Les entreprises perdent un temps considérable dans le traitement des tâches administratives et comptables. En France, la perte de productivité des PME est estimée à 43,9 milliards d’euros, d’après une récente étude de l’Itercop.
Ce n’est pas une fatalité. Il existe des plateformes de traitement des factures qui vous permettent de gagner beaucoup de temps. Aujourd’hui, nous allons vous présenter 5 de ces plateformes et vous aider à vous concentrer sur l’essentiel pour votre entreprise : la création de valeur !
4 critères pour choisir une plateforme de traitement des factures
Ces critères vont vous aider à construire la grille d’analyse qui vous permettra de faire le meilleur choix parmi l’offre logicielle du marché. Le prix est, certes, le critère le plus évident, mais en réalité ce n’est pas le plus important ! Il y en a d’autres.
Critère #1 – La facilité d’utilisation
Votre plateforme de traitement des factures doit vous permettre de gagner du temps dans la gestion quotidienne de votre entreprise. Pour cela, il est important qu’elle soit facile à utiliser, même pour de nouveaux utilisateurs.
Il est admissible que certaines fonctionnalités avancées puissent nécessiter une formation. Mais les opérations les plus courantes doivent être intuitives, pour une mise en route rapide de votre gestion des factures.
Critère #2 – Intégration avec vos outils de travail
La plateforme de factures que vous utilisez doit vous permettre un partage rapide des informations. Elle peut permettre une intégration automatique des données, ou nécessiter des exports de fichiers Excel ou CSV que vous pourrez ensuite importer dans vos outils CRM, Comptables, RH ou marketing par exemple.
Critère #3 – Les fonctionnalités et les spécificités métier
Vous avez forcément des attentes assez précises concernant votre plateforme de factures. Les fonctionnalités offertes sont à passer au crible avant de faire votre choix. Si vous souhaitez gérer vos commandes, vos livraisons, vos devis et vos factures, vous pourrez opter pour une solution de gestion commerciale, aussi appelée outil de devis et facturation.
Cependant, si vous avez des attentes plus vastes, comme la saisie comptable automatique, les préparations de bilans et de déclarations fiscales, ou la gestion de la trésorerie, il faudra vous orienter vers un outil comptable plus complet.
Enfin, vous pouvez avoir des spécificités liées à votre métier, comme les factures d’avancement, les factures d’abonnements, la gestion des stocks de matières premières ou de la fabrication, etc… Si tel est le cas, vous devez vous assurer de pouvoir gérer toutes ces spécificités de facturation avec votre plateforme de traitement de factures.
Critère #4 – Le service client
Votre plateforme de factures doit être toujours opérationnelle. Un dysfonctionnement peut vous faire perdre un temps précieux. Le support client doit donc être facilement joignable par téléphone, chat ou email, et être réactif. Une aide en ligne peut également vous permettre de résoudre les problèmes fréquemment rencontrés.
Klippa, un logiciel de traitement des documents intelligent
Klippa est notre coup de cœur, car ce logiciel de traitement de documents facilite la gestion de vos pièces administratives. Il vous suffit de scanner ou de photographier vos factures et vos reçus, afin de les sauvegarder et d’en extraire les données grâce à un logiciel OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Vous avez la possibilité de les enregistrer sur votre propre serveur ou dans le cloud. Klippa ne conserve aucune de vos données pour respecter tous les accords de la RGPD.
En effet, vous pouvez exporter sous différents formats toutes les informations contenues dans vos pièces administratives en quelques clics. Il vous suffit ensuite de les importer dans vos outils de gestion administrative, pour exploiter vos données.
L’interface de cette plateforme est facile à appréhender. Elle ne déborde pas d’options en tous genres, et vous trouvez rapidement les onglets nécessaires pour scanner vos documents. Même les novices en informatique peuvent utiliser Klippa sans difficulté.
Aperçu de l’interface démonstrative utilisateur
- Cible : TPE, PME et grandes entreprises.
- Prix : tarifs abordables, disponibles sur demande.
- Fonctionnalités : automatisation de la gestion et stockage de documents, extraction de données via l’OCR…
- Points forts : Interface instinctive, abordable, utilisable depuis tous types de supports fixes et mobiles, pour scanner tous les types de documents financiers (factures, reçus, tickets de caisse, bons de commande…) et documents d’identité (carte d’identité, passeport, permis de conduire…).
Découvrez Klippa
Pour gagner du temps lors de la gestion de vos documents en tout genre (factures, reçus, tickets de caisse, documents d’identité…), utilisez la plateforme de traitement Klippa. Intuitive et performante, elle vous permet de scanner toutes vos pièces administratives et d’en extraire les données en un temps-record, avec une précision de plus de 90%.
3 autres plateformes pour traiter vos factures
Henrri, la plateforme de facturation pour les besoins administratifs simples
Henrri est une plateforme de traitement des factures gratuite. Cet outil répond aux attentes des startups, TPE et PME aux besoins les plus courants. Cette solution est dotée de toutes les fonctionnalités essentielles, pour une gestion administrative rapide et efficace.
Henrri est un outil entièrement gratuit, sans limite d’utilisation, de taille de base de données ou de nombre d’utilisateurs. C’est idéal pour les entreprises qui n’ont pas de budget, ni de besoins importants en matière de traitement des factures.
Zervant, la plateforme de facturation des micro-entreprises
Zervant est une autre solution de traitement de factures gratuite plébiscitée par les petites entreprises, notamment par les auto-entrepreneurs. Zervant est un outil convivial accessible aux débutants, puisqu’il ne nécessite pas de connaître la gestion administrative et comptable sur le bout des doigts. Au contraire, il permet de se familiariser avec ces aspects de la vie d’une entreprise.
Avec Zervant, vous créez et gérez facilement vos factures. Vous pouvez, par exemple, visionner rapidement l’état de vos factures (envoyées, payées, ou en retard…). Zervant dispose même d’une application mobile qui vous permet de l’utiliser lors de vos déplacements.
Factomos, la plateforme de traitement des factures pour les indépendants de tous horizons
Factomos possède des fonctionnalités de gestion administrative particulièrement adaptées aux artisans, commerçants, et aux artistes. Cette plateforme en mode SaaS optimise le traitement de vos factures, et vous aide à préparer votre comptabilité.
Avec Factomos, vous créez, envoyez, et gérez vos factures sur une interface facile à prendre en main. Cette solution est dotée d’un tableau de bord complet pour analyser vos performances. Vous visionnez dès l’ouverture de la plateforme l’état de votre chiffre d’affaires, le récapitulatif des factures en attente de paiement, les devis en cours et la répartition de votre CA client par client.
Ces plateformes vous permettent de gagner un temps considérable lors de la gestion de vos factures. Ce temps gagné pourra ainsi être consacré à votre cœur de métier et à vos clients. Cela signifie pour vous, de meilleurs résultats économiques.
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Cet article a été sponsorisé par Klippa. > En savoir plus sur les articles sponsorisés