Temps dédiés aux clients, gestion de l’administratif, communication, prospection, imprévus… Autant d’éléments à prendre en compte quand on est auto-entrepreneur et qui peuvent nous faire perdre un temps précieux. Si cela peut paraitre simple de prime abord, savoir bien gérer son temps et bien gérer les priorités de sa micro entreprise n’est pas une mince affaire.
C’est pourquoi nous allons vous dévoiler dans cet article les quelques astuces et conseils pratiques qui pourraient révolutionner votre micro entreprise.
Découvrez ici les outils principaux pour optimiser votre productivité et surmonter les défis liés à la gestion du temps, afin de maximiser l’efficacité et la rentabilité de votre activité entrepreneuriale.
Sommaire
L’essentiel à retenir de la gestion du temps auto entreprise
- Bien gérer son temps de travail lorsque l’on est auto-entrepreneur est crucial. Le fait d’être bien organisé et d’avoir une bonne visibilité sur les taches à faire permet non seulement d’être efficace et pertinent dans son travail, mais également de se préserver.
- Il existe de nombreuses astuces pour mieux gérer son temps de travail. Que ce soit via la délégation de taches répétitives, la hiérarchisation des priorités ou encore l’adoption de méthodes de travail personnelles, il est nécessaire d’adopter les astuces qui font sens pour votre business.
- De nombreux outils de gestion de temps sont disponibles. En plus de l’adoption de bonnes pratiques, étudiez les offres et logiciels qui existent sur le marché, et qui aident à une meilleure planification, organisation et gestion de son emploi du temps. Ils peuvent vous faire gagner un temps précieux.
Pourquoi la gestion du temps est cruciale pour les auto entrepreneurs ?
Equilibre Travail / Vie Personnelle
Être micro-entrepreneur, c’est être son propre patron. Par conséquent, vous êtes totalement libre dans le choix de vos horaires. Si vous n’êtes pas vigilant, cette flexibilité, qui est à la base un avantage, peut devenir un danger et menacer votre équilibre de vie.
En effet, en l’absence d’un cadre de travail bien défini, il peut être tentant de travailler plus pour avoir de meilleurs résultats. C’est pourquoi, il est extrêmement important de vous fixer des horaires de travail stricts.
Dans l’idéal, ces horaires doivent être utilisés pour effectuer l’ensemble de vos tâches afin d’éviter que votre travail n’empiète sur votre temps personnel. En dehors de ces heures dédiées à la gestion de vos projets, il est préférable de couper les notifications comme les e-mails ou les réseaux professionnels pour ne pas être tenté de travailler et vous donner pleinement à votre vie familiale.
Priorisation des Tâches
Dans la vie d’entrepreneur, une bonne priorisation des tâches est essentielle pour mener à bien ses projets. Cela évite non seulement que l’on s’éparpille et que l’on perde du temps sur des actions peu impactantes, mais permet aussi de gagner en productivité.
Pour ce faire, rédigez régulièrement une to-do list avec toutes les tâches importantes à réaliser. Classez-les ensuite en gardant en tête les objectifs que vous souhaitez atteindre.
Si cette priorisation vous semble peu naturelle, c’est normal ! De nombreux outils sont disponibles pour vous aider à y voir plus clair. Par exemple la loi du 80/20, aussi connue sous le nom « principe de Pareto », veut qu’environ 80% des effets résultent de 20% des causes.
Vous pouvez alors décider de vous concentrer en priorité sur les 20% des tâches qui vous permettront d’atteindre 80% des résultats espérés. Seulement, ce sera à vous de savoir ce que sont ces 20% puisqu’ils sont propres à chaque entreprise.
Adaptabilité aux Changements
Bien gérer son temps, c’est aussi maximiser sa capacité à faire face aux imprévus. En tant qu’auto-entrepreneur, vous vous retrouvez seul dans votre entreprise. Cela signifie que vous avez une marge de manœuvre moindre en cas d’imprévus.
En allouant efficacement votre temps, vous vous donnez la capacité de réagir rapidement et efficacement. Ainsi, vous pouvez faire face au mieux aux situations inattendues. En effet, une bonne gestion du temps offre une grande flexibilité dans la prise de décision, l’ajustement de l’emploi du temps et la réorganisation des priorités.
