Test & Avis complet de l’ERP Archipelia

Lancé en 2004, Archipelia est un ERP en mode SaaS qui ne connaît pas la crise. La société, basée à Villeneuve D’Ascq, enchaîne les levées de fonds et connaît une belle croissance depuis quelques années.

Quels sont les modules et les fonctions proposés par Archipelia ? Combien coûte la solution ? A quoi ressemble l’interface ?

Nous avons testé pour vous l’ERP Archipelia. Découvrez notre avis !

Archipelia en quelques mots

Créée en 2004 par deux Français, la société Archipelia est un pionnier sur le marché des ERP SaaS. Elle édite, héberge et intègre un ERP à destination des PME/PMI des secteurs du négoce, du commerce et de l’industrie. Son ambition ? Accompagner la transformation digitale des entreprises.

Rappelons en deux mots qu’un outil SaaS est une application hébergée sur des serveurs distants et accessible via internet. Les SaaS s’opposent aux logiciels classiques installés directement sur les serveurs / ordinateurs de l’entreprise. Le SaaS offre une bien meilleure accessibilité car pour acceder à l’application, il suffit d’avoir un terminal muni d’un simple navigateur web et une connexion internet) et une plus grande agilité.

Il est par ailleurs plus simple de connecter un ERP SaaS aux autres applications et base de données de l’entreprise via des APIs ou des connecteurs dédiés. Un des grands avantages du SaaS: vous n’avez pas à vous occuper de l’hébergement du logiciel, de sa maintenance, de ses mises à jour. c’est l’éditeur qui s’occupe de tout !

Quelques exemples d’applications web connectées au coeur de l’erp Archipelia :

Disponible en langue française et en langue anglaise, l’ERP Archipelia est une solution globale. Il couvre l’essentiel des besoins des PME/PMI en matière de gestion des process, grâce à ses 8 modules intégrés :

• Gestion commerciale > Gestion des achats et des ventes, suivi des containers…
• Logistique > gestion des stocks, suivi des réceptions, inventaires…
• Gestion de production > Nomenclatures, variantes, planning de production, coût de revient…
• PIM > Gestion des attributs produits, descriptifs, catalogues, médias…
• Commerce omnicanal > Historisation et partage en temps réel des données transactionnelles en provenance du site e-commerce, des points de vente…A noter qu’Archipelia a développé des connecteurs e-commerce tels que PrestaShop et Magento lui permettant de prendre la main du backoffice des CMS et donc Archipelia ouvre la porte à l’omnicanalité (point de vente et e-commerce)
• CRM & Marketing > CRM & Marketing > Gestion de la relation clients, des campagnes marketing, des devis, ventes, encours, vision 360, etc.
• Comptabilité > Comptabilité générale, auxiliaire et analytique, déclarations de TVA…
• Reporting – Business Intelligence > Construction de tableaux de bord, analyses statistiques, reportings exportables en PDF, Excel ou PPT…

Signalons qu’Archipelia a développé deux autres applications connectables en temps réel avec l’ERP :

• POSia, un logiciel de caisse tactile et mobile pour les points de ventes.
• TCBia, une application de terminal code barre pour la gestion d’entrepôt (réception, picking, inventaire…) permettant une totale dématérialisation papiers (zéro papier).

Archipelia vous permet de réaliser très facilement des imports et des exports de données dans l’ERP au format excel (csv). L’outil intègre nativement un requêteur puissant pour faciliter l’exploration au coeur des datas.

Signalons que les modules proposés par Archipelia couvrent de nombreux secteurs d’activités. Ils supportent la majorité des spécificités métiers tels que le retail (ecommerce, système d’encaissement), la logistique (WMS, stock).

Offres & Tarifs

Les tarifs pour utiliser l’ERP SaaS Archipelia varient en fonction de deux critères :

• Le nombre de modules souscrits. Nous avons vu qu’Archipelia proposait 8 modules couvrant tous les process. Vous pouvez choisir de les activer tous ou au contraire ne souscrire que ceux dont vous avez besoin.
• Le nombre d’utilisateurs. Toutes choses égales par ailleurs, le prix par user et par mois décroît avec le nombre d’utilisateurs.

D’après les chiffres que nous a communiqué l’éditeur, le prix d’Archipelia varie entre 70€ et 200€ par utilisateur et par mois. La politique tarifaire d’Archipelia consiste à tout inclure dans cet abonnement: l’hébergement, la maintenance et les mises à jour du logiciel. La hotline est gratuite, mais nous n’avons pas eu l’occasion de la tester.

À noter qu’il n’existe pas de version gratuite. En revanche, vous pouvez obtenir r gratuitement une démonstration en ligne sur simple demande.. Disons-le, Archipelia propose un bon rapport qualité-prix si on compare avec les prix pratiqués par les autres ERP SaaS comme Sage ou NetSuite.

 

Zoom sur 4 modules d’Archipelia

Pour vous présenter l’interface d’utilisation d’Archipelia et voir à quoi ressemble concrètement cet outil ERP, nous avons fait le choix de vous présenter quatre modules :

• Gestion commerciale,
• Logistique,
• CRM & Marketing,
• Comptabilité générale.

