Logiciels de Notes de frais

La gestion des notes de frais a longtemps été synonyme de paperasse interminable et de processus chronophages pour les entreprises. Traditionnellement présentées sous format papier, puis progressivement digitalisées via des tableurs Excel, les notes de frais représentent une charge administrative considérable dans la gestion quotidienne des dépenses.

Aujourd’hui, alors que les entreprises cherchent à optimiser leurs procédures administratives, la gestion manuelle des notes de frais sous Excel révèle ses limites : erreurs de saisie, délais excessifs, risques de perte de documents et coûts cachés significatifs. Cette approche traditionnelle de la gestion des dépenses ne répond plus aux exigences de rapidité et d’efficacité des entreprises.

Face à ces enjeux, le marché propose désormais des outils spécialisés, offrant des solutions automatisées. Cette modernisation permet de digitaliser intégralement la procédure tout en assurant un suivi précis des charges engagées.

Définition et Importance des Notes de Frais

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document qui enregistre les dépenses engagées par un salarié ou un responsable dans le cadre de son activité professionnelle, en vue d’obtenir un remboursement. Ces charges peuvent inclure des frais de déplacement, de restauration, de logement ou encore d’achat de matériel professionnel. Le salarié avance personnellement ces frais avant d’en demander la régularisation à sa société.

Pour être valide, la note de frais doit respecter un formalisme précis. Elle doit impérativement comporter des preuves de paiement (factures, tickets de caisse, reçus) et détailler la date, le montant et la nature de la dépense. Ces informations sont indispensables pour garantir l’éligibilité au remboursement et faciliter la comptabilité.

La procédure de soumission suit généralement un rythme mensuel établi à chaque fin de mois ou au retour d’une mission. Les salariés regroupent leurs charges du mois, rassemblent leurs justificatifs et complètent leur note de frais. Cette compilation régulière permet un suivi efficace des dépenses et assure une prise en charge dans les délais.

Légitimité et Finalité des Remboursements

La régularisation des frais professionnels est un droit fondamental du salarié, garantissant qu’il n’ait pas à supporter personnellement les paiements liés à son activité professionnelle. Pour l’entreprise, c’est une obligation légale qui permet de maintenir une relation de confiance avec ses employés tout en assurant le bon déroulement des activités professionnelles.

Les notes de frais remboursées sont généralement exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans les limites fixées par l’administration. De plus, elles peuvent être déduites du résultat imposable de l’entreprise.

Pour éviter les abus, la société fixe des règles claires : types de dépenses autorisées, montants maximaux et procédures de validation. Ce cadre permet de garantir une régularisation juste tout en protégeant ses intérêts.

Impact sur la Gestion d’Entreprise

En comptabilité, ces dépenses sont enregistrées dans les comptes de classe 6, qui regroupent les charges d’exploitation. Une gestion rigoureuse est essentielle, car les coûts peuvent rapidement s’accumuler :

• Le traitement d’une seule note de frais coûte en moyenne 53 euros à la société
• Chaque erreur génère un surcoût de 48 euros par note
• Une mauvaise gestion peut coûter jusqu’à 300 euros par salarié et par mois

Il est donc important d’optimiser la gestion des notes de frais, surtout que l’établissement peut réaliser de grandes économies en :

• Automatisant le traitement des notes de frais avec des logiciels
• Formant les employés aux bonnes pratiques
• Mettant en place des contrôles efficaces

Politique de Remboursement des Frais Professionnels

Règles de Conformité et Obligations Légales

En France, le remboursement des notes de frais est encadré par un ensemble de lois et règlements stricts qui visent à protéger à la fois l’employeur et le salarié. Cette réglementation est d’autant plus importante car 89 % des cas de fraude en entreprise sont liés aux notes de frais avec un coût moyen de 747 euros par employé et par an. De plus, environ 20 % des salariés soumettent des factures non conformes et environ 5 % des revenus annuels sont perdus à cause de la fraude.

