Qu’est-ce qu’un logiciel OCR et à quoi ça sert ?
Logiciels OCR : définition
La technologie OCR (optical character recognition) permet de dématérialiser et d’éditer l’ensemble de vos documents non modifiables (PDF et scans), de façon plus ou moins perfectionnée selon la solution choisie.
Vous souhaitez modifier un document PDF, transformer un article journal en format digital ou renouveler un contrat imprimé. La première option serait de passer plusieurs heures à retaper et reproduire le document (en faisant probablement quelques coquilles au passage). La seconde option serait de le scanner (si la source est papier) puis d’utiliser un logiciel OCR capable de rendre le texte directement modifiable.
Le logiciel de reconnaissance optique des caractères est donc capable d’identifier les lettres à l’intérieur d’une image de façon à reconstituer le texte qui la compose. En vérité, les caractères qui constituent les textes sont analysés selon la courbure de leur police. Le logiciel émet alors plusieurs hypothèses sur la nature du caractère et propose la plus tangible à l’utilisateur.
Ces petits bijoux technologiques savent scinder la structure d’une image pour en extraire différemment les textes, tableaux et images. Ils disposent également de dictionnaires qui permettent la reconnaissance de plusieurs langues et même l’écriture manuscrite.
Les avantages d’un logiciel OCR sont donc multiples et applicables à de nombreux domaines :
- Gain de temps dans le traitement et l’édition de données (donc hausse de la productivité)
- Economie sur les ressources humaines et matérielles nécessaires à la saisie/vérification de données
- Aide aux personnes malvoyantes ou non voyantes (tel était d’ailleurs l’objectif initial des OCR)
- Centralisation des données, création d’archives consultables rapidement et sécurisation (selon les logiciels)
- Reproduction fidèle des mises en page sans aucun logiciel supplémentaire
- Formats d’entrée et de sortie variés pour répondre à tous les besoins.
Conseils pour bien choisir votre logiciel OCR
Le choix de votre logiciel OCR dépendra de votre domaine d’activité, de la spécificité de vos documents et du volume de traitement nécessaire. Quoiqu’il en soit, les fonctionnalités de base seront toutes permises dans les logiciels que nous vous présentons ici. À vous d’évaluer par la suite la complexité de vos besoins. Voici quelques pistes pour vous y aider :
- La solution souhaitée supporte-t-elle les formats d’entrée et sortie inhérents de votre activité ?
- Dispose-t-elle d’un support linguistique assez vaste pour vos traductions ?
- Traitez-vous des documents sensibles et confidentiels nécessitant des restrictions d’accès ?
- Avez-vous besoin de modifier, agréger, signer, éditer vos documents en ligne et depuis votre smartphone ?
- Possédez-vous de nombreux collaborateurs donc un besoin accru en termes de partage et stockage ?
Une fois vos besoins identifiés, vous pourrez vous pencher sur la solution optimale, gratuite ou non.
Les limites des logiciels OCR gratuits
Les logiciels OCR gratuits suffissent à bon nombre d’utilisateurs, surtout les indépendants et les freelances. En effet, la plupart d’entre eux offrent une capture de données et une numérisation dans les formats les plus pratiques et communs. Les fonctionnalités annexes sont, quant à elles, plutôt généreuses.
Cependant, pour une utilisation plus poussée, jusqu’au-boutiste et régulière de la technologie OCR, les logiciels gratuits atteignent vite leurs limites. Notamment lorsqu’il s’agit de :
- L’extraction de tableau
- La reconnaissance de forme
- La sécurisation des fichiers
- La conversion en lot
- La sortie dans des formats spécifiques
- La fiabilité et la rapidité d’interprétation
- L’extraction de texte depuis des documents manuscrits et/ou peu lisibles.
Dans ce cas, seul un logiciel OCR payant sera à la hauteur de vos attentes. Dans tous les cas, n’oubliez pas que l’utilisation d’un logiciel OCR, même très avancé, n’exclut pas un petit coup d’œil au résultat (juste un petit effort, promis !).