Définissez vos objectifs avec la méthodologie OKR

Fixer des objectifs ambitieux est une méthode efficace pour challenger les équipes, les motiver et rendre les salariés plus productifs. C’est de ce constat que part la méthodologie OKR- Objectives and Key Results. De plus en plus d’entreprises utilisent cette forme simple et originale à la fois de management par objectifs afin d’optimiser la performance de leurs ressources humaines. A commencer par Google. Nous vous proposons dans cet article un panorama général de cette méthode innovante : définition, historique, enjeux, fonctionnement, mise en oeuvre…

En quoi consiste la méthodologie OKR ?

La routine et les urgences du quotidien ont tendance à faire oublier les objectifs fondamentaux poursuivis par l’entreprise. La méthodologie OKR vise à replacer ces objectifs au centre, à faire en sorte d’aligner au maximum le travail des différentes équipes sur les objectifs globaux de l’entreprise.

OKR signifie « Objectives & Key Results ». Très schématiquement, la méthodologie OKR consiste à fixer des objectifs ambitieux à tous les niveaux de l’entreprise et pour toutes les équipes, et à opérer leur suivi quotidien grâce aux Key Results. Les Key Results (résultats clés), ce sont les résultats concrets qu’il faut atteindre pour compléter l’objectif. Ils permettent de mesurer l’avancement des objectifs.

Par exemple, un objectif peut être « obtenir plus d’engagement sur Facebook ». A cet objectif peut être associé deux ou trois Résultats Clés : « Augmenter le nombre de likes de 30% », « Augmenter le taux de conversion de 20% », etc. La plupart du temps, les objectifs sont définis pour le trimestre ou l’année. Nous vous conseillons la lecture de cet article, qui présente un tableau avec quelques exemples d’objectifs et de résultats clés.

Comme l’illustre ce schéma proposé par Henrik-Jan van der Pol (source), les objectifs décrivent où l’on doit aller et les résultats clés comment y parvenir.

Quelques précisions :

• L’une des caractéristiques des OKRs réside dans le caractère « ambitieux » des objectifs définis. Ces objectifs ambitieux ont pour fonction de sortir les employés de leur zone de confort, de les inciter à se surpasser et de créer un environnement motivant. En cela, la méthodologie OKR se distingue des objectifs SMART.
• Les Key Results, qui permettent de suivre l’avancement des objectifs, doivent être mesurables et faciles à évaluer. Si les objectifs sont qualitatifs, les résultats clés sont quant à eux quantitatifs. Ce sont des métriques.
• Les OKRs sont publics et partagés à travers toute l’organisation afin que tout le monde puisse savoir sur quoi travaille les autres équipes et quel est l’état de l’avancement.
• Les OKRs peuvent être définis au niveau individuel et/ou au niveau d’une équipe. Dans la plupart des cas, c’est le niveau « équipe » qui est privilégié. Chaque équipe se voit attribuer une série d’objectifs, définis en fonction de la stratégie et des objectifs globaux de l’entreprise.
• Un objectif est considéré comme accompli quand il est atteint à 60-70%. Si un employé ou une équipe atteint systématiquement ses objectifs à 100%, c’est que les objectifs fixés au départ n’étaient pas suffisamment ambitieux.
• La méthodologie OKR n’est pas une méthode d’évaluation des salariés. Le but est de structurer le travail des individus et des équipes, et d’aligner ce travail sur les objectifs de l’entreprise.
• Les OKRs ne sont pas une to-do list, c’est-à-dire une liste de toutes les choses à faire au cours du mois, du trimestre, de l’année etc. Les OKRs fixent des objectifs : après,  libre aux salariés et aux équipes d’organiser leur travail et d’utiliser les méthodes de leur choix pour les atteindre.

Un rapide historique des OKR

La méthodologie des OKR a initialement été développée par Intel. Plus précisément par un certain Andy Grove, ancien CEO du groupe. John Doerr a aussi contribué à la mise en place des OKRs chez Intel. Ce dernier, qui a été l’un des premiers investisseurs de Google,  a présenté la méthodologie aux dirigeants de Google, qui ont tout de suite été séduits et l’ont adoptée. Nous sommes à la toute fin des années 1990, Google n’en est qu’à ses premiers balbutiements.

Aujourd’hui, John Doerr est membre du conseil d’administration de Google et le mastodonte du web utilise les OKRs au quotidien pour définir et surveiller ses objectifs trimestriels et annuels. La méthodologie OKR est maintenant utilisée par des entreprises de tous secteurs, de Slack à Netflix en passant par Eventbrite, Twitter, LinkedIn, etc.

