Les outils de planification de projet, autrefois réservés aux grandes entreprises, se sont démocratisés. Moins coûteux, et souvent disponibles en version gratuite, ils sont désormais accessibles aux startups et TPE. Cela vous permet, même en tant que particulier, d’avoir accès à des outils de retroplanning simples et gratuits.
Pour vous aider à trouver le logiciel en ligne qui répondra parfaitement à vos attentes en termes de gestion de projet, nous vous avons listé 10 outils de planification de projets gratuits ou peu coûteux.
#1 Monday – le logiciel de planification de projet chouchou des startups
Que vous travailliez dans le design, l’informatique, le marketing, la relation client ou les ressources humaines, Monday pourrait rapidement devenir votre meilleur allié pour gérer vos projets et vos tâches quotidiennes.
L’outil permet :
- De créer, de planifier, d’attribuer et de suivre les tâches d’un projet depuis son tableau de bord.
- De proposer différentes vues pour avoir un visual management efficace : vue par échéance, vue KANBAN, vue en diagramme ou en liste.
- De s’intégrer avec d’autres interfaces telles que Slack, DropBox, Gmail, Google Drive ou Adobe Creative Cloud.
- De créer des documents (notes, comptes rendus de réunion), de les mettre en page et de les partager directement depuis Monday.
La version gratuite de l’outil comporte :
- Jusqu’à 3 tableaux
- La mise à disposition de 200 modèles à réutiliser
- La création de documents illimités
- L’accès à l’application iOS et Android.
À noter : la version gratuite est limitée à 5 collaborateurs. Au-delà, et pour avoir un stockage de données plus important, il faudra vous abonner à l’offre premium, disponible à partir de 8€ par utilisateur et par mois.
#2 Trello – le logiciel de planification de projet le plus simple et visuel
Pour les adeptes de KANBAN, Trello est l’outil qu’il vous faut. Utilisé par de nombreuses entreprises pour gérer les tâches de rédaction web ou de développement, Trello est devenu un logiciel de gestion de projet incontournable grâce à sa simplicité d’utilisation et de prise en main.
Bien que simples, les fonctionnalités de Trello offrent une approche complète de la gestion de projet puisque l’outil permet :
- De créer des cartes très détaillées et à les assigner à ses équipes avec une deadline.
- D’informer ses équipes des mises à jour d’une carte grâce à une notification envoyée sur l’outil et par email.
- De personnaliser les cartes avec des images, des fichiers, des listes de tâches et des tags.
- D’échanger entre collaborateurs grâce à la fonction commentaires pour garder une trace des échanges réalisés.
- De déplacer et d’organiser ses cartes via le système de drag and drop.
La version gratuite de l’outil Trello permet :
- De créer 10 tableaux comportant un nombre de cartes illimitées
- D’attribuer des tâches aux membres de son équipe
- D’accéder à un stockage illimité (10 Mo par fichier)
- D’utiliser les applications iOS et Android
- De réaliser 250 exécutions de commandes de l’espace de travail par mois.
Pour avoir accès à plus de fonctionnalités, d’espace de stockage et pouvoir créer un nombre de tableaux illimités, il est préconisé de s’abonner à la version premium de Trello disponible à partir de 5€ par utilisateur et par mois.
#3 Hubspot – une solution hyper complète, mais une version gratuite limitée
Le célèbre éditeur de logiciels marketing propose un outil de planification de projet très complet. Parmi les fonctionnalités HubSpot, on retrouve :
- La création d’un calendrier projet
- La gestion des ressources
- La gestion des tâches sous forme de planning ou de listes
- L’attribution des tâches aux membres de l’équipe projet
- La création de notes directement sur l’outil
Si vous débutez sur l’outil et que vous ne savez pas par où commencer pour créer votre première liste de tâches : pas de panique, HubSpot a déjà tout pensé à votre place. Vous pourrez simplement repartir d’un modèle préexistant que vous n’aurez qu’à modifier en fonction de vos besoins, par exemple pour la rédaction d’une newsletter ou pour la refonte de votre site web.
La version gratuite de l’outil HubSpot permet d’accéder aux fonctionnalités basiques (création de tickets et de plannings, attribution de tâches), mais les outils proposés par la plateforme sont nombreux. Vous pourrez aussi accéder gratuitement à la création de formulaire, de page de destination et de bots basiques. La version premium d’Hubspot est, quant à elle, accessible à partir de 41€ par mois.
