Le rétroplanning est une méthode de planification de projet consistant à créer un planning de manière inversée : en commençant par la date butoir et en remontant les étapes et jalons à poser pour mener à bien le projet. C’est un élément essentiel de la gestion de projet. Pourtant, il n’existe pas réellement d’outils spécifiques de rétroplanning. On utilise généralement Excel.

Ainsi, nous allons vous présenter 7 outils de gestion de projet, comportant des fonctionnalités de gestion du planning… et donc de construction de rétroplanning. Comme vous le verrez, construire le rétroplanning fait partie des 5 étapes pour réussir la planification d’un projet (par exemple, dans le cadre de projet de refonte de site internet) et chaque outil possède ses spécificités. 

Vous le voyez, il n’y a pas d’outils dédiés uniquement à la création de rétroplannings. C’est pourquoi, notre sélection s’appuie sur un choix d’outils de gestion de projets proposant des fonctionnalités solides de gestion de planning. Avec notre comparatif des meilleurs outils de gestion de projet, vous devriez avoir une vision claire sur l’outil de rétroplanning le plus adapté à votre projet. 

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Le rétroplanning est un macroplanning prévisionnel construit à partir de la date de fin du projet (le livrable) et non de la date de début. Cette planification est pertinente, car elle permet d’organiser les différentes tâches et étapes d’un projet à l’avance, de manière exhaustive.

Le principal avantage du rétroplanning, est d’avoir une vision globale du projet et des tâches qui le composent. Celles-ci étant souvent interdépendantes. À l’aide d’un outil de rétroplanning, le chef de projet (et son équipe) surveille les échéances, le rôle de chacun dans le projet et peut moduler le rétroplanning en fonction de son avancée.  S’aider d’un outil de retroplanning est recommandé pour des projets aux contraintes de livrables à la deadline fixe.

Pour construire le rétroplanning, l’équipe projet détermine la date butoir, pose des jalons et des étapes à respecter, en fonction des ressources et des contraintes (humaines, financières, temporelles…) propres au projet.

Elle peut utiliser un diagramme de Gantt qui permet une meilleure visibilité du chemin critique :

• Définir et inscrire l’ensemble des tâches dans un tableau
• Le temps estimé et l’interdépendance
• Le responsable de chaque tâche
• L’avancement de chacune des tâches.

Pour vous aider à déterminer l’ordre des tâches, utilisez un outil de planification de projet PERT.

Voici 3 exemples de rétroplanning :

Un exemple de rétroplanning créé avec Excel, sous forme de diagramme de Gantt.

Un autre exemple de rétroplanning dynamique avec le logiciel Wrike :

Enfin, un exemple de rétroplanning possible avec l’outil Elegantt (Trello), sous forme de diagramme de Gantt.

Voyons en détail les 7 meilleurs outils de création de rétroplanning, avec exemples. 

#1 Excel : l’outil indémodable et le plus classique pour construire un rétroplanning

Créer un rétroplanning avec Excel, est une solution simple et accessible (inclus dans la suite Microsoft 365 ou via Google Sheets), plébiscitée par de nombreux professionnels. Il suffit de créer 3 colonnes principales : tâches / responsables / avancée, et la colonne de gauche qui indique la durée des étapes, au jour le jour.

Excel reste basique et limité dans ses fonctionnalités de rétroplanning. L’outil n’est pas spécialement fait pour la gestion de projet, mais permet de mettre sur pied un rétroplanning simple, rapidement. 

Attention, le prix de la licence du logiciel Excel commence à partir de 69 € / an mais Google Sheet est gratuit, vous n’avez qu’à créer un compte Google.

#2 Monday.com : La solution pour collaborer de manière flexible

Lancé en 2012, Monday.com s’est imposé comme un outil incontournable de gestion de projet pour les startups. Complet et ergonomique, l’atout de ce logiciel est sa colonne Échéances et son calendrier. Il est possible de créer un rétroplanning avec des timelines dynamiques qui évoluent en fonction de l’avancée des tâches.