Principales lois et règlements qui encadrent les notes de frais :

• Code du Travail (Articles L3261-1 à L3261-4) : Prise en charge des transports
• Code Général des Impôts (Article 83-3°) : Déduction des frais professionnels
• Réglementation URSSAF (Arrêté du 20 décembre 2002) : Limites d’exonération

Obligations légales pour les entreprises :

• Vérifier que les coûts liés à l’activité sont justifiés et conformes à la réglementation de l’établissement
• S’assurer que les notes de frais sont correctement établies avec tous les justificatifs requis
• Mettre en place des procédures de contrôle interne pour prévenir la fraude
• Conserver les justificatifs pendant la durée légale (minimum 6 ans)
• Respecter les plafonds d’exonération URSSAF

Lignes Directrices pour la Politique Interne

La mise en place d’une politique de notes de frais permet de définir les règles de remboursement et sécurise les procédures internes. Voici les éléments essentiels à intégrer et les bonnes pratiques à suivre pour une gestion optimale des régularisations : 

Étape 1 : Définir des plafonds

Les employeurs peuvent fixer des plafonds pour certaines dépenses selon :

• Le type de charges (transport, logement, repas…)
• La zone géographique
• Le niveau hiérarchique 
• Les circonstances spécifiques (clients, événements…)

Ces plafonds doivent être réalistes et régulièrement mis à jour pour refléter l’évolution des prix du marché.

Remarque : L’URSSAF a fixé des plafonds forfaitaires en 2024, notamment pour les repas et autres frais, qui ne doivent pas être dépassés pour bénéficier de l’exonération. Il est important de noter que les coûts liés au remboursement des notes de frais par l’entreprise sont déductibles du résultat imposable.

Étape 2 : Établir des délais

Les organisations peuvent fixer un délai maximal pour que les salariés demandent la prise en charge de leurs paiements. Voici les principales mesures à considérer :

• Un délai maximum pour la présentation des justificatifs
• Une période définie pour traiter les demandes
• Des dates limites mensuelles ou trimestrielles selon l’organisation

Note importante : Légalement, un salarié dispose d’un délai de 3 ans à compter de la dépense pour réclamer le remboursement de ses charges professionnelles. Toutefois, l’entreprise peut définir des délais plus courts dans sa politique interne pour faciliter la gestion comptable.

Étape 3 : Mettre en place des contrôles efficaces

Pour prévenir les fraudes et garantir la conformité des régularisations, l’entreprise peut :

• Instaurer une validation hiérarchique systématique
• Vérifier la cohérence des justificatifs
• Contrôler le respect des plafonds définis
• Archiver correctement les documents

En cas de doute et de contestation, l’établissement peut légitimement demander des justificatifs complémentaires au collaborateur.

Pour plus de détails sur la création d’une politique de remboursement, vous pouvez consulter ce tutoriel vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=VG_y8CeUdBg 

Modalités Pratiques de Remboursement

L’organisation peut opter pour deux méthodes : au forfait (selon les plafonds de l’URSSAF) ou au réel en remboursant les dépenses exactes. Chaque option présente des avantages spécifiques qu’il convient d’analyser pour faire le meilleur choix.

Procédure de Remboursement des Notes de Frais

Démarche de Traitement des Notes de Frais

Le traitement des notes de frais suit une procédure structurée permettant d’assurer une régularisation efficace et conforme. Voici les différentes étapes à suivre :

Étape 1 : Collecte des preuves

Le partenaire qui engage les dépenses doit garder tous les reçus : 

• Conservation de toutes les factures et reçus
• Vérification de la conformité des documents
• Numérisation si nécessaire pour l’archivage

L’entreprise accepte différents types de documents comme les notes de règlements originales, les tickets de caisse, les reçus de carte bancaire ou encore les billets de transport. Chaque document doit impérativement comporter les mentions légales obligatoires : la date du paiement, le montant exact, le numéro de TVA du commerçant, ainsi que le détail des prestations ou produits concernés.

Étape 2 : Remplissage du formulaire

Qu’il soit au format papier ou numérique, ce document doit être complété avec soin par le collaborateur ayant effectué le paiement en respectant les standards de l’entreprise. Chaque dépense doit être détaillée chronologiquement, en précisant la date, la nature exacte des frais, le montant et le contexte professionnel justifiant la dépense. 

Étape 3 : Validation hiérarchique

Le partenaire doit envoyer sa note de frais pour validation à son responsable hiérarchique direct. Il peut lui envoyer via un logiciel dédié, par mail en scannant l’ensemble des pièces ou bien en version papier en main propre.

