Nettoyage des listes d’adresses email – Méthodes & outils

Une liste comportant des milliers, voire des dizaines de milliers d’adresses emails, contient forcément des adresses invalides. Ces adresses invalides doivent être « nettoyées », c’est-à-dire supprimées, afin de préserver la qualité de votre liste d’emails, d’optimiser le taux de délivrabilité de vos envois et de booster in fine le ROI de vos campagnes d’email marketing. Il existe aujourd’hui plusieurs outils très performants et au tarif abordable conçus pour nettoyer régulièrement et facilement votre liste d’adresses emails. Après avoir rappelé l’importance du nettoyage des listes et les techniques utilisées pour le réaliser (validation et vérification), nous vous présenterons cinq outils efficaces.

Pourquoi et comment nettoyer une liste d’adresses email ?

Nettoyer une liste d’adresses emails consiste à supprimer les adresses invalides qu’elle contient. Ces adresses invalides ont un impact très négatif sur votre délivrabilité et sur votre réputation d’expéditeur. Pour le nettoyage proprement dit, deux ensembles de techniques doivent être utilisées : les techniques de validation d’une part, les techniques de vérification d’autre part.

Les adresses emails non valides ont un impact très négatif sur votre délivrabilité

Commençons par quelques éléments de définition, pour bien comprendre de quoi l’on parle et mieux percevoir les enjeux. Les adresses emails non valides, ce sont celles qui renvoient un message d’erreur. Par exemple, si vous envoyez un email à [email protected], vous recevrez en retour un message d’erreur ou d’échec (= un « bounce ») vous indiquant que votre email n’a pas pu être délivré. Pour la simple et bonne raison que l’adresse email en question n’existe pas. Les raisons pour lesquelles un email n’est pas délivré sont multiples. On distingue deux catégories de messages d’erreur :

• Les hard bounces, qui vous indiquent que l’adresse email n’existe pas (parce qu’elle contient des erreurs) ou plus (parce que son utilisateur ne l’utilise plus). Ce sont des messages d’erreur « définitifs », dans le sens où vous ne pourrez jamais envoyer d’emails sur l’adresse en question. Les adresses sont définitivement non valides.
• Les soft bounces, qui correspondent à des messages d’erreur temporaires. L’adresse email existe bien, mais votre message n’a pas pu être délivré pour une raison ou pour une autre (par exemple : la boîte de réception du destinataire est pleine, ou le serveur de messagerie est momentanément indisponible). En règle générale, les soft bounces ne posent pas de problèmes : lorsque le destinataire aura fait du tri dans sa boîte de réception, vos emails seront à nouveau délivrés. En revanche, si vous recevez des soft bounces à plusieurs reprises sur une période donnée, cela peut signifier que les emails concernés sont filtrés par le client email ou par les fournisseurs d’accès internet (FAI). Dans ces cas-là, il est conseillé de nettoyer ces adresses emails.

Le taux de hard bounce et de soft bounce est un indicateur utilisé par les FAI pour identifier les spammmers. Il s’agit donc d’une variable très forte dans le calcul de la réputation de votre adresse IP ou de votre  domaine expéditeur. Or, on sait qu’une mauvaise réputation d’expéditeur se traduit par des sanctions de la part des clients de messagerie et des FAI, sanctions qui ont un impact direct sur votre taux de délivrabilité. Par ailleurs, les services d’envoi d’emails peuvent eux aussi vous sanctionner si votre taux de bounce dépasse un certain niveau (vitesse de routage ralentie, dévalorisation de la réputation de votre adresse IP, etc.). Quand le mal est fait et que votre réputation d’expéditeur a été durement atteinte, il est très difficile de s’en sortir. Prévenir coûte beaucoup moins cher. C’est la raison pour laquelle vous devez adopter une approche pro-active et nettoyer régulièrement vos listes d’adresses email. Ce n’est clairement pas un luxe !

On estime que le taux de bounce reste acceptable dès lors qu’il ne dépasse pas les 4 – 5%. Au-delà, nous vous conseillons vivement de nettoyer votre liste. Pour en savoir plus, découvrez les statistiques email marketing – Indicateurs clés & Comparaison des performances moyennes.

Vous demanderez peut-être pourquoi avoir un bon taux de délivrabilité est si important en email marketing. Il y a plusieurs réponses à cette question, dans la mesure où un bon taux de délivrabilité présente plusieurs bénéfices. D’abord, vous économisez de l’argent : vous ne dépenserez plus d’argent à envoyer des emails à des adresses qui n’existent pas ou qui ne répondent pas. Par ailleurs, cela vous permet de disposer de statistiques plus exactes pour vos campagnes d’email marketing. En effet, une mauvaise délivrabilité peut impacter la plupart des autres indicateurs : taux d’ouverture, taux de clic, taux de réactivité. Plus généralement, un taux de délivrabilité trop faible nuit à la conversion de vos campagnes, car, évidemment, un email non délivré ne peut pas convertir. Au bout du compte, améliorer son taux de délivrabilité, en nettoyant régulièrement la liste d’adresses emails, permet d’améliorer le retour sur investissement (ROI) de vos campagnes (meilleure conversion + réduction des coûts).

