On parle beaucoup de Monday.com, et pas seulement parce que l’éditeur a investi dans des campagnes publicitaires massives. Il faut le reconnaître, Monday.com s’est imposé comme une référence sur le marché des outils de gestion de projet. Alliant une grande richesse fonctionnelle et une simplicité d’utilisation remarquable, Monday.com a été adopté par des milliers de freelances, de startups (Deezer) mais aussi des grands groupes comme BNP Paribas, PayPal ou Carrefour.

En deux mots, Monday.com est un logiciel qui permet de créer des tableaux de bord personnalisables pour piloter un projet ou une activité. La souplesse de l’outil lui permet de répondre à des cas d’usage très variés.

Les points les plus intéressants de Monday.com, sont la diversité des tableaux et la facilité d’automatisation. Templates très variés, gestion et attribution des tâches, création des deadlines, synchronisation avec d’autres applications comme Slack, Gmail ou Trello… L’équipe projet gagne du temps. C’est pourquoi Monday.com fait partie de nos 10 meilleurs logiciels de gestion de projet gratuits.

À qui s’adresse le logiciel Monday.com ?

Comme nous l’avons vu, Monday.com est utilisé par des grandes entreprises (Uber, Paypal…), mais cet outil est également très apprécié des petites startups ou indépendants, souhaitant travailler en mode projet. Si Monday.com est principalement populaire auprès des équipes agiles et des entreprises du numérique, il s’adresse à une cible bien plus large et son interface intuitive, ses fonctionnalités de centralisation, en font un outil parfait pour tous types de projets.

L’outil est pensé pour créer des flux de travail efficaces et automatiser les actions habituellement chronophages, de la gestion et du suivi de projet.

De plus, Monday.com permet de segmenter l’utilisation en fonction des équipes : L’équipe marketing avec Monday Marketing (gestion de stratégies et campagnes), les sales avec Monday Sales CRM, l’équipe Tech et produit, grâce à Monday Dev.

Monday.com = 1 plateforme et 5 produits

Le logiciel Monday.com est un outil de gestion de tableau de bord flexible qui peut être utilisé pour une variété de flux de travail, notamment la gestion de projet, la gestion de la relation client (CRM), le développement de logiciels et les ressources humaines.

Grâce à la technologie Work OS de Monday.com, il existe plusieurs cas d’usages adaptés aux différents types de besoins:

• L’outil de gestion de projet permet de planifier et suivre les projets, de définir des échéances, d’attribuer des tâches et des ressources, de surveiller les progrès et de suivre les métriques.
• Les fonctionnalités CRM de Monday.com vous aident à suivre vos prospects et clients, à gérer votre pipeline de ventes et à conclure plus de transactions.
• Les outils de développement de Monday.com aident les équipes logicielles à planifier et à suivre leurs sprints, à gérer leurs backlogs, à collaborer sur le code et à déployer leurs applications.
• Les fonctionnalités RH de Monday.com aident les entreprises à intégrer de nouveaux employés, à gérer les dossiers des employés, à surveiller les performances et à mettre en œuvre des programmes de formation.
• Les fonctions marketing de Monday.com vous permettent de créer, de planifier, d’exécuter et de suivre vos différentes campagnes de communication sur une plateforme unqiue dotée d’intégrations aux différents outils indispensables aux marketeurs.

La flexibilité du logiciel Monday.com en fait une plate-forme extrêmement polyvalente et adaptée à toutes les situations.

Offres et tarifs

Bien que Monday.com propose une version gratuite, celle-ci reste très limitée pour travailler en mode projet. Elle conviendra à des indépendants qui souhaitent créer un CRM, gérer leur projet ou leur planning. L’essai gratuit de Monday.com (14 jours) permet néanmoins de tester l’outil et de comprendre l’interface.

Si le rapport qualité/prix est bon, Monday.com reste plus cher que ses concurrents Notion ou Trello. D’autre part, l’activation des modules Monday Marketing, Sales CRM, Projects ou Dev entraîne des coûts additionnels. Pour une utilisation optimale, choisissez le plan Standard à 10 € / mois / utilisateur. Ce plan vous donne accès à la vue des tableaux en Kanban ou calendrier, ainsi qu’aux automatisations. Idéal pour une gestion des tâches sans frictions !

D’autre part, les intégrations (Slack, Gmail, Hubspot, Mailchimp…) sont disponibles à partir du plan Standard, ou payantes pour les plans inférieurs.

