Top 10+ des meilleures applications de notes de frais

Si vous recherchez une application pour gérer vos notes de frais, vous êtes au bon endroit. Gain de temps, gestion centralisée, collaboration simplifiée, les avantages d’utiliser un logiciel de notes de frais sont multiples. Nous allons vous présenter les 10 meilleures applications de notes de frais. Pour commencer, voici notre Top 3 :

Quels sont les avantages d’utiliser une application de notes de frais ?

L’utilisation d’une application de notes de frais présente plusieurs avantages, notamment :

1. Gain de temps : L’utilisation d’une application de gestion des notes de frais permet de gagner du temps, car elle permet de numériser rapidement les reçus et de remplir les informations nécessaires pour chaque dépense. Le temps nécessaire pour remplir les formulaires de remboursement de frais est considérablement réduit.
2. Précision et exactitude : Ces applications permettent de mieux organiser les dépenses professionnelles et de les classer de manière précise. Elles évitent les erreurs de saisie ou de calcul, ce qui réduit les risques d’erreurs humaines.
3. Réduction des coûts : L’argent, c’est le nerf de la guerre ! Chacun entreprise à réduire les coûts associés au traitement manuel des notes de frais, tels que les coûts de papier et d’impression, ainsi que les coûts administratifs liés au traitement des formulaires de remboursement de frais. L’application qui centralise tout cela permet de faire des économies.
4. Accessibilité : Facilement accessibles via les smartphones, les tablettes et les ordinateurs, les applications de notes de frais permettent aux employés de soumettre rapidement et facilement leurs notes de frais depuis n’importe où.
5. Suivi en temps réel : Les logiciels de gestion des notes de frais donnent aussi l’avantage aux gestionnaires de suivre en temps réel les dépenses engagées par les employés, ce qui facilite la gestion budgétaire et la planification financière.

En résumé, les applications de notes de frais sont un outil efficace pour simplifier la gestion des notes de frais, réduire les coûts, améliorer l’exactitude et la précision des dépenses professionnelles et faciliter la planification financière.

Si vous cherchez une application pour gérer votre comptabilité plus facilement, n’hésitez pas à consulter notre comparatif des meilleurs logiciels de comptabilité pour PME / TPE.

Spendesk

Spendesk n’est pas simplement une application pour la gestion des notes de frais, mais plutôt un outil complet conçu pour gérer toutes les dépenses liées aux activités professionnelles. Il offre une solution pratique pour les achats en ligne comme les réservations d’hôtels et les billets de train, grâce à une carte virtuelle intelligente garantissant un règlement sécurisé. Chaque transaction est facilement enregistrée grâce à une photo, et Spendesk prend en charge le traitement des données et la saisie pré-comptable.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Non
• Carte de paiement virtuelle : Oui
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Oui
• Exports vers des outils tiers : Sage, Cegid, Xero, Quickbooks, Datev, Slack.
• Gestion multi-devises : Oui
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• La sécurité de l’outil (cartes blocables très facilement, limite des budgets, dépenses restreintes…),
• La carte virtuelle peut être créée instantanément,
• L’automatisation de la pré-comptabilité.

• Il est dommage de n’avoir aucune information tarifaire,
• La gestion des avoirs n’est pas possible.

Offres & Tarifs

3 plans tarifaires sont disponibles avec Spendesk : L’offre Starter, l’offre Essentials et, enfin, l’offre Scale. Malheureusement, aucune information tarifaire n’est disponible sur leur site web. Si vous choisissez l’une des 3 offres, vous devrez remplir un formulaire pour réserver une démonstration.

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Onexpense

ONexpense est une solution de gestion de notes de frais disponible sur ordinateur et sur smartphone grâce à une application mobile. Il suffit de prendre en photo votre ticket de caisse ou votre facture pour que l’application reconnaisse la dépense grâce à son intelligence artificielle, y compris dans les cas de taxes à taux multiples. Cette solution fonctionne à l’international pour une gestion efficace des notes de frais.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Oui
• Carte de paiement virtuelle : Non
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Non
• Exports vers des outils tiers : Sage, Quadra, CEGID, Dynamics, INCWO.
• Gestion multi-devises : Oui
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• L’ajout des dépenses facile grâce à l’application mobile,
• L’outil est adapté à toutes les tailles d’entreprise,
• Un tarif très abordable avec les plans de bases.