Étape 4 : comptabilité

Une fois validée, la note de frais est transmise au service comptable qui :

• Vérifie la présence et la conformité de tous les documents
• Contrôle les montants et les imputations comptables
• Enregistre les paiements dans les comptes appropriés
• Archive les documents selon les normes légales

Étape 5 : Remboursement

Il intervient après validation et traitement comptable. Il est généralement effectué :

• Soit par virement bancaire
• Soit intégré à la prochaine paie

Les délais sont encadrés par plusieurs règles :

• Légalement, l’employeur dispose d’un délai maximal de 5 ans pour rembourser les frais professionnels
• Un délai de 30 jours est généralement observé entre la soumission de la note et son remboursement effectif. La majorité des entreprises effectue la régularisation à la fin du mois suivant la soumission
• De leur côté, les collaborateurs disposent d’un délai de trois ans pour demander l’indemnisation de dépenses

Remarque : le remboursement doit être effectué dans un délai raisonnable, souvent avec le salaire. Les notes de frais doivent être accompagnées de preuves matérielles, telles que des factures et des reçus.

Système de Validation et Responsabilités

La procédure implique plusieurs acteurs ayant chacun des responsabilités.

Le partenaire doit s’assurer de la conformité et de l’exhaustivité des pièces fournies avant soumission. Il est responsable de la véracité des informations transmises.

Le manager direct (N+1) vérifie la cohérence des coûts avec l’activité professionnelle et valide leur pertinence selon la politique de l’entreprise.

Le service comptable contrôle la conformité des justificatifs et factures et procède aux enregistrements nécessaires.

Pour faciliter ce processus, de nombreuses sociétés utilisent des logiciels dédiés (comme Expensya, N2F, Jenji, Concur ou Spendesk) qui permettent :

• La numérisation des documents
• Le suivi en temps réel des approbations
• L’automatisation des contrôles
• L’archivage sécurisé des documents

Ces outils simplifient le circuit d’approbation tout en garantissant la traçabilité des opérations.

Types de Frais Remboursables

Les frais professionnels remboursables couvrent plusieurs catégories de dépenses engagées par les collaborateurs dans le cadre de leurs missions,comme les frais de repas, de déplacement, de logement et divers coûts liés au télétravail.

Frais de Déplacement et Indemnités Kilométriques

Les principales charges pouvant faire l’objet d’une note de frais sont les déplacements.

Les indemnités kilométriques concernent la prise en charge des frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Ce système de remboursement est strictement encadré :

Calcul des indemnités :

• Base de calcul définie par le barème officiel l’URSSAF
• Somme variable selon le nombre de kilomètres parcourus
• Prise en compte de la puissance fiscale du véhicule

Conditions de remboursement :

• Les indemnités kilométriques doivent respecter le budget maximum défini par l’Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales pour bénéficier de l’exonération des cotisations sociales.
• Distance ou temps minimum de transport public pour remboursement : 50 km ou 1h30.
• Preuves nécessaires : relevé kilométrique détaillé

Pour être remboursé, le collaborateur doit fournir :

• Le détail précis des trajets effectués
• Le kilométrage exact parcouru
• Les caractéristiques du véhicule utilisé (puissance fiscale)

Frais d’Hébergement et Conditions d’Éligibilité

Les frais de logement correspondent aux coûts liés au logement temporaire d’un collaborateur lors de ses déplacements. Ils peuvent inclure :

• Chambres d’hôtel
• Locations d’appartements temporaires
• Résidences hôtelières
• Appart-hôtels

Services généralement inclus :

• Nuitée
• Petit-déjeuner
• Taxes de séjour
• Frais de réservation

Conditions de prise en charge :

• Distance minimum de 50 km du domicile
• Temps de trajet minimum de 1h30 en transport en commun

Les collaborateurs doivent :

• Réserver leur hébergement en respectant la réglementation de la société
• Conserver tous les documents nécessaires

Frais de Repas et Limites de Remboursement

Les frais de restauration représentent 25 % des dépenses d’affaires, les types de repas concernés sont :

• Déjeuners professionnels
• Dîners lors des déplacements
• Petits-déjeuners (si non inclus dans l’hébergement)

Conditions de remboursement :

• Présentation obligatoire des reçus (tickets, factures)
• Respect des plafonds de remboursement
• Indication des participants pour les déjeuners d’affaires

Principes fondamentaux :

• Seuls les frais supplémentaires de restauration sont déductibles
• Les repas pris à domicile ou les gamelles ne sont pas remboursables
• Le montant déductible est calculé selon une formule spécifique