Découvrez notre guide complet sur le storytelling et l’art de la présentation.

Les OKR et les « Stretch Goals »

Google a l’habitude d’utiliser ce qu’il appelle des « stretch goals ». Il s’agit d’objectifs volontairement très difficiles à atteindre, voire impossibles à atteindre. Les « stretch goals » sont en fait au coeur de la méthodologie OKR. Il y a évidemment un risque, celui de générer un sentiment d’échec auprès des équipes. Qu’un salarié ou qu’une équipe ne réussisse jamais à atteindre ses objectifs peut avoir quelque chose de démotivant et de perturbant moralement. En même temps, fixer ce type d’objectifs est un moyen pour attirer à soi les meilleurs talents et créer un environnement de travail fait d’émulation et de challenges.

Sans compter que dans la méthodologie OKR, échouer à atteindre les objectifs fixés n’est pas synonyme d’échec. La mise en place des OKRs s’accompagne de la définition de seuil au-delà duquel l’objectif est considéré comme atteint. Nous l’avons dit tout à l’heure, un salarié (ou une équipe) a fait du bon travail s’il a réussi à atteindre 60 ou 70% de l’objectif fixé. L’objectif n’est pas d’atteindre les 100%, mais de tendre vers les 100%. C’est cette caractéristique des OKRs qui fait tout l’intérêt de la méthode.

Utiliser la méthodologie OKR dans votre entreprise

La transparence est au coeur de la méthodologie OKRs. Les OKRs ne sont pas confidentiels, ils sont partagés à travers toute l’organisation. Il faut que chaque personne dans l’entreprise, chaque équipe, ait une vision claire des objectifs poursuivis. Il faut aussi, au préalable, que tout le monde ait bien compris en quoi consistait cette méthodologie. Lorsque vous présenterez les OKRs à vos équipes, vous devrez aborder ces différents points :

• Qu’est-ce que les OKRs ? Rappelez les bases de la méthodologie : fixer des objectifs ambitieux, mensuels ou trimestriels, pilotés par trois ou quatre Key Results mesurables.
• Pourquoi utiliser les OKRs ? Rappelez comment l’entreprise a défini ses objectifs jusqu’à présent, et les limites de la méthode actuellement utilisée.
• Les OKRs, comment ça marche ? Précisez la timeline (le mois, le trimestre, le semestre, l’année), ce qui est attendu de chaque personne, de chaque équipe, quels sont les principaux Key Results et comment s’organise le partage des responsabilités.
• Pour lever tout scepticisme à propos de la méthodologie, donnez la parole à vos salariés et encouragez-les à poser leurs questions.

Une fois que l’organisation sait sur quoi focaliser ses efforts et comment mesurer les résultats, il est beaucoup plus facile pour les salariés de relier les projets sur lesquels ils travaillent aux objectifs de l’entreprise. La méthodologie OKR permet d’aligner le travail des salariés et des différentes équipes sur les objectifs globaux de l’entreprise.

L’une des clés de la réussite des OKRs réside dans leur caractère public, dans leur diffusion à travers toute l’organisation. La communication est l’un des facteurs clés de la réussite de la mise en oeuvre des OKRs. C’est cette transparence qui permet à chacun des membres de l’entreprise de comprendre ce qui est important et les manières de mesurer ce qui est important.

Vous n’avez jamais entendu parler du SCRUM ? Pour en savoir plus sur cette méthode de travail innovante, nous vous invitons à découvrir notre article dédié au sujet : « A la découverte du Scrum et de la gestion de projet « agile »« .

Définir les objectifs et les résultats clés

Nous vous conseillons de vous limiter pour commencer à 3, 4 ou 5 objectifs. Quand il y a trop d’objectifs à poursuivre en même temps, l’effort est trop dilué et les objectifs ne sont pas atteints. Les OKRs sont rarement définis pour les individus eux-mêmes, mais plutôt au niveau de l’entreprise (direction) ou des équipes. En revanche, les salariés sont en général impliqués dans la définition des objectifs (l’implication génère de la motivation). Le choix des objectifs OKRs doit s’aligner sur les objectifs globaux de l’entreprise (par exemple : opérer la transformation digitale de l’organisation).

Dans le wording des objectifs, utilisez des formules qui traduisent le fait d’aller plus loin, d’accomplir de nouvelles choses. Autrement dit, évitez les formules du type : « maintenir notre position sur le marché », « continuer à faire ceci ou cela », « Poursuivre la politique de recrutement ». Utilisez des termes objectifs et non-ambigus, de telle sorte que n’importe quel observateur puisse dire si l’objectif a été atteint. Plus les objectifs sont précis et clairs, plus ils ont de chance d’être atteint.

