ONLYOFFICE Workspace est une solution en ligne offrant des fonctionnalités complètes pour le traitement, le stockage et le partage de documents sur différents formats, pour la création de formulaires, ainsi que des outils de productivité tels qu’un CRM, une boîte email, et un outil de gestion de projet. Conçue pour offrir une alternative aux solutions bureautiques les plus populaires telles que Microsoft Office et Google Workspace, ONLYOFFICE Workspace offre une expérience utilisateur intuitive et efficace pour les utilisateurs individuels et les entreprises de toutes tailles.
Découvrez notre avis détaillé sur les fonctionnalités clés de ONLYOFFICE Workspace, ses avantages et ses inconvénients, pour vous aider à déterminer si cette solution en ligne répond à vos besoins.
À qui s’adresse le logiciel ONLYOFFICE ?
C’est pour qui ?
ONLYOFFICE développe des suites bureautiques et des outils de partage de fichiers et de productivité à destination des particuliers et des professionnels. Le Worspace dédié aux entreprises est doté de toutes les fonctionnalités utiles au quotidien pour rédiger, échanger des documents sous différents formats et gérer des processus d’entreprise.
Pour quoi faire ?
ONLYOFFICE Workspace est un espace de travail open-source pour gérer tous les processus d’entreprise. Elle comprend des éditeurs de documents en ligne puissants ainsi que des outils de productivité tels que la gestion de fichiers et de projets, les emails, le CRM et les calendriers.
En tant que solution open-source, le code source est disponible pour tous, ce qui garantit une sécurité maximale et permet une intégration facile avec les solutions liées à votre business.
Points forts et points faibles de ONLYOFFICE
Les avantages
- La simplicité d’utilisation. ONLYOFFICE Workspace offre une interface intuitive, facile à prendre en main et à utiliser au quotidien.
- Une solution adaptée à toutes les entreprises. ONLYOFFICE propose une suite d’outils capables de répondre aux besoins des particuliers, des petites et moyennes entreprises, et même aux grandes structures grâce à ses nombreuses fonctionnalités.
Les inconvénients
- Confusion entre les fonctionnalités. Son large éventail de fonctionnalités nécessite une courbe d’apprentissage pour toutes les prendre en main et les utiliser de la bonne façon.
- Options de publipostage limitées. Si vous faites beaucoup de publipostage ne sont pas aussi performantes comparée à ce que l’on peut attendre d’une suite bureautique classique.
Offres & Tarifs
ONLYOFFICE Workspace propose différentes déclinaisons de sa solution. Pour les petites équipe de 5 personnes, une version totalement gratuite est disponible.Pour les entreprises plus grandes, vous avez le choix entre la version en ligne (Cloud) et la version autohébergée pour une installation sur les serveurs de votre entreprise.
Le détail des offres proposées :
- Gratuit. Pour les startup, les indépendants et les TPE avec un maximum de 5 utilisateurs.
- Business à 4,2€ / utilisateur / mois. Pour une utilisation en équipe dès 3 utilisateurs avec un espace de stockage de 100 GO / utilisateur.
- Enterprise à partir de 2200€ / serveur. Pour une licence à vie qui vous permet d’installer en local votre solution ONLYOFFICE sur 50 postes et plus.
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Zoom sur les 5 principales fonctionnalités de ONLYOFFICE
ONLYOFFICE Docs intégré
ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique collaborative en ligne intégrée dans l’espace de travail. Elle vous permet de créer et d’éditer des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires et afficher et convertir des fichiers PDF directement dans votre navigateur, sans avoir à installer de logiciel supplémentaire.
La suite ONLYOFFICE Docs offre une interface intuitive à onglets et fournit un excellent support pour les fichiers Word, Excel et PowerPoint grâce à sa compatibilité native avec les formats OOXML (DOCX, XLSX, PPTX). Elle fonctionne également avec d’autres formats populaires (par exemple, ODT, ODS, ODP, DOC, XLS, PPT, PDF, etc.).