Barèmes 2024 :

• Valeur forfaitaire du repas : 5,35 €
• Plafond d’exonération : 20,70 €
• Montant maximal déductible par jour : 15,35 €

Calcul du remboursement :

1. Pour un déjeuner ≤ 20,70 € :
   • Somme remboursée = Coût réel – 5,35 €
2. Pour un déjeuner > 20,70 € :
   • Somme remboursée plafonnée à 15,35 €

Exemple concret :

• Repas de 16 € → Remboursement = 10,65 € (16 € – 5,35 €)
• Repas de 35 € → Remboursement = 15,35 € (maximum déductible)

Autres Catégories de Frais Professionnels

Au-delà des frais de restauration et de déplacement, les sociétés peuvent prendre en charge diverses dépenses engagées par leurs collaborateurs dans le cadre de leur fonction professionnelle comme des frais de télétravail ou d’achat de matériel professionnel : 

Frais liés au télétravail : 

• Participation aux frais d’électricité et de chauffage
• Équipements ergonomiques (siège, bureau)
• Matériel informatique dédié
• Fournitures de bureau

Matériel professionnel : 

• Équipements informatiques
• Outils spécifiques au métier
• Logiciels
• Matériel de sécurité

Règles Fiscales et Récupération de la TVA

Cadre Légal de la TVA sur les Notes de Frais

En France, la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect qui s’applique à la plupart des biens et services. Les établissements assujettis à la TVA ont la possibilité de récupérer la TVA qu’ils ont payée sur leurs dépenses professionnelles, y compris sur les notes de frais. Cette récupération est encadrée par le Code Général des Impôts qui stipule que seuls les paiements engagés dans l’intérêt de la société ouvrent droit à déduction de la TVA.

Conditions de Récupération de la TVA

Pour pouvoir récupérer la TVA sur les dépenses professionnelles, plusieurs conditions doivent être réunies :

1. Dépense professionnelle : la dépense doit être strictement liée à sa mission professionnelle. Elle doit être nécessaire à l’exploitation et engagée dans l’intérêt de la société.
2. Documents conformes : les notes de frais doivent être accompagnées de factures ou de documents conformes aux exigences fiscales, mentionnant notamment le montant de la TVA, le nom du fournisseur, la date et la nature de la dépense.
3. Assujettissement à la TVA : l’entreprise doit être elle-même assujettie à la TVA et respecter ses obligations déclaratives pour pouvoir exercer son droit à déduction.
4. Respect des délais : la TVA doit être déduite dans les délais prévus par la loi, généralement lors de la déclaration couvrant la période où la dépense a été engagée.

Exceptions et Restrictions

Il existe des exceptions et des restrictions concernant la récupération de la TVA et les exonérations de cotisations sociales :

• Dépenses non éligibles à la récupération de la TVA : certaines dépenses ne permettent pas de récupérer la TVA, notamment les frais de logement pour les salariés (hôtels), les dépenses de transport de personnes (billets de train, avion) et les frais de véhicule de tourisme.
• Frais forfaitaires : en cas de remboursement au forfait, les frais forfaitaires qui ne dépassent pas les seuils fixés par l’URSSAF sont exonérés de cotisations sociales. Cela signifie que l’employeur peut rembourser les dépenses sous la forme d’indemnités forfaitaires sans avoir à payer de charges sociales supplémentaires, à condition que ces indemnités n’excèdent pas les sommes définies.
• Limitation sur les frais de restauration : la récupération de la TVA sur les frais de restauration est possible si la dépense est engagée dans l’intérêt de l’établissement et si elle est correctement justifiée. 
• Exclusions spécifiques : certaines catégories de dépenses, comme les cadeaux d’affaires au-delà d’un certain montant, sont exclues du droit à déduction de la TVA et ne bénéficient pas d’exonérations de cotisations sociales.

Optimisation et Digitalisation

Automatisation du Processus de Gestion

L’automatisation des notes de frais simplifie considérablement la gestion administrative. Ce processus digital remplace les anciennes méthodes manuelles par des solutions modernes plus efficaces.

Le temps gagné représente le premier avantage concret de cette automatisation. Les collaborateurs photographient simplement leurs justificatifs via leur smartphone, pendant que le système extrait automatiquement les informations importantes. Les approbations se font en ligne, ce qui accélère naturellement les remboursements.