#4 Zoho Projects – l’outil de planification de projet qui s’adapte à toutes les entreprises
L’outil de gestion de projet Zoho Projects est si simple à prendre en main qu’il peut s’adresser à toutes les typologies d’entreprises et surtout aux équipes en télétravail. Parmi ses fonctionnalités, on peut citer :
- La possibilité de visualiser son projet à travers différents modes : planning de Gantt, liste ou calendrier.
- L’automatisation des tâches simples
- L’option Zoho Invoice qui permet de créer une facture à partir du temps passé.
Au-delà même de la facturation, cette vision permet aux managers de savoir quels sujets sont les plus consommateurs de temps et d’énergie pour les équipes.
La version gratuite de l’outil permet de gérer uniquement 2 projets complets avec les fonctionnalités de gestion des tâches, de calendrier et de flux de projets. Cette version est néanmoins limitée à un certain niveau de stockage et à 3 utilisateurs.
Pour augmenter le nombre d’utilisateurs, jusqu’à 50 par mois, il faut opter pour la version premium de l’outil disponible à 5€ par utilisateur et par mois. Cette version payante offre un espace de stockage bien plus important de 100Go et un nombre de projets illimités.
#5 Wrike – un logiciel de gestion de projet polyvalent
Wrike est un outil de planification de projet gratuit et polyvalent, à l’interface simple et très intuitive. L’outil s’adresse principalement aux équipes de gestion de projet, startups marketing ou créatives.
Fonctionnant via un système de tableaux de bords, Wrike permet :
- De suivre l’avancée de vos projets grâce à des rapports ou au diagramme de Gantt
- D’avoir des calendriers interactifs et partagés pour suivre les différentes actions à mener et leurs échéances.
- D’échanger avec vos équipes via les commentaires pour suivre l’évolution des demandes
- De s’intégrer à d’autres logiciels tels que Google Drive, DropBox, OneDrive ou Microsoft Office 365.
En bref, Wrike permet de fluidifier les échanges pour éviter de saturer les boîtes mails de vos équipes : tout est centralisé dans un même outil pour avancer efficacement sur ses tâches, et ce, même en télétravail.
La version gratuite de l’outil comprend :
- L’accès aux applications web et mobile de Wrike
- La gestion des tâches
- La visualisation du flux d’activités
- La possibilité de collaborer avec des collaborateurs internes et externes
- La vue agenda
- L’intégration aux outils Google Drive, DropBox, Microsoft Office 365 et OneDrive
- 2 Go d’espace de stockage par compte.
Attention, néanmoins, le nombre de tâches actives est limité dans la version gratuite. Aussi, il vous faudra soit passer dans une version premium, soit archiver vos tâches.
Pour avoir un nombre de tâches supérieur, l’option de diagramme de Gantt interactif et la possibilité de partager vos tableaux de bord il faudra vous tourner vers la version payante, disponible à partir de 9,80€ par utilisateur et par mois.
#6 Favro – un outil de planification de projet adapté au travail en mode agile
L’outil de planification de projet gratuit Favro s’adresse principalement aux entreprises, SAAS et startups travaillant en mode Agile.
Favro permet :
- De gérer son projet en créant des tableaux de bords personnalisés.
- De créer des listes de tâches pouvant être classées par tags et attribuées aux membres de son équipe.
- De travailler avec plusieurs vues projets : une vue planning (timeline), une vue organisée avec plusieurs colonnes en fonction des actions à mener ou une vue sous forme de liste.
- De créer des wiki et documents pour retrouver tous les éléments nécessaires à la gestion de projet directement sur Favro.
- De donner un score de priorité aux actions à mener.
Favro est disponible gratuitement pendant 14 jours en version d’essai puis accessible à partir de 10,2€ par mois pour deux utilisateurs. L’abonnement permet de créer un nombre de tableaux de bords et de backlogs illimités, d’avoir accès aux applications pour iOS et Android ainsi qu’au support.
#7 Asana – l’outil de planification de projet le plus collaboratif
L’outil de planification de projet gratuit Asana permet de gérer un projet comportant plusieurs missions et plusieurs collaborateurs. L’interface favorise la collaboration et le travail d’équipe pour suivre en temps réel les actions menées par chacun sur le projet.
