Avis iGuana iDM

Gestion électronique des documents et dématérialisation

Le logiciel propose des solutions complètes pour la gestion électronique des documents (GED), permettant de capturer, distribuer, gérer et archiver un large éventail de documents de manière sécurisée, structurée et conforme aux exigences légales. Les documents scannés peuvent être intégrés dans n’importe quel système informatique ou application, sont facilement consultables et retrouvables rapidement via une interface utilisateur conviviale.

• Automatisation du traitement et de l’approbation des factures
• Gestion efficace des dossiers de ressources humaines
• Mise en place de procédures structurées pour la gestion des contrats
• Création de dossiers médicaux électroniques
• Numérisation et distribution du courrier entrant (salle de courrier numérique)
• Organisation et recherche rapide de tout type de document

Services de numérisation et de dématérialisation

Une large gamme de services de numérisation est proposée aux organisations souhaitant externaliser la dématérialisation de leurs documents. L’équipe est composée de personnel qualifié et certifié en matière de sécurité, avec plusieurs dizaines d’années d’expérience dans la numérisation, l’indexation et la gestion de gros volumes de documents et d’archives.

• Numérisation d’archives de patients, collections patrimoniales, livres, originaux fragiles, journaux, registres
• Traitement de microfilms, microfiches, cartes à fenêtre, photos, négatifs, films, matériels audio
• Numérisation d’objets en 2D et 3D, documents surdimensionnés, archives contaminées
• Gestion de documents RH, factures, documents comptables, juridiques, formulaires, enquêtes, courrier entrant

Distribution et support de scanners professionnels

Le fournisseur distribue une sélection de scanners professionnels de qualité supérieure issus des meilleurs fabricants mondiaux. L’installation et la maintenance sont assurées par un département technique interne, garantissant un support technique sur un large éventail de matériels.

• Scanners de bureau, réseau, département, production
• Scanners de livres, microfilms, microfiches, grand format, à plat, industriels, d’objets, de radiographies

Stockage d’archives et gestion de la conservation

Des solutions de stockage hors site pour dossiers et archives papier sont disponibles, avec des services de gestion de la conservation adaptés à chaque besoin. Le stockage sécurisé permet de libérer de l’espace et d’accéder aux documents sur demande. Un calendrier de conservation individuel peut être développé pour chaque type de dossier, avec possibilité de destruction certifiée des documents papier après dématérialisation.

• Stockage sécurisé hors site
• Accès sur demande aux documents archivés
• Développement de calendriers de conservation personnalisés
• Destruction sécurisée avec certificat

Expertise et conseil

L’équipe de conseil regroupe des consultants expérimentés en solutions logicielles et matérielles, designers, ingénieurs, spécialistes de la dématérialisation et gestionnaires de projets. Les services couvrent la consultance sur les meilleures pratiques, la conformité légale, la gestion de projet selon la méthodologie PRINCE2, les audits de conformité, la planification de la conservation, l’intégration de systèmes et le choix des équipements de numérisation.

• Consultance sur les normes de l’industrie et la législation
• Mise en place de solutions complètes avec méthodologie PRINCE2
• Audits de conformité et documentation associée
• Conseil en intégration de systèmes et sélection d’équipements
• Conseil qualité et conformité aux normes (FADGI, Metamorfoze, etc.)

Innovation et intelligence artificielle

L’intelligence artificielle est intégrée dans les solutions proposées, jouant un rôle moteur dans la transformation de la gestion documentaire. Cette technologie permet d’optimiser les processus, d’accroître l’efficacité et d’offrir des solutions innovantes adaptées aux besoins des organisations.

Implantation internationale et secteurs d’intervention

Le siège social est situé en Belgique, avec des bureaux régionaux aux Pays-Bas, en République tchèque, à Chypre, en Roumanie, en Bulgarie, en Grèce, en Afrique du Sud et en Mongolie. Les solutions sont déployées auprès de grandes entreprises et PME dans la finance, la banque, les assurances, les pouvoirs publics, la logistique, l’automobile, les soins de santé et le patrimoine culturel.

Points forts et limites

• Expérience de plus de 30 ans dans la gestion documentaire et la numérisation
• Solutions adaptées à de nombreux secteurs et tailles d’organisation
• Intégration de l’intelligence artificielle pour optimiser les processus
• Support technique interne et conseil expert
• Pas d’informations sur les tarifs ou les modalités d’acquisition

Recommandation

Ce logiciel et ses services associés conviennent particulièrement aux organisations recherchant une solution complète et conforme pour la gestion, la numérisation et l’archivage de documents, avec un accompagnement expert et une capacité à traiter de gros volumes. L’intégration de l’intelligence artificielle et l’expérience sectorielle sont des atouts majeurs.