Pour les entreprises en plein développement, les feuilles de calcul ne suffisent plus … Les systèmes ERP permettent de collecter et d’organiser les informations clés de l’entreprise. Ces logiciels aident les organisations à gérer l’ensemble de leurs activités quotidiennes le plus efficacement possible.
Dans cet article, nous définissons précisément ce qu’est un ERP et ce qu’il faut retenir avant de choisir une solution. À la fin de cet article, retrouvez un tableau récapitulatif des 7 meilleurs logiciels ERP pour TPE-PME.
Qu’est-ce qu’un ERP ? [Définition]
Le progiciel de gestion intégré (ERP) désigne un type de logiciel que les entreprises utilisent pour gérer les activités commerciales quotidiennes comme :
- La comptabilité,
- Les achats, les stocks,
- La gestion de projet,
- Les ressources humaines,
- La gestion des risques et la conformité,
- Les opérations liées à la chaîne d’approvisionnement.
Une suite ERP complète comprend également la gestion des performances de l’entreprise. C’est un logiciel qui permet de planifier, de budgétiser, de prévoir et de rendre compte des résultats financiers d’une organisation.
Les systèmes ERP relient une multitude de processus opérationnels et permettent la circulation des données entre eux. En recueillant les données transactionnelles partagées d’une organisation à partir de sources multiples, les systèmes ERP éliminent la duplication des données et assurent leur intégrité.
Aujourd’hui, les systèmes ERP sont essentiels à la gestion de milliers d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Pour ces entreprises, l’ERP est aussi indispensable et vitale que l’électricité.
Pourquoi choisir un ERP et que pouvez-vous en attendre ?
Il est impossible d’ignorer l’impact des ERP dans le business d’aujourd’hui. Lorsque les données et les processus d’entreprise sont regroupés dans des systèmes ERP, les entreprises peuvent aligner des services distincts et améliorer les flux de travail. Cela se traduit par des économies substantielles. Voici quelques exemples d’avantages commerciaux spécifiques :
- #1 La réduction des coûts
La proposition de valeur la plus importante des systèmes ERP est qu’ils peuvent faire économiser de l’argent à votre entreprise de plusieurs façons. Premièrement, en automatisant de nombreuses tâches simples et répétitives, vous minimisez les erreurs. Deuxièmement, la visibilité à l’échelle de l’entreprise permet de repérer plus facilement les inefficacités qui font augmenter les coûts et conduit ainsi à un meilleur déploiement de toutes les ressources. - #2 La flexibilité
Les logiciels ERP offrent également la flexibilité nécessaire pour prendre en charge des processus et des objectifs uniques. Le système donne aux administrateurs la possibilité d’élaborer des flux de travail propres à l’entreprise et de créer des rapports automatiques pour les différents services. Un ERP renforce l’innovation et la créativité de votre entreprise. - #3 La collaboration
Les employés sont plus efficaces lorsqu’ils travaillent ensemble. Les solutions ERP facilitent le partage d’informations – comme les bons de commande, les contrats et les dossiers de support client – entre les équipes. Ce type d’outil donne à tous les employés un accès aux données en temps réel sur les fonctions commerciales connexes. - #4 Efficacité accrue
Avec tous les flux de travail et toutes les informations en un seul endroit, les employés ayant accès au système peuvent voir l’état des projets et les performances des différentes fonctions de l’entreprise en rapport avec leur travail. Cette visibilité est très précieuse pour les dirigeants, et elle est bien plus rapide et facile que de rechercher les bons documents et de demander constamment des mises à jour à ses collègues. - #5 Analyses des données
Les données ne sont utiles que si les entreprises peuvent les analyser et les comprendre, et un ERP y contribue. Les solutions les plus performantes disposent d’outils de reporting et d’analyse impressionnants qui permettent aux utilisateurs de suivre les indicateurs clés de performance, mais aussi d’afficher toutes les mesures et comparaisons dont ils peuvent rêver. Un tel outil peut aider une entreprise à comprendre comment un changement ou un problème de processus dans un département affecte le reste de la société. - #6 La scalabilité
