Définissez vos objectifs avec la méthode OKR

Fixer des objectifs clairs et des résultats mesurables à atteindre est une méthode efficace pour challenger et motiver les équipes. C’est ce que propose la méthodologie OKR, aujourd’hui très à la mode et mise en oeuvre au sein de beaucoup d’entreprises (y compris Google !).

Dans ce guide pratique, nous allons vous expliquer comment fonctionne la méthodologie OKR et comment la déployer dans votre entreprise, avec des exemples à l’appui. Cerise sur le gâteau, nous vous proposons un modèle téléchargeable et personnalisable. Ce modèle a été conçu par le cabinet de conseil digital Cartelis.

Télécharger le template de grille OKR

En quoi consiste la méthodologie OKR ?

La routine et les urgences du quotidien ont tendance à faire oublier les objectifs fondamentaux poursuivis par l’entreprise. La méthodologie OKR vise à replacer ces objectifs au centre, à faire en sorte d’aligner au maximum le travail des différents collaborateurs sur les objectifs globaux de l’entreprise. Les origines du concept OKR viennent des années 50 lorsque Peter Drucker était un des plus grands spécialistes du management.

OKR signifie « Objectives & Key Results ». Très schématiquement, la méthodologie OKR consiste à fixer des objectifs ambitieux à tous les niveaux de l’entreprise (management, employé) et pour toutes les équipes, et à opérer leur suivi quotidien grâce aux Key Results. Les Key Results (résultats clés), ce sont les résultats concrets qu’il faut atteindre pour compléter l’objectif. Ils permettent de mesurer l’avancement des objectifs.

Par exemple, un objectif peut être « obtenir plus d’engagement sur Facebook ». À cet objectif peut être associé deux ou trois Résultats Clés : « Augmenter le nombre de likes de 30% », « Augmenter le taux de conversion de 20% », etc. La plupart du temps, les objectifs sont définis pour le trimestre ou l’année. Nous vous conseillons la lecture de cet article, qui présente un tableau avec quelques exemples d’objectifs ambitieux et de résultats clés associés.

Quelques exemples d’objectifs OKR

Pour vous donner une idée concrète de cette méthodologie, voici quelques exemples d’OKR. Plusieurs key results sont attribués à chaque objectif. Comme vous le verrez, cette méthodologie peut être mise en place pour presque n’importe quel type de projet, y compris des projets personnels.

OKR exemple : SEO

Objectif 1 : Augmenter la position SEO sur le mot-clé « agence stratégie digitale »

• Un article optimisé pour le mot clé « agence stratégie digitale » sur la première page des moteurs de recherches.
• 3 fois plus de vues sur les contenus traitant le mot clé « agence stratégie digitale ».
• 7 nouveaux backlinks.

Objectif 2 : Dépasser la concurrence sur le mot-clé « gestion de projet web ».

• Le webinar traitant du mot-clé « gestion de projet web » se place devant la concurrence sur YouTube.
• Le contenu traitant le mot-clé « gestion de projet web » se positionne sur la première page des moteurs de recherche
• 4 fois plus de téléchargements de l’ebook traitant le mot-clé « gestion de projet web ».

OKR exemple : Personnel

Objectif : Lancer un blog d’ici la fin de l’année

• Écrire 4 articles par semaine.
• Se positionner en première page d’un moteur de recherche sur un mot clé particulier, par exemple « management de PME ».
• Obtenir des interviews dans des podcasts pour appuyer sa spécialité.

OKR exemple : Social Media

Objectif 1 : augmenter la portée sur les réseaux sociaux

• Faire x 1,5 plus de portée sur les publications social media.
• Augmenter de 10% le nombre de lecteurs du blog, en provenance des réseaux sociaux.

Objectif 2 : augmenter l’engagement sur les réseaux sociaux

• 20% de commentaires en plus sur LinkedIn.
• 30% d’augmentation du nombre d’articles de blog lu via LinkedIn.

OKR exemple : Business

Objectif : Augmenter mon chiffre d’affaire de 40% dans les six prochains mois

• Développer une stratégie d’inbound marketing dans les deux mois.
• Relancer les prospects non-concluants des quatre derniers mois.
• Contacter les clients actuels pour leur vendre de nouveaux services d’ici deux mois.

OKR exemple : Ressources Humaines

Objectif : Recruter 10 nouvelles personnes dans les trois prochains mois

• Créer 10 offres d’emploi et les poster sur des plateformes dédiées.
• Faire une sélection de 100 candidats pour une première approche.
• Créer une shortlist de 3 candidats par post pour des entretiens physiques.
• Finaliser les recrutements.

