Zapfloor : notre avis en 2026
Zapfloor équipe les campus et immeubles d’entreprise avec une solution flexible intégrée à l’IoT, permettant de gérer des bâtiments multiples depuis une seule interface.
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A qui s'adresse Zapfloor ?
Opérateurs de coworking et flex offices de taille moyenne cherchant une solution tout-en-un pour gérer membres, réservations et facturation avec un bon accompagnement.
Repartition par taille d'entreprise
Secteurs d'activite
Cas d'usage principaux
- Suivre l’occupation des salles et bureaux en temps réel
- Analyser l’utilisation des espaces pour optimiser l’aménagement
- Gagner du temps sur la gestion administrative du coworking
- Gérer les réservations d’espaces sans erreurs
Si vous êtes Responsable de coworking ou Facility manager ou Gestionnaire immobilier, Zapfloor est fait pour vous.
Avis utilisateurs
Opérateurs de coworking et flex offices de taille moyenne cherchant une solution tout-en-un pour gérer membres, réservations et facturation avec un bon accompagnement.
Note globale
Points forts
Support client réactif
Les utilisateurs soulignent régulièrement la qualité et la disponibilité de l'équipe support, qui répond rapidement aux demandes et accompagne bien lors de l'onboarding.
Gestion des membres et des espaces
La plateforme offre des fonctionnalités solides pour gérer les abonnements, les réservations de salles et le suivi des membres en un seul endroit.
Intégrations disponibles
Zapfloor s'intègre avec plusieurs outils tiers (facturation, contrôle d'accès, CRM), ce qui facilite l'automatisation des flux de travail pour les opérateurs.
Facturation automatisée
La gestion de la facturation récurrente et des paiements est appréciée pour son niveau d'automatisation, réduisant la charge administrative des gestionnaires d'espaces.
Points faibles
Courbe d'apprentissage initiale
Certains utilisateurs signalent que la prise en main peut être longue au départ, notamment pour configurer l'ensemble des paramètres selon leurs besoins spécifiques.
Interface perfectible
Quelques retours mentionnent que l'interface utilisateur, bien que fonctionnelle, manque de modernité et de fluidité par rapport à certains concurrents directs.
Personnalisation limitée
Les options de personnalisation avancée du portail membre ou des rapports sont jugées insuffisantes par certains opérateurs ayant des besoins très spécifiques.
Analyse basee sur les retours utilisateurs des principales plateformes d'avis · Mise a jour le 31/03/2026
Gestion efficace des espaces de travail
Ce logiciel propose une solution complète pour optimiser la gestion des bureaux, des espaces de coworking et des environnements multi-locataires. Il vise à simplifier la réservation de bureaux et de salles de réunion, la gestion des incidents, les paiements en ligne et l’engagement communautaire, tout en offrant des outils d’analyse avancée pour piloter la performance immobilière.
Cas d’usage et publics concernés
- Environnements multi-locataires : Gestion centralisée des locataires, optimisation de l’expérience utilisateur et automatisation des processus administratifs.
- Espaces de coworking : Animation de la communauté, gestion des membres et des réservations, amélioration de la satisfaction et de la rétention.
- Entreprises : Optimisation de l’occupation des espaces, amélioration du retour sur investissement immobilier et satisfaction des collaborateurs.
Fonctionnalités principales
- Réservation et gestion des bureaux : Système intuitif permettant aux équipes de réserver des postes dans la même zone et le même jour.
- Réservation de salles de réunion : Plateforme facilitant la réservation de salles via différents canaux.
- Analytique avancée : Tableaux de bord personnalisables pour suivre l’utilisation des espaces et optimiser le parc immobilier.
- Outil d’engagement communautaire : Favorise l’interaction entre membres et collaborateurs pour créer une communauté dynamique.
- Helpdesk digital : Signalement et suivi des incidents en trois clics pour une résolution rapide.
- Paiements en ligne : Multiples méthodes de paiement intégrées pour simplifier les transactions financières.
- Intégrations : Connexion fluide avec d’autres outils métiers pour centraliser la gestion.