Cela vous permet donc de résoudre le problème de manière proactive, et ainsi minimiser un maximum les perturbations. Vos opérations peuvent ainsi se dérouler quasiment normalement !
Amélioration de la Qualité du Travail
Organiser minutieusement votre emploi du temps peut considérablement améliorer la qualité de votre travail. En effet, le fait de se consacrer sur une période définie (1h, 2h, 1/2 journée…) sur une seule tâche favorise fortement votre concentration. Vous êtes alors plus productif et la qualité de travail se trouve en général nettement améliorée.
Comme mentionné plus haut, bien gérer son temps permet un bon équilibre entre votre vie personnelle et professionnelle. Ainsi, en ne mélangeant pas ces deux univers, vous vous donnez l’opportunité d’être d’autant plus enthousiaste dans le rendu de votre travail.
Satisfaction Client
Comme vous l’avez compris, tout est lié. Fixer des horaires clairs et précis permet un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle, ce qui permet d’être d’autant plus efficace et pertinent dans votre travail… Ce qui a donc un impact positif sur la satisfaction de vos clients !
Planifier les étapes d’un projet et allouer des plages horaires spécifiques à chaque tâche vous assure de bien respecter les échéances convenues avec vos clients. Parce que vous avez de la visibilité sur votre travail, vous pouvez alors maintenir une communication transparente tout au long du processus.
Leur confiance en votre société est d’autant plus renforcée. Ils connaissent votre capacité à tenir vos engagements et livrer votre travail dans les délais impartis.
Croissance de l’Entreprise
La croissance de votre entreprise passe par deux facteurs. D’abord une meilleure satisfaction client, qui amène vos clients actuels à continuer de travailler avec vous. Vous pouvez également bénéficier du bouche-à-oreille en vous faisant recommander.
Un deuxième facteur est lié à l’organisation. Comme mentionné plus haut, bien gérer son temps c’est surtout savoir planifier et bien allouer son énergie en fonction des taches à faire.
Ainsi, grâce à cette technique, vous pouvez libérer des ressources précieuses pour vous concentrer sur des activités stratégiques et explorer de nouvelles opportunités de développement. Prenez une heure ou deux par jour pour analyser vos performances, rechercher des partenariats, démarcher de nouveaux clients…
Astuces pour gérer efficacement son temps comme auto entrepreneur
Planification Anticipée
Etre auto-entrepreneur demande de savoir gérer de nombreux éléments en même temps : les fournisseurs, la comptabilité, les relations clients, les démarches administratives… Pour éviter de s’y perdre, faites le pari de l’organisation.
Commencez d’abord par hiérarchiser les tâches à faire. Pour ce faire, vous pouvez utiliser une méthode couramment utilisée: la matrice d’Eisenhower. Celle-ci permet de classer les tâches en quatre catégories : urgent & important, important & non-urgent, urgent & non-important, et non-urgent & non-important.
En utilisant cette matrice, vous pouvez déterminer quelles tâches méritent votre attention immédiate et lesquelles peuvent être reportées ou déléguées.
Une fois que vous avez hiérarchisé les tâches à faire, planifiez-les sur le court (une journée), moyen (sur le mois) et long (sur l’année) termes. Pour ce qui est des tâches sur le court terme, n’hésitez pas à revenir dessus tous les matins. Accordez-vous 10 minutes en début de journée pour organiser votre planning des tâches les plus immédiates. Cela vous permettra d’y voir plus clair.
Pour créer votre planning, vous pouvez l’écrire à la main, sur excel ou utiliser des calendriers virtuel comme Google Agenda. Pensez aussi aux sites de “prise de rendez-vous”. Ces outils permettent à vos clients de prendre rendez-vous en ligne.
Liste de Tâches Prioritaires
Comme mentionné plus haut, vous aurez forcément des taches plus prioritaires que d’autres. Qu’il soit journalier, hebdomadaire ou mensuel, votre planning doit être organisé par ordre de priorité. Identifiez les deadlines pour chaque tache et leur importance par rapport à vos objectifs et vos moyens.
