Vous créez un site internet, lancez une campagne de publicité ou passez dans un mode de travail agile ? Vous aurez alors besoin de créer une roadmap de projet pour organiser vos objectifs, vos étapes et vos ressources. La roadmap permet de visualiser et suivre le parcours prévu pour atteindre vos ambitions business. On y retrouve l’ensemble des jalons et ressources associés à chaque étape pour anticiper les besoins et les problèmes éventuels.
Nous vous livrons, dans cet article, des conseils pour créer une roadmap projet efficace. Pour les plus réticents, nous vous rappelons tous les avantages pour votre projet, vos équipes et votre pilotage.
Qu’est-ce qu’une roadmap projet ?
Une roadmap de projet est un document qui décrit les étapes et les activités principales d’un sujet dans l’ordre chronologique. Elle offre une représentation visuelle des tâches à accomplir pour atteindre les objectifs fixés par l’entreprise et permet de suivre l’évolution du projet.
La roadmap sert également à aligner les attentes entre les différentes parties prenantes (dirigeants, investisseurs, salariés, ect) et à faciliter la communication entre les membres de l’équipe.
Les éléments clés d’une roadmap de projet
Pour être efficace, une roadmap doit contenir plusieurs éléments clés :
- Les objectifs du projet : il faut définir clairement quels sont les buts visés par le projet et les résultats attendus. Ces objectifs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis). Un objectif SMART pourrait par exemple être : multiplier par 2 le nombre de visites de notre site provenant des publicités en ligne (SEA, mots-clés et publicités social media) d’ici 6 mois.
- Les principales étapes du projet : il s’agit des phases importantes que le projet doit traverser pour parvenir à ses objectifs. Ces étapes peuvent être des livrables, des jalons ou des événements clés comme la présentation au Codir.
- Les activités et tâches : chaque étape du projet nécessite un ensemble d’actions à réaliser pour progresser vers l’objectif. Ces activités doivent être décrites en détail dans la roadmap. Elles serviront de « pour action » aux équipes concernées qui veilleront à réaliser l’ensemble des points listés.
- Les ressources nécessaires : il est essentiel d’estimer les besoins en termes de personnel, de matériel et de budget pour mener à bien le projet.
- Le planning prévisionnel : une roadmap doit inclure un calendrier de gestion de projet avec des dates de début et de fin estimées pour chaque étape.
- Les indicateurs de performance : pour suivre l’évolution du projet et mesurer sa réussite, il conseillé de définir des indicateurs (KPI) et leurs valeurs cibles.
Les avantages d’une roadmap projet
Créer une roadmap présente plusieurs avantages pour améliorer la planification, l’exécution et le suivi global du projet. Nous détaillons ces principaux bénéfices ci-dessous :
- Amélioration de la planification : grâce à une vision globale des étapes et des tâches à réaliser pour chacune d’entre elle, il devient plus facile de répartir les ressources (humaines, techniques) et d’établir un calendrier réaliste. Si vous lancez un nouveau site web, par exemple, vous pourrez avoir un retro-planning détaillé de toutes les étapes, de la réflexion sur le site web, à la conception, au design sans oublier le développement et le recettage.
- Anticipation des risques : en identifiant les zones d’incertitude ou les contraintes potentielles dès le début du projet, on peut mettre en place des mesures proactives pour les atténuer. En visualisant les dépendances et les interactions entre les différentes tâches, il est plus facile de détecter les risques et de prendre des mesures adéquates. Vous pourrez ainsi définir le chemin critique du projet.
- Meilleure communication : la roadmap offre un support de référence pour communiquer sur l’état d’avancement du projet et les attentes envers les parties prenantes. Il permet d’identifier les points de tension du projet pour y répondre efficacement en apportant des solutions. Par exemple : renforcer vos équipes, faire appel à un freelance extérieur pour une compétence spécifique ou vous équiper d’un outil.
