IGuana iDM
Optimisez, sécurisez et partagez vos documents en toute simplicité avec iGuana iDM, le logiciel de Gestion Électronique des Documents conçu pour les PME, grandes entreprises et institutions publiques. Avec une intégration facile à vos systèmes, une sécurité renforcée et une automatisation des processus documentaires, iGuana iDM transforme la gestion de vos documents en une expérience fluide et efficace. Découvrez comment iGuana iDM peut révolutionner votre gestion documentaire et booster votre productivité dès maintenant.
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A qui s'adresse IGuana iDM ?
Repartition par taille d'entreprise
Secteurs d'activite
Cas d'usage principaux
- Retrouver rapidement un document grâce à la recherche
- Assurer la conformité légale et la conservation à long terme
- Automatiser le classement et l’archivage des documents
- Contrôler les accès selon rôles et équipes
Si vous êtes Dirigeant de TPE PME ou Directeur administratif et financier ou Assistant administratif, IGuana iDM est fait pour vous.
Gestion électronique des documents et dématérialisation
Le logiciel propose des solutions complètes pour la gestion électronique des documents (GED), permettant de capturer, distribuer, gérer et archiver un large éventail de documents de manière sécurisée, structurée et conforme aux exigences légales. Les documents scannés peuvent être intégrés dans n’importe quel système informatique ou application, sont facilement consultables et retrouvables rapidement via une interface utilisateur conviviale.
- Automatisation du traitement et de l’approbation des factures
- Gestion efficace des dossiers de ressources humaines
- Mise en place de procédures structurées pour la gestion des contrats
- Création de dossiers médicaux électroniques
- Numérisation et distribution du courrier entrant (salle de courrier numérique)
- Organisation et recherche rapide de tout type de document
Services de numérisation et de dématérialisation
Une large gamme de services de numérisation est proposée aux organisations souhaitant externaliser la dématérialisation de leurs documents. L’équipe est composée de personnel qualifié et certifié en matière de sécurité, avec plusieurs dizaines d’années d’expérience dans la numérisation, l’indexation et la gestion de gros volumes de documents et d’archives.
- Numérisation d’archives de patients, collections patrimoniales, livres, originaux fragiles, journaux, registres
- Traitement de microfilms, microfiches, cartes à fenêtre, photos, négatifs, films, matériels audio
- Numérisation d’objets en 2D et 3D, documents surdimensionnés, archives contaminées
- Gestion de documents RH, factures, documents comptables, juridiques, formulaires, enquêtes, courrier entrant
Distribution et support de scanners professionnels
Le fournisseur distribue une sélection de scanners professionnels de qualité supérieure issus des meilleurs fabricants mondiaux. L’installation et la maintenance sont assurées par un département technique interne, garantissant un support technique sur un large éventail de matériels.
- Scanners de bureau, réseau, département, production
- Scanners de livres, microfilms, microfiches, grand format, à plat, industriels, d’objets, de radiographies
Stockage d’archives et gestion de la conservation
Des solutions de stockage hors site pour dossiers et archives papier sont disponibles, avec des services de gestion de la conservation adaptés à chaque besoin. Le stockage sécurisé permet de libérer de l’espace et d’accéder aux documents sur demande. Un calendrier de conservation individuel peut être développé pour chaque type de dossier, avec possibilité de destruction certifiée des documents papier après dématérialisation.
- Stockage sécurisé hors site
- Accès sur demande aux documents archivés
- Développement de calendriers de conservation personnalisés
- Destruction sécurisée avec certificat
Expertise et conseil
L’équipe de conseil regroupe des consultants expérimentés en solutions logicielles et matérielles, designers, ingénieurs, spécialistes de la dématérialisation et gestionnaires de projets. Les services couvrent la consultance sur les meilleures pratiques, la conformité légale, la gestion de projet selon la méthodologie PRINCE2, les audits de conformité, la planification de la conservation, l’intégration de systèmes et le choix des équipements de numérisation.
- Consultance sur les normes de l’industrie et la législation
- Mise en place de solutions complètes avec méthodologie PRINCE2
- Audits de conformité et documentation associée
- Conseil en intégration de systèmes et sélection d’équipements
- Conseil qualité et conformité aux normes (FADGI, Metamorfoze, etc.)