En plus de la précision de l’outil, vous pouvez afficher votre rétroplanning sous forme de diagramme de Gantt et avoir une vue d’ensemble du projet, avec la vue des échéances. Les différents graphiques s’adaptent automatiquement aux changements de planning, c’est très pratique. Cependant, le diagramme de Gantt n’est disponible qu’à partir de la version Standard à 10 € / mois, la version gratuite est relativement limitée.

 

#3 Wrike : la polyvalence pour votre création de rétroplanning

Pour créer un rétroplanning sous forme de diagramme de Gantt de manière intuitive et hébergé dans le cloud, Wrike est la bonne solution. Utilisé par Paypal ou Amazon, c’est un poids lourd de la gestion de projet.

L’avantage de Wrike est la possibilité de créer des tâches récurrentes. Cela en fait un outil intéressant pour les entreprises gérant plusieurs projets à la fois. Mais il faut ajouter la facilité d’ajustement des rétroplannings en diagramme de Gantt, disponible en version Professionnal à 9,80 € / mois (un essai gratuit est proposé). 

 

#4 Instagantt (Asana) : L’application pour transformer vos projets Asana en diagrammes de Gantt

Si Asana permet avant tout de gérer un projet en équipe de manière fluide et interactive, Instagantt vient compléter la fonctionnalité de rétroplanning de manière très complète.

Vous pourrez créer un planning de manière chronologique, définir les dépendances entre les tâches, leur date de début et de fin.

Instagantt s’intègre facilement à Asana et reste très apprécié des indépendants et des petites équipes (startups ou PME) dont l’équipe travaille à distance. Le site du logiciel propose de nombreuses ressources. 

Enfin, le prix reste accessible : 5 € / mois pour l’équipe et 7 € / mois pour une inscription individuelle (version gratuite d’essai pendant 7 jours).

#5 Zoho Projects : Gérer son rétroplanning simplement et intuitivement

Zoho Projects est un outil professionnel de gestion de projet basé sur le cloud.

Il est simple de créer un rétroplanning sur Zoho Projects, grâce à une représentation très visuelle des jalons et des listes de tâches (diagramme de jalons et diagramme chronologique).

Le travail du visuel joue un rôle important dans l’ergonomie de Zoho Projects.

Dépendances de tâches, ordonnancement, partage entre membres d’équipe, Zoho Projects facilite réellement le suivi du rétroplanning. Malgré tout, certains utilisateurs reprochent une interface utilisateur parfois complexe à comprendre. 

Niveau tarifs, Zoho Projects propose une version gratuite limitée à 2 projets, mais incluant le diagramme de Gantt. La version Premium commence à 5 € / mois.

 

#6 Jira : le rétroplanning dédié aux équipes agiles

Jira est un puissant outil de gestion de projet et de collaboration. Il est développé par Atlassian (qui possède également Trello), spécialisé dans les logiciels de développement de projets.

Jira propose un outil de création de rétroplanning solide avec l’onglet roadmap. L’équipe peut donc planifier les tâches / jalons et les attribuer à différents membres, tout en identifiant rapidement les goulots d’étranglement. Sa force ? la synchronisation des équipes.

La version Basic gratuite pour 10 utilisateurs, propose de bonnes fonctionnalités, mais reste limitée. La version Premium commence à 14,50 € / mois.

 

#7 Elegantt (Trello) : l’extension pratique et ergonomique de Trello

Elegantt est un logiciel pour créer des diagrammes de Gantt à partir de Trello. Cette extension est très pratique pour transformer une vision Trello Kanban en diagramme de Gantt. Vous ne créez pas directement votre rétroplanning avec Elegantt, mais vous transformez la vue globale de votre projet en diagramme.

Elegantt est intéressant pour la gestion de projets simples utilisant Trello. Chaque membre peut visualiser le rétroplanning et les tâches qui lui sont attribuées. L’interface étant calquée sur celle de Trello, il n’y a pas besoin de se former à nouveau.

L’extension est gratuite pour une utilisation individuelle, pour les projets en équipe, à 7 € / mois.