Dans le cas où votre planning serait trop chargé, n’hésitez pas à l’alléger en mettant au second plan les taches moins prioritaires. Si vous considérez par exemple que tel client peut attendre, reportez-le. Bien entendu, il faut vous assurer que les taches que vous avez supprimées ou mises en attente n’impactent pas la qualité de votre travail ou l’image que vous véhiculez auprès de vos clients.
Utilisation d’Outils de Gestion du Temps
Heureusement, il existe des outils qui peuvent vous aider à gagner du temps au quotidien. Ils automatisent certaines actions, simplifient votre organisation, félicitent votre communication ou encore stimulent votre créativité.
On compte parmi les principaux types:
- Des outils de gestion de projet : ils permettent de planifier, suivre et coordonner les différentes étapes d’un projet, qu’il s’agisse de créer un produit, de lancer un service ou de développer son entreprise. Il permet de définir les objectifs, tâches, échéances, budgets et indicateurs de performance.
- Des outils de prise de notes : ils offrent la possibilité de prendre des notes facilement et enregistrées automatiquement sur n’importe quel support. Ce sont en général des outils très interactifs, sur lesquels il est facile de retrouver ses notes historiques grâce à un système de classement par catégories, étiquettes ou mots-clés.
- Des outils d’organisation de l’agenda : de nombreux outils existent pour planifier facilement les rendez-vous, réunions ou événements. Google Agenda par exemple offre la possibilité de créer plusieurs agenda (personnel, professionnel, familial…), les synchroniser et les intégrer à d’autres services comme Gmail ou Google Meet.
Flexibilité dans l’Emploi du Temps
Adaptez votre emploi du temps pour répondre aux besoins changeants. Pour ce faire, vous pouvez :
- Réévaluer régulièrement l’emploi du temps et les priorités : prenez le temps chaque jour d’identifier à nouveau les tâches les plus importantes. Vous pourrez ainsi ajuster facilement votre emploi du temps en cas d’imprévu.
- Intégrer des plages horaires flexibles dans votre planning afin de faire face aux imprévus ou demandes clients de dernière minute. En laissant de la place pour l’imprévu, vous pourrez gérer les situations d’urgence sans compromettre les autres tâches prévues.
- Communiquez clairement avec vos clients et partenaires sur les changements de votre emploi du temps. La transparence et la flexibilité dans la communication peuvent contribuer à une meilleure gestion des attentes et à une collaboration plus efficace.
Automatisation des Tâches Répétitives
De nombreuses tâches répétitives viennent réduire la productivité d’une entreprise. Le problème, c’est que nous avons tendance à les réaliser par dépit sans chercher à les simplifier. Alors que de nombreux outils existent sur le marché pour y remédier.
Parmi les taches répétitives couramment rencontrées dans les entreprises, on compte :
- Le traitement des e-mails : répondre à des requêtes standardisées, trier des e-mails prioritaires ou encore supprimer des spams peut prendre beaucoup de temps, pour un résultat peu impactant.
- Le traitement des données : comme la sa saisie manuelle et la manipulation de données dans des feuilles de calcul.
- La planification de réunions : qui est parfois complexe car il faut coordonner les horaires de plusieurs parties.
- La publication de contenu : sur des sites webs, les réseaux sociaux…
- La facturation et suivi des paiements.
Bref, dans l’immense majorité des cas, toutes ces taches peuvent être facilement automatisées. On compte parmi les outils les plus connus Zapier ou encore Pipefy.
Blocage de Temps pour les Tâches Similaires
Regrouper des activités similaires dans des plages horaires dédiées est une excellente stratégie pour minimiser les interruptions et maximiser votre efficacité.
Voici comment vous pouvez organiser votre emploi du temps en regroupant des tâches similaires :
- Des blocs de « travail concentré » : Identifiez les types de tâches qui nécessitent une concentration intense, comme la rédaction ou la création de contenu. Réservez des plages horaires spécifiques dans votre emploi du temps pour ces activités. Cela minimisera les interruptions et favorisera un flux de travail ininterrompu.