• Avec l’option Zéro Papier, le prix peut très vite grimper en flèche.

Offres & Tarifs

En optant pour le paiement annuel, le plan ONexpense Entreprise est à partir de 2,9 € HT/mois/utilisateur. La montée en gamme avec le plan ONexpense Archivage Probant est au prix de 4,4 € HT/mois/utilisater, avec l’accès, notamment, à la sauvegarde longue durée (6 mois). La formule Archivage Probant vous donne la possibilité de conserver et stocker les documents à valeur légale.

L’application permet de calculer automatiquement les IK (indemnités kilométriques) en utilisant le barème URSAF, mais aussi permet l’export des données vers votre logiciel comptable.

Cette application de notes de frais s’adresse donc aux indépendants, TPE et PME de taille moyenne.

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Evoliz

Evoliz est une application de gestion de notes de frais, mais elle va bien au-delà de cette fonctionnalité. Elle propose également un outil de CRM, de gestion des fournisseurs et des stocks, ainsi qu’une analyse bancaire pour une prise en charge complète de l’aspect commercial et financier de votre entreprise. En ce qui concerne la gestion de vos notes de frais, il est possible de photographier vos reçus et de les lier directement à votre logiciel comptable.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Oui
• Carte de paiement virtuelle : Non
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Oui
• Exports vers des outils tiers : Chorus, MyUnisoft
• Gestion multi-devises : Oui
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• Une application disponible en hors connexion,
• Une  interface très agréable et facile à prendre en main,
• L’import automatique des banques.

• La gestion de stock pas assez avancée,
• Un grand nombre de fonctionnalités ce qui peut perdre l’utilisateur recherchant uniquement un outil pour gérer ses notes de frais.

Offres & Tarifs

Pour commencer, notez que ces offres sont sans engagement avec 30 jours d’essai offert. L’offre Smoothie Banane est au tarif de 13.50€/mois. Ensuite, l’offre Banana Split est au prix de 31,50€/mois avec, notamment, la synchronisation de comptes bancaires. Le Banana Combo à 45€/mois inclus un prévisionnel de gestion & de trésorerie. Enfin, le Régime de Bananes (pour les managers de plusieurs sociétés) est disponible uniquement sur devis.

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N2F

Si vous voyagez fréquemment dans le monde entier, N2F est un logiciel de gestion des notes de frais intéressant à considérer. Il offre une conversion automatique dans 170 devises différentes, mais son avantage majeur réside dans sa fonctionnalité hors ligne qui permet d’accéder à l’application mobile sans connexion Internet. Avec une saisie rapide de moins de 5 secondes pour chaque dépense, celle-ci est automatiquement synchronisée avec votre espace client, ce qui est très pratique.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Oui
• Carte de paiement virtuelle : Non
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Non
• Exports vers des outils tiers : Sage, Cegid, Quickbooks, Divalto, Abacus, Oracle…
• Gestion multi-devises : Oui
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• Un service client très réactif,
• Un module Google Maps est intégré pour calculer des frais kilométriques,
• Les notes de frais sont très facilement classables par catégories

• La gestion de la récurrence des notes de frais est assez fastidieuse.

Offres & Tarifs

En optant pour la facturation annuelle, vous économiserez 25% sur tous les plans. La tarification commence à partir de 3.90€HT/mois avec le forfait Business. Ensuite, le forfait Enterprise, à 5.40€HT/mois est idéal pour les TPE/PME. Enfin, pour les besoins plus avancés, il y a le forfait Advanced où le tarif est disponible uniquement sur devis.

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Jenji

Jenji est une solution tout-en-un pour la gestion des frais professionnels, combinant l’intelligence artificielle, l’automatisation et la dématérialisation. Elle permet de synchroniser en temps réel toutes les dépenses professionelles, telles que les frais kilométriques, les remboursements, les suivis d’invitation, etc. L’un des points forts de Jenji est sa capacité à utiliser l’IA pour optimiser la gestion financière des données, en détectant les anomalies et en effectuant des analyses approfondies des dépenses. Cela permet d’améliorer les performances et de réduire les coûts inutiles.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Oui
• Carte de paiement virtuelle : Oui
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Oui
• Exports vers des outils tiers : Sage, Cegid, Quadratus, Agiris, SAP, Oracle…
• Gestion multi-devises : Oui
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• L’outil tire parti de la puissance de l’IA,
• Des reçus 100% numériques,
• Une offre gratuite très intéressante.

