exemple de rétroplanning créé avec Excel, sous forme de diagramme de Gantt.
Un autre exemple de rétroplanning dynamique avec le logiciel Wrike :
Enfin, un exemple de rétroplanning possible avec l’outil Elegantt (Trello), sous forme de diagramme de Gantt.
Voyons en détail les 7 meilleurs outils de création de rétroplanning, avec exemples.
#1 Excel : l’outil indémodable et le plus classique pour construire un rétroplanning
Créer un rétroplanning avec Excel, est une solution simple et accessible (inclus dans la suite Microsoft 365 ou via Google Sheets), plébiscitée par de nombreux professionnels. Il suffit de créer 3 colonnes principales : tâches / responsables / avancée, et la colonne de gauche qui indique la durée des étapes, au jour le jour.
Excel reste basique et limité dans ses fonctionnalités de rétroplanning. L’outil n’est pas spécialement fait pour la gestion de projet, mais permet de mettre sur pied un rétroplanning simple, rapidement.
Le prix de la licence du logiciel Excel commence à partir de 69€/an mais son équivalent Google Sheet est gratuit. Pour y accéder, vous n’avez qu’à créer un compte Google.
- Accessible rapidement
- Simplicité de prise en main
- Présentation en tableau clair
- Fonctionnalités limitées par rapport aux outils de gestion de projet
- Partage entre membres compliqué
- Interface inadéquate, notamment lorsque les colonnes s’accumulent
#2 Monday.com : La solution pour collaborer de manière flexible
Lancé en 2012, Monday.com s’est imposé comme un outil incontournable de gestion de projet pour les startups. Complet et ergonomique, l’atout de ce logiciel est sa colonne Échéances et son calendrier. Il est possible de créer un rétroplanning avec des timelines dynamiques qui évoluent en fonction de l’avancée des tâches.
En plus de la précision de l’outil, vous pouvez afficher votre rétroplanning sous forme de diagramme de Gantt et avoir une vision d’ensemble du projet, avec la vue des échéances. Les différents graphiques s’adaptent automatiquement aux changements de planning, c’est très pratique. Cependant, le diagramme de Gantt n’est disponible qu’à partir de la version Standard à 10€/mois/utilisateur, la version gratuite est relativement limitée.
- Outil complet aux fonctionnalités avancées
- Vue Chronologie en diagramme de Gantt
- Option temps de suivi pour surveiller la durée des tâches
- Le prix : la vue Chronologie et diagramme de Gantt, disponible à partir de 10€/mois
- Pas d’outils de conversation comme Asana
#3 Wrike : la polyvalence pour votre création de rétroplanning
Pour créer un rétroplanning sous forme de diagramme de Gantt de manière intuitive et hébergé dans le cloud, Wrike est la bonne solution. Utilisé par Paypal ou Amazon, c’est un poids lourd de la gestion de projet.
L’avantage de Wrike est la possibilité de créer des tâches récurrentes. Cela en fait un outil intéressant pour les entreprises gérant plusieurs projets à la fois. Mais il faut ajouter la facilité d’ajustement des rétroplannings en diagramme de Gantt, disponible en version Professionnal à 8,70€ / mois (un essai gratuit est proposé).
- Diagramme de Gantt interactif
- Flexibilité du logiciel
- Interface ergonomique
- Diagramme de Gantt disponible en version payante
- Disponible uniquement dans le cloud, pas en local
#4 Asana couplé à Instagantt : L’application pour transformer vos projets Asana en diagrammes de Gantt
Si Asana permet avant tout de gérer un projet en équipe de manière fluide et interactive, Instagantt vient compléter la fonctionnalité de rétroplanning de manière très complète.
Vous pourrez créer un planning de manière chronologique, définir les dépendances entre les tâches, leur date de début et de fin.
Instagantt s’intègre facilement à Asana et reste très apprécié des indépendants et des petites équipes (startups ou PME) dont l’équipe travaille à distance. Le site du logiciel propose de nombreuses ressources.
