Outils de signature électronique

La signature électronique est aujourd’hui un indispensable de toute entreprise. En effet, via des outils de signature électronique, il est possible de signer à distancer des documents. Cela évite des déplacements, de nombreuses relances par email ou par téléphone pour demander au bon interlocuteur de signer le document en question.

Pour signer vos documents de manière électronique, il existe plusieurs outils de signature en ligne et surtout des outils gratuits de signature électronique. Dans cet article, découvrez notre top 3 des outils de signature électronique gratuits, mais aussi les avantages et inconvénients de ces derniers ainsi que des tutoriels rapides, pour signer vos documents facilement et gratuitement pdf et signer via Word.

Vous trouverez dans cet article toutes les informations sur cette manière de signer vos documents et une présentation des 10 meilleurs outils de signature électronique sélectionnés par La Fabrique du Net. C’est parti !

Qu’est-ce que la signature électronique et comment ça marche ?

Légalement reconnue dans toute l’Europe, la signature électronique est un procédé qui répond aux besoins de sécurité des échanges de documents numériques et de transactions en ligne des administrations et des entreprises. Elle s’appuie en effet sur une technologie qui permet de certifier que le document n’a pas été altéré, ou d’aider le lecteur à identifier la personne qui a signé le document.

Ainsi, la signature électronique est une bonne solution pour effectuer en ligne certaines formalités administratives qui nécessitent l’apposition d’une signature. Vous pouvez donc l’appliquer à tous vos documents numériques. De plus, la signature électronique peut être employée par toute personne et n’a pas besoin d’un logiciel particulier pour être apposée.

En ce qui concerne le fonctionnement de la signature électronique, il repose sur une fonction de hachage qui est un procédé cryptographique. C’est cette fonction qui permet de rendre le document inaltérable et d’identifier la personne qui l’a signé.

Quelles sont les limites des logiciels de signature électronique gratuits ?

Même si les logiciels de signature électronique en ligne sont nombreux, les versions gratuites de ces derniers présentent plusieurs inconvénients. Qui dit gratuit, dit limitations ! Découvrez ci-dessous, les contraintes les plus récurrentes des logiciels de signature en ligne gratuit.

Une limitation du nombre d’utilisateurs

La majorité des outils de signature électronique sont facturés par mois et par utilisateur. Les versions gratuites de ces outils sont donc accessibles à seulement un utilisateur. Dans la tarification gratuite de Zoho Sign par exemple, il est précisé « un utilisateur seulement ».

Pour les autres outils gratuits, il n’est pas spécifié de limites d’utilisateurs. Cependant, si vous n’êtes pas limités par le nombre d’utilisateurs, vous le serez probablement avec d’autres fonctionnalités, souvent réservées aux abonnements payants.

D’une manière générale, une entreprise a souvent besoin au minimum 4 ou 5 signatures.

Une limitation du nombre de documents

La plupart des outils de signature électronique permettent de signer 5 documents/mois. Pour une entreprise qui signe des contrats chaque semaine, cela devient vite très limité.

Exception faite, Pandadoc ne limite pas le nombre de documents signés par mois. En effet, avec l’offre gratuite de signature électronique de Pandadoc, vous pouvez charger autant de documents que vous le souhaitez et réaliser un nombre de signatures électroniques illimité.

Un accès aux fonctionnalités basiques uniquement

En plus de vous permettre de signer des documents de manière numérique, les outils de signature électronique vous offrent de nombreuses fonctionnalités : intégrations avec des applications tierces, templates, personnalisation de la marque, assistance…

Avec la version gratuite des outils de signature électronique les fonctionnalités sont limitées… à la signature. Pour profiter des diverses fonctionnalités offertes, il faut souvent prendre un abonnement payant.

Un support client très limité

En utilisant un outil de signature en ligne gratuit, il peut arriver d’avoir une question ou de rencontrer un problème. Même si de nombreuses FAQ existent ou qu’une simple recherche Google pourra vous aider à résoudre votre problème, vous n’aurez que très rarement accès au service client de l’outil.

Même si vous avez accès au support, vous ne bénéficierez pas d’un accès premium et ne serez pas prioritaire par rapport aux personnes membres d’un abonnement payant.

Quels sont les critères clés pour choisir un outil de signature électronique ?

Pour choisir le bon logiciel de signature électronique en ligne, vous devez construire une grille d’analyse et comparer les logiciels en fonction des critères clés. Justement, quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel de signature électronique ? V

Le nombre d’utilisateurs

Dans votre entreprise, il y a peut-être un seul et unique signataire ou bien au contraire une dizaine. Pour chaque outil, il est important de vérifier le nombre d’utilisateurs inclus dans chaque abonnement.