- Des réunions et communications : Regroupez toutes vos réunions, appels téléphoniques et autres communications dans des plages horaires dédiées. Cela vous permettra de limiter les interruptions pendant vos périodes de travail concentré et de maximiser le temps consacré à des tâches productives.
- La gestion des e-mails et des messages : Réservez également des moments spécifiques dans votre journée pour gérer vos e-mails et autres communications électroniques. En traitant ces tâches en lot, vous évitez les distractions et pouvez vous concentrer sur d’autres activités par la suite.
- Les tâches administratives : Si vous avez des tâches administratives régulières à accomplir, regroupez-les dans des plages horaires dédiées. Cela maximisera votre efficacité pour ces taches parfois chronophages et peu intéressantes.
Délégation Responsable
En tant qu’auto-entrepreneur, identifier les tâches pouvant être déléguées est essentiel pour optimiser votre temps.
Parmi les taches facilement déléguées, on compte :
- Les démarches administratives : vous pouvez facilement déléguer la gestion de vos mails, des factures ou encore la tenue des registres à un assistant virtuel ou à un professionnel.
- Le soutien technique : comme 99% des auto-entrepreneurs, vous n’avez pas forcément de connaissances informatiques. En cas de problèmes techniques avec votre site web, vos logiciels ou vos outils en ligne, faites appel à un professionnel de l’informatique pour résoudre rapidement les problèmes.
- Le marketing et la communication : comme la création de contenu, la gestion des réseaux sociaux ou encore la conception graphique.
En déléguant ces tâches, vous pourrez ainsi vous concentrer sur les aspects de votre entreprise qui nécessitent votre expertise et votre attention personnelle.
Gestion Efficace des Emails
Comme mentionné plus haut, réservez-vous un moment de la journée pour consulter et répondre à vos emails. Il est crucial de réserver un créneau pour cette tache à faible valeur ajoutée afin de ne pas perturber votre concentration sur d’autres taches qui nécessitent une plus haute attention.
Techniques de travail (exemple Pomodoro)
Etre auto-entrepreneur, c’est savoir gérer une multitude de taches différentes en même temps. Or, selon un certain nombre d’études, notre capacité de concentration moyenne avoisinerait les 90 minutes. Et sur cette plage , notre attention est à son maximum après 25 minutes. Puis, elle baisse peu à peu et la lassitude fait surface.
C’est pourquoi il est essentiel d’adopter des méthodes de travail simples mais efficaces pour optimiser sa concentration. Il existe par exemple la méthode Pomodoro, qui consiste à travailler par intervalles de 25 minutes, suivis de courtes pauses. En segmentant ainsi votre travail, vous serez plus efficace dans vos taches et plus endurant.
Mieux gérer son temps avec des outils adaptés
Après la théorie, passons à la pratique. Voici quelques exemples d’outils très souvent adaptés aux besoins des auto-entrepreneurs pour bien gérer leur temps.
Trello
Trello est une application de gestion de projet gratuite qui permet d’organiser ses projets sous forme de tableaux, eux-mêmes composés de listes en colonnes, qui répertorient des tâches sous formes de cartes. L’outil est très intuitif et scalable, quelle que soit la taille de votre entreprise. Le point fort de l’outil est sa simplicité d’utilisation.
La plateforme se divise en 3 éléments principaux :
- Tableaux : qui regroupent toutes les informations concernant un projet. Les tableaux peuvent être partagés entre plusieurs collaborateurs, et chaque utilisateur peut en créer plusieurs (jusqu’à 10 avec la version gratuite de Trello). Ils peuvent prendre différentes formes : classique (cartes et listes), chronogramme (timeline), tableur, calendrier, localisation (basée sur une carte interactive) ou tableau de bord (plusieurs graphiques visuels).
- Listes : vous pouvez ajouter un nombre illimité de listes, les intituler comme vous le souhaitez et les réorganiser à volonté. Elles peuvent être dupliquées ou archivées.
