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Gestion flexible des espaces de travail hybrides

Ce système permet de réserver facilement des bureaux et des salles de réunion dans un environnement de travail hybride. Il offre un contrôle total sur la gestion des espaces, quelle que soit la taille de l’organisation. La solution vise à garantir un fonctionnement flexible et sécurisé des espaces de travail, en s’adaptant aussi bien aux petites équipes qu’aux grandes entreprises.

Cas d’usage et bénéfices concrets

• Réservation rapide de bureaux partagés (hot desking) et de salles de réunion.
• Visualisation instantanée de la disponibilité grâce à un système de feux tricolores.
• Gestion centralisée des espaces pour éviter les conflits et optimiser l’occupation.
• Intégration avec Google et Outlook pour synchroniser les réservations avec les calendriers existants.
• Possibilité de gérer également les places de parking.
• Application mobile et interface web synchronisées pour réserver depuis n’importe quel appareil.
• Support de plans d’étage pour choisir un bureau ou une salle sur une carte interactive.
• Notifications par email pour confirmer et rappeler les réservations.

Points forts de la solution

• Mise en place rapide et accompagnement à l’onboarding.
• Interface intuitive, rapide et adaptée à tous les profils d’utilisateurs.
• Rapports personnalisés pour analyser l’utilisation des espaces et optimiser la gestion.
• Règles personnalisables de distanciation sociale pour s’adapter aux besoins sanitaires.
• Questionnaire de santé optionnel avant la réservation.
• Tarification basée sur le nombre de bureaux et de salles, pas sur le nombre d’employés, permettant une grande flexibilité et des économies.
• Absence de contrats longue durée, possibilité d’ajuster le nombre d’espaces gérés à tout moment.
• Support réactif basé au Royaume-Uni.
• Intégration possible avec des consoles de salle, indépendamment du matériel utilisé.
• Solution reconnue et utilisée par des entreprises de premier plan dans divers secteurs (logistique, conseil, automobile, finance, administration publique, universités, etc.).

Expérience utilisateur et témoignages

• Amélioration significative de l’organisation et de la fluidité des réunions.
• Réduction du chaos lié à la gestion manuelle des espaces.
• Facilité d’intégration avec les outils de calendrier existants.
• Gain de temps et meilleure visibilité sur la disponibilité des espaces.
• Transition facilitée vers le travail hybride grâce à la gestion centralisée des réservations.
• Interface jugée simple, rapide et adaptée à l’usage quotidien.

Tarification et évolutivité

Le modèle tarifaire repose sur le nombre de bureaux et de salles à gérer, ce qui permet d’adapter précisément la solution aux besoins réels de l’organisation. Cette approche favorise la maîtrise des coûts et la possibilité de faire évoluer le service en fonction de la croissance ou de la réduction des effectifs et des espaces.

Accessibilité et support

• Disponible sur le web, iOS et Android.
• Assistance disponible pour la mise en route et l’utilisation quotidienne.
• Solution référencée sur le portail G-Cloud du gouvernement britannique pour les services numériques.

Limites potentielles

• La solution est basée au Royaume-Uni, ce qui peut influencer le support ou la localisation pour d’autres marchés.
• La tarification exacte n’est pas détaillée publiquement.

Recommandation

Ce système de réservation est particulièrement adapté aux organisations cherchant à optimiser la gestion de leurs espaces de travail dans un contexte hybride. Il se distingue par sa simplicité d’utilisation, sa flexibilité tarifaire et ses nombreuses fonctionnalités adaptées aux besoins actuels des entreprises. Il est recommandé pour toute structure souhaitant améliorer l’efficacité et la transparence de la gestion de ses bureaux et salles de réunion.

Sources

• https://clearooms.com