GedZilla

Gestion documentaire simplifiée et automatisée

La solution propose une gestion électronique des documents (GED) pensée pour simplifier la vie des entreprises. Elle automatise l’analyse, le classement et l’archivage des documents, permettant de réduire la charge administrative et d’accroître la productivité. L’outil agit comme un assistant personnel, prenant en charge la détection automatique des champs clés (dates, montants, noms) sur les documents entrants, tels que factures et devis, pour un classement immédiat et sans intervention manuelle.

Offre flexible et accessible

L’abonnement débute à 39,90 € HT par mois, soit 47,88 € TTC, sans engagement. L’offre inclut 5 accès utilisateurs, un volume de pages entrantes ajustable (de 100 à 1 000 pages par mois), et un espace de stockage évolutif (1 Go équivalant à environ 10 000 pages ou 15 classeurs). Il est possible d’ajuster à tout moment le nombre d’utilisateurs, le volume de pages et l’espace de stockage selon les besoins de l’entreprise.

Fonctionnalités essentielles pour les entreprises

• Analyse automatisée des documents entrants grâce à l’intelligence artificielle pour une saisie rapide et efficace.
• Recherche multicritère dans l’ensemble du contenu documentaire, facilitant la localisation rapide des fichiers.
• Statistiques auto-générées pour visualiser et analyser les postes de dépenses.
• Workflows personnalisables permettant l’assignation automatique de tâches sur les documents entrants.
• Passerelle comptable pour automatiser la pré-saisie des documents comptables et faciliter leur transfert à l’expert-comptable.
• Gestion commerciale intégrée : création de devis, factures et avoirs.
• Gestion des utilisateurs avec contrôle des accès et des droits, pour collaborateurs et partenaires externes.
• Sécurité renforcée avec hébergement et développement en France, conformité RGPD, serveurs certifiés ISO/IEC et CSA STAR.

Expérience utilisateur et accompagnement

L’interface est conçue pour être intuitive et accessible, même pour les utilisateurs peu familiers avec l’informatique. L’équipe d’accompagnement, basée en France, propose un support sur-mesure pour faciliter l’intégration et la prise en main de la solution. L’accès aux documents se fait en un clic, ce qui favorise le télétravail et la mobilité.

Sécurité et conformité des données

Les données sont hébergées et sécurisées en France, dans le respect des normes européennes et françaises, notamment le RGPD. Les utilisateurs conservent une autonomie totale sur leurs documents, avec la possibilité de les télécharger ou de les envoyer par email à tout moment. Après la fin du contrat, la restitution des documents est possible pendant deux mois (moins d’un an d’abonnement) ou quatre mois (au-delà d’un an), suivie d’une destruction sécurisée des données restantes.

Bénéfices concrets pour les entreprises

• Réduction significative du temps passé à classer et rechercher des documents.
• Diminution des coûts de stockage papier et optimisation de l’espace de travail.
• Centralisation et sécurisation de l’ensemble des documents de l’entreprise.
• Amélioration de la productivité grâce à l’automatisation des tâches répétitives.
• Facilitation du télétravail et de la collaboration à distance.

Retours clients et références

Les utilisateurs soulignent la simplicité d’intégration, la rapidité de prise en main, la sécurité des données et l’accompagnement de l’équipe. Des clients issus de secteurs variés (maîtrise d’œuvre, professions juridiques, PME, géomètres, notaires, architectes, RH, comptabilité) témoignent d’un gain de temps, d’une organisation améliorée et d’une réduction de la consommation de papier. Parmi les références figurent des organisations telles que Kronenbourg, le Ministère de la Justice, l’Université de Strasbourg, Lidl, Santé Publique France, et d’autres.

Recommandation

La solution convient aux entreprises de toutes tailles cherchant à digitaliser, centraliser et sécuriser leur gestion documentaire sans complexité technique ni investissement lourd. L’offre sans engagement, l’essai gratuit sans carte bancaire et la flexibilité des options en font un choix pertinent pour moderniser la gestion des documents et gagner en efficacité.

Sources

• https://gedzilla.com/