Logiciels de Gestion de Coworking

Vous avez un coworking ? Alors, optimisez la gestion de votre espace, automatisez vos tâches et améliorez l’expérience de vos membres ! Trouvez le logiciel idéal pour la réservation d’espaces, la gestion des abonnements, la facturation, les accès connectés, etc. Les fonctionnalités de ces programmes sont multiples.

Découvrez quels sont les meilleurs logiciels de gestion de coworking avec ce comparatif complet. Puis, pilotez un espace de coworking de façon fluide et professionnelle grâce à nos conseils.

Les meilleurs logiciels pour gérer un coworking en 2025

Tableau récapitulatif des meilleurs logiciels de coworking

Skedda

Ce logiciel de réservation de bureaux offre des données permettant d’organiser les différents espaces de manière optimale. Il propose de nombreuses fonctionnalités : détermination de quotas, automatisation des réservations récurrentes, protection des données sensibles. Il peut être intégré à Google Workspace, Microsoft 365, Outlook ou SSO SAML. 

Wework

Cet outil de réservation promet une bonne expérience client avec des espaces privés et une application mobile. Il mise sur des expériences de travail collaboratives. Le logiciel permet également de mieux gérer les espaces avec des données précises sur les taux d’occupation. L’objectif est de réduire les coûts immobiliers en vérifiant que l’espace utilisé est adapté à l’activité.

Desk 

Desk se veut un logiciel de coworking intuitif et sans prise de tête. Malgré tout, il est doté de nombreuses fonctionnalités : réservations, réseau communautaire, billetterie, signature électronique, contrôle d’accès, statistiques ou récolte automatiques des avis Google. 

Witco

Witco est une plateforme d’organisation du travail tout-en-un. L’application intègre plus de 50 modules dédiés au bien-être au travail : gestion des espaces, des visiteurs, du travail hybride, réservation de salle, etc. Elle propose aussi plus de 100 intégrations.

Clearooms

Clearooms est un logiciel de réservation de bureaux qui mise sur la simplicité. Il permet de gérer les espaces de travail hybrides et également les places de parking. Il s’intègre à la suite Google et Outlook. L’outil est aussi disponible sur mobile.

Nexudus

Nexudus est un logiciel de coworking focalisé sur les automatisations : facturation, réservations, contrôles d’accès et automatisations des flux de travail. Il est adapté à une gestion multi-sites pour laquelle vous bénéficiez d’un tableau d’outils d’administration centralisés. Il comprend 60 intégrations natives.

Cobot

Cobot revendique sa convivialité et son utilisation intuitive. En plus des fonctionnalités classiques d’un outil de réservation, il inclut un CRM ainsi qu’un accueil personnalisé des visiteurs. Il offre également 100 intégrations, un accès API, un outil d’analyse et une assistance gratuite.

Office RnD

C’est une plateforme de coworking et de gestion de travail personnalisable. Elle est destinée aux espaces de coworking et aux entreprises qui veulent créer des espaces de travail modernes. Réservations, signatures de contrat, tableaux de bord personnalisés, automatisation des paiements, rapports, intégrations sont de très nombreuses fonctionnalités adaptées aux différents types d’espaces de travail.

Andcards (Spacebring)

Andcards est un logiciel de gestion de coworking qui veut faciliter l’indépendance du client. Ainsi, il permet une inscription des membres en 2 minutes,  offre une une appli et une disponibilité des réservations 24/7. Il inclut de nombreuses automatisations et intégrations pour fluidifier les processus ainsi qu’une API.

Zapfloor

Zapfloor propose ses services aux immeubles multi-locataires, environnements d’entreprises et espaces de coworking. La réservation des bureaux peut être réalisée via une application mobile dédiée. La configuration des salles de réunion peut être personnalisée. Il dispose aussi d’un CRM et d’une place de marché pour les bureaux.

Habu

Ce logiciel de coworking est centré sur l’utilisateur pour lui faciliter la vie. Il offre un tableau de bord utilisateur personnalisable pour réserver une salle et se tenir informé et un annuaire communautaire. 

Optix

Optix propose la gestion facilitée des coworkings avec 1 000 automatisations potentielles. Celles-ci concernent l’onboarding des nouveaux membres et les gestions des visiteurs, mais aussi les tâches répétitives. Elle prend en charge les petits espaces et les structures multi-sites.

Quel logiciel de gestion de coworking choisir selon votre besoin ?