Qu’est ce qu’un « Stretch Goals » OKR ?

Le géant de la Silicon Valley Google a l’habitude d’utiliser le terme de « stretch goals ». Le stretch goals correspond à un objectif, qu’il est difficile à atteindre, voir impossible. Les « stretch goals » sont au cœur de la méthode OKR.

À quoi sert le Stretch Goals ?

Le stretch Goals a deux buts.

1. Un aspect challengeant, car difficilement atteignable. Cela force les collaborateurs à se donner au maximum pour atteindre l’objectif initial, même si l’objectif final est inférieur.

2. Il insuffle de la nouveauté. Difficile à atteindre, le stretch goal implique de la nouveauté, une nouvelle manière de faire par rapport à l’objectif existant.

Les limites du « stretch goals »

Il y a cependant un risque à prendre en compte : celui de générer un sentiment d’échec auprès des équipes. Qu’un salarié ou qu’une équipe ne réussisse jamais à atteindre ses objectifs ambitieux peut avoir quelque chose de démotivant et de perturbant moralement. En même temps, fixer ce type d’objectif est un moyen pour attirer à soi les meilleurs talents et créer un environnement de travail fait d’émulation et de challenges.

Sans compter que dans la méthodologie OKR, échouer à atteindre les objectifs fixés n’est pas synonyme d’échec. La mise en place des OKRs s’accompagne de la définition de seuil au-delà duquel l’objectif ambitieux est atteint. Un collaborateur (ou une équipe) a fait du bon travail s’il a réussi à atteindre 60 ou 70% de l’objectif fixé. L’objectif n’est pas d’atteindre les 100%, mais de tendre vers les 100%. C’est cette caractéristique des OKRs qui fait tout l’intérêt de la méthode.

Comment appliquer la méthodologie OKR ?

La transparence est au coeur de la méthodologie OKR. Les OKRs ne sont pas confidentiels, ils sont partagés à travers toute l’organisation. Il faut que chaque collaborateur dans l’entreprise, chaque équipe, ait une vision claire des objectifs poursuivis.

Pour cela, il est essentiel en amont, que tout le monde ait bien compris en quoi consiste la méthodologie OKR.

La checklist pour présenter la méthodologie OKR à vos employés

• Rappelez les bases de la méthode OKR : fixer des objectifs ambitieux, mensuels ou trimestriels et pilotés par 3 ou 4 Key Results mesurables. Illustrez vos propos à l’aide d’exemples concrets pour faciliter la compréhension de vos employés.
• Montrez les limites de votre mode de mesure actuelle : l’utilisation des OKR vise à fixer un objectif précis qui permet de montrer une évolution. Pour convaincre vos collaborateurs que ce changement est bénéfique, expliquez comment l’entreprise a défini ses objectifs jusqu’alors et démontrez les limites de la méthode préalablement utilisée.
• Expliquez concrètement votre stratégie de mesure : en précisant la timeline (mois, trimestre, semestre, année), quels sont vos principaux Key Results, ce que vous attendez de chaque membre de l’équipe et la répartition des responsabilités.
• Définissez précisément vos objectifs : en mentionnant ce que vous souhaitez atteindre. Nous vous conseillons de définir un objectif global, et de le détailler en différents paliers qui vous permettront de l’atteindre progressivement. Vous l’aurez compris, la notion de temporalité est clé puisque vos objectifs OKR doivent être mesurables dans le temps.
• Préparer et présentez une stratégie de pilotage des OKR : cette approche sera, sans doute, totalement nouvelle pour vos collaborateurs. Aussi, nous vous invitons à mettre en place divers outils comme Notion ou Clickup qui permettent de réaliser des rétroplannings pour mieux appréhender votre stratégie. En fonction des objectifs définis, le suivi peut se réaliser de manière quotidienne, hebdomadaire, trimestriel, ect. Vous pourrez, par exemple, organiser une réunion hebdomadaire pour échanger sur l’évolution des résultats et évoquer les difficultés rencontrées.

La méthode OKR au sein de l’entreprise

Pour lever tout scepticisme à propos de la méthodologie, donnez la parole à vos salariés et encouragez-les à poser leurs questions, que ce soit au moment de la présentation, une fois les objectifs donnés ou au moment de les réaliser, rendez-vous disponibles.

Les OKRs sont publics et partagés à travers toute l’organisation afin que tout le monde puisse savoir sur quoi travaille les autres équipes et quel est l’état de l’avancement. C’est cette transparence qui permet à chacun des membres de l’entreprise de comprendre ce qui est important et les manières de mesurer ce qui est important.