Avant de vous présenter cinq outils pour nettoyer vos listes d’email, il est important de bien distinguer deux notions différentes : la validation et la vérification.

Pour améliorer votre taux de délivrabilité et booster le ROI de vos campagnes email marketing, découvrez les bonnes pratiques en matière de délivrabilité email.

Ne pas confondre validation et vérification des adresses emails

En informatique et plus particulièrement dans le domaine des emails envoyés en masse, Valider et vérifier ne sont pas deux termes interchageables, mais si ce sont deux choses assez proches. Commençons par la validation. Valider des emails consiste tout à vérifier que la syntaxe des adresses est correcte, que le nom de domaine des adresses existe bien, qu’il existe bien un enregistrement MX (permettant d’associer le nom de domaine au serveur de messagerie), etc. Il s’agit, en un mot, de s’assurer que les adresses emails de votre liste sont « valides » et éventuellement, quand c’est possible, de corriger les erreurs, en remplaçant par exemple les adresses en @gmaiil.com en @gmail.com en en corrigeant les erreurs de ponctuation. La validation des adresses emails s’effectuent sur la base d’une analyse de votre liste.

La vérification des emails consiste quant à elle à envoyer des emails tests sur le serveur d’envoi pour identifier les adresses invalides via les bounces reçus en retour. La vérification est une technique de tests empiriques. Dans votre travail de nettoyage de votre liste d’emails, vous devez respecter une chronologie : commencer par nettoyer les adresses invalides (phase de validation) dans un premier temps, avant de faire des tests d’envoi dans un second temps (phase de vérification). La méthode de vérification est la plus fiable, dans la mesure où elle repose sur des tests concrets et non pas sur de l’analyse (qui est toujours sujette à des erreurs). La vérification peut être réalisée en interne, en envoyant des emails depuis votre propre serveur d’envoi (IP). Mais c’est une méthode risquée qui peut entraîner des mesures de blacklistages à votre encontre. Il est préférable d’utiliser des outils de vérification utilisant des techniques plus poussées pour vérifier vos emails de manière directe ou indirecte (techniques basées sur des algorithmes, sur l’utilisation de bases de données, etc.).

Dans tous les cas, que ce soit pour la validation ou pour la vérification, le recours à des outils tiers est indispensable. Surtout si vous disposez d’une liste d’adresses emails avec plusieurs milliers, voire plusieurs dizaines ou centaines de milliers d’adresses. Passons justement à la présentation de quelques outils de nettoyage d’adresses emails.

Vous souhaitez louer un fichier email ? Pour découvrir comment ça marche, lire notre guide complet sur la location d’un fichier d’adresses emails.

Zoom sur 6 outils pour nettoyer vos listes d’adresses email

Certains logiciels d’emailing proposent des fonctionnalités de validation d’email. Mais celle-ci sont bien souvent insuffisantes. Pour valider votre liste d’adresses emails et réaliser des tests de vérification, vous devez opter pour des outils spécifiques (payants). Voici une liste de 6 outils de qualité.

Mailnjoy

Mailnjoy est une entreprise exclusivement française qui propose un outil intuitif et à la technique poussée permettant d’obtenir des résultats fiables et très détailés pour répondre aux besoins emailing actuels. L’outil de vérification des emails Check® est une plateforme Saas qui propose plusieurs modes : validations unitaires simples, approfondies, validations de listes… et va au-delà de la simple validation en déterminant la valeur commerciale d’une adresse email.

Les points forts : vous pouvez profiter d’une prévisualisation prédictive gratuite avant le nettoyage de vos bases, un atout pour permettre de ne nettoyer que les listes qui en ont le plus besoin. Le coût au delà des 200 crédits d’essais gratuits est très compétitif. Mailnjoy dispose d’une équipe support proche de ses clients.

Mailnjoy propose plusieurs tarifs selon le nombre d’adresse mails à verifier. Comme dit précédemment, les prix sont très attractifs. La première formule à 10 000 crédits est vendue à 15€ HT. La formule pour gros comptes à 2 500 000 crédits est vendue, elle, à 1000 € HT.

Data Validation

Avec DataValidation, vous pouvez connaître gratuitement la qualité de votre liste d’adresses emails avant d’acheter le service. Ce qui peut déjà vous donner une bonne idée de votre délivrabilité. DataValidation propose une API et des connecteurs pour faciliter l’intégration à votre logiciel d’emailing et permet de réaliser des vérifications en temps réel lorsque vous ajoutez des emails à votre liste. Vous pouvez aussi, bien entendu, réaliser des tests de vérification sur l’ensemble de votre liste quand vous le souhaitez. L’interface d’utilisation de DataValidation est assez rapide à prendre en main et ne nécessite aucunes compétences techniques. Comme pratiquement tous les outils de nettoyage d’adresses emails, DataValidation est un SaaS.