• Un outil réservé plutôt aux indépendants.

Offres & Tarifs

Avec le plan Solo, vous pouvez utiliser Jenji totalement gratuitement. Ensuite, il y a le forfait Team à 5€HT/mois, avec un essai gratuit de 30 jours. Enfin, pour les besoins plus importants (rapprochement cartes affaires, gestion des budgets etc.) le tarif du plan Enterprise est disponible sur devis.

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Cleemy

Cleemy est un outil de gestion des notes de frais faisant partie des logiciels RH Lucca. Cette application mobile automatisée permet de traiter et d’approuver automatiquement tous les reçus papiers, selon les règles que vous avez définies. Vous pourrez ainsi voir rapidement qui dépasse les plafonds ou qui respecte les règles établies. En outre, Cleemy peut être synchronisé avec les principaux sites de commerce électronique, pour une gestion encore plus efficace des factures numériques.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Oui
• Carte de paiement virtuelle : Oui
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Non
• Exports vers des outils tiers : Sage
• Gestion multi-devises : Oui
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• Les tarifs sont abordables,
• Cleemy fait partie d’un logiciel de gestion RH très complet,
• Une application mobile fonctionnant hors connexion.

• Un outil pas adapté aux plus petites entreprises.

Offres & Tarifs

Les tarifs dépendent du nombre de collaborateur au sein de l’entreprise. Entre 50 et 200 collaborateurs, cela coûtera 1.60€HT/utilisateur. De 200 à 500 collaborateurs, cela coûtera 1.40€HT/utilisateur. Enfin, le tarif pour une entreprise de plusde 500 collaborateurs, n’est disponible que sur devis.

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Expensify

Expensify est un outil qui permet de dématérialiser automatiquement les reçus en prenant simplement une photo avec l’application mobile, comme d’autres outils de cette liste. Il vous permet de suivre les dépenses professionelles, de payer et de générer des factures, de collecter des paiements, de suivre les frais kilométriques en temps réel, et de gérer toutes les cartes de crédit de l’entreprise dans une seule application de notes de frais.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Oui
• Carte de paiement virtuelle : Oui
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Non
• Exports vers des outils tiers : Sage, Quickbooks, Oracle, Xero, FinancialForce
• Gestion multi-devises : Oui
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• Des fonctionnalités multiples, bien au-delà de la gestion des notes de frais,
• Une application mobile très facile à utiliser,
• Beaucoup d’intégrations à des outils tiers

• La création des rapports peut s’avérer complexe
• Un support client assez peu réactif

Offres & Tarifs

Pour les indépendants, le forfait Track à 4.99$/mois est idéal (25 scans gratuits par mois). Pour les employés ou les petites entreprises, le forfait Submit à 4.99$/mois est, lui aussi, idéal. Pour les entreprises qui automatisent la gestion des reçus, le forfait Collect à 5$/mois paraît intéressant. Enfin, pour les besoins plus élevés (reporting, remboursements etc.), il y a le forfait Control à 9$/mois.

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Rydoo

Avec l’application Rydoo, la gestion des notes de frais est extrêmement simple. Remplir des notes de frais ou chercher des hôtels et des vols peut prendre beaucoup de temps, mais avec Rydoo, vous pouvez vous concentrer sur ce qui est vraiment important. Rydoo simplifie la gestion de vos notes de frais ainsi que celle de vos voyages. Vous pouvez désormais dire adieu aux reçus papier grâce à la numérisation et au scan automatique.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Oui
• Carte de paiement virtuelle : Non
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Non
• Exports vers des outils tiers : Oracle, Netsuite, DATEV, SAP
• Gestion multi-devises : Oui
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• Une prise en main extrêmement simple,
• Un service client très efficace
• Slack, SAP, Oracle etc. des dizaines d’intégrations sont disponibles.

• Si vous êtes un indépendant ou une TPE, vous pouvez oublier.
• Le logiciel est parfois un peu lent

Offres & Tarifs

Rydoo propose 3 forfaits en fonction de vos besoins. Pour commencer, le plan Essentials pour 8€/mois. Ensuite, le plan Pro pour 10€/mois. Enfin, le forfait Enterprise, uniquement sur devis. À noter qu’aucun tarif n’est disponible en public. Vous devrez créer un compte ou solliciter une démonstration pour y avoir accès.