Une fois que l’organisation sait sur quoi focaliser ses efforts et comment mesurer les résultats, il est beaucoup plus facile pour les salariés de relier les projets sur lesquels ils travaillent aux objectifs de l’entreprise. La méthodologie OKR permet d’aligner le travail des salariés et des différentes équipes sur les objectifs globaux de l’entreprise.

Il existe d’autres méthodes aussi efficaces et complémentaires comme la gestion de projet Lean management dont nous avons listé les formations. Il existent aussi des formations plus large de gestion de projet. Toutes ces méthodes de management permettent de gagner en productivité.  Vous n’avez jamais entendu parler du SCRUM ? Pour en savoir plus sur cette méthode de travail innovante, nous vous invitons à découvrir notre article dédié au sujet : À la découverte du Scrum et de la gestion de projet « agile ».

De quelle manière définir les objectifs OKR et les résultats clés ?

Les OKR ne doivent pas être trop nombreux

Pour bien commencer, fixez-vous seulement 3 à 5 objectifs OKR. Quand il y a trop d’objectifs ambitieux à poursuivre en même temps, l’effort est trop dilué et les objectifs ne sont pas atteints. De plus, la méthodologie doit être mise en place et cela peut engendrer des changements pour certains employés, certaines équipes.

Les OKRs sont rarement définis pour les individus eux-mêmes, mais plutôt au niveau de l’entreprise (management) ou des équipes. En revanche, les salariés sont en général impliqués dans la définition des objectifs (l’implication génère de la motivation). Le choix des objectifs OKRs doit s’aligner sur les objectifs globaux de l’entreprise (par exemple : opérer la transformation digitale de l’organisation).

Les OKRs ne doivent pas être complexes

Dans le wording des objectifs ambitieux, utilisez des formules qui traduisent le fait d’aller plus loin, d’accomplir de nouvelles choses. Autrement dit, évitez les formules du type : « maintenir notre position sur le marché », « continuer à faire ceci ou cela », « poursuivre la politique de recrutement ».

Au contraire, utilisez des termes objectifs et non-ambigus, de telle sorte que n’importe quel observateur puisse dire si l’objectif a été atteint. Plus les objectifs sont précis et clairs, plus ils ont de chance d’être atteints.

Quelques règles de bases pour définir vos résultats clés

Concernant les résultats clés (Key Results), nous vous conseillons d’en définir trois par objectif. Les résultats clés doivent être mesurables.

Par exemple :

• Augmenter le taux de conversion de 20%.
• Augmenter le nombre de « likes » de 10%.

Dans le cas contraire, il sera impossible de déterminer si l’objectif a été atteint ou pas. Les résultats clés doivent décrire…des résultats, et non des activités.

• Augmenter le taux de conversion de 20% : OUI.
• Créer des campagnes de parrainage : NON.

Si la description de vos résultats clés incluent des mots comme « consulter », « analyser », « participer », « évaluer », il y a de fortes chances que vous décriviez des activités plutôt que des résultats.

Enfin, il y a deux erreurs à éviter dans la mise en place des OKRs :

• Ne pas suffisamment communiquer sur les « Stretch Goals ». Ce sont des objectifs par définition très ambitieux qui peuvent facilement avoir un effet démotivant et démobilisateur. Vous devez soigner la communication autour de ces objectifs. Rappelez la philosophie OKR et la règle des 60%/70%.
• Ne pas utiliser suffisamment de résultats clés. Il faut que les résultats clés définis représentent correctement ce qu’il est nécessaire de faire pour accomplir l’objectif auquel ils se rattachent. Assurez-vous de la concordance entre les résultats clés et l’objectif.

Comment mettre en place un système de notation pour OKRs ?

Tout d’abord, voyons la définition d’un OKR. Chez Google, les OKRs sont notés sur une échelle de 0.0 à 1.0.

« 1.0 » signifie que l’objectif a été parfaitement atteint. Chaque résultat clé est évalué. Une moyenne des notes des différents résultats clés est ensuite calculée pour évaluer l’objectif. Si les résultats clés sont d’inégale importance, un système de pondération peut être utilisé.