L’automatisation réduit aussi les erreurs courantes. Le système vérifie automatiquement les montants et repère les éventuels doublons. Il s’assure également que les dépenses respectent bien les règles fixées par l’établissement, ce qui évite les mauvaises surprises.

Le stockage numérique facilite aussi grandement la recherche de documents. Finis les classeurs et les documents volants : toutes les attestations sont désormais accessibles en quelques clics. Cette organisation simplifie le travail des comptables et permet de retrouver rapidement une information en cas de contrôle.

Ces solutions digitales disposent de nombreux outils d’analyse qui permettent de mieux gérer et comprendre les dépenses de l’établissement.

Outils et Logiciels de Gestion des Notes de Frais

Le marché propose actuellement plusieurs solutions performantes, voici notre sélection des 5 meilleurs outils pour gérer efficacement les notes de frais de votre entreprise :

Expensya
• Intelligence artificielle pour l’automatisation des tâches
• Multi-devises et multi-pays
• Archivage légal intégré
• Intégration native avec les principaux logiciels comptables
• Application mobile intuitive

N2F
• Scan intelligent en moins de 5 secondes
• Service client réactif
• Calcul automatique des indemnités kilométriques
• Export comptable automatisé
• Archivage à valeur probante pendant 10 ans

Jenji
• Application mobile performante
• Gestion des workflows personnalisable
• Rapports analytiques détaillés
• Conformité fiscale automatisée
• Interface utilisateur intuitive

Concur
• Solution complète pour les grandes sociétés
• Intégration voyage d’affaires
• Module de gestion des dépenses
• Contrôle de conformité avancé
• Reporting international

Spendesk
• Cartes de paiement professionnelles intégrées
• Contrôle des dépenses en temps réel
• Validation des dépenses simplifiée
• Gestion des budgets par équipe
• Dashboard centralisé

Bénéfices de la Dématérialisation

La dématérialisation rend la gestion des notes de frais plus simple et plus fluide. Fini les feuilles qui s’accumulent et les longues heures de saisie ! Laissez place à une gestion plus intelligente et plus intuitive.

La gestion traditionnelle des notes de frais est particulièrement sujette aux erreurs. Selon l’étude GBTA, une note de frais manuelle sur cinq comporte au moins une erreur, qu’il s’agisse d’erreurs de saisie dans les logiciels de gestion, d’oublis de TVA récupérable, ou de pertes de justificatifs. Ces erreurs ne sont pas anodines : chacune nécessite en moyenne 18 minutes supplémentaires de correction, s’ajoutant aux 20 minutes standard de traitement par note.

La dématérialisation apporte des solutions concrètes à ces problèmes. La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) élimine les erreurs de saisie manuelle en automatisant la capture des données. Plus besoin de retranscrire les informations : un simple scan suffit pour numériser et traiter les reçus sans erreur.

L’étude Ifop-Mooncard de septembre 2023 révèle que près de 60 % des cadres s’inquiètent de la perte potentielle des preuves papier. La dématérialisation résout cette angoisse grâce à un stockage centralisé et sécurisé. Les documents sont accessibles instantanément par tous les services concernés (finance, RH), facilitant non seulement la gestion quotidienne mais aussi les contrôles fiscaux et URSSAF.

En termes financiers, la GBTA estime le coût moyen pour gérer une note de frais manuelle à 50 euros. La dématérialisation permet de réduire significativement ce coût tout en offrant un meilleur contrôle des dépenses et une optimisation des budgets grâce à la centralisation des données. (Source : https://www.francenum.gouv.fr/)

Conclusion

La gestion des notes de frais évolue considérablement grâce aux solutions digitales. Les outils comme Expensya, N2F ou Jenji transforment ce processus administratif en le rendant plus simple et plus efficace pour tous.

Le temps de traitement d’une note de frais passe de 20 minutes en version manuelle à quelques minutes en version digitale. Les collaborateurs apprécient la simplicité d’utilisation et le suivi en temps réel de leurs dépenses, tandis que les entreprises gagnent en contrôle et en conformité. Les erreurs de saisie diminuent et les remboursements s’accélèrent, améliorant ainsi la satisfaction de tous.

Cette transition vers le digital présente également un avantage environnemental : la dématérialisation permet d’économiser des milliers de feuilles par an. Une évolution qui combine harmonieusement efficacité opérationnelle, satisfaction des utilisateurs et engagement environnemental.