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Concur

Concur est un logiciel de gestion des notes de frais développé par SAP. Avec son application mobile, vous pouvez prendre des photos de vos reçus et les soumettre directement depuis votre smartphone. Cette application de gestion des notes de frais est également disponible en mode hors connexion, ce qui vous permet de l’utiliser partout où vous vous trouvez. En ayant une vue d’ensemble sur les dépenses de chacun, la gestion des notes de frais est facilitée et les remboursements sont accélérés.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Oui
• Carte de paiement virtuelle : Non
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Non
• Exports vers des outils tiers : Netsuite, Quickbooks, SAP, Intacct, Workday
• Gestion multi-devises : Non
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• Une très bonne application de gestion des notes de frais,
• L’application disponible même en hors connexion,
• Pour vous aider, de nombreuses ressources sont disponibles sur leur site web.

• Une solution coûteuse, à oublier pour les TPE.

Offres & Tarifs

L’utilisation de l’application mobile de gestion des notes de frais est gratuite. Elle est limité en termes de fonctionnalités. Les tarifs sont à demander via un formulaire.

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Swile

La start-up française Swile une gamme d’outils pratiques et innovants pour faciliter la gestion des avantages sociaux et des dépenses professionnelles : une carte de paiement prépayée, une application mobile ou encore des programmes d’incitation et de récompense.

Swile offre également une solution pour les déplacements pro. Cette plateforme centralise la gestion des réservations de voyages et des frais de déplacement, permettant aux collaborateurs de réserver facilement des billets d’avion, des chambres d’hôtel, des voitures de location, etc. Les réservations sont intégrées automatiquement dans les notes de frais de l’entreprise, ce qui évite aux collaborateurs de les saisir manuellement. En outre, les frais de déplacement sont comptabilisés automatiquement et répartis par catégorie, facilitant la gestion des budgets et le suivi des activités de l’entreprise.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Non
• Carte de paiement virtuelle : Oui
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Non
• Remboursements instantanés : Non
• Exports vers des outils tiers : –
• Gestion multi-devises : Non
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• Une solution centralisée pour simplifier la gestion des réservations de voyages
• Des tarifs négociés auprès de nombreux partenaires pour optimiser les coûts
• Un suivi en temps réel des déplacements des collaborateurs pour une meilleure planification des activités de l’entreprise.

• Swile nécessite une adaptation des habitudes et des processus internes de l’entreprise
• La solution peut avoir des coûts d’abonnement et/ou de mise en place associés

Offres & Tarifs

Swile donne assez peu d’informations sur son site internet concernant ses tarifs. Si vous optez pour cette solution, vous devrez remplir un formulaire pour demander une démonstration.

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Pennylane

Pennylane est un logiciel de comptabilité destiné aux entreprises qui permet de regrouper toutes les informations financières sur une seule et même plateforme. Cette solution centralise les flux financiers en temps réel, facilitant ainsi la gestion financière de l’entreprise, de la comptabilité à la gestion de trésorerie en passant par la gestion des notes de frais. Grâce à cette centralisation, Pennylane améliore la collaboration entre les dirigeants et les experts-comptables et permet de prendre des décisions plus éclairées.

Fonctionnalités

• Scan automatique : Oui
• Carte de paiement virtuelle : Oui
• Application mobile : Oui
• Visibilité en temps réel : Oui
• Reporting avancé : Oui
• Remboursements instantanés : Non
• Exports vers des outils tiers : Qonto, Silae, Stripe, Axonaut…
• Gestion multi-devises : Oui
• Gestion des frais kilométriques : Oui

Avantages & Inconvénients

• Une collaboration en temps réel avec votre expert-comptable
• L’automatisation de la saisie d’information, gestion des ventes et réconciliation bancaire
• La centralisation de la gestion des ventes et du pilotage de la trésorerie sur une seule plateforme

• Des prix plus élevés que la moyenne du marché

Offres & Tarifs

Pennylane propose 3 forfaits différents. L’offre Basique, au prix de 14 €/mois, l’offre Essentiel à 24€/mois et l’offre la plus complète, l’offre Premium, proposé au tarif de 49€/mois.

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