Le détail des offres proposées :

• Gratuit jusqu’à 2 utilisateurs, pour 3 tableaux, des documents illimités et plus de 200 modèles à personnaliser.
• Basique à 8 € par mois et par utilisateur, pour des éléments illimités, 5 Go de stockage de fichiers ou un service client prioritaire.
• Standard à 10 € par mois et par utilisateur, pour les vues calendriers et Gantt, les automatisations et les intégrations (250 actions par mois). Version la plus populaire selon Monday.com.
• Pro à 16 € par mois et par utilisateur, pour une vue en diagramme, un tableau de bord jusqu’à 10 tableaux et 25 000 actions par mois pour les intégrations et les automatisations.
• Entreprise (prix sur demande), pour des rapports et analyses avancées, des intégrations sur-mesure, et des fonctionnalités de niveau entreprise.

Un essai gratuit de 14 jours vous est proposé pour chaque plan.

Points forts et points faibles de Monday.com

Les avantages de Monday.com

• Les tableaux de bord personnalisables. Clé d’une gestion de projet réussie, vous avez le choix en matière d’espace de travail, de gestion des tâches, des échéances et de l’équipe. Tous les indicateurs sont suivis à la trace, grâce à la vue d’ensemble qu’offre le tableau de bord
• Les automatisations. Vous pouvez automatiser certaines actions pour faciliter le flux de travail. Vous n’avez qu’à créer un déclencheur, ajouter une condition et préciser l’action à faire. Par exemple, lorsqu’une tâche est attribuée à un membre, il reçoit automatiquement un mail sur Gmail.
• Les vues en diagramme de Gantt ou Kanban. Cela offre une vision plus optimale pour le chef de projet et les membres de l’équipe.

…et ses limites

• Le tarif de Monday.com. Toutes les fonctionnalités comme le diagramme de Gantt, la vue Calendrier, l’ajout de collaborateurs ou encore les automatisations, sont accessibles avec un plan payant (10 €/ mois à minima). C’est un frein pour une petite sartup ou un indépendant.
• L’UX. Certains utilisateurs se plaignent d’un outil parfois compliqué à prendre en main : de nombreuses fonctionnalités engendrent un encombrement de la navigation (la personnalisation du tableau de bord peu améliorer ce point).

Zoom sur les 6 principales fonctionnalités de Monday.com

Les tableaux de bord, le cœur de Monday.com

Avec Monday, vous avez la possibilité de concevoir des tableaux de bord sur mesure qui rassemblent toutes les informations importantes dont vous avez besoin. Même avec l’abonnement à la version gratuite « Basique », vous pouvez créer des tableaux de bord pour chaque projet qui affichent un résumé de l’état d’avancement du projet, la différence entre le temps estimé et le temps réel, le nombre de tâches en attente, le budget par rapport aux dépenses, etc. Dès l’ouverture de compte, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble et pouvez commencer à personnaliser votre tableau de bord.

Faire passer un élément d’un jalon à l’autre (de « en cours » à « terminé »), fait évoluer votre projet automatiquement et les autres composantes liées, progressent sans devoir être modifiées. Le gain de temps est considérable.

Il est possible de personnaliser votre tableau de bord, avec les modèles de tableaux (templates). Un choix vous est proposé en fonction de vos préférences : Marketing, vente, Production de contenu, Design… Tout est accessible lors de l’essai gratuit.

Les vues Calendrier, Kanban ou Gantt

Les « vues » de monday.com sont des outils de visualisation de projet qui vous permettent de comprendre vos données de différentes manières. Il y a plusieurs types de vues disponibles pour répondre à vos besoins, tels que la vue sur carte, la vue des échéances, la vue Gantt, la vue graphique, la vue de calendrier, la vue Kanban, la vue des formulaires, et la vue de la charge de travail.

Accessibles uniquement à partir de la version Standard, les différentes vues projet, optimisent l’expérience utilisateur et permettent d’identifier plus rapidement les goulots d’étranglements ou les jalons à passer, pour valider les tâches.

Utiliser Gantt ou Kanban, assure un confort supplémentaire pour la gestion de projet, surtout lorsqu’ils sont complexes, qu’ils impliquent de nombreuses ressources, membres, ou qu’ils s’étalent sur plusieurs mois.

La planification des tâches

Monday.com offre une grande flexibilité dans la planification de tout type de projets, même les plus complexes. Cependant, vous pouvez également utiliser Monday pour simplement suivre vos listes de tâches, selon vos préférences. Dans chaque tableau, vous pouvez créer autant de tâches que vous le souhaitez et les organiser de manière à vous convenir le mieux, par exemple en les regroupant par étapes du projet.