Trouver le logiciel qui correspond à vos besoins spécifiques : 

• Gérer un espace de 10 à 30 postes en local : il vous faut un outil simple et abordable comme Cobot ou Habu.
• Proposer une application à votre communauté de coworkers : optez pour Witco, Wework, Andcards, Optix ou OfficeRnD.
• Gérer plusieurs sites ou un espace hybride (bureaux + salles + studios) : misez sur Nexudus ou Zapfloor.
• Organisez la facturation et la gestion des accès : Nexudus ou OfficeRnD sont de bons candidats.
• Créer une vraie communauté avec événements et de la communication : alors, choisissez Andcards ou Optix.

Les critères pour bien choisir votre logiciel de coworking

Les logiciels de gestion de coworking ont parfois de nombreuses fonctionnalités. Vous n’avez pas forcément besoin de l’outil le plus complet, mais de celui qui colle à vos préoccupations. Voici les principaux critères à prendre en compte pour faire le bon choix.

Gestion des réservations et facturation automatique

Ces fonctionnalités de base sont présentes sur de nombreux outils. La possibilité de réserver et de payer en ligne est essentielle pour gérer facilement vos plannings et que les utilisateurs gardent une certaine autonomie. Ils récupèrent leur facture au moment de la réservation sans devoir vous solliciter.

Calendrier partagé et créneaux personnalisables

Les équipes qui pratiquent le travail hybride peuvent avoir besoin d’un calendrier partagé. Celui-ci permet de savoir où se trouvent les membres de leur team et à quel moment ils peuvent se rencontrer. C’est aussi intéressant de pouvoir personnaliser les créneaux de réservation en fonction des habitudes des utilisateurs.

Application mobile pour les membres et mise en avant du branding

Retenir les membres dans vos espaces permet d’en optimiser le remplissage. Cette fidélisation peut être rendue possible par des espaces membres en ligne soignés et une application mobile. Certains logiciels vous donnent la possibilité de personnaliser ces outils et de renforcer votre branding. De plus, ils comportent de nombreuses options pour créer une véritable communauté autour de vos bureaux.

Gestion des accès 

Elle peut être réalisée de multiples manières : badges, code, IoT. À vous de choisir celle qui convient le mieux à votre manière de fonctionner.

CRM, reporting, analytics intégrés 

Ces fonctionnalités sont très utiles. Elles permettent de disposer d’un outil tout-en-un pour développer et fidéliser votre clientèle et améliorer vos services. À défaut, trouvez un logiciel qui s’intègre à vos outils métiers. Cela renforcera le bon fonctionnement de votre écosystème.

Paiements récurrents / Stripe / prélèvements 

Choisissez l’outil qui vous permet une intégration des paiements selon vos préférences et celles de vos clients.

Support client et documentation claire

Optez pour une solution de gestion de coworking transparente. Vous devez étudier la documentation disponible pour savoir ce que comprend la solution ou quelles sont ses limites. L’idéal est de pouvoir joindre un support client réactif ou trouvez vos réponses sur la plateforme.

Tips pour réussir la mise en place de votre logiciel de gestion de coworking

Voici quelques conseils pour adopter facilement votre logiciel de coworking !

• Commencez par cartographier vos espaces : c’est la base pour intégrer votre offre à l’outil ; 
• Choisissez une solution qui peut évoluer avec votre espace (modules activables) : vous envisagez de vous agrandir à court ou moyen terme ? Ou de fermer des bureaux sur certaines périodes ? Alors, vous devez prendre une solution qui peut continuer à vous accompagner malgré ses évolutions.
• Testez avant de vous lancer : certaines formules vous invitent à un essai gratuit sur une période limitée. D’autres vous font des démos. Ce sont de bonnes idées pour si le logiciel vous convient.
• Associez toujours votre équipe à la phase de test : ce sont également eux les utilisateurs du logiciel ! Ils doivent pouvoir donner leur avis sur les fonctionnalités incluses et la praticité de l’outil.
• Pensez à connecter votre outil à votre écosystème : CRM, Slack, Notion, Zapier… Optez pour un logiciel qui vous permet d’intégrer toutes vos solutions numériques.

Un logiciel de coworking est un bon outil s’il colle à vos besoins

Pour gagner en efficacité, un logiciel de gestion de coworking est idéal. Toutefois, il faut faire un choix adapté à vos besoins. En effet, il est inutile de miser sur un outil multifonction si vous avez un petit espace à gérer. Dans ce cas, un logiciel simple et intuitif pour vos réservations et votre facturation est suffisant. En revanche, si vous gérez plusieurs sites ou différents types de prestations, un outil avancé est nécessaire pour qu’il n’y ait pas de difficulté. Grâce à ce comparatif, vous avez une vue d’ensemble de solutions qui sauront répondre à vos exigences.