Les éditeurs ONLYOFFICE sont également équipés d’un large éventail de fonctionnalités pour le travail collaboratif et la coédition en temps réel..
ONLYOFFICE docs vous permet de collaborer en équipe sur vos différents fichiers, et de les partager avec vos partenaires sans vous soucier du format du fichier d’origine.
Collaboration
ONLYOFFICE Docs est un outil collaboratif en ligne. Lorsque vous éditez un document en temps réel, vous pouvez basculer entre deux modes de coédition différents. Si vous choisissez le mode Rapide et que quelqu’un travaille sur le document, vous verrez toutes les modifications qu’il apporte. Vous pouvez également opter pour le mode Strict pour verrouiller un paragraphe et le modifier en privé – toutes les modifications seront visibles après l’enregistrement uniquement.
De plus, ONLYOFFICE Docs vous permet de suivre les modifications apportées par d’autres co-auteurs ainsi que de sélectionner et de restaurer toute version antérieure d’un document d’un simple clic. Laisser des commentaires, mentionner d’autres utilisateurs et communiquer en temps réel via le chat intégré – tout cela rend la collaboration en ligne aussi facile que possible.
Ce qui rend ONLYOFFICE Docs formidable, c’est la gestion flexible des accès. Vous pouvez facilement configurer l’accès à vos documents en choisissant parmi les modes accès complet, révision, commentaires, lecture seule et remplissage de formulaires.
Créateur de formulaires
La solution de ONLYOFFICE permet aussi de créer, personnaliser et partager des formulaires en ligne. Elle offre une grande variété d’éléments personnalisables tels que les polices, les styles, les tableaux, les graphiques et les objets. Des champs peuvent être insérés, tels que des images, des listes déroulantes et des cases à cocher. Des outils d’identification numérique et de sécurisation sont également disponibles, notamment la possibilité d’ajouter des champs de signatures électroniques et de sécuriser partiellement ou complètement les formulaires.
Des modules complémentaires sont également disponibles, tels que des macros, une traduction, un dictionnaire Thésaurus, ou un service OCR de reconnaissance de caractères. Les formulaires peuvent être enregistrés au format DOCXF (basé sur DOCX) et OFORM (format natif), et peuvent être exportés vers plusieurs autres formats tels que Microsoft Word (DOCX et DOTX), OpenDocument (ODT et OTT), RTF, PDF, PDF/A, TXT, HTML et livres électroniques (FB2 et EPUB).
Cette fonctionnalité de la suite bureautique ONLYOFFICE est conseillée pour les organismes qui souhaitent créer des formulaires clairs, complets et sécurisés.
Sécurité renforcée
La sécurité des données est probablement le défi le plus difficile auquel sont confrontées toutes les entreprises aujourd’hui. Dans ce but, ONLYOFFICE Workspace apporte un ensemble complet de fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger vos données sur tous les fronts : chiffrement des données au repos et en transit, authentification LDAP/Active Directory, surveillance des activités, rapports d’audit, gestion des droits d’accès et bien plus encore. Le partage de documents est aussi sécurisé via des limites de temps et des mots de passe pour les documents partagés en externe.
Dans la dernière version de la solution, les mesures de sécurité sont bien plus renforcées avec la protection de la procédure de connexion, des limites pour les adresses IP et les tentatives de connexion, ainsi que des nouveaux paramètres de mots de passe.
Toutes ces fonctionnalités permettent à ONLYOFFICE Workspace d’être entièrement conforme au RGPD. De plus, ONLYOFFICE Workspace est 100% open-source, ce qui garantit transparence et fiabilité.
Productivité
Un autre élément clé d’ONLYOFFICE Workspace est la productivité. Il s’agit d’une plateforme où vos coéquipiers et vous pouvez gérer toutes les activités liées à votre travail. Elle se compose de plusieurs modules fonctionnels qui peuvent être désactivés si nécessaire. Cette approche vous permet de personnaliser la solution et de laisser les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.
