Apprenez à gérer vos emails efficacement avec l’Inbox Zero

Notez que Inbox Zero ne signifie pas qu’il n’y a pas d’e-mails dans votre boîte de réception en utilisant la définition de Merlin Mann. C’est devenu la définition moderne que beaucoup de gens vont prendre quand ils parlent de la gestion de la boîte de réception et de la messagerie électronique. Avoir zéro e-mails dans votre boîte de réception est un sentiment incroyable quand cela arrive. Cependant, il est contre-productif d’avoir un système qui vous encourage à vous sentir coupable s’il reste des courriels. L’objectif devrait être d’optimiser votre stratégie de traitement des courriels de manière à minimiser le temps consacré à la gestion de ceux-ci.

Inbox Zero Étape 1 : Éliminer

La meilleure stratégie à long terme pour réduire le temps passé dans votre boîte de réception est de réduire la quantité d’e-mails que vous recevez. Pourquoi cette étape est-elle si importante ? Combien de temps il vous faut pour lire la ligne d’objet d’un e-mail individuel, décidez si vous souhaitez l’ouvrir ou non, puis cliquez sur supprimer ?Supposons que cela vous prend 10 secondes. Maintenant, considérez le nombre de courriels que vous recevez chaque jour que vous supprimez sans les ouvrir. Si nous estimons que vous en recevez 45 chaque jour, vous passerez 7,5 minutes par jour à supprimer simplement les e-mails que vous n’ouvrez pas. C’est 52,5 minutes chaque semaine. Cela revient à 2737,5 minutes par an, soit un total de 45,6 heures. La solution la plus efficace est de vous désinscrire au maximum des emails inutiles que vous pourriez recevoir.

Inbox Zero Étape 2 : Centraliser

Il est plus difficile d’être efficace lorsque vous devez gérer plusieurs comptes de messagerie. Si vous n’utilisez pas tel ou tel compte, fermez-le. Si vous ne vous souvenez pas de la dernière fois que vous avez reçu un e-mail à cette adresse, fermez-la. Que faire si vous ne souhaitez pas fermer votre compte ? Vous avez deux options:

• Utiliser un client de messagerie qui vous permet de gérer plusieurs comptes à la fois,
• Mettre en place un système de transfert afin que tous vos e-mails se retrouvent dans une même boîte de réception

La meilleure façon de traiter votre courriel rapidement est de le faire sur un appareil mobile. De nombreuses applications Android ou iOS vous permettent de configurer l’importation depuis Gmail, Outlook, Exchange Server et d’autres services de messagerie. La centralisation est le meilleur moyen de gérer plusieurs comptes de messagerie lors de vos déplacements. L’une des applications phares est Newton Mail (anciennement connu sous le nom de CloudMagic). Vous pouvez choisir de voir tous vos courriels dans une énorme boîte de réception combinée.

Inbox Zero Étape 3 : Déléguer

Certains vous suggéreront d’utiliser un assistant virtuel (VA) pour traiter vos emails pour vous. Bien sûr, c’est une façon de réduire le temps passé sur vos emails, cependant, il est difficile de faire confiance à quelqu’un d’autre pour la gestion de ce type d’informations. Une grande partie de nos vies est maintenant gérée par courrier électronique. Pensez simplement au nombre de courriels d’activation de compte et de reçus que vous recevez et considérez le potentiel de vol d’identité. Une des solutions est alors d’utiliser un assistant personnel ou exécutif, voici ce que cela pourrait vous apporter:

• Discuter du système actuel de gestion des courriels
  À un niveau élevé, les assistants qui aident à la tâche de gestion des courriels agissent en réalité en tant que gestionnaires de la productivité pour maintenir un système qui permet à leurs gestionnaires d’être aussi efficaces que possible. L’assistant a besoin de savoir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, s’il y a des systèmes passés qui devraient être revus et quels sont les objectifs spécifiques.
• Déterminer à quelle fréquence le gestionnaire souhaite que sa boîte de réception soit vérifiée
  Le fait de disposer d’une base de référence convenue dès le départ garantit des attentes claires. Ceci est particulièrement utile lorsque l’assistant gère les boîtes de réception de plusieurs gestionnaires.
• Établir un système de dossiers
  Le système est quelque chose qui peut être établi par le gestionnaire ou par l’assistant. Si l’un d’entre eux a déjà été établi, il peut être nécessaire d’optimiser les dossiers en place. Les principaux aspects d’un excellent système de dossiers sont qu’il s’agit d’un système évolutif, simple et qui aide à maintenir les objectifs de la boîte de réception du gestionnaire.
• Configurer les règles de messagerie
  L’assistant peut configurer des règles de messagerie pour aider à organiser la boîte de réception du gestionnaire à un rythme encore plus rapide. Cependant, j’ai vu des courriels ne faisant pas partie des règles se retrouver dans un dossier dans lequel ils n’étaient pas censés entrer. Je recommande aux assistants de surveiller tous les dossiers et de ne pas supposer que les règles fonctionnent correctement à 100%.
• Déterminer la meilleure façon de répondre aux courriels
  Lorsque l’assistant est nouveau, il est important que le responsable indique les types d’e-mails qu’il s’attend à ce qu’ils rédigent ou répondent directement. Après avoir réduit les types d’e-mails sur lesquels l’assistant va agir, l’assistant peut travailler avec le gestionnaire pour obtenir quelques modèles ou exemples à consulter.

