La réussite d’un projet repose à 90% sur une bonne planification. Il y a certaines étapes incontournables à suivre, qui sont valables quel que soit le type de projet que vous lancez. Ainsi, tout projet débute par la définition des objectifs, se poursuit par un découpage des tâches, une répartition des acteurs & rôles et la mise en place des bons outils de gestion de projet.
Si votre projet est un projet web, alors je vous invite à lire en parallèle notre guide complet sur les méthodes de gestion de projets web.
Qu’est-ce que la planification d’un projet ?
Un projet correspond à un ensemble de tâches à réaliser, ordonnancées dans un planning pour :
- Atteindre un ou plusieurs objectifs.
- Créer et aboutir sur un ou plusieurs livrables.
Organiser un projet, c’est un peu comme tracer son itinéraire avant un voyage, il faut définir et organiser les différentes tâches à accomplir pour atteindre l’objectif, tout en optimisant la durée de réalisation.
La planification du projet s’élabore juste après l’initialisation du projet. C’est la phase la plus opérationnelle, puisqu’elle planifie l’exécution de votre projet par étape, en posant des jalons. Organiser un projet demande donc de posséder tous les éléments nécessaires à sa réalisation en anticipant les différents acteurs ou parties prenantes, le planning et les ressources allouées au projet.
Bien souvent, des tâches s’interconnectent et dépendent d’autres équipes, ce qui peut rendre complexe la planification du projet.
Les termes utilisés en planification d’un projet
Rappelons quelques termes :
- Une tâche, c’est une action qui contribue à la réalisation du projet. Par exemple, dans le cadre d’un projet de création de boutique e-commerce, une des tâches pourrait être : la création et l’intégration du catalogue produit. Découvrez comment créer une boutique en ligne gratuitement. Chaque tâche se mesure avec des KPI’s précis : temps, ressources financières et humaines, objectifs et résultats. Bien sûr, il faut ordonnancer les tâches en fonction des autres. Clairement, intégrer un catalogue ne peut être fait avant la création du site e-commerce. L’idée est que l’organisation des tâches nécessite de s’accorder avec la gestion globale du projet. La suite des tâches composant le projet, se nomme le chemin critique. Il détermine la durée totale du projet.
- Les jalons représentent les dates clés pour valider chaque étape du projet (en anglais, on parle de milestones). Le jalon, en gestion de projet, permet de mesurer la progression du projet grâce à des listes de tâches.
- Le plan de gestion est l’élément crucial de la planification de projet. Pour le définir, vous pouvez vous aider de notre comparatif des meilleurs logiciels de planification de projet. Vous pouvez ensuite établir une date de lancement, et remonter les étapes et jalons du projet à passer, en fixant des deadlines précises.
Étape 1 : Commencez par définir les objectifs du projet
La planification de projet commence par la définition du, ou des objectifs à atteindre. Il doit être spécifique, mesurable, atteignable / acceptable, réaliste et temporellement défini (méthode SMART).
C’est le cap à partir duquel votre projet va s’organiser et se planifier. Entourez-vous de toute l’équipe projet et des parties prenantes pour définir l’objectif et le contenu du projet. Il est possible de commencer à créer des milestones et de penser à un planning. Si vous souhaitez être encore plus précis, vous pourrez vous tourner vers la méthode de définition des OKR.
Étape 2 : Déterminez les actions et étapes pour réaliser le projet
Une fois le cap fixé, vous devez déterminer les étapes (ou tâches) à réaliser pour atteindre l’objectif. Aidez-vous d’un logiciel de mind mapping ou simplement d’un fichier Excel en utilisant la matrice des exigences :
- Décrire la tâche.
- Le niveau d’exigence
- L’ordre de priorité
Il est possible d’utiliser une arborescence WBS projet (Work Breakdown Structure). Elle permet de découper un objectif en une multitude d’actions à réaliser. Typiquement, pour créer une boutique e-commerce, il vous faut plusieurs composantes : des pages, une stratégie marketing, des séquences emails, etc.
Mais vous pouvez détailler encore, puis hiérarchiser les tâches à effectuer en fonction de leur importance, pour arriver au résultat final.
Votre projet bien découpé en plusieurs actions hiérarchisées, vous êtes à même d’établir un un macro planning. Celui-ci reprend les étapes et les jalons (phases) à respecter dans les grandes lignes. Il permet d’estimer la durée de réalisation et vous pouvez :
- Découper vos macro-tâches en micro-tâches avec, toujours, des KPI’s pour tracer la faisabilité.
- Déterminer qui s’occupera des tâches et qui est garant de leur réalisation (le chef de projet généralement). Autrement dit, les ressources humaines de votre gestion de projet.
- Quels seront les livrables à présenter, selon leur pertinence.
- Articuler vos jalons en fonction des tâches. Certaines tâches nécessitent l’appel à des prestataires externes, ce qui peut retarder la validation du livrable et retarder le lancement d’autres tâches, il faut l’anticiper (c’est l’interdépendance des tâches).
Ces différentes activités (phases), doivent être bien quadrillées pour ne pas se perdre dans l’organisation du projet. Prenez les délais estimés de bien y penser et de vous laisser des marges de manœuvre.
