Toute entreprise est confrontée à la pénible gestion des notes de frais. Sans méthode, cette gestion peut vite s’avérer complexe et consommatrice de temps. On vous présente dans cet article les bonnes pratiques et les outils à utiliser pour gérer vos notes de frais facilement et simplement.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Définition d’une note de frais professionnelle
Une note de frais est un document utilisé par un employé pour demander le remboursement de dépenses qu’il a engagées dans le cadre de son travail.
Ces dépenses peuvent inclure des frais de déplacement (ex : billets de train), de repas, de matériel (ex : achat d’un paperboard, abonnement à une revue ou souscription à un logiciel), ou d’autres coûts liés à des missions professionnelles.
Lors de l’envoi, pensez à accompagner vos notes de frais de justificatifs comme des reçus ou des factures. Cela permet de simplifier la vérification, et donc, la comptabilité pour l’employeur.
La création de notes de frais est une obligation comptable puisque c’est le meilleur moyen pour les entreprises de gérer les remboursements et de conserver une trace des coûts engagés par leurs collaborateurs.
Quelles informations contient une note de frais ?
Comme vous l’aurez sans doute compris : une note de frais est un document assez cadré qui contient souvent les mêmes données. Si vous souhaitez créer votre première note de frais, sachez qu’elle devra obligatoirement contenir les informations suivantes :
- L’identité de l’employé : Nom, prénom, numéro d’identification, service ou département, etc.
- La date et période de la dépense : Précisez la date à laquelle la dépense a été effectuée, ou la période à laquelle elle se rapporte si elle couvre un temps plus long. Cela peut notamment être le cas pour un voyage professionnel de plusieurs jours.
- La nature de la dépense : Ajoutez une description claire de la nature de la dépense (ex : frais de déplacement). Il peut s’agir de repas (restaurant en déplacement professionnel ou de déjeuner client), de frais d’hébergement, de fournitures de bureau, etc.
- Le montant de la dépense : Indiquez le montant total de la dépense, ainsi que les devises, si elles sont applicables.
- La TVA et les taxes : Si la TVA ou d’autres taxes sont incluses dans la dépense, mentionnez-les séparément en précisant le taux de TVA.
- Les justificatifs de paiement : Les pièces justificatives telles que les reçus, factures, tickets de caisse, etc. Ces documents servent à prouver l’existence et le montant de la dépense.
- Le moyen de paiement : Mode de paiement utilisé pour effectuer la dépense, qu’il s’agisse d’espèces, de carte de crédit, de virement bancaire, ou d’une autre solution de paiement en ligne.
- Le destinataire de la dépense : Le nom ou l’entreprise qui a fourni les biens ou les services liés à la dépense.
- L’objectif professionnel : Une explication claire précisant le but de la dépense : réunion avec un client, formation, voyage d’affaires, etc.
- La signature de l’employé : Enfin, n’oubliez pas de signer votre note de frais pour attester de l’exactitude des informations fournies.
Ces informations sont essentielles pour que l’employeur puisse vérifier la validité de la dépense, la comptabiliser et procéder au remboursement auprès de l’employé.
Comment gérer les notes de frais ?
La gestion des notes de frais pour l’entreprise peut être facilitée en suivant quelques étapes clés. Si vous souhaitez mettre en place ces bonnes pratiques au sein de votre entreprise, soyez attentifs : nous les détaillons ci-dessous 😉
- Établir une politique de notes de frais. Définissez les règles qui encadrent les dépenses des employés et les modalités de remboursement (dates, types de remboursement : virement ou chèque, etc). Cette politique doit être claire, précise et communiquée auprès de l’ensemble des salariés.
- Mettre en place un processus de validation interne. Chaque note de frais doit d’abord être validée par un responsable compétent, chargé de la comptabilité, avant d’être soumise au remboursement. Ce contrôle permet surtout de vérifier la conformité des dépenses pour éviter d’éventuels abus.
- Assurer un suivi rigoureux. Les notes de frais ne se gèrent pas uniquement grâce à la bonne volonté des collaborateurs. Pensez alors à tenir à jour un registre pour suivre les dépenses et contrôler le budget alloué aux remboursements.