Il est simple et intuitif de créer des tâches réparties dans différents groupes, grâce à Monday.com : Définir le budget ou rédiger les contenus du site (selon notre exemple du projet Septembre), nous permet de planifier une période d’exécution, des échéances, d’enclencher un chronomètre pour mesurer le temps nécessaire à la tâche, attribuer chaque tâche à un membre de l’équipe projet, etc.

Tout cela peut être modifié ou réaffecté, si le projet le nécessite. Les tâches seront alors mises à jour automatiquement. Pour découper votre projet en tâches pertinentes, aidez-vous d’un outil de planification de projets PERT.

Pour chaque tâche, vous devez attribuer un propriétaire, définir son statut, sa priorité, sa date d’échéance, une estimation de la durée ou encore un coût. De plus, vous pouvez ajouter des colonnes personnalisées comme des tags, des menus déroulants, ou associer des fichiers et des tableaux supplémentaires (tels que Clients ou Fournisseurs).

L’ajout de colonnes au tableau de bord

Le choix de colonnes additionnelles au tableau de bord est presque infini et vous permet de personnaliser votre projet. Il est possible d’ajouter des horaires pour les sprints, envoyer des emails depuis le tableau, connecter les données d’autres tableaux… Et plus encore.

Par défaut, les colonnes indiquent les personnes, le statut de la tâche, la période de réalisation et l’échéance.

Libre à vous d’ajouter des colonnes à votre tableau.

La gestion des ressources

La gestion des ressources est une fonctionnalité Monday essentielle pour un logiciel de gestion de projet. Elle offre la possibilité d’allouer des tâches aux collaborateurs, aux actifs ou autre, ainsi que de planifier le temps nécessaire. La gestion des ressources consiste à planifier leur utilisation et à anticiper leur affectation. Les ressources peuvent être des employés, de l’équipement ou des actifs de marque, tout ce qui est nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise.

Pour gérer au mieux vos ressources et rester efficace, vous planifiez l’ordre de priorité de la tâche, le temps prévu, la deadline et les répartissez entre les membres de l’équipe. Le petit plus ? La vue « charge de travail » qui permet d’estimer la capacité de travail de chacun et les possibles surcharges.

Pour mesurer la charge de travail de vos employés, il est recommandé d’inclure dans vos tableaux les colonnes suivantes : « Personnes », « Date » ou « Échéance » et, facultativement, une colonne « Chiffres » ou « Formule » pour indiquer l’effort nécessaire pour chaque tâche. Si vous souhaitez gérer d’autres types de ressources, telles que des salles de réunion, des machines, des outils ou des caméras, vous pouvez utiliser une colonne « Statut ».

Pour ajouter la vue « Charge de travail » à votre tableau, cliquez sur l’option « Ajouter une vue » en haut de votre tableau et sélectionnez « Plus d’options d’affichage ». Vous pouvez ensuite ajouter le widget « Charge de travail » à votre tableau de bord pour une vue d’ensemble rapide de vos ressources.

Les automatisations

Monday.com propose des fonctionnalités d’automatisation pour simplifier vos tâches répétitives et minimiser les erreurs humaines. Les automatisations fonctionnent selon des instructions « si ceci, alors cela » (IFTTT), par exemple, « si » une tâche est marquée comme terminée, « alors » elle sera automatiquement archivée. Vous pouvez choisir parmi une variété d’automatisations, telles que l’envoi de notifications, la création de tâches, l’attribution de propriétaires et la mise à jour des statuts.

La configuration de ces automatisations est facile car de nombreux déclencheurs et actions courants sont préinstallés. Vous pouvez également filtrer les options d’automatisation pour trouver celle qui convient à vos besoins, ou créer une automatisation personnalisée. En somme, les automatisations de Monday.com vous permettent de gagner du temps et d’optimiser vos processus de travail sans être complexe à utiliser.

Que vaut le support client de Monday.com ?

À première vue, l’assistance est assez complète pour un problème de routine : live chat, historique d’assistance, ressources gratuites sous forme d’articles et de vidéos. Le site comporte de nombreuses vidéos pour vous guider. Sans oublier la communauté et la longue liste de questions fréquentes.

Cependant, en France, impossible d’obtenir de l’aide directement par téléphone. Seul le live chat (avec un peu d’attente) est disponible pour échanger avec le support.

Les avis clients sur Monday.com

Monday.com a fait ses preuves et demeure une référence sur son marché, cela se ressent dans les notes : 4.6 sur Capterra et 4.1 sur Trustpilot. Deux points forts se démarquent : les multiples fonctionnalités et le tableau de bord. Son bon rapport qualité / prix est toutefois légèrement mis à mal lorsqu’il est comparé à certains logiciels concurrents.

