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Automatisation et simplification de la gestion des dépenses professionnelles

La solution proposée permet de centraliser et d’automatiser l’ensemble du processus de gestion des notes de frais, des paiements et des remboursements. Grâce à une interface intuitive, la collecte des justificatifs, la consolidation de la TVA et l’envoi de relances sont automatisés, réduisant significativement le temps consacré à ces tâches. Les remboursements de notes de frais s’effectuent en quelques clics, accélérant le traitement pour les collaborateurs.

Fiabilité et contrôle accrus sur les dépenses

L’automatisation de la saisie et la piste de vérification complète renforcent la fiabilité des données comptables. Chaque transaction est tracée et sécurisée, ce qui limite les risques de doublons et d’erreurs lors de la saisie manuelle. Les équipes financières bénéficient d’une visibilité totale sur les dépenses, par poste, équipe ou projet, et peuvent suivre l’ensemble du processus de la soumission au paiement.

Un outil tout-en-un pour la gestion des dépenses

• Clôture comptable jusqu’à 4 fois plus rapide
• Visibilité à 100% sur toutes les dépenses
• 0€ de frais de mise en place
• 95% des reçus collectés en moins de 2 jours
• Nombre illimité d’utilisateurs et de moyens de paiement

La plateforme intègre sept modules complémentaires : gestion des validations et règles, budgets d’équipe, paiement des factures, gestion des notes de frais, cartes virtuelles et physiques, rapports de dépenses et automatisation comptable.

Automatisation de la collecte et du traitement comptable

Les justificatifs de paiement sont récupérés automatiquement, permettant un remboursement rapide des frais professionnels, déplacements et indemnités kilométriques. L’OCR intégré lit chaque reçu et extrait automatiquement les informations nécessaires, notamment le montant de la TVA, que le collaborateur n’a plus qu’à vérifier avant validation.

Suivi, analyse et tableaux de bord personnalisés

Toutes les demandes de remboursement et justificatifs sont centralisés sur une seule plateforme. Les tableaux de bord personnalisables permettent de consolider et d’analyser les dépenses selon les besoins de l’entreprise, offrant ainsi une base fiable pour les décisions stratégiques.

Gestion facilitée des factures fournisseurs

La plateforme simplifie la soumission des factures fournisseurs. Les collaborateurs peuvent facilement transmettre leurs factures, qui sont ensuite soumises à validation avant traitement automatisé.

Accessibilité mobile et expérience utilisateur

Une application mobile dédiée permet à tous les utilisateurs (pôle Finance, managers, collaborateurs) de gérer les notes de frais et les justificatifs depuis n’importe où, facilitant la gestion en mobilité.

Adaptabilité et conformité réglementaire

• Prise en charge de tous les types de frais professionnels : déplacements, voyages d’affaires, frais forfaitaires, frais kilométriques.
• Archivage à valeur probante accrédité par Bercy, garantissant la conformité fiscale et la traçabilité des dépenses.
• Gestion multi-devises et multi-entités pour les entreprises internationales.
• Intégration facile avec les logiciels comptables, ERP et CRM, avec export des données en CSV en un clic.

Cas d’usage et bénéfices pour chaque profil

• Pôle Finance : Dématérialisation complète, workflow de validation automatisé, tableaux de bord personnalisés.
• Comptabilité : Automatisation de la collecte des justificatifs, regroupement et analyse accélérés, virements de remboursement simplifiés.
• Employés : Soumission facile des notes de frais et factures, alertes en cas de justificatif manquant, expérience SaaS intuitive.

Processus de remboursement simplifié

Le collaborateur photographie son justificatif (facture, ticket de caisse) et l’importe dans l’outil. Le manager reçoit une notification et valide le remboursement en un clic. Ce processus rapide et digitalisé accélère la gestion des frais au quotidien.

Points forts et limites

• Automatisation poussée des processus de gestion des dépenses et des notes de frais
• Collecte rapide des justificatifs (95% en moins de 2 jours)
• Clôture comptable accélérée (jusqu’à 4 fois plus rapide)
• Nombre illimité d’utilisateurs et de moyens de paiement
• Archivage conforme à la réglementation fiscale française
• Intégration multi-devises et multi-entités
• Pas de frais de mise en place

Aucune limite fonctionnelle n’est mentionnée.

Recommandation

La solution est particulièrement adaptée aux entreprises souhaitant automatiser et fiabiliser la gestion de leurs dépenses professionnelles, tout en offrant une expérience utilisateur fluide et conforme aux exigences réglementaires. L’absence de frais de mise en place, la rapidité de collecte des justificatifs et l’intégration multi-outils en font un choix pertinent pour les organisations de toutes tailles, notamment celles avec des besoins