Le bon système ERP sera suffisamment évolutif et flexible pour répondre aux besoins de votre entreprise aujourd’hui et dans un avenir prévisible. Les systèmes cloud, en particulier, s’adaptent aux changements opérationnels mineurs et majeurs, même si la quantité de données que l’entreprise saisit augmente. - #7 La sécurité des données
Les fournisseurs d’ERP comprennent que votre système abrite des données critiques et sensibles et prennent les mesures nécessaires pour en assurer la sécurité. Dans un monde où les cyberattaques augmentent, cela est plus important que jamais. - #8 Informations détaillées sur l’entreprise
Comme les ERP peuvent accéder à des données en temps réel provenant de l’ensemble de l’entreprise, ces systèmes peuvent découvrir des tendances importantes et fournir des informations détaillées sur l’entreprise. Cela conduit à une meilleure prise de décision par les dirigeants qui ont désormais un accès facile à toutes les données pertinentes. - #9 La personnalisation
Si vous avez beaucoup de processus spéciaux, recherchez un système extensible qui permet à votre personnel informatique d’ajouter des fonctionnalités, ou qui peut s’intégrer à des solutions maison ou plus anciennes. Toutefois, avant d’opter pour la voie du « sur-mesure », examinez de près vos processus. Les fonctionnalités et les configurations préétablies que prennent en charge les solutions ERP modernes sont basées sur les meilleures pratiques recueillies auprès de milliers d’entreprises. - #10 Gestion des clients et des partenaires
Un ERP peut renforcer les relations d’une entreprise avec ses partenaires et ses clients. Il peut fournir des informations sur les fournisseurs, les transporteurs ou encore les prestataires de services. En ce qui concerne les clients, la solution peut suivre les réponses aux enquêtes, les tickets d’assistance, les retours et bien d’autres choses encore, afin que l’entreprise puisse prendre le pouls de la satisfaction de ses clients.
6 points d’attention si vous voulez vous équiper d’un logiciel ERP
Après vous avoir détaillé ce que vous pouvez attendre d’un logiciel ERP, voyons désormais les 6 points d’attention à retenir :
| Les logiciels ERP coûtent cher | Les ERP sont devenus beaucoup plus abordable grâce aux systèmes SaaS qui facturent des frais récurrents et à l’arrivée sur le marché d’un grand nombre de solutions conçues pour les petites et moyennes entreprises. |
| Les logiciels ERP nécessitent une formation | Comme toute nouvelle technologie, l’ERP a une courbe d’apprentissage. Toute personne qui utilisera le logiciel aura besoin d’un certain niveau de formation. |
| La conversion des données dans un logiciel ERP coûte cher | Lorsque vous passez à un nouvel ERP, vous devrez peut-être convertir certaines données dans un format compatible avec la nouvelle plateforme. Cela peut entraîner des coûts et des retards imprévus. Passez en revue vos bases de données et travaillez avec votre équipe informatique pour identifier les problèmes potentiels de compatibilité des données. |
| Les logiciels ERP sont complexes | Un système ERP regorge de fonctionnalités, ce qui peut être décourageant pour vos salariés. Les logiciels d’aujourd’hui sont beaucoup plus faciles à utiliser. Les employés n’accédent qu’aux modules et aux tableaux de bord nécessaires à leur travail, ce qui peut rendre le système plus accessible. |
| La maintenance d’un logiciel ERP coûte cher | Par le passé, la maintenance était une dépense importante qui dissuadait les petites entreprises d’adopter un ERP. Ce problème est moins important avec un système SaaS, car le fournisseur se charge de toute la maintenance – et tout cela est intégré dans le prix de l’abonnement. Examinez minutieusement un fournisseur potentiel pour s’assurer qu’il offre un véritable système SaaS géré par le fournisseur. |
| Les logiciels ERP ne résolvent pas les problèmes de processus | Si vous avez des processus sujets aux erreurs ou inefficaces, un ERP ne les réparera pas nécessairement. Il peut toutefois mettre en évidence les problèmes liés à vos opérations et vous aider à réfléchir à de meilleures méthodes de travail. |
Notre recommandation : choisir un logiciel ERP dans le cloud
Aujourd’hui, la tendance est au cloud ! Des solutions cloud, ce sont des solutions hébergées de manière sécurisée par l’éditeur et facturées comme des services. C’est ce qu’on appelle le SaaS (Software as a Service). Le principe est très simple : vous payez un abonnement mensuel ou annuel dont le prix dépend du nombre de modules activé, mais aussi du nombre d’utilisateurs.
