Outils de gestion de projet pour équipes marketing et communication

Une campagne à caler, un webinaire à promouvoir, un article à valider, une landing page à revoir… et une réunion stratégique qui commence dans 20 minutes. Le quotidien d’un service marketing ou communication, c’est du multi-canal, du multi-projet – avec des délais courts, des priorités mouvantes, et une pression constante sur les résultats.

Et pourtant, l’organisation repose encore souvent sur un mix fragile : Slack, Google Docs, mails, Excel, Trello. Un patchwork d’outils qui tient tant que l’équipe est petite… mais qui craque dès que les volumes montent.

Un bon outil de gestion de projet ne remplace ni les idées, ni la stratégie. Mais il donne de la clarté, cadre les priorités, fluidifie les échanges – et réduit les pertes de temps invisibles.

Encore faut-il choisir un outil adapté à vos usages : projets qui s’enchaînent, coordination avec d’autres services, reporting à la direction. Dans cet article, on vous aide à faire le tri, concrètement.

Ce qui grippe (encore) la gestion de projet dans les équipes marketing

Des outils, il y en a. Un agenda partagé, un Trello par projet, des briefs dans Drive, un suivi Excel “provisoire” qui dure… Mais malgré ça, les mêmes galères reviennent. Semaine après semaine.

Zéro vision claire sur ce qui avance — et ce qui traîne

Les tâches sont là. Les gens sont occupés. Mais est-ce qu’on avance vraiment ? Est-ce que le planning est tenu ? Est-ce que quelqu’un a relancé la direction pour la validation du visuel ? Quand personne n’a la réponse… c’est rarement bon signe.

Trop d’échanges dispersés

Un retour dans Slack, une remarque dans Google Docs, une demande en réunion, une relance par mail… À force de tout morceler, plus personne ne sait où est la version finale. Ou le dernier avis validé. Résultat : on refait, on reformule, on perd du temps.

Une gestion des priorités floue (ou dictée par l’urgence)

Ce qui part en production, c’est souvent ce qui crie le plus fort – pas ce qui était prévu. Sans pilotage visuel et partagé, les projets stratégiques se font grignoter par les demandes de dernière minute.

Des tâches qui tombent dans les trous

Une action oubliée, un jalon glissé entre deux réunions, un blocage non signalé… Sur des projets en chaîne, il suffit d’un oubli pour décaler tout le planning – et forcer tout le monde à bosser dans l’urgence.

Du reporting bricolé… ou inexistant

Pour faire un point d’avancement, il faut remonter les infos manuellement. Chacun dans son coin, chacun son outil. Et quand on doit rendre des comptes à la direction ou présenter une synthèse, il faut tout refaire à la main – en espérant que ce soit à jour.

Ce que les équipes marketing attendent vraiment d’un bon outil de gestion

Un bon outil, c’est un espace où l’info est claire, les priorités visibles, les validations tracées – sans qu’on ait besoin de demander “où on en est ?” toutes les 2 heures. Voici ce que les équipes marketing cherchent vraiment.

Une vue consolidée de tous les projets, campagnes et jalons

Quand on gère un planning éditorial, une roadmap de lancement produit, un événement et deux campagnes paid en même temps… on a besoin d’un cockpit. Pas d’un tableau isolé par projet. 

Un outil marketing doit offrir une vision transversale, actualisée, filtrable, qui évite de naviguer à vue.

Une gestion visuelle et fluide des priorités

Entre les urgences internes, les contenus bloqués, les retours qui tardent… l’ordre du jour change tous les jours.

Un bon outil permet d’ajuster les priorités en un clic, de voir l’impact d’un décalage, et de garder l’équipe alignée sans réunion à rallonge.

Des modèles duplicables — pour éviter de repartir de zéro

Chaque mois, c’est la même chose : newsletter, réseaux sociaux, lancement produit, campagne SEM… Sans templates, on réinvente la roue. Avec un bon outil, on duplique, on adapte, on avance. Un vrai gain de temps (et de sérénité) dès la première semaine.

Des échanges contextualisés (et tracés)

Un retour dans Slack, un commentaire sur une mauvaise version, une validation orale oubliée… C’est comme ça qu’un visuel part sans approbation ou qu’un wording reste bancal.

