Weproc

Gestion centralisée et automatisée des achats

La solution permet de centraliser et de suivre en temps réel l’ensemble des activités liées aux achats, depuis la demande d’achat jusqu’au paiement. Toutes les étapes du processus sont digitalisées : demandes d’achats, consultations fournisseurs, commandes, réceptions, factures et paiements. Les utilisateurs bénéficient d’une visibilité complète sur l’avancement des achats et peuvent valider les différentes étapes directement sur la plateforme.

• Validation automatisée des demandes, consultations et commandes
• Suivi en temps réel des achats et des engagements
• Centralisation des données et documents associés

Maîtrise des dépenses et des budgets

La plateforme offre un contrôle précis des dépenses grâce à la validation et au suivi des factures et paiements. Les budgets sont respectés grâce à une surveillance en temps réel, des alertes automatiques et des tableaux de bord interactifs. Il est possible d’allouer plusieurs lignes budgétaires à une commande, de transférer des fonds entre services ou projets, et d’ajuster les budgets en cours d’année pour rester aligné avec les objectifs financiers.

• Suivi et contrôle budgétaire en temps réel
• Alertes automatiques en cas de risque de dépassement
• Workflows d’approbation sécurisés pour chaque dépense

Optimisation de la relation fournisseurs

La gestion des fournisseurs est facilitée par un portail collaboratif permettant d’échanger devis, commandes, factures et documents administratifs. L’historique des échanges et la conformité des fournisseurs sont suivis, avec un coffre-fort numérique pour les certificats et contrats. Des tableaux de bord prédictifs aident à détecter les risques et à piloter la performance fournisseurs.

• Portail fournisseur intégré pour la communication et le suivi
• Gestion de la conformité et archivage sécurisé des documents
• Indicateurs de performance et rapports détaillés

Digitalisation des catalogues et contrats

Les produits, services et pièces détachées sont centralisés dans un catalogue digital, avec synchronisation automatique des tarifs fournisseurs. Les contrats et accords-cadres sont numérisés et stockés dans un espace sécurisé, avec alertes de renouvellement, suivi de la consommation et calcul automatique des remises de fin d’année. L’ensemble est connecté aux modules budgets et fournisseurs pour garantir la conformité et la continuité des achats.

• Catalogue digital avec segmentation par catégorie ou fournisseur
• Gestion du cycle de vie des contrats et alertes automatisées
• Connexion native avec les budgets et la gestion fournisseurs

Analyse et pilotage des achats

Des tableaux de bord interactifs permettent de visualiser la répartition des dépenses par fournisseur, catégorie ou projet. Les données sont nettoyées et exportables en un clic vers Excel, Power BI ou pour les reportings mensuels. Les indicateurs en temps réel et les alertes proactives facilitent la prise de décision et la gestion des performances achats.

• Dashboards prêts à l’emploi et personnalisables
• Export des données pour analyses avancées
• Suivi des KPIs et alertes sur les écarts ou risques

Intégration et automatisation avec l’écosystème logiciel

La solution s’interface automatiquement avec les principaux ERP, logiciels comptables et outils collaboratifs du marché (Drive, Slack, Notion, Teams, Microsoft Dynamics, Sage, Cegid, Google Sheets, Outlook, etc.). Les transferts de données sont automatisés via API, évitant toute ressaisie et facilitant la synchronisation des informations entre les différents systèmes de l’entreprise.

• Connexion API pour tous les modules
• Interopérabilité avec les outils métiers existants
• Automatisation des flux de données

Expérience utilisateur et ergonomie

L’interface est conçue pour être intuitive et accessible à tous les profils d’utilisateurs, avec une personnalisation des accès et des vues selon les besoins. L’accent est mis sur la simplicité d’utilisation, la rapidité de prise en main et la disponibilité de la plateforme pour tous les collaborateurs, quel que soit leur service ou leur niveau de responsabilité.

• Interface simple et personnalisable
• Accès multi-utilisateurs et multi-sociétés
• Gestion par service ou département

Conformité, sécurité et hébergement

La solution est développée et hébergée en France, garantissant la sécurité des données et la conformité avec les standards locaux, notamment la facturation électronique au format Factur-X. Un support client dédié assure un accompagnement de qualité tout au long de l’utilisation.

• Hébergement et développement en France
• Conformité avec les normes de facturation électronique
• Support client réactif

Cas d’usage et secteurs concernés

La solution s’adresse aux TPE, PME et ETI souhaitant structurer et digitaliser leurs achats. Elle répond aux besoins des acheteurs, approvisionneurs, dirigeants et responsables financiers dans des secteurs variés : technologie, construction, industrie, éducation, santé. Les fonctionnalités modulaires permettent d’adapter l’outil à la taille et à l’organisation de chaque entreprise.