Doxtreem by Numen

Gestion documentaire centralisée et sécurisée

La solution permet de centraliser, organiser et sécuriser l’ensemble des documents d’une organisation. Elle prend en charge tout le cycle de vie documentaire, de l’acquisition à la diffusion, l’archivage et la destruction, tout en garantissant un accès rapide et sécurisé aux informations. Les données sont hébergées en France et répliquées sur plusieurs sites, avec des contrôles d’accès rigoureux et une traçabilité complète des actions. Des options de chiffrement et d’hébergement Cloud HDS sont disponibles.

Fonctionnalités clés pour l’optimisation des processus

• Gestion des versions et archivage automatisé
• Recherche avancée avec indexation et filtres
• Collaboration en temps réel, gestion des tâches et notifications
• Gestion des droits d’accès utilisateurs
• Paramétrage intuitif des workflows via un studio visuel
• Signature électronique et parapheur intégré
• Lecture et reconnaissance automatique des documents (LAD/RAD) pour extraire et classer les informations clés
• Interopérabilité avec ERP, applicatifs métiers et scanners via API REST et SAS d’import
• Diffusion sécurisée des documents via espaces dédiés, email ou voie postale
• Suppression automatisée des documents selon les règles métiers

Cas d’usage concrets

• Fluidification de la gestion des dossiers d’Aide Sociale à l’Enfance pour un département, permettant à 13 agents et aux services centraux de traiter simultanément les mêmes dossiers, facilitant ainsi les échanges et la prise de décision.
• Transformation de la gestion des marchés publics pour une société d’ingénierie, avec intégration du classement, de la signature électronique et de l’envoi de recommandés pour les documents contractuels engageant les prestataires.

Avantages principaux

• Sécurité optimale des documents grâce à des protocoles avancés et un accès contrôlé
• Automatisation des processus métiers documentaires
• Facilitation du télétravail avec accès sécurisé, collaboration en temps réel et gestion simplifiée des tâches
• Interface intuitive et ergonomique, accessible sans compétence informatique
• Solution SaaS clé en main, disponible immédiatement, flexible et évolutive
• Adaptabilité à tous les secteurs d’activité (administration, banque, transport, service, etc.)
• Gestion centralisée et personnalisable selon l’organisation (RH, finance, commerce, juridique…)

Limites et points de vigilance

• Investissement financier initial nécessaire pour la mise en place
• Évolution des méthodes de travail des collaborateurs requise
• Nécessité de formation et d’accompagnement pour une adoption optimale
• Risque accru de vulnérabilité aux cyberattaques, nécessitant le choix d’un prestataire qualifié et conforme aux standards de sécurité

Recommandation opérationnelle

La solution est adaptée aux organisations recherchant une gestion documentaire centralisée, sécurisée et collaborative, avec des besoins d’automatisation des processus et d’interopérabilité avec les systèmes existants. Elle convient particulièrement aux structures multisites ou nécessitant la gestion de dossiers partagés et la conformité réglementaire. Un accompagnement à la conduite du changement et à la formation des utilisateurs est recommandé pour maximiser les bénéfices.

Sources

• https://www.numen.fr/ged