Les principales fonctionnalités proposées par l’outil sont :
- La fonction de calendrier qui permet de créer un planning projet
- Le suivi des échéances
- L’attribution des missions aux différentes parties prenantes du projet. Chacun retrouve directement sur l’outil l’ensemble des actions qu’il doit mener, en fonction des sujets et des niveaux d’urgence.
- La vue sous forme de liste, sous forme chronologique ou en mode tableau inspiré de la méthodologie KANBAN.
- La fonction de conversation entre collaborateurs, directement sur les tâches pour faire le point sur les actions menées et les questions éventuelles. Cette fonctionnalité permet de gagner en traçabilité et d’avoir un historique complet sur l’ensemble des échanges.
- L’automatisation des tâches les plus simples, par exemple lors de l’accueil de nouveaux employés en attribuant une liste d’actions à mener ou de documents à remplir.
La version gratuite d’Asana comprend :
- Un nombre de messages illimité
- La vue en mode liste, calendrier ou tableau
- Le suivi du temps passé
- Le travail en mode collaboratif jusqu’à 15 personnes
- L’accès aux applications dédiées.
La version premium de l’outil est accessible à partir de 10,99€ par utilisateur et par mois. Celle-ci comprend la recherche avancée, la vue chronologique ou encore un nombre d’invités illimités pour suivre vos projets.
#8 Nutcache – l’outil de planification qui permet de suivre la rentabilité de ses projets
Vous souhaitez suivre et prédire la rentabilité de vos projets ? Alors Nutcache est l’outil qu’il vous faut.
Très complet, Nutcache permet :
- De gérer les projets avec la production d’un planning
- De créer et d’attribuer des tâches aux équipes
- De suivre le temps passé par les différents membres de l’équipe
- De suivre la répartition des tâches entre les employés
- D’accéder à un volet dédié à la facturation pour facturer vos projets au réel et favoriser la rentabilité de vos actions.
La version gratuite de Nutcache comprend :
- La vue en tableau et en liste
- Un nombre de projets et de tâches illimités
- Les intégrations de base.
Attention, néanmoins, au nombre de personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer sur votre projet puisque la version gratuite est limitée à 20 utilisateurs.
La version premium de l’outil est accessible à partir de 7,95€ par utilisateur et par mois. Elle comprend la gestion des facturations et des dépenses, l’accès au rapport sur le temps passé, la vue en diagramme de Gantt et surtout : un nombre d’utilisateurs illimités.
Bon à savoir : tous les abonnements de l’outil sont disponibles à l’essai en version gratuite. C’est un bon moyen de tester les fonctionnalités premium proposées par Nutcache pour voir si elles sont indispensables à votre management.
#9 Todoist, un outil qui fusionne gestion de projet et to-do list
Pour les adeptes des to-do list, les entreprises souhaitant avoir une vision claire sur les tâches à réaliser en fonction d’un projet ou les startups souhaitant accompagner leurs équipes dans leur organisation : l’outil Todoist est fait pour vous !
Todoist est un outil de planification de projet gratuit pensé pour faciliter la productivité individuelle de ses utilisateurs, mais aussi celle des équipes.
L’outil permet :
- De créer des projets et des listes de tâches pour chaque projet.
- D’assigner les tâches à une ou plusieurs personnes.
- De prioriser les actions et de leur associer des échéances.
- De programmer les tâches récurrentes, qui reviennent chaque semaine ou chaque mois comme la réalisation d’un bilan pour les community manager.
Todoist est gratuit jusqu’à 5 projets actifs et 5 collaborateurs par mois. La version gratuite est néanmoins limitée puisqu’elle ne donne accès qu’à une semaine d’historique d’activité et ne permet donc pas une traçabilité complète du projet si celui-ci se déroule sur plusieurs mois.
Pour pallier ces manques, la plateforme propose une version payante et plus complète à partir de 4€ par mois. Celle-ci permet d’avoir jusqu’à 300 projets actifs, 25 collaborateurs par projet, un historique illimité et la fonctionnalité de rappels très utile pour relancer les collaborateurs sur les actions à mener.
#10 Gouti, l’ERP dédié à la gestion de projet
Pensé comme l’allié des chefs de projet et des managers, Gouti permet :
- De suivre les différentes étapes d’un projet, de la définition des objectifs, à la livraison finale du projet
- De collaborer avec les équipes pour faciliter la diffusion de l’information.
- De regrouper les utilisateurs par équipe ou par projet pour simplifier l’accès aux informations.