Chiffres clés et impact
- 48 061 utilisateurs vérifiés.
- 66 % de taux de rétention.
- 2 786 133 m² d’espaces de bureaux gérés.
- Note de 3,1/5 sur l’App Store.
Retours clients
- La Grand Poste : Mise en place d’une solution smart building et coworking grâce à l’accompagnement du support client et de l’équipe R&D.
- The Brain Embassy : Transformation de la gestion de l’espace de coworking, gain de temps administratif et meilleure visibilité sur la communauté.
- Wintercircus : Application personnalisée pour la réservation de salles de réunion, expérience visiteurs fluide, plus de 800 membres bénéficiaires quotidiens.
Points forts
- Solution tout-en-un adaptée à différents types d’espaces professionnels.
- Interface intuitive pour la réservation et la gestion des espaces.
- Outils d’analyse et de reporting avancés.
- Engagement communautaire intégré.
- Support client réactif et accompagnement à la personnalisation.
Limites identifiées
- Note moyenne sur l’App Store (3,1/5), indiquant des axes d’amélioration potentiels sur l’expérience mobile.
Recommandation
Ce logiciel s’adresse aux gestionnaires d’espaces de bureaux, de coworking ou d’immeubles multi-locataires souhaitant centraliser, automatiser et optimiser la gestion de leurs espaces. Il est particulièrement pertinent pour les structures recherchant une solution évolutive, intégrée et orientée expérience utilisateur, tout en bénéficiant d’un accompagnement personnalisé.
Sources
- https://www.zapfloor.com
Fonctionnalites
Cas d'usage en detail
Suivre l’occupation des salles et bureaux en temps réel
Zapfloor intègre un suivi de l'occupation en temps réel via des capteurs IoT connectés directement à la plateforme, permettant de visualiser quels bureaux, salles et espaces sont réellement utilisés à chaque instant. Edge Workspaces témoigne que grâce au 'real-time occupancy tracking' de Zapfloor, chaque mètre carré du bâtiment est utilisé efficacement, réduisant le gaspillage d'espace. Cette intégration IoT native distingue Zapfloor d'un simple logiciel de réservation : les données de présence remontent automatiquement sans action manuelle.
Analyser l’utilisation des espaces pour optimiser l’aménagement
Zapfloor propose des dashboards analytiques avancés et personnalisables qui croisent les données de réservation et d'occupation pour optimiser l'aménagement des campus multi-bâtiments depuis une seule interface. Edge Workspaces confirme que ces outils ont permis d'optimiser concrètement l'utilisation de leurs espaces et de maximiser le potentiel de chaque zone. Contrairement à des outils génériques, Zapfloor consolide les données de plusieurs bâtiments dans un seul tableau de bord, ce qui est particulièrement utile pour les gestionnaires de campus ou d'immeubles multi-tenants.
Gagner du temps sur la gestion administrative du coworking
Zapfloor centralise en une seule plateforme la gestion des réservations, des paiements en ligne, du helpdesk digital (incidents reportables en 3 clics) et de la communication communautaire, réduisant drastiquement la charge administrative. Paulien Derden de The Brain Embassy témoigne que Zapfloor a 'completely transformed' leur gestion du coworking en offrant 'a comprehensive view of their community', permettant de 'streamline administrative tasks and save valuable time'. Cette approche tout-en-un évite la multiplication des outils déconnectés que les solutions concurrentes imposent souvent.
Gérer les réservations d’espaces sans erreurs
Zapfloor propose un système de réservation de bureaux et salles de réunion permettant aux équipes de réserver des postes dans la même zone le même jour, avec synchronisation multi-plateformes pour éliminer les conflits de réservation. La gestion simultanée de plusieurs bâtiments depuis une interface unique permet aux gestionnaires de campus comme ENGIE ou Intervest de piloter l'ensemble des espaces sans risque de doublon entre sites. Le système intègre également des affichages en temps réel pour que les utilisateurs finaux voient instantanément la disponibilité réelle des espaces.