La digitalisation, ce terme dont on entend parler depuis des années…Devenu généraliste, il s’applique à de nombreux champs de l’économie, que ce soit au travers de l’essor du e-commerce, du marketing personnalisé qui passe par les ordinateurs et smartphones, des réseaux sociaux sur lesquels s’est développé le marché de l’influence ou encore du parcours client de plus en plus omnicanal.
De plus, nous assistons chaque année à la sortie des derniers smartphones, tablettes, ordinateurs ou encore montres connectées qui offrent toujours plus de fonctionnalités et de praticité sur le web aux utilisateurs.
Et voilà qu’au tout début de l’année 2020, la planète se retrouve figée avec l’apparition d’un virus. Fermetures des frontières, mesures de confinement, arrêt partiel des activités non liées directement à la santé… voilà que les entreprises ont dû accélérer leur adaptation aux outils digitaux de gestion et de communication pour une reprise de leurs activités, avec des employés confinés à domicile.
Annoncée récemment par le Directeur de l’Organisation Mondiale de la Santé, malgré la venue d’une huitième vague en France pour cet automne, il semblerait que la fin de la crise sanitaire de la Covid-19 soit proche avec des données de contaminations des plus faibles depuis le début de cette crise.
Cependant, depuis plus d’un an maintenant, le fonctionnement des entreprises n’a pas retrouvé son état pré-Covid. La nouvelle forme du travail à distance a séduit de nombreux collaborateurs et les outils nécessaires pour conserver un travail d’équipe ont fait leurs preuves.
Le principal constat de la digitalisation accélérée des entreprises est celui d’une meilleure adéquation entre l’évolution sociale des conditions de travail et du bien-être des collaborateurs avec une performance managériale maintenue voire améliorée grâce à ces outils.
Avant de voir les différents outils digitaux spécialisés pour une gestion interne des entreprises performante en 2022, faisons un tour d’horizon sur les changements très récents des conditions de travail souhaité par les collaborateurs, désormais plus envieux d’un juste équilibre vie professionnelle et vie personnelle.
L’évolution sociale du travail en entreprise : comment le digital a fait évoluer la vision du travail en 2022 ?
Bien évidemment, le milieu de l’entreprise a grandement évolué depuis la révolution industrielle datant de la fin du XIXème siècle, que ce soit au niveau des secteurs d’activités ou au niveau des conditions et des habitudes de travail.
De plus, il a été prouvé dans de nombreuses études que des employés heureux, épanouis et investis personnellement deviennent plus performants dans l’entreprise. Voyons comment les employés de 2022 recherchent un épanouissement personnel grâce à leur activité professionnelle.
La question d’une balance équilibrée entre vie professionnelle et vie personnelle des employés n’est pas si récente. En effet, depuis l’essor du secteur tertiaire dans l’économie des pays développés, le nombre d’emplois liés à des compétences intellectuelles, et sans implication physique directe sur place dans l’activité pratiquée, est en très forte augmentation depuis les années 2000.
Cette tendance a sans surprise été possible grâce à l’émergence des Technologies de l’Information et de la Communication (les TIC) et de l’utilisation du web et d’Internet dans l’activité des entreprises.
Cependant, il parait également depuis une vingtaine d’années que la vision que les employés ont de leur vie professionnelle ait évoluée en faveur d’un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle. C’est aussi un challenge pour les responsables d’entreprises, puisque rappelons-le, l’employé heureux de son quotidien est plus productif.
Cette recherche de la bonne combinaison entre le temps alloué à l’activité professionnelle (qui plus est doit être gratifiante et stimulante pour la personne) et celui alloué à la vie personnelle s’est définitivement ancrée dans les sociétés développées avec la crise sanitaire de la Covid-19.
En effet, avec des restrictions obligeant les actifs à travailler de chez eux, le planning hebdomadaire classique s’est assoupli avec plus de télétravail possible et une meilleure souplesse des horaires justement réparties sur la semaine par l’employé.
En effet, selon une étude menée en 2021 par Davies Hickman Partner Ltd, l’organisme spécialisé en communication en entreprise Avaya, il ressort que dans la recherche d’emploi, les conditions de travail sont désormais un critère principal.
En recherche de mobilité et de responsabilités confiées par leurs employeurs, une grande majorité des actifs français souhaitent conserver un système hybride qui combine la présence en entreprise et le travail à domicile dans la semaine. Mais alors comment les manageurs peuvent conserver la bonne productivité de leurs équipes sans que tous les collaborateurs soient au bureau 5 jours dans la semaine et sur les mêmes tranches d’horaires ?