Innovation et intelligence artificielle
L’intelligence artificielle est intégrée dans les solutions proposées, jouant un rôle moteur dans la transformation de la gestion documentaire. Cette technologie permet d’optimiser les processus, d’accroître l’efficacité et d’offrir des solutions innovantes adaptées aux besoins des organisations.
Implantation internationale et secteurs d’intervention
Le siège social est situé en Belgique, avec des bureaux régionaux aux Pays-Bas, en République tchèque, à Chypre, en Roumanie, en Bulgarie, en Grèce, en Afrique du Sud et en Mongolie. Les solutions sont déployées auprès de grandes entreprises et PME dans la finance, la banque, les assurances, les pouvoirs publics, la logistique, l’automobile, les soins de santé et le patrimoine culturel.
Points forts et limites
- Expérience de plus de 30 ans dans la gestion documentaire et la numérisation
- Solutions adaptées à de nombreux secteurs et tailles d’organisation
- Intégration de l’intelligence artificielle pour optimiser les processus
- Support technique interne et conseil expert
- Pas d’informations sur les tarifs ou les modalités d’acquisition
Recommandation
Ce logiciel et ses services associés conviennent particulièrement aux organisations recherchant une solution complète et conforme pour la gestion, la numérisation et l’archivage de documents, avec un accompagnement expert et une capacité à traiter de gros volumes. L’intégration de l’intelligence artificielle et l’expérience sectorielle sont des atouts majeurs.
Fonctionnalites
Cas d'usage en detail
Retrouver rapidement un document grâce à la recherche
iGuana iDM intègre une interface utilisateur conviviale permettant de retrouver n'importe quel document scanné en quelques secondes grâce à une indexation structurée et une recherche multicritères. Cette capacité s'applique à des volumes très élevés de documents hétérogènes (archives patients, factures, courrier entrant, dossiers RH), issus de la numérisation physique réalisée en interne ou sous-traitée à iGuana. Contrairement à un GED générique, le système est directement connecté aux workflows de numérisation et aux métadonnées capturées lors de la dématérialisation, garantissant une cohérence totale entre le document physique original et sa version électronique retrouvable.
Assurer la conformité légale et la conservation à long terme
iGuana iDM est conçu dès sa conception pour répondre aux exigences légales de conservation documentaire, avec des services d'audit de conformité, des calendriers de conservation individualisés par type de document, et une documentation attestant de cette conformité. La solution s'appuie sur plus de 30 ans d'expérience sectorielle (banque, assurance, santé, pouvoirs publics) et intègre les normes de l'industrie (FADGI, Metamorfoze, PRINCE2) pour garantir un archivage légalement valide. Le service inclut également la destruction sécurisée des originaux papier avec fourniture d'un certificat, une étape critique pour les institutions publiques et les secteurs réglementés.
Automatiser le classement et l’archivage des documents
iGuana iDM automatise le classement et l'archivage via des workflows documentaires structurés couvrant des cas d'usage précis : traitement et approbation des factures fournisseurs, gestion des dossiers RH, salle de courrier numérique pour le courrier entrant, gestion des contrats et création de dossiers médicaux électroniques. Le logiciel capture, classe et distribue automatiquement les documents vers les bons dossiers et les bons systèmes IT existants grâce à ses capacités d'intégration natives, évitant toute ressaisie manuelle. Cette approche sectorielle préconfigurée — notamment dans les soins de santé où iGuana est leader de marché — le distingue des GED génériques qui nécessitent une configuration entièrement manuelle.
Contrôler les accès selon rôles et équipes
iGuana iDM assure un contrôle des accès sécurisé adapté aux environnements multi-entités (PME, grandes entreprises, institutions publiques) avec une gestion des droits par rôle, département ou type de document sensible. La sécurité est renforcée par une équipe interne certifiée en matière de sécurité, notamment pour la manipulation de documents confidentiels tels que les archives médicales, les dossiers RH ou les archives contaminées lors des services de numérisation. Le système garantit que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux documents, tout en maintenant une traçabilité complète des consultations et modifications.