Cet abonnement est un abonnement « all inclusive », qui inclut également tous les services additionnels, comme la maintenance, le service client, les mises à jour, etc.
Enfin, les solutions cloud sont plus faciles à connecter aux autres outils (via des connecteurs ou APIs). Elles sont également accessibles sur n’importe quel appareil pourvu d’une connexion internet, coûtent moins cher et sont généralement plus modernes (au niveau de l’interface et des fonctionnalités) que les ERP On-Premise.
Le Cloud est le sens de l’histoire. Nous vous conseillons donc chaudement de choisir un logiciel ERP cloud.
Les fonctionnalités les plus courantes dans un logiciel ERP
Un logiciel ERP, est un logiciel doté de plusieurs modules fonctionnels couvrant les principaux besoins des entreprises en matière de planification des ressources. Les fonctionnalités/modules courants sont :
- La gestion comptable et financière : un tel module permet de centraliser l’ensemble des données liées à la comptabilité et à la santé financière de l’entreprise. Comptabilité client et fournisseur, gestion des achats, facturation ou encore gestion des paies, ce type de module est absolument essentiel lorsque vous choisissez un logiciel ERP.
- La gestion des stocks : gérer automatiquement ses stocks est le rêve de toute entreprise. Avec un module de gestion des stocks, c’est possible ! Gestion automatique des stocks, saisie simplifiée, vérification des stocks en temps réel, etc. tous les mouvements éventuels seront scrutés et analysés afin de prendre les meilleures décisions possibles.
- Les Ressources Humaines : au sein d’un ERP, un module RH permet de suivre toutes les informations importantes liées aux employés. Par exemple, le temps de travail, la prise de congés, les performances de chacun mais aussi les prestations sociales dont ils ont le droit n’auront plus aucun secret pour vous.
- La gestion de la relation client : un ERP peut également avoir un module CRM, un acronyme que vous connaissez bien. Un tel module recensera l’ensemble des communications avec vos clients, sur tous les canaux. Il permet également de suivre la réaction de vos équipes (commerciales, marketing, etc.) face à ces interactions.
- La gestion de projet : si vous travaillez en équipe, un module de gestion de projet est indispensable. Gérer les plannings, les tâches en cours et à faire, et avoir une vision globale de chaque projet, voici à quoi vous attendre avec un tel module.
- La gestion du service client : toutes les entreprises, peu importe leur taille, attachent une grande importance au service client. Un service client efficace, c’est veiller à la bonne réputation de son entreprise. Un tel module peut donc suivre les tickets d’assistance en cours, régler les litiges éventuels et même de superviser les réclamations.
- Le marketing : pour finir, voici un autre module que toutes les entreprises apprécient. En effet, il est capable de mettre en place des campagnes marketing avec ciblage et segmentation précis, mais aussi de créer des e-mails personnalisés et de suivre les performances de tout cela.
Tarif d’un système ERP pour TPE / PME
Un tableau qui donne des fourchettes de prix pour les 2 grandes familles d’ERP : les classiques (”On Premise”) et les ERP cloud.
| Tarifs | Caractéristiques | |
|---|---|---|
| ERP classiques | Entre 500 et 2 500€ par utilisateur. |
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| ERP cloud | Entre 50 et 150€ par utilisateur et par mois. |
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Le prix d’un ERP est variable. Il dépend :
- Des modules et des fonctionnalités choisies.
- Du nombre d’utilisateurs.
- Du niveau d’accompagnement par l’éditeur : SAV, maintenance, installation.
Attention cependant : Le coût d’un projet ERP ne se limite pas au coût du logiciel et de l’accompagnement par l’éditeur. Il faut également prévoir :
Coût de sélection du logiciel ERP
Le choix d’un ERP ne s’improvise pas. Il faut prendre le temps de définir les objectifs, les besoins métiers, de qualifier les cas d’usage et les fonctionnalités cibles. Ensuite, construire un petit cahier des charges et une grille d’analyse. Enfin, appels d’offres pour comparer les solutions et tester les éditeurs.
Plusieurs réunions, idéalement des ateliers d’équipes mais aussi plusieurs journées pour qualifier au mieux le besoin. En cas d’accompagnement par un cabinet de conseil, prévoir au moins 12 000 euros pour la qualification du besoin et la construction du cahier des charges.