Le développement de nouvelles méthodes de travail pendant la Covid-19
Selon une étude de la Dares publiée en juin 2021, le télétravail en France avait atteint un pic de 41% des salariés en 2020, aux plus forts moments de la crise sanitaire. Désormais, c’est en moyenne 1 salarié sur 3 qui travail à distance.
Ce chiffre exclut donc les salariés dont l’activité oblige une présence sur le terrain ainsi que les indépendants et entrepreneurs qui eux pratiquaient le télétravail depuis plus longtemps.
Ainsi, les entreprises ont dû s’adapter et développer des nouvelles méthodes de travail incluant ceux dans les bureaux et les travailleurs mobiles. Les réunions se passent désormais avec des applications d’appels en « visio », les projets sont organisés et suivis avec des logiciels spécifiques de gestion des tâches et des équipes, et d’autres fonctions comme les ressources humaines par exemple se sont également digitalisées.
Voyons quelques outils digitaux qui favorisent l’efficacité de la gestion interne des entreprises avec des collaborateurs mobiles.
Les outils digitaux adaptés pour une gestion interne globale de l’entreprise plus efficace
#1 La communication interne
La grande problématique qui s’est posée aux responsables d’entreprise est la suivante : comment avoir une bonne communication entre des employés présents dans leurs bureaux et le reste des équipes et conserver une bonne productivité ?
Grâce à des outils digitaux, des logiciels et des applications, la communication interne est désormais possible peu importe d’où travaillent les employés. De plus, le grand avantage de cette communication interne digitale est qu’elle permet de garder une trace écrite des échanges.
Ainsi, des applications comme Skype, Google Meet, Zoom, Slack ou encore Microsoft Teams offrent des solutions de réunions en visioconférences, à deux ou à plusieurs participants, avec des fonctionnalités permettant des partages d’écrans. Certaines proposent également des discussions chat par messages.
#2 Gestion de projet : du brainstorming aux tests A/B
Concernant la gestion de projet, les manageurs peuvent être frileux à l’idée de ne pas avoir toute l’équipe en charge du projet en présentiel et ils peuvent craindre une moins bonne réussite finale à cause de la planification des tâches et des ressources dans le temps.
Cependant, dès le brainstorming, des outils digitaux telles que la carte mentale en ligne vous permettent de regrouper toutes les idées de l’équipe et de les organiser, tout comme la méthode plus traditionnelle des post-it sur un grand tableau. L’avantage ? Le brainstorm sera consultable et modifiable en ligne tout au long du projet par les collaborateurs impliqués.
Ensuite pour la planification temporelle des tâches vous pouvez utiliser des logiciels comme GanttPro.
Concernant l’avancée du projet et l’attribution des tâches aux membres de l’équipe, Asana est le logiciel idéal ! Le logiciel Trello avec son système de fiches et de cartes vous permet également de bien attribuer les tâches aux bonnes personnes, et également de les classer dans leur état d’avancement.
#3 Les ressources humaines
La digitalisation interne des entreprises offre des outils aux différents départements de l’organisation.
Par exemple, pour les ressources humaines, des outils digitaux facilitent les missions des collaborateurs :
- Pour le recrutement, des plateformes comme HelloWork, Indeed ou LinkedIn permettent de publier des annonces d’emplois et de collecter les candidatures.
- Concernant la gestion des dossiers, PeopleDoc offre un stockage numérique facilitant le tri et la sécurité des informations confidentielles des salariés.
- Pour un suivi hebdomadaire de la charge de travail et du bien-être de vos employés, des solutions comme Popwork permettent d’élaborer un petit questionnaire à destination de chacun de vos employés. Certains seront d’ailleurs plus disposé sur ces outils en ligne à aborder certains sujets concernant leur charge de travail, leurs objectifs ou ambitions, un quelconque problème au sein de l’équipe voire même un problème personnel.
- Enfin, dans la gestion des rémunérations, la solution Payfit permet de gérer les rémunérations et d’éditer les fiches de payes disponibles pour chaque employé sur leur compte utilisateur. De plus, ces derniers pourront faire leur demande de congés et renseigner leurs notes de frais professionnels.
Vous l’aurez compris, les entreprises sont clairement entrées dans la sphère du digital. Grâce aux nombreuses solutions digitales proposées sur le marché, il est désormais possible de bien faire tourner tous les départements de l’entreprise, en favorisant les envies professionnelles de chaque employé et le tout au service d’une meilleure productivité ! Chaque entreprise est unique, c’est pourquoi ce sera à vous de tester différentes solutions digitales pour trouver celles qui correspondent au mieux au fonctionnement de votre structure et à ses collaborateurs !