Efalia DOC

Centraliser tous les documents dans un seul endroit

Efalia DOC structure l'ensemble du patrimoine documentaire au sein d'une plateforme ECM unifiée couvrant les RH, la finance, la qualité et l'IT, avec des plans de classement métier prédéfinis par domaine. Contrairement à un GED générique, chaque brique documentaire (dossiers RH, factures, documents qualité) est organisée selon des référentiels propres au secteur, permettant à des organisations aussi diverses que la Ville de Paris ou des PME industrielles de structurer leur contenu sans développement sur mesure. Premier groupe audiovisuel français avec 9 000 collaborateurs, France Télévisions gérait sa production documentaire RH avec une infrastructure vieillissante et fragmentée nécessitant une modernisation. Le groupe cherchait à centraliser et standardiser la production de tous les documents RH tout en assurant la continuité de service. Résultat : Production centralisée et standardisée de tous les documents RH. Infrastructure modernisée et pérenne. Continuité de service garantie. Simplification de la maintenance et des évolutions. Économies d'échelle sur la gestion documentaire.

Assurer la conformité légale et la conservation à long terme

Efalia DOC intègre un coffre-fort numérique (Efalia Safe) qui assure la conservation à valeur probante des documents sensibles — bulletins de paie, factures électroniques, documents qualité — en conformité avec les exigences légales françaises sur l'archivage électronique. Cette brique dédiée à la conformité va au-delà du simple stockage cloud : elle garantit l'intégrité, la traçabilité et la durée de conservation réglementaire par type de document, ce que la plupart des GED concurrentes ne proposent pas nativement. Le département de la Marne est une collectivité territoriale gérant l'action sociale départementale, le Département de la Marne souhaitait moderniser la gestion documentaire de ses dossiers des personnes âgées et handicapées. Le département devait réduire l'espace de stockage physique, simplifier l'accès aux dossiers, garantir la conformité RGPD et faciliter le télétravail avec accès sécurisé. Résultat : Traitement numérique des dossiers de la Direction de la Solidarité Départementale. Réduction du stockage physique via destruction contrôlée autorisée. Réduction significative des temps de traitement. Respect strict du RGPD. Accès rapide aux informations. Limitation des risques de perte documentaire.

Gagner du temps sur les tâches documentaires répétitives

Efalia DOC automatise les tâches documentaires répétitives via son module de capture intelligente (Efalia Capture) et ses workflows BPM (Efalia Process), notamment pour la dématérialisation des factures fournisseurs et les circuits de validation qualité. Les processus de non-conformité, d'achat ou de gestion RH sont orchestrés avec des étapes guidées et des règles de routage automatique, réduisant les interventions manuelles sans nécessiter de paramétrage technique avancé de la part des équipes métier. L'INSP, anciennement École Nationale d'Administration, devait gérer une importante volumétrie de documents avec des protocoles de sécurité variables sans solution de stockage pérenne. L'organisation recherchait une solution adaptée à sa taille offrant une autonomie dans la gestion des processus métiers et permettant une recherche documentaire efficace.

Assurer la conformité en imposant des étapes obligatoires

La plateforme impose des circuits de validation structurés avec des étapes obligatoires pour des processus réglementés comme la facturation électronique (e-invoicing), la gestion des non-conformités QHSE ou les dossiers RH. Le support multilingue et la couverture simultanée des domaines financiers, juridiques et qualité permettent à des grands groupes opérant dans plusieurs pays de standardiser leurs processus documentaires tout en respectant les contraintes locales de conformité. Expert suisse du recyclage des déchets spéciaux, CRIDEC cherchait à structurer ses 25 000 documents administratifs dispersés malgré son ERP existant. L'entreprise souhaitait centraliser l'information tout en assurant la conformité aux normes ISO et aux législations encadrant le traitement de 50 000 tonnes de déchets annuels.