Inbox Zero Étape 4 : Automatiser

Si vous êtes comme beaucoup de gens, vous vous retrouverez à envoyer de nombreux courriels avec un contenu similaire. Qu’il s’agisse de répondre à des demandes d’information ou de répondre à des questions fréquemment posées, avez-vous déjà envisagé d’automatiser ce processus ? L’une des meilleures façons de créer des réponses modélisées réutilisables est une application d’extension de texte comme TextExpander. Le principe de base est que vous affectez une courte série de caractères qui, une fois tapés, déclenchent l’affichage d’un extrait de texte à la place. Le logiciel fonctionne partout où vous pouvez taper du texte. Ainsi, par exemple, lorsque je tape ppfs (pour ‘Productive Physician full site’ ) TextExpander remplace cette chaîne de texte par https://productivephysician.com. Cependant, en ce qui concerne le courrier électronique, vous pouvez utiliser TextExpander pour développer des extraits de texte assez compliqués. Voici une vidéo qui montre comment utiliser TextExpander et qui pourrait faciliter votre vie dans le courrier électronique.

Une autre façon de produire des modèles réutilisables pour les courriels consiste à utiliser des «réponses prédéfinies». Les réponses standardisées vous permettent de produire un extrait de texte ou un e-mail complet que vous enregistrez puis réutilisez chaque fois que cela s’applique. Les avantages sont similaires à l’utilisation d’un utilitaire d’extension de texte comme TextExpander.

Inbox Zero Étape 5 : Processus

Laisser votre client de messagerie ouvert toute la journée vous créera des problèmes: chaque nouvel e-mail qui apparaît est comme une babiole brillante qui vous distrait de votre vrai travail. Alors, prenez le temps le matin et l’après-midi de traiter votre courrier électronique. Prévoyez trente minutes à chaque fois. Et adopter un flux de traitement des emails. La première question à poser lors du traitement de vos emails est la suivante: est-ce que c’est une action ? Si ce n’est pas quelque chose que vous devez faire, vous n’avez plus qu’une question à répondre: en ai-je besoin ? Si vous n’avez pas besoin de cet e-mail, supprimez-le. Si vous en avez besoin à l’avenir, décidez s’il doit être archivé ou envoyé à un stockage de référence tel qu’Evernote. Pour les courriels qui peuvent donner lieu à une action, vous devez répondre à une autre question. Cela prend t-il plus de 2 minutes pour y répondre ? Si cela prend moins de deux minutes, répondez à l’e-mail, puis archivez-le, envoyez-le pour référence ou supprimez-le. Si cela prend plus de 2 minutes, vous devez répondre à une dernière question: suis-je le mieux placé pour y répondre ? Si vous n’êtes pas la meilleure personne pour y répondre qui est-ce ? Déléguez l’e-mail à la personne adéquate et passez au traitement du reste de votre boîte de réception. Si l’email est actionable, cela prendra plus de deux minutes et vous êtes la meilleure personne pour répondre, c’est maintenant une tâche. Et, en tant que tâche, il appartient à votre liste de tâches.

Inbox Zero Étape 6 : Soyez, vous aussi, exemplaire

Maintenant que vous devenez plus efficace avec vos emails, ce serait génial si vous pouviez ouvrir la voie aux autres. En démontrant de bons comportements de messagerie, vos amis et vos collègues pourraient apprendre de nouvelles techniques qui leur faciliteront la vie. Aimez-vous recevoir un email de votre patron à 20 heures ? Si vous êtes un travailleur consciencieux, vous pourriez penser à répondre à l’e-mail, qu’il ait été envoyé ou non pendant les heures de travail. Cependant, cela pourrait détourner votre attention d’autres choses qui sont importantes pour vous, comme votre vie personnelle, tout simplement. Si la réception d’un tel e-mail est susceptible de provoquer une angoisse pour vous, votre prochain travail consiste à examiner si vous êtes responsable de faire cela à d’autres. J’imagine que beaucoup d’entre nous ont fait cela sans penser à l’impact sur les destinataires. Si vous voulez que vos collègues soient frais et efficaces lorsqu’ils sont au travail, il pourrait être utile de décider si un e-mail que vous pourriez envoyer en dehors des heures d’ouverture les aidera ou les pénalisera.

Une façon de vous assurer de ne pas faire preuve d’intrusion est d’utiliser un outil de planification de courrier électronique. Boomerang pour Gmail et Outlook est un exemple bien connu. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, l’une est de pouvoir programmer un email pour l’envoyer plus tard.

Inbox Zero Étape 7 : Fermez votre client de messagerie

Même si vous mettez votre boîte de réception à zéro chaque fois que vous traitez vos courriels, vous devez tout de même fermer votre client de messagerie ou l’onglet de votre navigateur. Pourquoi ? Parce que chaque fois qu’un nouveau courriel arrive, vous risquez de vous distraire du travail plus important que vous devriez faire. Beaucoup de clients de messagerie auront une alerte visuelle ou auditive pour dire qu’un nouvel email est arrivé. Leur but est d’exiger votre attention et de vous ramener à votre boîte de réception. Ne les laissez pas détourner votre cerveau aussi facilement. Le moyen le plus sûr de garder votre cerveau hors de votre boîte de réception est de fermer cette même boîte de réception. Que faire si vous avez besoin d’accéder à un courriel archivé pour le travail que vous êtes en train de faire ? Vous pouvez faire de votre mieux pour désactiver toutes les nouvelles alertes e-mail, même si c’est possible que cela ne suffise pas.

Boomerang a récemment publié une nouvelle fonctionnalité appelée Inbox Pause. Inbox Pause déplace tous les messages entrants dans un dossier distinct. Vous pouvez même cacher ce dossier si vous êtes inquiet de voir un courrier non lu. Lorsque vous activez Inbox Pause, une fenêtre contextuelle offre plusieurs options. Ceux-ci comprennent un répondeur automatique, la capacité mentionnée ci-dessus de cacher l’email et l’option de réinitialiser automatiquement à un certain moment.