- Cartes : les cartes sont situées dans les listes. Vous pouvez ajouter dans chaque carte des descriptions et des commentaires, mais aussi des pièces jointes, checklists, liens, étiquettes, échéances, notifications… Vous pouvez créer autant de cartes que vous le souhaitez et les déplacer dans les listes grâce à un système de glisser déposer. Il est possible de les personnaliser avec des couleurs ou en ajoutant une deadline pour chacune d’entre elles.
De nombreuses extensions sont également disponibles. Si la plateforme de base est gratuite, il est également possible de souscrire à des abonnements (entre 5€ et 20€ / mois / utilisateur) pour avoir accès à des fonctionnalités supplémentaires.
Asana
Asana est un système de gestion de contenu (CMS) personnalisé. Autrement dit, le logiciel est comme un grand tableau dans lequel on peut écrire toutes les taches à faire, puis les organiser en groupe ou en liste. En plus de cela, le logiciel permet de les assigner à un statut (« à faire », « en cours », « terminé ») et de les partager à l’ensemble de l’équipe.
Ainsi, grâce à Asana, il est possible de suivre en temps réel l’état d’avancement de toutes les taches. Le logiciel permet également de fixer des dates limites pour chaque tache ou encore de les assigner à un collaborateur, si vous travaillez en équipe.
Notion
Notion est une plateforme tout-en-un regroupant de nombreuses fonctionnalités : prise de notes, gestion de projets, gestionnaire de tâches, base de données, support de collaboration, etc. Avant tout, Notion est un logiciel de prise de notes, accueillant n’importe quel type de format (documents, images, vidéos, morceaux de code, etc.).
Mais outre cette fonctionnalité première, la plateforme offre la possibilité de centraliser toutes les données importantes et de les segmenter de manière pertinente afin de concevoir et de partager chaque étape d’un projet.
En cela, Notion facilite la collaboration en laissant la possibilité à n’importe quel utilisateur invité de laisser des commentaires, participer à des discussions ou recevoir des commentaires des autres.
La plateforme se présente comme un réel second cerveau pour ses utilisateurs du fait de sa simplicité d’utilisation et de l’étendue des fonctionnalités qu’elle propose.
La version gratuite suffit amplement pour se lancer sur Notion. Néanmoins il est possible de prendre une abonnement afin de bénéficier d’un plus grand espace de stockage.
Todoist
Todoist est un outil simple pour la gestion des tâches qui offre une interface visuelle et intuitive. Parmi ses fonctionnalités principales, le logiciel propose :
- de répertorier les tâches à effectuer.
- d’organiser des projets sous forme de dossiers, rubriques ou colonne.
- de trier les projets selon un code couleur.
- de programmer des échéances et de configurer des rappels.
La plateforme se montre également très collaborative. Elle offre ainsi la possibilité d’attribuer des tâches à des collaborateurs, de partager des fichiers, d’échanger sur des détails et même d’obtenir des insights sur sa productivité et son organisation.
Le logiciel est gratuit jusqu’à 80 projets et 5 personnes par projet. Néanmoins, si vous avez besoin d’une plus grande capacité de stockage, il reste extrêmement abordable (jusqu’à 300 projets et 25 personnes par projet pour 3€ / mois et jusqu’à 500 projets par utilisateur et 50 personnes par projet pour 5€ / mois).
RescueTime
RescueTime est un logiciel de gestion du temps performant, qui vous aide à comprendre combien de temps vous passez sur vos appareils numériques.
Pour ce faire, le logiciel évalue votre style de travail et votre calendrier de réunions, puis combine les résultats avec son étude de plus de 3 milliards d’heures d’activité d’individus.
La plateforme vous offre ensuite des pistes d’amélioration et objectifs de travail quotidien personnalisés. Il suit votre attention et votre calendrier de réunions tout au long de la journée pour fournir des informations et des conseils, ainsi qu’un bilan de fin de journée.
De plus, il désactive les sites qui ont le plus d’impact sur votre concentration lorsque vous démarrez une session de concentration. Il se montre ainsi comme un vrai partenaire de réussite !
Le logiciel a une version gratuite. Mais si vous souhaitez avoir accès à des fonctionnalités supplémentaires, il faut compter environ 9€ / mois.