Un bon outil permet de commenter là où ça se passe, de garder l’historique et de suivre les validations sans perdre de temps.

Un accès simplifié pour les autres services (et les stakeholders)

Produit, RH, direction, agences partenaires… Tout le monde a un mot à dire à un moment.
Mais personne n’a le temps (ou l’envie) de se former à un outil complexe.

Un bon outil permet de partager une vue ciblée, limiter les droits, et fluidifier les contributions externes.

Un suivi léger mais suffisant : charge, avancement, indicateurs clés

On ne cherche pas un ERP. Mais savoir qui est en surcharge, combien de contenus sortent par semaine, quels projets sont en retard ou dans les clous – c’est vital pour anticiper, arbitrer, défendre son plan marketing.

Panorama 2025 des meilleurs outils pour gérer les projets marketing

L’outil parfait n’existe pas. Mais celui qui structure vos campagnes, clarifie les priorités, et réduit les oublis… fait déjà une énorme différence.

Voici une lecture simple des 3 grandes familles d’outils utilisés par les équipes marketing – avec leurs vrais atouts, et les limites à connaître avant de vous lancer.

Les outils pensés pour les workflows marketing

Exemples : Wrike (avec module marketing), Workamajig, Productive

Ces plateformes ont été pensées pour les équipes marketing structurées, avec des besoins multiples : planification, production, reporting, charge de travail, échanges internes/externes…

Elles ne font pas que suivre des tâches : elles aident à piloter une équipe, un budget, un plan global.

Wrike offre une vision 360° sur vos projets marketing.

Pourquoi certaines équipes les adoptent ?

• Vue multi-campagnes, intégration planning + budget
• Outils de validation et versioning intégrés
• Suivi des ressources (internes / externes)
• Fonctionnalités pensées pour les créatifs / marketeurs

Ce qu’il faut anticiper

• Outils plus chers (souvent facturés à l’utilisateur)
• Prise en main plus longue pour les non-initiés
• Besoin d’un pilotage interne clair pour bien structurer les espaces

Les outils généralistes, configurés pour le marketing

Exemples : ClickUp, Asana, Monday, Notion

Ces outils n’ont pas été créés “pour le marketing” – mais ils s’adaptent très bien, grâce à leur flexibilité, leurs templates, et leurs intégrations.

Vous pouvez y construire un planning éditorial, un suivi de campagne, un système de validation créa, un backlog de demandes internes… le tout dans une seule interface.

Notion offre une bibliothèque de templates ultra-complète, adaptés à tous les besoins des équipes marketing : calendrier éditorial, brief de campagne, suivi des livrables, récap de réunion…

Pourquoi les équipes les aiment ?

• Interface moderne, agréable, mobile-friendly
• Vues multiples : Kanban, Gantt, calendrier, timeline…
• Intégrations avec les outils existants (Drive, Slack, Canva…)
• Automatisations simples : rappels, changements de statuts, assignations

Ce qu’il faut valider

• Nécessite un bon setup initial (sinon ça devient vite le bazar)
• Peu de structure métier native (à créer soi-même)
• Certaines fonctions clés sont payantes assez tôt (timeline, champs personnalisés…)

Les outils simples et efficaces pour petites équipes

Exemples : Trello, Basecamp, Toggl Plan

Pas de superflu ici. Ces outils permettent de suivre ce qu’on a à faire, pour quand, et qui s’en charge. Point. Parfaits pour les petites équipes com ou les services marketing qui veulent garder ça simple.

Trello reste une valeur sûre pour les équipes marketing qui veulent piloter leurs projets visuellement, sans complexité.

Pourquoi ça fonctionne dans certains contextes :

• Prise en main ultra rapide
• Sufficient pour des plannings éditoriaux, des campagnes simples, des événements internes
• Peu de surcharge visuelle ou technique
• Versions gratuites solides

Ce qui manque dès que l’équipe grossit :

• Pas de vraie gestion charge ou dépendances
• Peu de vues consolidées ou de reporting
• Peu d’outils natifs pour la validation ou le travail créatif

La checklist pour choisir son outil marketing (et éviter de le changer dans 6 mois)

Un outil de gestion ne vous fera pas de meilleures campagnes. Mais il peut vous éviter de rater une deadline, d’oublier une version, ou de perdre 1h par jour à recoller les morceaux.