Conçue pour améliorer la productivité et l’efficacité des équipes, ONLYOFFICE Workspace apporte :
- stockage et gestion de vos documents et fichiers, y compris ceux provenant de stockages tiers, tels que Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud, etc ;
- création des bases de données de clients et contrôle une trace des transactions potentielles ;
- génération de factures et de rapports de vente ;
- gestion de projets et analyse de leur progression à l’aide de diagrammes de Gantt ;
- utilisation du suivi du temps pour vos tâches personnelles ;
- création de calendriers individuels ou collectifs et planification des événements ;
- réseau social d’entreprise avec des blogs, des forums, des tableaux d’affichage, des bases de données wiki, etc.
Avec ONLYOFFICE Wokspace, vous disposez de tous les outils nécessaires pour partager des documents et des informations avec vos clients et vos partenaires sur une plateforme unique.
Quelles sont les améliorations apportées par ONLYOFFICE Workspace 12 ?
ONLYOFFICE Workspace 12.5 revêt de nombreuses autres améliorations pour une expérience utilisateur plus confortable et un travail plus efficace. Ces améliorations comprennent notamment une sécurité renforcée, une gestion de documents optimisée et un thème sombre. Les développeurs ont également ajouté des outils pour une authentification plus forte et un contrôle d’accès au portail, ainsi que des multiples liens pour le partage externe de documents et de dossiers. Les utilisateurs peuvent également générer des limites de temps et des mots de passe pour les documents partagés en externe.
La version 12.5 d’ONLYOFFICE Workspace comprend également la dernière version des éditeurs en ligne avec des rôles de destinataire pour le remplissage des champs, SmartArt, Fenêtre Espion, le support de l’Unicode et des équations LaTeX, les plugins ChatGPT et Zoom, ainsi que d’autres fonctionnalités. Le service IMAPSync permet désormais de synchroniser les brouillons avec le client de messagerie connecté, et les utilisateurs peuvent facilement activer le thème sombre dans leur profil.
Que vaut le support client de ONLYOFFICE ?
ONLYOFFICE dispose d’un centre d’aide en ligne bien fourni pour résoudre tous les types de problèmes liés à l’utilisation des différents outils proposés par ONLYOFFICE. Vous y trouvez :
- Une FAQ qui répond à toutes les questions d’utilisation les plus courantes,
- Un live chat pour dialoguer avec les agents du support client,
- Un forum d’entraide communautaire,
- Des guides vidéos,
- De nombreux guides écrits.
Les avis clients sur ONLYOFFICE
ONLYOFFICE obtient des avis favorables et des notes de 4,5/5 et de 4,4/5 sur Capterra et sur G2. Les utilisateurs sont globalement satisfaits des outils et des fonctionnalités proposées par ONLYOFFICE.
Avis Capterra – note moyenne de 4,5/5 sur 321 avis publiés
Avis positifs :
- Facilité d’utilisation : « Très intuitif, toutes les commandes sont faciles d’accès, les menus et les icônes sont très bien agencés. »
- La richesse fonctionnelle : « Une large gamme d’installations pour les besoins des entreprises, des éditeurs de documents en ligne riches en fonctionnalités, un outil de messagerie intégré au calendrier et au CRM. »
Avis négatifs :
- Incompatibilité avec certains supports : « Ne fonctionne pas sur tous les systèmes d’exploitation.