En contexte TPE-PME, on peut avoir une approche plus light et choisir le logiciel sans cabinet de conseil, sans accompagnement externe. Mais, soyez conscient que cela prendra du temps à vos équipes. Il est également possible de partir d’un modèle de cahier des charges, comme celui-ci par exemple : https://alter-si.fr/cahier-des-charges-erp/
Coût de mise en œuvre
Une fois le logiciel choisi, il faut l’installer dans l’entreprise et l’intégrer dans le système d’information. Une étape assez technique, je pense notamment à la création des flux de données avec vos autres systèmes (outil de comptabilité, outil de caisse, CMS, CRM, etc.), mais aussi la personnalisation des écrans, des reportings, etc.
L’éditeur va vous aider à la marge sur cette étape. Ne comptez pas uniquement sur lui. Il est très souvent nécessaire de faire appel à un intégrateur. Comptez entre 5 000 et 15 000 euros pour un petit projet. Plusieurs dizaines de milliers d’euros si vous êtes une grosse PME.
À cela s’ajoute la formation des équipes au nouveau logiciel. Au moins 2 ou 3 jours de formation. Comptez entre 5000 et 6000 euros si vous faites appel à un formateur expert.
Coût de maintenance
La maintenance est en partie offerte : vous avez un chargé de compte ou customer success manager que vous pouvez contacter pour les petites demandes. Mais l’évolution du logiciel (ajout d’un module par exemple) engendre des coûts et n’est pas prise en charge dans le contrat de maintenance.
D’ailleurs, le périmètre d’accompagnement est un élément clé dans le choix d’un logiciel ERP. Avez-vous un chargé de compte dédié ? Si oui, combien d’heures par mois ? Posez-vous plusieurs questions clés avant de faire un choix !
Les 7 meilleurs logiciels ERP pour TPE – PME
Pour terminer, voici un tableau vous présentant rapidement les 7 meilleurs logiciels ERP pour TPE – PME :
| Présentation | Caractéristiques | |
|---|---|---|
| L’ERP de SAP permet de gérer l’ensemble de vos activités, de la comptabilité de votre TPE-PME aux finances, en passant par les stocks, les ventes, les relations avec les clients, le reporting et les analyses. SAP Business One peut rationaliser les processus clés pour vous donner une meilleure vision de votre entreprise et vous permettre de prendre des décisions basées sur les données et informations en temps réel. |
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| Sage X3 est idéal pour les entreprises de taille moyenne qui souhaitent bénéficier des fonctionnalités d’un grand ERP sans les coûts et la complexité. Ce système ERP très populaire gère les ventes, les finances, les stocks, les achats, la gestion de la relation client et la fabrication en une seule solution logicielle ERP intégrée. |
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| Odoo est l’un des principaux logiciels ERP open source. Il couvre un large éventail d’apps et de modules tels que le CRM, les ventes, la gestion de projet, les ventes, la gestion des ressources humaines, etc. |
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| Divalto est un poids lourd des ERP français et travaille aujourd’hui avec plus de 12 000 entreprises. Leur ERP est plutôt destiné aux PME et comprend un CRM, un module de gestion de paie, de la production et gestion commerciale, entre autres. Toutes les qualités d’un ERP adapté aux plus petites entreprises. |
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| Wavesoft est un éditeur français de logiciel sur le marché depuis plus de 20 ans. Son ERP est composé de 10 modules couvrant tous les besoins courants d’une entreprise : comptabilité, production, service client, etc. Un besoin particulier ? Vous pouvez choisir le ou les modules qui vous convient. |
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| SYSPRO est une solution ERP conçue pour les fabricants et les distributeurs. C’est une solution entièrement intégrée, qui comprend des applications de comptabilité, de gestion des stocks, de gestion des commandes, de gestion de la relation client (CRM), de veille économique, et bien d’autres choses. |
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| Archipelia est un ERP destiné aux PME et ETI, qui permet de gérer tous les aspects d’une entreprise. C’est une solution 100% web où vous pouvez accéder depuis n’importe quel support et de n’importe où. |
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Si vous souhaitez une liste plus précise et plus détaillée des meilleurs logiciels ERP, je vous invite à lire cet article :