Le courrier reste present dans la vie des entreprises, mais sa gestion s'est transformee. Plutot que d'imprimer, affranchir et classer manuellement, un logiciel de gestion du courrier dematerialise et automatise ces taches : envoyer un courrier depuis son ordinateur, recevoir son courrier numerise, le tracer et l'archiver. Mais les outils different selon que l'on gere le courrier sortant, entrant, ou les deux. Je prefere partir de votre usage. Voici comment je compare les logiciels de gestion du courrier.
Les meilleurs logiciels de gestion du courrier
Plusieurs solutions structurent ce marche selon l'usage. Pour envoyer du courrier depuis son ordinateur, sans se deplacer, Postmee et Lettre24 impriment, affranchissent et postent vos courriers avec suivi. CourrierLogik couvre la gestion et le traitement du courrier en entreprise. Et des acteurs comme Kandbaz associent la gestion du courrier a la domiciliation, en numerisant le courrier entrant. Mon conseil est de partir de votre usage, car envoyer du courrier en ligne, traiter le courrier entrant et numeriser le courrier d'une domiciliation ne reposent pas sur le meme outil.
Courrier sortant : envoi en ligne
L'usage le plus courant est l'envoi. Plutot que d'imprimer, mettre sous pli et affranchir, des solutions comme Postmee ou Lettre24 prennent en charge tout l'envoi a partir d'un document numerique, y compris le recommande, avec un suivi. C'est un gain de temps considerable pour qui envoie du courrier regulierement, et une tracabilite que le courrier classique n'offre pas. Je regarde surtout la simplicite d'envoi, les types de courrier disponibles et le suivi, car l'interet de ces outils tient a transformer une corvee logistique en quelques clics, tracee de bout en bout.
Courrier entrant : numérisation et traitement
L'autre versant est le courrier que l'on recoit. Numeriser le courrier entrant permet de le recevoir et de le traiter a distance, de le router vers les bonnes personnes et de l'archiver, sans manipuler le papier. C'est particulierement utile pour les entreprises distribuees ou en domiciliation, ou des acteurs comme Kandbaz numerisent et mettent a disposition le courrier en ligne. Je verifie toujours la rapidite de numerisation et la qualite du routage, car un courrier entrant bien dematerialise fluidifie toute l'organisation, tandis qu'un traitement lent ou desordonne recree le probleme qu'on cherchait a resoudre.
Tracabilité, archivage et dématérialisation
Au-dela de l'envoi et de la reception, la valeur d'un logiciel de courrier tient a la maitrise qu'il apporte. Le suivi des envois et des receptions, l'archivage numerique et la tracabilite facilitent la conformite, la recherche et la preuve en cas de besoin. La dematerialisation reduit aussi l'impression et le stockage papier. Je place cette tracabilite en haut de ma grille pour les usages professionnels, car gerer du courrier sans suivi ni archivage, c'est s'exposer a des litiges difficiles a trancher et a des recherches interminables : la dimension preuve est souvent aussi importante que le gain de temps.
Quel logiciel de gestion du courrier choisir selon votre besoin
| Votre usage | Ce que je regarde en premier |
|---|---|
| Envoyer du courrier en ligne | Postmee, Lettre24 |
| Traiter le courrier en entreprise | CourrierLogik |
| Courrier entrant et domiciliation | Kandbaz |
| Recommande et tracabilite | Postmee, Lettre24 |
Comment je choisis, en resume
Je pars de mon usage, jamais de la notoriete de l'outil. Je distingue courrier sortant, courrier entrant et domiciliation, je place la tracabilite et le suivi en haut pour les usages professionnels, je verifie les types de courrier et la qualite du traitement, puis je teste sur un envoi reel. Le meilleur logiciel de gestion du courrier n'existe pas dans l'absolu : il depend de ce que vous gerez, l'envoi, la reception ou les deux. Servez-vous du tableau plus haut comme point de depart, et comparez les solutions en detail juste en dessous.