Concernant les résultats clés (Key Results), nous vous conseillons d’en définir trois par objectif. Les résultats clés doivent être mesurables. Par exemple : « augmenter le taux de conversion de 20% », ou « augmenter le nombre de « likes » de 10% ». Dans le cas contraire, il sera impossible de déterminer si l’objectif a été atteint ou pas. Les résultats clés doivent décrire…des résultats, et non des activités. « Augmenter le taux de conversion de 20% » : oui. « Créer des campagnes de parrainage » : non. Si la description de vos résultats clés incluent des mots comme « consulter », « analyser », « participer », « évaluer », il y a de fortes chances que vous décriviez des activités plutôt que des résultats.

Deux erreurs à éviter dans la définition des OKRs :

• Ne pas suffisamment communiquer sur les « Stretch Goals ». Ce sont des objectifs par définition très ambitieux qui peuvent facilement avoir un effet démotivant et démobilisateur. Vous devez soigner la communication autour de ces objectifs. Rappelez la philosophie OKR et la règle des 60%/70%.
• Ne pas utiliser suffisamment de résultats clés. Il faut que les résultats clés définis représentent correctement ce qu’il est nécessaire de faire pour accomplir l’objectif auquel ils se rattachent. Assurez-vous de la concordance entre les résultats clés et l’objectif.

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OKRs et système de notation

Chez Google, les OKRs sont en général notés sur une échelle de 0.0 à 1.0. « 1.0 » signifie que l’objectif a été parfaitement atteint. Chaque résultat clé est évalué. Une moyenne des notes des différents résultats clés est ensuite calculée pour évaluer l’objectif. Si les résultats clés sont d’inégale importance, un système de pondération peut être utilisé. Il faut distinguer aussi deux types de résultats clés :

• Ceux qui n’acceptent que deux possibilités : 0 ou 1. Par exemple « Lancer une campagne de parrainage d’ici le mois de juin ». La note 1 est attribuée si la campagne a été lancée dans les temps, la note 0 si ce n’est pas le cas. Nous avons vu que ce type de résultats devait plutôt être évité. Mais ça passe si les résultats sont assortis d’une deadline par exemple.
• Les résultats plus granulaires. Par exemple « Lancer 10 nouvelles fonctionnalités ». Si 5 nouvelles fonctionnalités ont été lancées, la note associée à ce résultat sera 0.5.

Les « bonnes notes » pour les OKRs sont situées entre 0.6 et 0.7. Une note inférieure signifie que l’équipe n’a pas fait tout ce qu’elle aurait pu faire. Une note supérieure signifie que les objectifs et les résultats associés n’étaient pas suffisamment ambitieux.

Encore une fois, les OKRs ne sont pas conçus pour évaluer les individus et les équipes. Ils servent plutôt à faire le point sur ce qui a été fait au cours de la période donnée, ce qui reste à faire, ce qui pourrait être amélioré (dans l’organisation du travail, mais aussi dans la définition des prochains objectifs).

Les OKRs et leur évaluation doivent être partagés au sein de l’entreprise. Chez Google, une grande réunion est organisée en début d’année au cours de laquelle sont partagés les notes des principaux objectifs de l’année passée (objectifs annuels + objectifs du quatrième trimestre) et les nouveaux objectifs pour l’année et le trimestre à venir. De la même, une réunion est organisée à la fin de chaque trimestre pour partager les notes des objectifs du trimestre écoulé et les objectifs du trimestre à venir. Au cours de ces réunions, ce sont les personnes en charge du pilotage des OKRs au sein de chaque équipe de travail qui prennent la parole. Conseil : si vous fixez des OKRs pour le trimestre, il peut être pertinent d’organiser des réunions de mi-trimestre pour faire un point sur l’avancement et s’assurer que les différents salariés sont bien toujours focus sur les objectifs en cours.

Voici un exemple de timeline OKRs :

L’objectif de la méthodologie OKR est de créer au sein des équipes un état d’esprit et une discipline générateurs de performance et d’efficacité. Les OKRs donnent l’orientation globale de l’entreprise et permettent de s’assurer que tous les individus travaillent ensemble, dans la même direction, en concentrant leurs efforts sur des contributions mesurables. Ils représentent une alternative intéressante aux objectifs traditionnels définis lors des évaluations annuelles.

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