DataValidation ne propose pas de formules d’abonnement. Le tarif de l’offre « One-time Tuneup » est fonction du nombre d’adresses emails que comprend votre liste. Comme avec tous les outils de nettoyage d’emails, le prix par email est dégressif. Jusqu’à 10 000 emails, le prix par email est de $0,007. Ensuite : $0,005 entre 10 000 et 100 000 emails ; $0,003 entre 100 000 et 500 000 emails ; $0,002 entre 500 000 et 1 000 000 d’emails, etc. Vous pouvez aussi opter pour l’offre « Pre-Paid Tokens », c’est-à-dire pour l’achat de crédits. C’est pratique si vous avez plusieurs listes d’adresses emails.

Klemail

Klemail, comme DataValidation, dispose d’une API pour l’intégration de l’outil à votre solution d’emailing ou votre site web. Klemail est disponible en français. Comme ses concurrents, l’outil permet de vérifier la validité de vos adresses emails et de détecter les emails invalides. Klemail propose également une fonctionnalité qui permet de retrouver un email correct à partir d’un email erroné. Cette fonctionnalité permet par exemple de corriger les erreurs de syntaxe et de nom de domaine (en transformant les @yahooo.fr en @yahoo.fr par exemple). Le petit plus de Klemail : son outil de reporting, qui permet d’obtenir des statistiques claires et complètes sur la qualité de votre liste d’adresses emails.

Il existe une offre gratuite, avec toutes les fonctionnalités de Klemail, jusqu’à 150 vérifications. C’est pratique pour tester l’outil sans avoir à dépenser un centime. Les tarifs de Klemail sont ensuite liés au nombre de vérifications et sont dégressifs. Klemail cible clairement les petites bases et les bases moyennes.

Les GIFS font partie de la culture web depuis plusieurs années, mais sont encore peu utilisés dans le marketing et en emailing. A tord ! Découvrez pourquoi vous devez utiliser des GIFS pour booster le taux de clic de vos emailings.

Email Verifier API

Email Verifier est un logiciel en ligne (SaaS) d’origine néo-zélandaise qui s’adresse aussi bien aux petites entreprises qu’aux plus grosses (de 1 000 emails à 100 millions !). L’outil utilise une grande palette de techniques pour vérifier la validité des adresses email et constitue de ce fait une des grandes références dans le domaine. Email Verifier se démarque peut-être de ses concurrents par un process de vérification ultra-simple, tout-en-un. Vous n’avez qu’à uploader votre liste d’adresses emails dans l’outil, qui réalise la vérification en quelques minutes. Il ne reste plus ensuite qu’à télécharger votre liste d’emails nettoyées. Dans son process de vérification (en douze étapes), Email Verifier vérifie successivement tous les points importants :  noms de domaine, spamtraps, plaintes, erreurs de syntaxe, etc. Grâce à l’API, vous pouvez intégrer Email Verifier sur votre logiciel d’emailing et sur votre site web pour contrôler les nouveaux emails à leur point d’entrée (en temps réel).

Email Verifier propose une offre gratuite jusqu’à 100 vérifications. Ensuite, les prix sont dégressifs.

Proofy

Paralèllement à votre travail sur le taux de délivrabilité de vos campagnes, vous devez chercher à optimiser votre taux d’ouverture. Dans cette optique,  découvrez 100 objets pour booster le taux d’ouverture de vos emailings.

ListWise est, avec Email Verifier, un des acteurs leaders sur le marché des outils de nettoyage d’adresses emails. Une des raisons de son succès : l’outil est à la fois très puissant du point de vue des technologies utilisées, et très simple à utiliser. Une fois votre liste d’adresses emails importée, Listwise sépare automatiquement vos emails en quatre colonnes : « clean », « invalid », « duplicates » et « bounces ». Vous pouvez ensuite télécharger la liste nettoyée au format CSV. Par ailleurs, sa fonction d’identification des spam traps est l’une des plus efficaces sur le marché actuel. ListWise, qui dispose d’une API, identifie également les adresses emails qui ne répondent plus (sans pour autant envoyer des bounces).

Concernant les tarifs, ListWise propose une offre gratuite jusqu’à 100 vérifications. Idéale pour tester le service. Ensuite, vous avez deux possibilités : acheter des crédits ou souscrire un abonnement mensuel. Chaque formule de paiement donne accès à toutes les fonctionnalités et à toutes les statistiques de l’outil. Voici les tarifs pour les offres pré-payées (crédits sans date d’expiration) :

Si vous gérez de gros volumes d’adresses emails , la formule d’abonnement est surement plus adaptée. Les abonnements sont mensuels et sans engagement. Tarifs des abonnements : $44 par mois jusqu’à 10 000 adresses emails ; $86 jusqu’à 50 000 adresses ; $158 jusqu’à 100 000 adresses ; $462 jusqu’à 500 000 adresses ; $860 jusqu’à 1 million d’adresses.