Enfin, le prix reste accessible : 4,44€ /mois pour l’équipe et 6,22€/mois pour une inscription individuelle (version gratuite d’essai pendant 7 jours).
- Facilité d’intégration à Asana
- L’ergonomie et l’interface utilisateur
- Prix intéressant pour de nombreuses fonctionnalités
- Quelques frictions remontées lors de la création des dépendances de tâches
- UX à moderniser
- Interface inadéquate, notamment lorsque les colonnes s’accumulent
#5 Zoho Projects : Gérer son rétroplanning simplement et intuitivement
Zoho Projects est un outil professionnel de gestion de projet basé sur le cloud.
Il est simple de créer un rétroplanning sur Zoho Projects, grâce à une représentation très visuelle des jalons et des listes de tâches (diagramme de jalons et diagramme chronologique).
Le travail du visuel joue un rôle important dans l’ergonomie de Zoho Projects.
Dépendances de tâches, ordonnancement, partage entre membres d’équipe, Zoho Projects facilite réellement le suivi du rétroplanning. Malgré tout, certains utilisateurs reprochent une interface utilisateur parfois complexe à comprendre.
Niveau tarifs, Zoho Projects propose une version gratuite limitée à 2 projets, mais incluant le diagramme de Gantt. La version Premium commence à 5,40€/mois.
- Outil visuel
- Option diagramme de Gantt accessible en version gratuite
- Bon rapport qualité / prix
- Une UI à maîtriser (notamment pour les fonctions avancées)
#6 Jira : le rétroplanning dédié aux équipes agiles
Jira est un puissant outil de gestion de projet et de collaboration. Il est développé par Atlassian (qui possède également Trello), spécialisé dans les logiciels de développement de projets.
Jira propose un outil de création de rétroplanning solide avec l’onglet roadmap. L’équipe peut donc planifier les tâches / jalons et les attribuer à différents membres, tout en identifiant rapidement les goulots d’étranglement. Sa force ? La synchronisation des équipes.
La version Basic gratuite pour 10 utilisateurs, propose de bonnes fonctionnalités, mais reste limitée. La version Premium commence à 13,55€/mois.
- Fonctionnalités très avancées
- Le plugin Jira Portfolio pour plus de fonctionnalités de rétroplanning
- Référence sur le marché
- Version Basic relativement limitée
- Nombreux plugins qui peuvent prendre du temps à installer
#7 Elegantt (Trello) : l’extension pratique et ergonomique de Trello
Elegantt est un logiciel pour créer des diagrammes de Gantt à partir de Trello. Cette extension est très pratique pour transformer une vision Trello Kanban en diagramme de Gantt. Vous ne créez pas directement votre rétroplanning avec Elegantt, mais vous transformez la vue globale de votre projet en diagramme.
Elegantt est intéressant pour la gestion de projets simples utilisant Trello. Chaque membre peut visualiser le rétroplanning et les tâches qui lui sont attribuées. L’interface étant calquée sur celle de Trello, il n’y a pas besoin de se former à nouveau.
L’extension est gratuite pour une utilisation individuelle, pour les projets en équipe, à 6,22€/mois.
- Rapidité d’installation (simple extension)
- Facile à prendre en main
- Outil complet : suivi des milestones, synchronisation avec Google Calendar ou Outlook
- Fonctionnalités limitées pour les gros projets
- Fonctionnalités limitées avec la version gratuite
#8 Beesbusy : pour organiser et collaborer sur vos projets en toute simplicité
Beesbusy est un logiciel collaboratif vous permettant d’organiser simplement vos projets pour faciliter l’organisation des équipes. Vous pourrez ainsi facilement définir les actions à réaliser, évaluer votre charge de travail, affecter les tâches aux membres de l’équipe en fonction de leur taux d’occupation et prendre en charge vos contraintes dans la définition d’un planning.