Voici ce qu’on vérifie systématiquement avant de recommander une solution à une équipe marketing.

Est-ce qu’on peut piloter plusieurs projets en parallèle, sans se perdre ?

Newsletter, refonte site, lancement produit, événement, plan social, social media…
Le bon outil permet de voir tout ce qui avance – ou pas – au même endroit, sans avoir besoin d’ouvrir 10 tableaux différents.

Si vous êtes obligé de « refaire le point » en réunion chaque semaine, c’est que l’outil n’aide pas assez.

Est-ce qu’on peut suivre un projet du brief à la diffusion (sans changer d’outil en cours de route) ?

Un contenu, c’est un brief, une créa, des allers-retours, une validation, une mise en ligne, parfois du tracking. Le bon outil doit permettre de centraliser le cycle complet, y compris les échanges.

Si la moitié du projet se passe dans l’outil… et l’autre moitié sur Slack ou Drive, c’est un mauvais signal.

Est-ce que les validations sont claires et tracées ?

Si personne ne sait qui a validé quoi, quand, et sur quelle version… tout peut déraper.
Un bon outil permet de commenter, d’approuver, de conserver une trace — sans devoir fouiller sa boîte mail.

Une validation orale ou sur un Slack oublié = un risque de refaire tout le projet à la dernière minute.

Est-ce que tout le monde peut l’utiliser sans formation ?

Un outil efficace, c’est celui que le pôle créa, les chefs de projet, le marketing digital, la direction com ET le N+1 peuvent tous ouvrir et comprendre en 30 secondes.

Si “personne ne met à jour l’outil”, ce n’est pas un problème de rigueur. C’est qu’il est trop lourd.

Est-ce qu’il vous donne des infos exploitables pour piloter ?

Combien de contenus sont publiés ce mois-ci ? Quels projets sont dans les temps ? Qui est sous l’eau ? Un bon outil n’est pas juste un mur de cartes : il donne des signaux clairs pour arbitrer.

Si vous devez toujours refaire un tableau Excel à la main… l’outil ne fait pas son job.

Est-ce qu’il vous fait gagner du temps — dès la 1ère semaine ?

Un bon outil, c’est celui qu’on garde parce qu’il soulage, pas parce qu’on “doit l’utiliser”.
S’il ne fait pas gagner 30 minutes par jour dans les 10 premiers jours, il y a un problème.

L’adhésion d’équipe se mesure à un constat simple : est-ce que quelqu’un râle quand l’outil est fermé ?

Ce que les équipes marketing en disent (vraiment)

Un bon outil, c’est rarement le premier qu’on teste. Mais quand il tient la charge, qu’il simplifie les briefs et qu’il évite les oublis, on ne revient plus en arrière.

“Avant, on avait un Trello par projet, plus un Google Sheet pour le planning. On passait notre vie à recouper les infos. Depuis qu’on est sur ClickUp, tout est dans un seul espace. Et bizarrement, on passe moins de temps en réunion.”
Responsable marketing digital – retail B2C

“On a mis Asana pour suivre les campagnes paid et les contenus social. Résultat : on a pu poser des templates par canal, mieux répartir la charge, et surtout, on voit enfin ce qui sort — ou pas — chaque semaine.”
Chargée de com – secteur B2B tech

“On gère tout dans Notion : contenus, événements, com interne… On a construit nos modèles au début, et maintenant chaque nouveau projet démarre en 5 minutes. Et les retours sont centralisés, donc on ne refait plus les visuels trois fois.”
Direction communication – entreprise de services

Un bon outil ne fait pas le travail à votre place. Mais il évite d’en refaire la moitié.

Il ne va pas rédiger vos campagnes, ni générer des idées brillantes. Mais il va vous éviter d’oublier une deadline, de courir après une validation, ou de replonger dans 10 fichiers pour retrouver une version.

En marketing, les projets s’enchaînent vite. Et ce n’est pas la charge qui fatigue – c’est la désorganisation. Le bon outil, c’est celui qui vous fait gagner de la bande passante, réduit le bruit, et aligne tout le monde sans forcer.

Et souvent, ça commence simple : un premier projet structuré, un template testé, une équipe qui souffle un peu.

Le bon moment pour s’équiper ? Avant que la prochaine urgence ne mange tout le reste.