Comparatif des 56 meilleurs logiciels de Gestion de projet
Guide pour bien choisir son logiciel de gestion de projet
Votre outil de gestion de projet doit répondre à vos besoins, et s’intégrer facilement à vos habitudes de travail et à l’environnement de votre entreprise. Sa facilité d’utilisation, son champ fonctionnel, son prix, ses intégrations à vos autres outils et la présence de son support client sont autant de critères à évaluer pour faire le bon choix.
Rentabilité | Simplicité | Compatibilité | Évolution | |
Monday | ||||
Wrike | ||||
Notion | ||||
Trello |
1- Définir ses besoins spécifiques en termes de fonctionnalités
Lister les tâches récurrentes à automatiser
Avant de vous lancer dans le choix d’un logiciel de gestion de projet, prenez le temps de lister toutes les tâches récurrentes de votre activité web. Distinguez celles qui peuvent être automatisées grâce à des fonctionnalités spécifiques, comme la création de rapports d’avancement pour vos clients par exemple. Cela vous aidera à définir les critères indispensables que devra remplir votre futur outil. Vérifiez également si le logiciel permet de créer des workflows automatisés entre vos différentes applications métiers. C’est un excellent moyen de gagner en productivité en supprimant les tâches manuelles et répétitives. Capterra propose une liste de plus de 200 logiciels de gestion de projet, comparés selon de nombreux critères dont les possibilités d’automatisation, pour vous aider dans votre sélection.
Prioriser les features selon votre méthodologie projet
Un bon outil de gestion de projet doit pouvoir s’adapter à votre méthodologie de travail, et non l’inverse. Listez les fonctionnalités dont vous avez besoin en les classant par ordre de priorité, des plus indispensables au « nice to have ». Vous pourrez ainsi plus facilement comparer les offres du marché selon votre propre système de notation. Favorisez les logiciels qui proposent des modèles préconfigurés correspondant à vos types de projets web. Cela vous fera gagner un temps précieux lors de la configuration initiale de l’outil. Des plateformes comme Asana ou Monday.com proposent de nombreux templates adaptés aux méthodes agiles, à la gestion de projets créatifs ou encore au suivi de production. Pour définir vos besoins fonctionnels en logiciel de gestion de projet :
- Listez les tâches récurrentes de votre activité
- Identifiez celles qui gagneraient à être automatisées
- Classez les fonctionnalités par ordre de priorité selon votre méthodologie
- Recherchez des modèles préconfigurés adaptés à vos projets types
- Comparez les offres du marché avec vos propres critères de notation
2- Miser sur la simplicité et l’intuitivité de l’outil
Évaluer l’expérience utilisateur lors des tests
La plupart des outils de gestion de projet proposent une période d’essai gratuite. Profitez-en pour tester en conditions réelles les différentes solutions présélectionnées. Soyez attentif à la facilité de prise en main, à l’intuitivité de l’interface utilisateur et à la clarté de la navigation. N’hésitez pas à solliciter plusieurs collaborateurs pour avoir des avis complémentaires.
Pour comparer efficacement, établissez une grille d’évaluation avec une note pour chaque critère à vos yeux : simplicité d’utilisation, fonctionnalités, design, mobile, etc. Vous pourrez ainsi objectiver vos retours et pondérer la pertinence de chaque outil testé pour votre activité.
Solliciter l’avis de vos collaborateurs
ll est essentiel d’impliquer vos équipes dans le processus de sélection de votre futur logiciel de gestion de projet. Organisez des ateliers pour recueillir les besoins de chacun des services concernés (marketing, commercial, R&D…) et faites tester les solutions retenues pour avoir leurs avis. Selon une étude, l’adhésion des collaborateurs est le 1er critère de réussite d’implantation d’un outil de project management dans une entreprise. Proposez un questionnaire anonyme pour que chacun puisse s’exprimer librement sur les points forts et axes d’amélioration de chaque solution testée. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour choisir l’outil qui conviendra au plus grand nombre.
3- Vérifier la compatibilité avec vos outils existants
Recenser vos outils métiers (CRM, facturation…)
La bonne intégration de votre logiciel de gestion de projet avec vos autres applications métiers est un prérequis essentiel. Listez tous les outils que vous utilisez au quotidien comme votre CRM, votre solution de facturation, vos programmes de création graphique, vos outils de développement, etc. Renseignez-vous sur les connecteurs natifs proposés par les différents éditeurs et les possibilités de développement d’API. Un outil comme Zapier, par exemple, propose des intégrations préconfigurées avec plus de 4000 applications, dont les principaux logiciels de gestion de projet comme Asana, Trello ou Monday. De quoi faciliter grandement la communication entre vos différents logiciels !