On apprécie tout particulièrement la possibilité de construire une vue diagramme de Gantt.
L’outil dispose d’une version gratuite assez complète avec un nombre de projets et de membres illimités. Si vous souhaitez néanmoins profiter d’une vue en diagramme de Gantt et des options multi-projets, vous devrez vous tourner vers l’offre Business de la solution disponible à 9,9€ par mois.
- Version gratuite assez complète et sans limitation en nombre de projets ou de membres.
- Interface utilisateur très visuelle et facile à prendre en main.
- Application mobile très complète.
- Outil peu adapté aux projets les plus complexes.
- Fonctionnalités limitées dans la version gratuite (pas de tableau de bord ou de vue Gantt).
#9 Bitrix24 : l’outil de retroplanning gratuit jusqu’à 5Go de stockage
Choisit par plus de 2 millions d’entreprises dans le monde Britix24 est un outil de gestion de projet très complet. Au-delà même des fonctionnalités de gestion de projet proposé par l’outil, Britix24 propose aussi des fonctionnalités de RSE, CRM, d’outils RH ou encore de messagerie.
La version gratuite de l’outil est très complète mais limitée à 5Go de stockage. Si vous souhaitez aller plus loin en termes de fonctionnalités de gestion de projet et de stockage, il faudra vous tourner vers la version Basic de l’outil disponible à 49€/mois (promotion de juillet 2023) pour 5 utilisateurs.
- Version gratuite jusqu’à 12 utilisateurs
- Périmètre fonctionnel étendu
- Option de diagramme de Gantt pour suivre simplement sa progression
- Fonctionnalités assez limitées pour la gestion de projet dans la version gratuite
- Quelques lenteurs dans l’utilisation de l’outil
#10 Gladys : l’outil de gestion de projet et de retroplanning Made in France
L’outil particulièrement adapté aux PME permet de gérer vos activités, vos projets ou encore de définir votre plan stratégique. Parmi les fonctionnalités proposées par l’outil, on retrouve un gestionnaire de tâches, un gestionnaire de documents pour répertorier tous les fichiers d’un projet ou encore une messagerie instantanée pour communiquer avec vos équipes.
Gladys dispose d’une version gratuite limitée à 2 projets et 5 membres par projet. Pour aller au-delà de ses restrictions, vous pourrez opter pour le plan « Premium » disponible à partir de 9€ par mois.
- Templates pouvant être totalement personnalisés.
- La vue Gantt permettant une planification des tâches efficace et très visuelle.
- Fonctionnalités de communication entre équipe : messagerie installée et agenda partagé.
-
Périmètre fonctionnel étendu qui peut rendre la prise en main de l’outil plutôt complexe de prime abord.
6 étapes pour construire un retroplanning
Vous souhaitez créer votre premier rétro planning mais vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous livrons ci-dessous les différentes étapes à réaliser pour établir votre premier retroplanning.
1 – Définir les objectifs et la finalité de votre projet
Avant même d’entamer la construction de votre rétroplanning, il est nécessaire de définir les objectifs de votre projet et le but que vous vous fixez. Que cherchez-vous à lancer : un nouveau site web, une nouvelle version d’une application mobile ou une campagne de publicité ? C’est de ce livrable principal que découlera l’ensemble de votre planning détaillé.
2 – Identifier l’ensemble des tâches et actions de votre projet
Soyez le plus précis que possible en découpant votre projet en tâches et en sous-tâches pour structurer votre travail dans le temps. Vous pourrez ainsi établir la liste des tâches complètes que vos équipes devront réaliser pour atteindre l’objectif fixé. Une fois l’ensemble des actions définies, vous pourrez aussi leur donner un ordre de priorité et un score d’importance.
Parmi des exemples de tâches pour le lancement d’un nouveau site web, on peut lister : acheter un nom de domaine, choisir son hébergement web, payer son hébergement web, ect.