Il aurait été trop fastidieux et en bonne partie inutile de présenter tous les modules. L’objectif ici est de vous donner un petit aperçu du fonctionnement de cet ERP, du design de son interface, de ses fonctionnalités…

Archipelia – Module Gestion commerciale

Le module de gestion commerciale proposé par Archipelia permet de gérer votre activité commerciale à trois niveaux : le sourcing et les achats, les ventes et les stocks.

Concernant la gestion des achats, Archipelia propose un outil de réapprovisionnement « intelligent » qui permet de gérer les réapprovisionnements en fonction des besoins, des prévisions de ventes et basé sur les stocks d’alerte. C’est également depuis ce module que vous pouvez gérer : les devis, les commandes, les reliquats, les imports par containers, les factures et avoirs fournisseurs. Archipelia propose par ailleurs un outil de gestion des litiges. Et nous ne vous proposons là que certains des outils et fonctions proposées par ce module très riche.

Archipelia – Module Logistique

Le module de gestion logistique permet de gérer notamment vos stocks (entrées et sorties), les emplacements , les zones de stockage, l’entreposage, le conditionnement, les numéros de série, la traçabilité, les numéros de lot, la masse des BP et BL, les bons de transport, les étiquettes, l’inventaire, etc.

Le menu principal latéral, à gauche, donne accès à toutes les fonctionnalités et à tous les modules (si on en a les droits). Lorsqu’on n’est pas familier avec les outils de type ERP, ce qui frappe d’emblée, c’est la quantité de menus disponibles. Soulignons que le design de l’interface a récemment fait peau neuve. Le résultat est au rendez-vous. Archipelia propose une interface agréable visuellement.

La gestion du transport sur Archipelia (containers, lieux d’embarcation, fournisseurs…)

Toutes les données sont exportables en batch pour les grosses bases de données et en temps réel pour les plus petites:

Archipelia – Module CRM & Marketing

Archipelia propose plusieurs fonctionnalités de CRM & Marketing. Plus précisément, l’outil vous permet d’assurer :

• La gestion de vos clients et de vos prospect :
  • Gestion par typologie des contacts,
  • Saisie des devis, propositions, commandes,
  • Historisation des interactions,
  • Suivi des réclamations,
  • Fiches clients.
  • Vue 360 du client (profil, achat, historique marketing et commercial le tout sur une même page)

• La gestion commerciale :
  • Gestion de l’activité (rendez-vous, agendas…),
  • Bibliothèque de documents,
  • Historique commercial et marketing (notes, comptes-rendus…).
  • Gestion des deals,
  • Echanges de documents,
  • Tableaux de bords.
• La gestion des campagnes marketing :
  • Segmentation & Profiling,
  • Gestion des bons de réduction, remises, cadeaux…,
  • Gestion d’un programme de fidélité,
  • Gestion des campagnes email et SMS,
  • Rapports d’analyse.

Archipelia – Module Gestion comptable

La gestion comptable est un des modules incontournables pour un ERP. Celui proposé par Archipelia vous donne la possibilité de gérer sur une même interface :

• La comptabilité générale et auxiliaire : plan comptable, saisie par pièce ou par lot (au kilomètre), consultation des comptes, rapprochement bancaire. L’interconnexion des modules de gestion commerciale et de comptabilité permet d’enregistrer automatiquement et en temps réel les événements commerciaux dans la comptabilité.
• La comptabilité analytique. Archipelia gère également la comptabilité analytique. Le module vous permet de créer votre plan analytique, de gérer un bilan et un compte de résultats analytiques, d’éditer vos états analytiques et de gérer le suivi des écarts.

• La gestion des paiements : règlements clients, règlements fournisseurs, paiements multidevises, lots de relance…
• Les déclarations et les contrôles comptables : déclaration de TVA, attestation FEC, déclaration d’échange de bien…

Conclusion – Notre avis sur Archipelia

Archipelia donne accès à tous les modules que l’on est en droit d’attendre d’un ERP. Les avantages d’Archipelia sont d’abord ceux associés à tous les logiciels SaaS : une accessibilité maximale (un commercial peut accéder à l’interface en quelques clics depuis sa tablette ou son mobile, la seule condition étant d’avoir une connexion internet, pas besoin d’installation), des mises à jour en temps réel, une connectivité facilitée, une importante évolutivité (Archipelia publie régulièrement des améliorations de son ERP), la prise en charge par l’éditeur de l’hébergement, de la maintenance, de la sécurité…

L’autre bénéfice d’Archipelia réside dans sa couverture fonctionnelle et son côté « tout-en-un », qui permet un désilotage des fonctions de l’organisation : l’équipe marketing peut depuis Archipelia accéder aux données transactionnelles, les commerciaux peuvent consulter les rapports des campagnes marketing, etc. Les flux d’informations circulent plus facilement, de manière automatisée et en temps réel à l’intérieur de l’organisation.

Certes, Archipelia propose une richesse fonctionnelle sans doute moins importante qu’un logiciel comme Sage mais le rapport qualité-prix d’Archipelia est sans doute imbattable (de ce que nous connaissons du marché des ERP SaaS). Si vous êtes intéressé par cet ERP, nous vous invitons à contacter l’éditeur pour bénéficier d’une web démo. Vous pourrez vous faire votre propre avis sur Archipelia.

Cet article a été sponsorisé par Archipelia.