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Centralisation et digitalisation des processus d’achat

La solution permet de centraliser l’ensemble des bons de commande au sein d’un tableau de bord intuitif. Les utilisateurs créent des bons de commande électroniques, éliminant ainsi la gestion papier et facilitant la traçabilité des achats. Toutes les commandes sont accessibles en ligne, ce qui simplifie la gestion documentaire et la recherche d’informations.

Gestion du cycle complet des bons de commande

• Création dématérialisée : Les bons de commande sont générés rapidement et simplement via une interface intuitive.
• Workflow de validation : Un circuit de validation personnalisable permet de soumettre les bons à l’approbation des collaborateurs concernés. Le suivi de l’état (brouillon, en attente, validé) est visuel et immédiat grâce à des pictogrammes.
• Envoi automatisé : Les bons validés peuvent être envoyés directement par email aux fournisseurs, accélérant le processus d’achat.
• Gestion de la réception : La réception des commandes est contrôlée avec la possibilité de signaler des litiges.
• Rapprochement factures : Les factures fournisseurs peuvent être rapprochées avec les bons de commande pour un suivi précis des dépenses.
• Archivage : Les documents associés sont attachés et stockés en ligne, accessibles à tous les collaborateurs autorisés.

Contrôle budgétaire et analyse en temps réel

La plateforme offre un pilotage des dépenses et un contrôle du budget en temps réel. Les utilisateurs peuvent organiser et suivre l’état du budget engagé, réaliser des analyses budgétaires précises et responsabiliser les chefs de département sur la gestion de leurs budgets. Les circuits de validation réduisent les temps d’approbation et assurent la conformité des engagements avant l’envoi aux fournisseurs.

Gestion de la relation fournisseurs

La communication avec les fournisseurs est facilitée par l’envoi direct des bons de commande et la centralisation des catalogues produits. Les informations fournisseurs et produits sont regroupées pour simplifier la recherche d’articles approuvés et améliorer la gestion des risques fournisseurs.

Expérience utilisateur et déploiement

L’interface est conçue pour être ergonomique et intuitive. Selon les témoignages, une formation de 30 minutes suffit pour rendre les nouveaux utilisateurs autonomes. La solution est jugée simple à mettre en œuvre et évolutive, adaptée à différents types de structures.

Cas d’usage et secteurs concernés

• Gestion centralisée des achats pour les entreprises multisites ou multi-départements.
• Optimisation des processus d’approvisionnement dans les secteurs public, associatif, industriel, événementiel, santé, éducation, et services.
• Suivi budgétaire et responsabilisation des managers sur leurs engagements financiers.
• Archivage et traçabilité des documents liés aux achats.

Points forts

• Centralisation et digitalisation de l’ensemble du processus d’achat.
• Interface intuitive et rapide à prendre en main.
• Personnalisation des circuits de validation.
• Contrôle budgétaire en temps réel.
• Gestion documentaire intégrée.
• Amélioration de la communication et de la gestion des risques fournisseurs.
• Réduction des délais d’approbation et gain de productivité.

Limites

• Pas d’informations sur l’intégration avec d’autres systèmes (ERP, comptabilité, etc.).
• Absence de détails sur la tarification.
• Aucune indication sur la gestion multi-devises ou multi-langues.

Recommandation

La solution s’adresse aux organisations souhaitant digitaliser et centraliser la gestion de leurs achats tout en maîtrisant leur budget et en optimisant la relation fournisseurs. Elle est particulièrement adaptée aux structures recherchant une prise en main rapide, une traçabilité complète et une amélioration de la productivité sur le cycle d’achat.

Références clients

• Bordeaux Events And More
• RATP CAP Île-de-France
• Groupe ADF
• Chambre de Métiers et de l’Artisanat Nouvelle-Aquitaine
• NOOUS
• Salon de l’Agriculture Nouvelle-Aquitaine
• Pôle Formation Travaux Publics
• Les ports de la Manche
• Englobe France (Biogénie)
• Berry
• Osivax
• Cellaïon
• Moselle Attractivité
• Académie des arts et techniques du cinéma
• Destination Rennes
• risingSud
• Pôle Formation – UIMM Occitanie
• Lycée français international de Vientiane
• Alliatech
• ETABLISSEMENTS Sainte Marguerite
• ELSAN – Santé Atlantique
• IHU Strasbourg
• Société de Transports Ambulanciers Ourson Bleu
• Lycée Français de Séoul
• Lycée J.Audiberti
• Dr. Schär
• Volcom
• Van Leeuwen Tubes
• Proclim
• Armée du Salut – Palais de la Femme
• Wagram Music
• L’Auxiliaire · Assurance BTP