3 – Estimer la durée de chaque tâche
Pour chacune des tâches identifiées, estimez la durée approximative nécessaire pour les réaliser. Vous devrez vous assurer de tenir compte des dépendances entre les tâches. En effet, certaines tâches ne peuvent débuter que lorsque les précédentes sont terminées. Par exemple, vous ne pourrez développer votre site web qu’une fois l’UI désignée et validée.
N’oubliez pas également d’estimer les étapes de validation nécessaire, par exemple pour valider le design de votre nouveau site web ou le devis d’un prestataire pour l’hébergement de votre plateforme.
4 – Associer chaque tâche à un responsable
Définissez un responsable de chaque tâche ainsi que les personnes devant l’aider à accomplir l’action. Pour cela, vous pourrez vous appuyer sur une matrice RACI servant à définir : le responsable de l’action, l’approbateur ayant le pouvoir de décision, le consulté pour obtenir des informations et son expertise au moment de réaliser l’action et enfin la personne informée au moment où la tâche sera effectuée.
5 – Déterminer les jalons et les dates limites
Les jalons sont des points d’étape importants dans votre projet. Identifiez les jalons clés qui marquent la fin d’une phase ou d’une étape importante. Par exemple, toujours dans le cadre de la création d’un nouveau site web, vous aurez un jalon « Validation des maquettes définitives », « Présentation des premières pages développés », « Fin de l’intégration des contenus existants », ect. Déterminez également les dates limites pour chaque tâche afin de respecter les délais et de garantir une progression régulière du projet.
6 – Mettre en forme votre retroplanning
La dernière étape de votre retroplanning est d’organiser l’ensemble des informations et des actions à mener de manière graphique. Vous pourrez ainsi vous appuyer sur un logiciel de diagramme de Gantt pour avoir une vue globale de l’ensemble des jalons de votre projet, avec la date de début et de fin estimée pour chaque action. Vous pourrez ainsi utiliser un code couleur par typologie d’actions (technique, communication, organisationnelle) ou par priorité.
Pour créer votre diagramme de Gantt, débutez toujours par la date de livraison finale pour remonter dans le temps, étape par étape, jusqu’à la date de démarrage du projet.
Enfin, n’oubliez pas de réévaluer et d’ajuster régulièrement votre rétroplanning tout au long de votre projet en prenant en compte les retards ou imprévus et les nouvelles informations pouvant influencer sur l’avancée de vos équipes. Un dernier conseil : assurez-vous de bien communiquer avec vos équipes sur les deadline et les objectifs, y compris quand ceux-ci sont amenés à être modifiés pour garder en fluidité et avoir une meilleure collaboration.
Les réponses à vos questions sur les outils de retroplanning
Quels sont les différents types d’outils de rétroplanning ?
Comme vous l’aurez compris à la lecture de notre guide, il existe différents types d’outils pour réaliser un retroplanning. On différencie ainsi les diagrammes de Gantt, les logiciels de tableur comme Excel ou encore les logiciels plus complets de gestion de projet qui ont une partie de leurs fonctionnalités dédiées à l’établissement de retroplanning.
Comment choisir le bon outil de rétroplanning ?
Le choix de l’outil dépend de vos besoins et du type de projet concerné. Est-ce un projet complexe ou plutôt simple ? Avez-vous besoin de collaborer en équipe sur votre rétroplanning, si oui, auprès de combien de membres ? Les outils de retroplanning proposent très souvent une version gratuite. Aussi, nous vous conseillons d’en tester plusieurs avant de faire votre choix définitif.
Quels sont les avantages d’utiliser un rétroplanning ?
Créer un rétroplanning a de nombreux avantages, permis lesquels : la visualisation de l’ensemble des tâches et des délais en un coup d’œil, la facilitation du travail d’équipe, l’identification des dépendances entre les différentes tâches ou encore la détection de retards éventuels pour régler facilement les problématiques rencontrées.