Comme dit plus haut, la majorité des outils de signature électronique propose un abonnement payant mensuel par utilisateur. Il faudra donc comparer le prix de chaque abonnement et les différentes fonctionnalités, pour trouver celui qui vous correspond le mieux.

Le nombre de connecteurs

Chaque outil de signature électronique offre une ou plusieurs intégrations à des outils que vous utilisez au quotidien. On peut notamment citer Dropbox, Gmail. Plus il y aura d’outils dont vous vous servez chaque jour, plus l’utilisation de l’outil de signature en ligne sera fluide.

Pensez également à vérifier si une API ou des webhooks sont disponibles.

Les fonctionnalités du logiciel de signature en ligne

Encore une fois, au moment de faire votre choix, pensez à sélectionner l’outil qui propose les fonctionnalités dont vous avez besoin. Il est inutile de payer plus cher pour des fonctionnalités dont vous ne vous servirez pas.

Parmi les fonctionnalités pertinentes, on peut citer les templates de signature électronique, la personnalisation de la marque, un suivi des signatures via des rapports, un envoi par lot ou encore la prise en charge de l’authentification unique.

L’assistance technique

Poser une question et obtenir une réponse assez rapidement est le graal pour toute personne utilisant un logiciel ! Lorsque vous comparez les différentes solutions de solution de signature en ligne, pensez à regarder si vous profitez d’un accès premium au support client.

En effet, si vous devez réaliser par exemple un transfert de gros fichiers pour signature et que cela ne fonctionne pas, vous souhaiterez résoudre ce problème le plus rapidement possible.

Comment signer un document électronique pdf ?

Au quotidien, il vous arrive peut-être de recevoir par mails divers documents pdf à signer de manière électronique. Si vous n’avez pas encore trouvé l’outil qui vous correspond, sachez qu’il est possible de réaliser une signature électronique pdf gratuitement et en quelques étapes seulement. Découvrez ci-dessous un rapide tutoriel pour facilement réaliser une signature électronique pdf.

1. Dans un premier temps, ouvrez le document PDF en question dans Adobe Acrobat.
2. Cliquez sur l’icône de signature située dans la barre d’outils comme ci-dessous.
   Vous pouvez également vous rendre dans Outils > Remplir et signer.
3. Une fenêtre va alors apparaître. Il vous suffira de cliquer sur Remplir et signer.
4. Les champs à remplir sont détectés automatiquement par Adobe Acrobat. Il vous suffit de cliquer dans n’importe lequel pour le remplir.
5. En fonction du document, vous souhaiterez peut-être uniquement paraphé ou bien signer. En cliquant sur l’icône Signer, vous aurez le choix. 
6. Choisissez votre signature ou vos initiales et sélectionnez le bon endroit dans le PDF pour signer.
7. A tout moment, vous pouvez déplacer votre signature ou encore la redimensionner.

Comment signer un document électronique gratuit Word ?

Pour signer gratuitement un document, il est également possible de se tourner vers Word. La signature de document dans Microsoft Word est notamment rendue possible grâce à un partenariat avec DocuSign. Si vous ne savez pas comment signer un document dans Microsoft Word, suivez le guide !

1. Installez l’extension DocuSign dans Microsoft Word. Il suffit de chercher dans la boutique Office « DocuSign ».
2. L’extension apparaît alors dans un volet dédié à droite de votre écran.
3. Une fois le document ouvert, cliquez sur « Demander une signature ».
4. Définissez les destinataires, leurs rôles.
5. Glissez les champs à remplir et signer.
6. Cliquez sur « envoyer ».

C’est aussi simple que cela !

La signature en ligne fait gagner du temps au quotidien à toutes les personnes devant signer des documents. Si vous n’avez pas encore trouvé l’outil qui vous convient, ce guide des logiciels gratuits de signature électronique gratuits devrait vous aider. Les logiciels 100% gratuits sont assez limités, disons-le. Nous en avons sélectionné 3…ce sont à peu près les seuls qui tiennent la route. Si vous avez des besoins plus importants, clairement nous vous renvoyons vers les logiciels payants. La plupart proposent des versions d’essai gratuit très pratique pour vous faire votre propre opinion.

Conclusion

En fin de compte, nous devons avouer que même si la signature électronique est une solution innovante aujourd’hui, c’est un moyen vous permettant de faire de gros progrès lors de formalités administratives. En effet, la signature électronique est une véritable source d’avantages pour votre entreprise. Elle vous permet en effet d’économiser du temps, de l’argent grâce à la chute de consommation de papier et de dématérialiser les archives au sein de votre activité.