Tester les passerelles disponibles
Au-delà de la simple compatibilité, il est important de tester le bon fonctionnement des passerelles annoncées. Par exemple, vérifiez que les données de vos comptes clients sont bien synchronisées entre votre CRM et votre outil de gestion de projet. Assurez-vous que les rapports d’avancement sont automatiquement générés et envoyés à vos clients. Contrôlez que les changements effectués dans un outil sont instantanément répercutés dans l’autre. Une bonne synchronisation vous fera gagner un temps précieux et limitera les risques d’erreur liés aux doubles saisies ou aux oublis de mise à jour manuelle. N’hésitez pas à contacter des entreprises de votre écosystème pour avoir leurs retours d’expérience sur les passerelles testées. Pour faciliter l’intégration de votre logiciel de gestion projet :
- Listez vos outils métiers indispensables (CRM, facturation, création…)
- Vérifiez les connecteurs natifs des solutions étudiées
- Évaluez les options de développement d’API si besoin
- Testez les synchronisations de données critiques
- Validez que les changements se répercutent instantanément
4- Anticiper l’évolution de vos besoins
Étudier les possibilités de montée en puissance
Votre logiciel de gestion de projet doit pouvoir évoluer en même temps que votre entreprise. Au-delà de la simple augmentation du nombre d’utilisateurs, regardez si l’outil choisi pourra s’adapter à une éventuelle diversification de vos activités. Pourrez-vous facilement ajouter de nouvelles fonctionnalités grâce à un large choix de plugins ? Contactez d’autres entrepreneurs du web ayant récemment franchi des seuils significatifs de croissance (passage de 10 à 50 collaborateurs ou multiplication par 5 du nombre de projets gérés en parallèle par exemple). Leurs témoignages vous aideront à projeter l’usage à moyen terme de votre future solution. Vous éviterez ainsi de devoir changer d’outil au bout de quelques mois en constatant ses limites !
Mesurer le niveau de personnalisation possible
Plus votre entreprise grandira, plus vos méthodologies projets se structureront. Votre outil devra facilement s’adapter à de nouveaux processus pour ne pas devenir un frein à votre développement. Privilégiez les solutions modulables et personnalisables pour suivre au mieux l’évolution de votre organisation. La plateforme Notion, par exemple, est reconnue pour sa grande souplesse permettant de composer des espaces projets « sur-mesure ». Des outils dédiés à des méthodologies spécifiques, comme le Design Thinking ou la méthode PERT, peuvent cependant s’avérer rapidement indispensables. Veillez donc à garder un bon équilibre entre flexibilité et adéquation aux besoins métiers de vos équipes.
5- Comparer les offres tarifaires
Étudier les différentes formules d’abonnement
Une fois votre short-list de solutions établie, il est temps de passer à la comparaison des offres tarifaires. Au-delà du prix facturé par utilisateur, regardez attentivement quelles sont les fonctionnalités incluses dans les différents plans proposés. Certains éditeurs, comme Trello, proposent une version gratuite avec des options volontairement limitées. Cela peut être suffisant pour un besoin basique, mais vite inconfortable pour un usage intensif. Saviez-vous que 90% des outils de gestion projet proposent un essai gratuit ? Les formules d’abonnement sont souvent « par palier », en fonction du nombre d’utilisateurs et/ou de projets gérés. Anticipez la croissance de vos équipes pour estimer le coût à moyen terme et vérifiez la possibilité de changer facilement de plan en cours de route. Pensez aussi aux éventuels frais annexes : formation, support, forfait de mise en route… Le comparatif de Lemon.io, aggrégant les politiques tarifaires de 18 outils, est un bon support dans cette étape.
Tenir compte du nombre d’utilisateurs
Votre budget doit évidemment être corrélé à la taille de votre équipe. Si les offres sont souvent similaires pour les petites structures (Zoho Projects est gratuit jusqu’à 3 personnes puis démarre à 5€ HT/mois/utilisateur), l’écart se creuse avec le nombre croissant de collaborateurs à équiper. Évaluez plusieurs scenarii en fonction de vos prévisions de recrutement. Pour une entreprise de 50 personnes dont la moitié serait concernée par l’outil de project management, comptez entre 200 et 600€ HT/mois selon les fonctionnalités indispensables et le niveau de service attendu. Rapportez toujours cet investissement aux gains de productivité espérés. Le prix à payer est souvent dérisoire par rapport aux économies générées grâce à l’optimisation du travail collaboratif !
https://www.lafabriquedunet.fr/productivité/gestion-projet
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