- Suivi des progrès : avec une roadmap claire, vous pourrez suivre l’évolution du projet et de vérifier si les objectifs sont atteints dans les temps. Vous pourrez, par exemple, suivre les objectifs à atteindre chaque semaine ou chaque mois en fonction de vos équipes. Pour cela, vous pourrez vous aider d’un outil de gestion de projet comme Asana ou Notion.
- Flexibilité accrue : en cas de changement ou d’imprévu, la roadmap permet de réajuster rapidement les priorités et le planning sans compromettre les objectifs du projet.
- Motivation de l’équipe : Une roadmap claire et réalisable motive l’équipe en lui donnant une vision concrète des objectifs à atteindre. Elle permet également de célébrer les jalons accomplis pour féliciter les collaborateurs des efforts réalisés. En somme, cela permet de maintenir la motivation tout au long du projet.
- Historique et apprentissage : Une roadmap sert également d’historique du projet, ce qui facilite l’apprentissage et l’amélioration continue des processus. En analysant les réussites et les échecs, il est possible d’identifier les bonnes pratiques et les leçons apprises pour les projets futurs. Cette vision globale, détaillée étapes par étapes, permet aux personnes rejoignant le projet en cours de route d’avoir un historique complet du travail réalisé, et de comprendre par où sont déjà passées les équipes projet.
Comment créer une roadmap projet ?
Pour élaborer une roadmap efficace, voici quelques étapes nécessaires à suivre :
Définir les objectifs et les résultats attendus
Avant de commencer à construire votre roadmap, il est crucial de déterminer les objectifs du projet et ce que vous souhaitez atteindre. Prenez le temps de discuter avec toutes les parties prenantes pour comprendre leurs besoins et aligner vos attentes. Assurez-vous que les objectifs définis sont réalistes et mesurables.
Identifier les principales étapes du projet
Une fois les objectifs établis, identifiez les étapes clés nécessaires pour les atteindre. Ces étapes peuvent être des livrables, des jalons ou des événements importants qui marquent la progression du projet. Listez ces étapes dans l’ordre chronologique et attribuez-leur des dates prévisionnelles de début et de fin.
Lister les activités et les tâches
Pour chaque étape du projet, déterminez quelles sont les actions à réaliser pour avancer vers l’objectif. Décrivez ces activités en détail et estimez la durée nécessaire pour les accomplir. N’hésitez pas à utiliser des outils de gestion de tâches ou des logiciels de planification pour faciliter ce travail.
Si vous faites appel à des prestataires externes, comme des freelances, estimer la durée de la mission permet de définir les frais qui seront associés à ce projet.
Estimer les ressources nécessaires
Évaluez les besoins en personnel, en matériel et en budget pour mener à bien le projet. Prenez en compte les compétences requises pour chaque tâche et assurez-vous de disposer des bons profils dans de votre équipe. Anticipez aussi les coûts liés aux équipements, aux fournitures et aux services externes.
Créer un planning prévisionnel
Sur la base des informations recueillies, construisez un calendrier avec des dates estimées pour chaque étape du projet. Veillez à inclure des marges de manœuvre pour faire face aux imprévus et aux changements éventuels. Cela vous permettra d’adapter votre planning de production en fonction des réalités de l’entreprise pour passer plus de temps sur des tâches jugées difficiles. Assurez-vous que le planning est réaliste et cohérent avec les contraintes de temps et de ressources identifiées.
Choisir les indicateurs de performance
Définissez quels seront les KPI (Key Performance Indicators) utilisés pour mesurer la réussite du projet. Ces indicateurs peuvent être liés aux objectifs initiaux, aux livrables ou aux jalons atteints dans les temps. Fixez des valeurs cibles pour chacun de ces indicateurs et suivez leur évolution tout au long du projet.
Parmi les indicateurs clés de performance, vous pourrez retrouver : le nombre de visiteurs sur le site, le panier moyen d’achat, le taux de conversion, ect.
En suivant ces conseils et en adaptant votre roadmap aux particularités de votre projet, vous disposerez d’un outil indispensable pour assurer une gestion efficace de vos activités et atteindre vos objectifs avec succès.
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