Mais les avis s’accordent sur les principales limites de Monday.com :

• Une interface parfois complexe à comprendre. Si cela ne pose pas de problème pour des grosses équipes projet, l’interface peut bloquer des indépendants ou petites équipes souhaitant travailler en agile, rapidement.
• Le prix. Pour bénéficier des fonctionnalités intéressantes du logiciel Monday.com, il faut passer au plan Standard (10 €/ mois / utilisateur, au moins). Même blocage que le point précédent…

Avis Capterra – note moyenne de 4,6/5 sur 3 845 avis publiés

• Périmètre fonctionnel. « La flexibilité. Quoi que vous ayez besoin de mettre en place d’un point de vue organisationnel, Monday le permet, à condition de mettre un peu les mains dans le cambouis. »
• Plateforme collaborative. « Monday.com est une excellente plateforme collaborative de suivi de projet. Le système de Dashboard est très réussi et la flexibilité dans l’ajout de colonnes des board est très appréciable.« 
• Périmètre fonctionnel. « Juste parfait, des automatisations surpuissantes pour un gain de temps incroyable. Une personnalisation bluffante avec une interface claire et sexy. Que dire de plus, bravo Monday ! ».

• Trop grande richesse fonctionnelle. « Énormément d’option donc peut être un peu dépaysant. Cependant l’UI/UX est au top donc on n’est pas perdu comme sur les autres logiciels CRM.« 

Avis Trustpilot – note moyenne de 4,1/5 sur 3 023 avis publiés

• Simple & flexible. « Cet outil de travail est simple, intuitif et surtout s’adapte à nos besoins instantanément. »
• Service client. « Meilleur support client avec une connaissance élevée du produit. »
• Simplicité & périmètre fonctionnel. « Monday est très facile a prendre en main et très souple dans son utilisation. Les uses cases sont nombreux… votre imagination est la seule limite. Que de temps gagné… ».

• Intégrations manquantes. « Reste encore quelques solutions à intégrer pour être tout à fait exploitable par absolument toute entité d’entreprise (production horaire – crossboards – sous groupes – …).« 

Intégrations & Connecteurs

Monday.com offre une grande variété d’intégrations avec d’autres logiciels pour une expérience utilisateur complète et harmonieuse. Avec l’API du logiciel et des connecteurs natifs vers 18 applications tierces, il est facile d’intégrer plus de 40 outils différents tels que Outlook, Excel, Google Calendar, Dropbox, Slack, Stripe, Mailchimp et Spotify. En utilisant ces intégrations, vous pouvez tout regrouper sur une seule plateforme et ajouter facilement des fonctionnalités supplémentaires pour améliorer votre expérience utilisateur.

Une fois que vous avez connecté vos outils, vous pouvez les intégrer dans vos automatisations. Par exemple, les intégrations Outlook et Gmail permettent de convertir automatiquement les e-mails en actions. Vous pouvez également utiliser l’intégration Slack pour transformer les mises à jour en messages Slack, afin que tous les membres de votre équipe soient informés en temps réel. Avec ces intégrations, vous pouvez améliorer votre flux de travail et maximiser l’efficacité de votre entreprise.

Les meilleures alternatives au logiciel Monday.com

Voici les 5 principales alternatives à Monday.com :

• Wrike ressemble à Monday.com en termes de gestion de travail et de fonctionnalités. Mais Wrike semble plus adapté aux startups et grandes équipes, qui collaborent à distance notamment. version gratuite.
• Zoho Project tout comme Monday.com, est visuel et ergonomique. Mais Zoho propose plus de fonctionnalités avec sa version Premium (5 €/ mois / utilisateur), notamment la vue en diagramme de Gantt et les projets illimités. Plan gratuit.
• Trello n’est pas aussi complet que Monday.com, mais est un outil solide de gestion de projet, simple, intuitif et surtout, gratuit. Pour commencer sur de petits projets, Trello est une solution intéressante.
• Jira est plus complexe à prendre en main que Monday.com, c’est un outil plutôt destiné aux équipes bien rodées à la gestion de flux de travail. Sa force ? La synchronisation des équipes. Plan gratuit.
• Pipedrive, bien connu des équipes sales, propose des fonctionnalités de priorisation des tâches et de suivi, assez complètes. À utiliser comme CRM. À partir de 14, 90 €.

FAQ sur le logiciel Monday.com