- Difficultés de s’y retrouver parmi toutes les fonctionnalités : « Il existe de nombreuses fonctionnalités et options à explorer, ce qui peut rendre difficile de savoir par où commencer. De plus, bien que le logiciel soit généralement assez intuitif, il y a eu quelques cas où j’ai eu du mal à trouver l’outil ou la fonction spécifique dont j’avais besoin. »
Avis G2- note moyenne de 4,4/5 sur 57 avis publiés
Avis positifs :
- Rapidité de mise en place : « La vitesse de mise en place. Nous avons lancé un organisme à but non lucratif l’année dernière et avions besoin d’une suite complète d’applications pour faire notre travail. ONLYOFFICE a tout, et le déploiement a été très rapide. En moins de deux jours, le conseil d’administration avait sa propre adresse e-mail, son CRM et d’autres applications nécessaires. »
- Outil collaboratif : « La collaboration et l’édition simultanée ont rendu les réunions très productives. Nous pouvons non seulement parler de ce qui doit être mis à jour, mais aussi le mettre à jour sur-le-champ. »
Avis négatifs :
- Options de publipostage limitées : « Le publipostage n’est pas totalement intégré. Nous ne sommes pas en mesure d’imprimer des étiquettes postales (c.-à-d. que chaque étiquette a un nom différent). »
- Compatibilité partielle entre les fichiers créés sur iOs et les autres : « Les fichiers créés sur iPad ne sont pas entièrement compatibles avec les fichiers sur PC. »
Intégrations & Connecteurs
ONLYOFFICE Workspace se connecte facilement avec de nombreuses autres plateforme de stokage telles que Nextcloud, ownCloud, kDrive, OneDrive, Dropbox, etc.
De plus, si vous travaillez dans les éditeurs de documents, vous pouvez également ajouter des modules complémentaires tels que Draw.io, Zotero, DeepL, Google Translator, LanguageTool, ChatGPT, Zoom, Jitsi ou Rainbow pour enrichir l’édition de documents.
FAQ sur le logiciel ONLYOFFICE
ONLYOFFICE est-il gratuit ?
ONLYOFFICE Workspace à destination des indépendants et des petites équipes comptant jusqu’à 5 personnes est totalement gratuite. Les outils à destination des équipes et des entreprises avec plus d’utilisateurs sont accessibles dès 4,2€ par mois et par utilisateur. Néanmoins, une version d’essai de 30 jours est disponible pour vous permettre de découvrir et de tester les outils.
Quels sont les prix d’ONLYOFFICE ?
ONLYOFFICE Workspace est disponible en ligne dès 4,2€ / utilisateur et par mois. Pour une licence que vous installez localement le tarif débute à partir de 2200€ pour 50 utilisateurs.
Qu’est-ce que permet de faire ONLYOFFICE Workspace ?
ONLYOFFICE Workspace permet notamment de visualiser, de créer et d’éditer des documents textes, des tableaux, des présentations et des pdf et d’utiliser un outil CRM, un outil de gestion de projet, un calendrier, un répertoire de contacts, et une boîte email.
ONLYOFFICE Workspace est-il sécurisé ?
L’espace de travail ONLYOFFICE garantit la sécurité de vos données sensibles. Cette suite propose une gamme complète d’outils et de services de sécurité pour protéger vos données contre les accès non autorisés, les fuites de données et les actions d’initiés. Elle est conforme aux normes de sécurité telles que le RGPD et la loi HIPAA. ONLYOFFICE propose un chiffrement au repos et de bout en bout pour protéger les fichiers confidentiels, ainsi que la possibilité de protéger les documents par mot de passe.
Comment faire pour installer ONLYOFFICE ?
Il existe plusieurs façons d’installer ONLYOFFICE en fonction de vos besoins :
- Utiliser la version en ligne : Vous pouvez simplement vous rendre sur le site web officiel et créer un compte gratuit. Aucune installation n’est nécessaire.
- Installer sur un serveur : Vous pouvez également installer ONLYOFFICE sur votre propre serveur en utilisant les instructions d’installation fournies par ONLYOFFICE. Cela vous permettra de personnaliser et de contrôler complètement votre installation.
ONLYOFFICE vs LibreOffice ?
Bien que ONLYOFFICE et LibreOffice partagent un fonctionnement similaire, il existe une distinction importante entre les deux en termes de compatibilité avec les formats de fichiers ODF. Alors que ONLYOFFICE peut ouvrir et travailler avec des fichiers au format Microsoft tels que docx, xlsx et pptx sans altération de leur formatage initial, LibreOffice risque de perdre certaines données lors de l’ouverture de ces mêmes fichiers. La version Workplace d’ONLYOFFICE offre également des fonctionnalités supplémentaires telles qu’un chat et un gestionnaire d’emails, qui ne sont pas disponibles dans LibreOffice.
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