- De suivre le temps passé pour s’assurer de la charge de travail des équipes
- De donner un indice de sévérité à chaque tâche pour savoir si celle-ci rencontre des problèmes ou non
- D’utiliser les nombreux templates disponibles : charte projet, rapports d’avancement, point projet…
Bon à savoir : toutes les vues de l’outil sont disponibles au format image pour les intégrer facilement à vos présentations.
La version gratuite de l’outil ne permet de gérer qu’un seul projet avec des fonctionnalités limitées. Pour gérer un nombre de projets illimité et avoir accès au suivi et reporting des équipes, il est préférable de s’orienter vers la version premium disponible à partir de 12,50€ par mois. Cet abonnement est disponible gratuitement en version d’essai.
Vous avez maintenant toutes les informations à votre disposition pour faire votre choix quant à l’outil de planification de projet gratuit qui correspondra à votre organisation interne et qui saura parfaitement répondre à vos besoins, en termes de gestion de projet, de collaboration et de rentabilité. Vous n’avez plus qu’à vous lancer !
Quelles limites des logiciels de planification de projet gratuits ?
La majorité des outils de planification propose une version gratuite : une bonne nouvelle pour les startups et petites TPE qui cherchent à établir des processus de gestion de projets dans leur équipe.
Ces versions gratuites sont très utiles pour la gestion de projets simples et l’utilisation de fonctionnalités classiques comme la création d’un planning, l’attribution et le suivi des tâches. Pour autant, il est important de noter que les versions gratuites restent limitées. Les limitations concernent 2 axes majeurs :
- Le nombre d’utilisateurs est très souvent limité sur les versions gratuites. Si vous disposez d’une petite équipe avec une dizaine de collaborateurs, cela ne posera pas de problème. Néanmoins, si vous souhaitez échanger et attribuer des tâches à des équipes supérieures à 10 personnes, le nombre d’outils proposant gratuitement cette option sera plus restreint. Dans ce cas, vous pourrez vous tourner vers les logiciels Asana et Trello qui ne posent pas de restrictions quant au nombre d’utilisateurs en version gratuite.
- Les fonctionnalités sont limitées dans leur nombre et leur profondeur. Si vous pouvez largement mener à bien votre gestion de projet avec les versions gratuites, certaines fonctionnalités plus avancées ne sont disponibles qu’aux membres ayant souscrit à une offre payante, par exemple : les recherches avancées, la gestion des autorisations ou encore l’espace disponible pour le stockage de données.
Planification de projet – FAQ
C’est quoi un outil de planification de projet ?
Un outil de planification de projet, ou de gestion de projet, est un logiciel collaboratif permettant de faciliter l’organisation d’un projet et son suivi en centralisant toutes les informations relatives au projet (planning, tâches à effectuer, collaborateurs…). Les outils proposés sur le marché proposent de nombreuses fonctionnalités pour mettre en place un visual management et attribuer des tâches à ses équipes afin d’avoir une planification de projet fluide et efficace.
Quelles sont les fonctionnalités clés d’un outil de planification de projet ?
Un outil de gestion de projet comporte de nombreuses fonctionnalités pour accompagner les products owners et chefs de projet dans leurs actions quotidiennes, telles que : la création d’un planning projet, l’attribution des tâches aux équipes projet et le suivi des actions à effectuer et du temps passé, la possibilité de collaborer avec les membres de l’équipe ou encore la gestion du budget et des ressources.
Quelles sont les limites des outils gratuits ?
Certains outils proposent une version gratuite limitée en nombre d’utilisateurs ou réservent certaines fonctionnalités uniquement pour les versions payantes. Aussi, si vous disposez d’une petite équipe et que vos besoins de gestion de projet sont assez classiques, tels que la création d’un planning projet, l’assignation et le suivi des tâches : un outil de planification de projet dans sa version gratuite peut suffire pour répondre à vos besoins. Pour notre Avis Notion, nous mettons en évidence les limites des versions gratuites.
Quels sont les outils de planification de projet open source ?
Parmi les outils de planification de projet open source les plus connus et les plus utilisés sur le marché, nous pouvons citer Asana, Monday ou Hubspot. Tous disposent d’une version gratuite permettant de prendre en main l’outil pour la gestion de projets simples.
Si le sujet de la gestion de projet vous intéresse, je vous invite fortement à parcourir ces articles :