Expensya

Automatisation et contrôle des dépenses en entreprise

La solution permet d’automatiser la gestion des notes de frais et de donner un contrôle accru aux équipes financières. Elle offre une transparence totale sur les dépenses, permettant de maîtriser les coûts, d’améliorer la conformité et de réduire les risques liés aux processus de gestion des frais professionnels.

Gestion mobile et simplicité d’utilisation

L’application mobile (Android/iOS) permet de gérer les dépenses à partir d’un smartphone, même hors connexion. Il suffit de prendre une photo d’un reçu pour que la note de frais soit automatiquement créée, catégorisée et enregistrée, quelle que soit la devise. La conversion monétaire est automatique selon les paramètres du compte utilisateur.

Cartes de paiement et gestion proactive des budgets

Les cartes physiques ou virtuelles permettent aux collaborateurs de dépenser dans un cadre prédéfini, selon des catégories de dépenses, des budgets, des fournisseurs ou des délais. Cela limite les mauvaises surprises et garantit le respect des politiques internes.

Intégrations avec l’écosystème de l’entreprise

La solution propose des intégrations natives et des API pour connecter les outils de voyage, banques, RH, paie et ERP. Cela facilite le rapprochement comptable et la synchronisation des données entre les différents systèmes de l’entreprise.

Politiques de dépenses intégrées et assistance intelligente

Les politiques de dépenses et de voyage de l’entreprise sont intégrées dans la plateforme. Les collaborateurs bénéficient de réponses instantanées et fiables grâce à l’assistant Medius Copilot for Expense, réduisant les incertitudes et assurant la conformité.

Gestion multi-devises et multi-pays

La plateforme gère les frais de déplacement, remboursements et paiements de factures à l’international. Elle s’adapte automatiquement au cadre juridique de chaque pays, simplifiant la gestion des dépenses transfrontalières et en devises multiples.

Archivage légal conforme

Les justificatifs de paiement sont archivés numériquement dans un espace sécurisé, conforme aux législations en vigueur, notamment la norme NF Z 42-013. L’archivage légal est international et accessible pour toutes les filiales.

Analyse et pilotage des dépenses

Des tableaux de bord et rapports interactifs permettent d’enrichir la connaissance des dépenses, de maîtriser les coûts, de prévoir les flux de trésorerie et d’améliorer la précision des prévisions et des budgets.

Technologies avancées et expérience utilisateur

L’intelligence artificielle et le machine learning automatisent la saisie et le traitement des notes de frais, réduisant la charge administrative et augmentant la fiabilité des données. Les règles de dépenses sont simples pour les utilisateurs, tandis que l’entreprise garde le contrôle. La configuration et l’intégration sont rapides, sans nécessité de formation complexe.

Cas d’usage concrets et retours clients

• Rimowa gère en temps réel les notes de frais de ses employés dans plusieurs pays grâce à la solution multilingue.
• OVHcloud a réduit de 80% le temps consacré à la gestion des frais professionnels en automatisant le processus.
• Le Crédit Agricole optimise la gestion des notes de frais dans tout son réseau bancaire régional.
• Kerry Logistics a transformé le quotidien de ses équipes grâce à la technologie OCR+.

Dématérialisation et conformité

La numérisation des documents permet de supprimer le papier, d’optimiser la conformité et de réduire les coûts cachés liés à l’archivage physique. Les processus numériques fluidifient la gestion et assurent la sécurité des données.

Mise en œuvre rapide et accompagnement

La configuration en self-service et les intégrations natives permettent une mise en route en quelques heures. L’accompagnement expert est disponible pour l’assistance, la configuration et la formation.

Points forts

• Automatisation complète des notes de frais et gestion mobile intuitive
• Contrôle proactif des dépenses via cartes physiques et virtuelles
• Intégrations étendues avec les outils de l’entreprise
• Archivage légal conforme et sécurisé
• Analyses avancées pour le pilotage financier
• Adaptation internationale (multi-devises, multi-pays, multilingue)
• IA et machine learning pour la réduction de la charge administrative
• Mise en œuvre rapide et accompagnement dédié

Limites identifiées

Aucune limite spécifique n’est mentionnée dans les retours clients ou la présentation de la solution.

Recommandation

La solution est recommandée pour les entreprises recherchant une gestion automatisée, conforme et internationale des notes de frais, avec un fort accent sur la simplicité d’utilisation, l’intégration et la conformité légale.

Sources