- Enfin, opter pour un logiciel de gestion des notes de frais : différents outils, comme Tiime ou Kiwili facilitent la gestion des notes de frais. Ils permettent notamment d’automatiser certaines tâches, de stocker les données et de générer des rapports.
Les erreurs à éviter dans la gestion des notes de frais
Pour une gestion optimale des notes de frais, il existe des erreurs courantes à éviter. Nous les détaillons ci-dessous pour vous en prémunir :
- Ne pas avoir de politique de notes de frais. Cela pourrait entraîner des malentendus entre les employés et les responsables, ou des dépenses incontrôlées. Comme vous l’aurez compris, il existe alors un risque pour la comptabilité de l’entreprise.
- Ne pas communiquer clairement sur la politique de notes de frais. Pour éviter cette erreur, tenez informé vos employés des règles en vigueur. Connaître l’ensemble de ces règles leur permettront ainsi de mieux les respecter.
- Manquer de rigueur dans le suivi des dépenses : un suivi régulier est indispensable pour maîtriser les coûts et détecter rapidement les anomalies.
- Valider les notes de frais sans vérification. Il est important pour les comptables de vérifier les dépenses afin éviter tous abus des équipes et de garantir la conformité des dépenses en vérifiant qu’elles sont bien liées à un besoin de l’entreprise.
Les avantages d’une bonne gestion des notes de frais
Une gestion efficace des notes de frais présente plusieurs avantages pour l’entreprise, parmi lesquels :
- Des économies financières : le contrôle des dépenses permet de réaliser des économies sur le budget alloué aux remboursements.
- Une meilleure maîtrise de votre budget. En mettant en place un suivi rigoureux des notes de frais, vous faciliterez ainsi la planification budgétaire et la prise de décision.
- La satisfaction des employés : en étant remboursés rapidement, conformément à la politique de l’entreprise, les employés se sentent mieux considérés et sont alors plus motivés.
- La mise en conformité avec la législation : respecter les règles fiscales et sociales s’avère indispensable afin d’éviter des sanctions ou des redressements. La bonne gestion des notes de frais facilite cette mise en conformité.
Quel est le rôle des logiciels de gestion des notes de frais ?
Les applications de gestion des notes de frais facilitent la gestion des dépenses professionnelles, tant pour les salariés que pour les managers. Elles offrent de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles nous retrouvons :
- L’automatisation du processus : saisie des dépenses, validation, envoi du document, remboursement… Ces applications automatisent les étapes de la gestion des notes de frais pour gagner du temps.
- Le stockage et archivage des données : les logiciels de gestion de notes de frais centralisent et archivent toutes les informations liées aux dépenses.
- Les rapports analytiques : ces outils génèrent des rapports personnalisables qui facilitent aussi bien l’analyse que le suivi des dépenses. Vous pourrez ainsi repérer en un coup d’œil les plus gros postes de dépenses (frais de déplacement, déjeuner d’affaires, équipement, etc).
- Le contrôle des dépenses en temps réel : suivez les dépenses à mesure qu’elles sont effectuées grâce aux notifications et aux alertes. Vous pourrez ainsi prévenir tous risques ou abus potentiels de vos collaborateurs.
Sachez que les logiciels proposent, pour la plupart, une version de test gratuite. N’hésitez surtout pas à tester les différents outils pour les comparer et trouver celui qui répond le mieux à vos besoins.
Vous n’êtes pas sans ignorer que le choix d’un logiciel de gestion des notes de frais doit s’adapter à la taille de votre entreprise, à vos besoins ainsi qu’à votre budget. Pour cela, pensez à comparer plusieurs offres pour trouver celle qui convient le mieux à votre situation.
Pour aller plus loin dans l’automatisation de vos processus de comptabilité, n’hésitez pas à vous tourner vers un logiciel de facturation plus complet.
Onexpense, la gestion facilitée via l’intelligence artificielle
ONexpense est une solution de gestion de notes de frais offrant un gain de temps considérable. Prenez simplement en photo votre reçu ou votre facture et l’application reconnaît la dépense grâce à son intelligence artificielle.