Étape 3 : Définissez les acteurs du projet et les rôles de chacun
Après avoir défini les tâches et planifier l’organisation du projet, il faut se demander qui intervient, et sur quelles tâches. Pour cela, considérez les contraintes des parties prenantes : délais estimés de travail, disponibilité et bien sûr, les compétences de vos collaborateurs (utilisez une matrice des compétences, si besoin). N’oubliez pas les prestataires externes !
- Une bonne façon d’établir le qui fait quoi, est d’utiliser la matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) dans votre planification de projet. Elle vous permet de répartir les tâches et responsabilités de manière efficace et transparente. Vous savez qui fait telle tâche, à qui il rend des comptes, le tout, dans un tableau commun.
- Affectez chaque collaborateur à une tâche. Rien n’est figé et les affectations peuvent changer durant le développement du projet, si besoin.
Étape 4 : Estimer la faisabilité du projet
Le projet est planifié, il faut maintenant évaluer les risques et les contraintes qui peuvent apparaître durant le projet.
- Évaluez votre budget prévisionnel et les coûts supplémentaires.
- Anticipez les deadlines et les possibles retards. Pour cela, utilisez le macro planning prévisionnel et déterminez la durée de chaque action et tâche. Voyez s’il est possible d’amorcer certaines tâches en cas de retard sur une action. Soyez agiles !
- Faites une étude qualitative (types de risques) et quantitative des risques (probabilités qu’ils se produisent). Proposez une à plusieurs solutions, afin de garder le contrôle sur la gestion de votre projet.
Étape 5 : Choisissez vos outils de planification de projet
Pour vous aider dans votre projet, voici quelques outils à utiliser. Pour découvrir plus d’outils, nous vous invitons à découvrir notre comparatif des meilleurs outils de gestion de projet.
Zoho Projects
Zoho Projects est un bon outil de processus de planification et d’automatisation de la gestion de projet. Il permet de personnaliser son interface et de suivre en temps réel l’avancée des tâches. Cette dernière fonction permet de planifier avec précision vos deadlines.
Wrike
Wrike est réputé pour simplifier la gestion de projets importants, son interface simple et intuitive avec un système de liste de tâches, se met en place rapidement, car ne nécessite pas d’installation locale.L’interface multi-utilisateur vous permet de taguer les différents acteurs pour que chacun suive l’avancée du projet sur son interface, c’est très pratique !
Ganttproject
Ganttproject se base sur le diagramme de Gantt pour faciliter l’ordonnancement des tâches d’un projet et adapte certaines tâches interdépendantes lorsque l’une d’elle doit être déplacée. Cela peut vous être utile, notamment dans la planification de votre macro-planning et dans le montage de projets complets.
Voilà pour les 5 grandes étapes de la planification de projet et les outils sur lesquels s’appuyer. L’important est donc de rassembler toutes les composantes, pour anticiper au maximum, le développement du projet.
Planification de projet – les réponses à vos questions
Qu’est-ce qu’un planning projet ?
Comme son nom l’indique, le planning projet est un emploi du temps permettant de structurer les tâches en fonction des ressources et de dates butoirs (début et fin). Il est indispensable d’établir un planning pour l’organisation d’un projet, complété par un organigramme des tâches.Bien sûr, le planning projet n’est pas figé et peut être mis à jour en fonction des avancées et potentielles contraintes.
Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?
Outil phare de la planification de projet, le diagramme de Gantt offre une vue claire des tâches, jalons, personnes en charge et deadlines à respecter. Il se présente sous forme de graphiques à barres horizontales et place les actions dans une timeline. Utilisez un logiciel diagramme de Gantt pour la création de votre chemin critique et l’organisation des tâches.
Qu’est-ce que la matrice RACI ?
Aussi appelée matrice des responsabilités, RACI (Réalisateur, approbateur (responsable), consulté, informé), répartit les rôles et responsabilités de chaque partie prenante d’un projet.Réalisable avec Excel, RACI définit simplement qui s’occupe de quelle tâche. Un intervenant peut avoir plusieurs tâches ou activités.
Le chemin critique, c’est quoi ?
C’est le chemin le plus long pour finir votre projet. Concrètement, il s’obtient en découpant le projet en tâches et en déterminant leurs dépendances, en déterminant la durée des tâches et en identifiant les tâches critiques (les plus longues). Par exemple, intégrer le catalogue produit d’une boutique e-commerce, avant de rédiger les fiches produits. Pour créer le chemin critique, utilisez un diagramme de PERT (ou de Gantt), qui permet de visualiser le séquençage des tâches de façon claire.
Qu’est-ce qu’une méthode de gestion de projet “agile” ?
Très populaire auprès des entreprises digitales, la gestion de projet agile décompose le projet par étapes, teste et adapte le produit en fonction des feedbacks utilisateurs.C’est une gestion souple et collaborative qui permet de modifier le produit en cours de création, pour le rendre meilleur et plus cohérent avec l’attente de l’utilisateur.
Qu’est-ce que le SCRUM ?
La méthodologie ou framework SCRUM est une méthode agile de gestion de projet. L’équipe, dynamique et efficace, se lance dans des sprints (de 1 à 4 semaines) pour améliorer le produit et créer un livrable. De plus, SCRUM aide à planifier les projets longs demandant de nombreuses itérations.