Doxtreem by Numen
Transformez votre gestion documentaire avec Doxtreem by Numen : une plateforme intuitive pour digitaliser, sécuriser et optimiser vos documents. Avec ses fonctions avancées de numérisation, d’extraction de données et de gestion des courriers, tout en respectant les normes RGPD, Doxtreem est le choix stratégique pour toute entreprise souhaitant valoriser son patrimoine documentaire. Cliquez pour découvrir comment Doxtreem révolutionne la gestion de documents.
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A qui s'adresse Doxtreem by Numen ?
Repartition par taille d'entreprise
Cas d'usage principaux
- Centraliser tous les documents dans un seul endroit
- Contrôler les accès selon rôles et équipes
- Gagner du temps sur les tâches documentaires répétitives
- Assurer la conformité légale et la conservation à long terme
Si vous êtes Dirigeant de TPE PME ou Directeur administratif et financier ou Assistant administratif, Doxtreem by Numen est fait pour vous.
Gestion documentaire centralisée et sécurisée
La solution permet de centraliser, organiser et sécuriser l’ensemble des documents d’une organisation. Elle prend en charge tout le cycle de vie documentaire, de l’acquisition à la diffusion, l’archivage et la destruction, tout en garantissant un accès rapide et sécurisé aux informations. Les données sont hébergées en France et répliquées sur plusieurs sites, avec des contrôles d’accès rigoureux et une traçabilité complète des actions. Des options de chiffrement et d’hébergement Cloud HDS sont disponibles.
Fonctionnalités clés pour l’optimisation des processus
- Gestion des versions et archivage automatisé
- Recherche avancée avec indexation et filtres
- Collaboration en temps réel, gestion des tâches et notifications
- Gestion des droits d’accès utilisateurs
- Paramétrage intuitif des workflows via un studio visuel
- Signature électronique et parapheur intégré
- Lecture et reconnaissance automatique des documents (LAD/RAD) pour extraire et classer les informations clés
- Interopérabilité avec ERP, applicatifs métiers et scanners via API REST et SAS d’import
- Diffusion sécurisée des documents via espaces dédiés, email ou voie postale
- Suppression automatisée des documents selon les règles métiers
Cas d’usage concrets
- Fluidification de la gestion des dossiers d’Aide Sociale à l’Enfance pour un département, permettant à 13 agents et aux services centraux de traiter simultanément les mêmes dossiers, facilitant ainsi les échanges et la prise de décision.
- Transformation de la gestion des marchés publics pour une société d’ingénierie, avec intégration du classement, de la signature électronique et de l’envoi de recommandés pour les documents contractuels engageant les prestataires.
Avantages principaux
- Sécurité optimale des documents grâce à des protocoles avancés et un accès contrôlé
- Automatisation des processus métiers documentaires
- Facilitation du télétravail avec accès sécurisé, collaboration en temps réel et gestion simplifiée des tâches
- Interface intuitive et ergonomique, accessible sans compétence informatique
- Solution SaaS clé en main, disponible immédiatement, flexible et évolutive
- Adaptabilité à tous les secteurs d’activité (administration, banque, transport, service, etc.)
- Gestion centralisée et personnalisable selon l’organisation (RH, finance, commerce, juridique…)
Limites et points de vigilance
- Investissement financier initial nécessaire pour la mise en place
- Évolution des méthodes de travail des collaborateurs requise
- Nécessité de formation et d’accompagnement pour une adoption optimale
- Risque accru de vulnérabilité aux cyberattaques, nécessitant le choix d’un prestataire qualifié et conforme aux standards de sécurité
Recommandation opérationnelle
La solution est adaptée aux organisations recherchant une gestion documentaire centralisée, sécurisée et collaborative, avec des besoins d’automatisation des processus et d’interopérabilité avec les systèmes existants. Elle convient particulièrement aux structures multisites ou nécessitant la gestion de dossiers partagés et la conformité réglementaire. Un accompagnement à la conduite du changement et à la formation des utilisateurs est recommandé pour maximiser les bénéfices.
Sources
- https://www.numen.fr/ged
Fonctionnalites
Cas d'usage en detail
Centraliser tous les documents dans un seul endroit
Doxtreem centralise l'ensemble des documents métiers dans une plateforme transverse unique, structurée autour d'un plan de classement paramétrable adapté à chaque secteur (public ou privé). Contrairement à une GED générique, la plateforme est 'fortement paramétrable et interopérable' selon l'évaluation Exaegis, ce qui lui permet de s'adapter aux processus spécifiques de chaque métier sans développement sur mesure. Le témoignage client de Payan Bertrand illustre concrètement cette capacité à centraliser un patrimoine documentaire complexe via Doxtreem.
Contrôler les accès selon rôles et équipes
Doxtreem intègre des contrôles d'accès rigoureux avec traçabilité complète de toutes les actions sur les documents, une gestion fine des droits par rôles et équipes, et un hébergement des données en France répliqué sur plusieurs sites. Des options avancées comme le chiffrement ou l'hébergement Cloud HDS (données de santé) sont disponibles, ce qui positionne Doxtreem comme une solution adaptée aux 'environnements réglementés' selon l'analyse Exaegis. Cette combinaison sécurité + traçabilité + souveraineté des données dépasse le niveau proposé par la majorité des GED généralistes.
Gagner du temps sur les tâches documentaires répétitives
Grâce à son studio visuel de workflow, Doxtreem permet à des utilisateurs métiers (sans compétence informatique) de paramétrer eux-mêmes leurs circuits documentaires : validation, signature, capture d'information, définition des rôles. La fonctionnalité LAD/RAD (Lecture et Reconnaissance Automatique de Documents) automatise l'extraction de données depuis les documents entrants, réduisant drastiquement les ressaisies manuelles. L'intégration de fonctionnalités d'IA pour la capture et la recherche en langage naturel, soulignée par Exaegis, renforce encore cette automatisation des tâches documentaires répétitives.
Assurer la conformité légale et la conservation à long terme
Doxtreem prend en charge l'intégralité du cycle de vie documentaire jusqu'à l'archivage automatisé et la destruction contrôlée, dans le respect des normes RGPD et des exigences des environnements réglementés. La plateforme garantit l'intégrité des documents avec une traçabilité complète des actions, un prérequis essentiel pour la conformité légale à long terme. Évaluée et sélectionnée par Blueprint 2025 dans la catégorie Gestion de contenus, Doxtreem s'adresse explicitement aux entreprises publiques comme privées soumises à des obligations de conservation et de gouvernance documentaire strictes.