Il faut distinguer deux types de résultats clés :

• Ceux qui n’acceptent que deux possibilités : 0 ou 1.
  Par exemple « Lancer une campagne de parrainage d’ici le mois de juin ». La note 1 est attribuée si la campagne a été lancée dans les temps, la note 0 si ce n’est pas le cas. Nous avons vu que ce type de résultats devait plutôt être évité. Mais cela est acceptable si les résultats sont assortis d’une deadline par exemple.
• Les résultats plus granulaires.
  Par exemple « Lancer 10 nouvelles fonctionnalités ». Si 5 nouvelles fonctionnalités sont mises en place, la note associée à ce résultat sera 0.5.

Une « bonnes note » pour un OKR se situe entre 0.6 et 0.7. Une note inférieure signifie que l’équipe n’a pas fait tout ce qu’elle aurait pu faire. Une note supérieure signifie que les objectifs et les résultats associés n’étaient pas suffisamment ambitieux.

Le système de notation des OKRs doit être connu de tous

Les OKRs et leur évaluation doivent être partagés au sein de l’entreprise. Chez Google, une grande réunion est organisée en début d’année. Durant cette dernière, les notes des principaux objectifs de l’année passée (objectifs annuels + objectifs du quatrième trimestre) et les nouveaux objectifs ambitieux pour l’année et le trimestre à venir sont communiqués.

Une réunion est également organisée à la fin de chaque trimestre pour partager les notes des objectifs du trimestre écoulé et les objectifs du trimestre à venir.

Au cours de ces réunions, ce sont les collaborateurs en charge du pilotage des OKRs au sein de chaque équipe de travail qui prennent la parole.

Voici un exemple de timeline OKRs :

Quelques précisions sur la méthode OKR

Depuis le début de l’article, nous vous avons présenté les différents aspects de la méthodologie OKR. Pour en comprendre tous les tenants et les aboutissants, il y a quelques informations à ajouter ou simplement des rappels à bien garder en tête ! L’une des caractéristiques des OKRs réside dans le caractère « ambitieux » des objectifs définis. Au-delà des stretch goals qui sont des objectifs, plus qu’ambitieux, les OKRs doivent vous permettre d’atteindre vos objectifs.

Un objectif OKR se dit accompli quand il est atteint à 60-70%. Si un collaborateur ou une équipe atteint systématiquement ses objectifs à 100%, c’est que les objectifs fixés au départ n’étaient pas suffisamment ambitieux. Avec la méthode OKR, les employés sortent de leur zone de confort, sont incités à se surpasser et à créer un environnement motivant. C’est ce point qui permet de différencier la méthodologie OKR des objectifs SMART.

Les OKRs sont définis au niveau individuel et/ou au niveau d’une équipe. Dans la plupart des cas, c’est le niveau « équipe » qui est privilégié. Chaque équipe se voit attribuer une série d’objectifs, définis en fonction de la stratégie et des objectifs globaux de l’entreprise. La méthode OKR n’est pas une méthode d’évaluation des salariés. Le but est de structurer le travail des individus et des équipes, et d’aligner ce travail sur les objectifs de l’entreprise.

Pour finir, et c’est l’un des points les plus importants de la méthodologie OKR : les Key Results, qui permettent de suivre l’avancement des objectifs, doivent être mesurables et faciles à évaluer. Si les objectifs sont qualitatifs, les résultats clés sont quant à eux quantitatifs. Ce sont des métriques.

La petite histoire de la méthodologie OKR

Même si Google est l’une des entreprises pionnières avec la méthode OKR, elle a été développée par Intel. Plus précisément par un certain Andy Grove, ancien CEO du groupe. John Doerr a aussi contribué à la mise en place des OKRs chez Intel. Ce dernier, est l’un des premiers investisseurs de Google. Il a présenté la méthodologie aux dirigeants de Google, qui ont été séduits et l’ont adoptée rapidement. Nous sommes à la toute fin des années 1990, Google n’en est qu’à ses premiers balbutiements. Cette méthode est depuis utilisée par de nombreuse ESN et SSII.

Aujourd’hui, John Doerr est membre du conseil d’administration de Google et le mastodonte du web utilise les OKRs au quotidien pour définir et surveiller ses objectifs trimestriels et annuels. La méthodologie OKR est maintenant mise en place dans des entreprises de tous secteurs, de Slack à Netflix en passant par Eventbrite, Twitter, LinkedIn, etc.

L’objectif de la méthodologie OKR est de créer au sein des équipes un état d’esprit et une discipline générateurs de performance et d’efficacité. Les OKRs donnent l’orientation globale de l’entreprise et permettent de s’assurer que tous les collaborateurs travaillent ensemble, dans la même direction, en concentrant leurs efforts sur des contributions mesurables. Ils représentent une alternative intéressante aux objectifs traditionnels définis lors des évaluations annuelles.