Carte carburant salarié : comment gérer l’avantage en nature ?

Une carte carburant pour vos salariés, ça peut sembler un détail de gestion. En réalité, c’est un sujet fiscal explosif. Car derrière chaque plein payé par l’entreprise se cache une question : s’agit-il d’un simple frais professionnel… ou d’un avantage en nature à déclarer ?

Et c’est là que beaucoup de PME se font piéger. Un salarié repart avec son véhicule le soir ? Un plein effectué le week-end ? Pour l’Urssaf, la bascule vers l’usage personnel est immédiate. Résultat : redressement, rappels de cotisations sur trois ans et majorations à la clé.

👉 Dans ce guide, on démonte les zones grises : quand la carte carburant bascule en avantage en nature, comment le calculer sans se tromper, quelles preuves garder pour être carré face à un contrôle..

Carte carburant pour salarié : avantage en nature ou pas ?

Derrière une carte carburant, il n’y a pas seulement un moyen de paiement pratique. Il y a une question fiscale sensible : est-ce un simple outil de travail, ou un avantage en nature à déclarer ?

La règle est simple… en théorie :

👉 Si le salarié dispose d’un véhicule de fonction (utilisable aussi le soir ou le week-end), la carte carburant fait partie de l’avantage en nature. Elle doit donc être intégrée dans l’assiette de l’impôt et des cotisations sociales.

👉  À l’inverse, si la carte est attachée à un véhicule de service réservé aux trajets pros, elle est considérée comme une dépense professionnelle. Pas d’avantage en nature à déclarer.

Mais en pratique, la frontière est moins nette. Beaucoup d’entreprises se font redresser parce qu’elles n’ont pas cadré les usages. Un utilitaire qui “rentre à la maison” chaque soir avec la carte, c’est déjà une suspicion d’usage privé pour l’Urssaf.

En clair : ce n’est pas la carte carburant qui crée l’avantage en nature, c’est l’usage réel qu’en fait le salarié — et la capacité de l’entreprise à le documenter.

Comment déclarer correctement une carte carburant comme avantage en nature

Admettre qu’une carte carburant constitue un avantage en nature, c’est une chose. Mais encore faut-il savoir comment le calculer et le déclarer sans se tromper.

Deux méthodes existent :

L’évaluation au réel

Vous tenez un suivi précis des dépenses privées (tickets, relevés kilométriques, trajets domicile-travail s’ils ne sont pas remboursés). C’est la méthode la plus juste, mais aussi la plus lourde administrativement.

👉 Exemple : un salarié dépense 2 400 € de carburant dans l’année. Si 25 % de ses kilomètres sont personnels, 600 € sont considérés comme avantage en nature et soumis à cotisations.

L’évaluation forfaitaire

Plus simple, elle repose sur un barème Urssaf appliqué à l’avantage global “véhicule + carburant”. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de détailler chaque plein : l’administration applique un pourcentage du prix du véhicule comme avantage annuel.

👉 Exemple : pour une voiture de fonction de 20 000 € mise à disposition en 2025, l’avantage forfaitaire “véhicule + carburant” peut grimper jusqu’à 9 % de sa valeur, soit 1 800 €/an.

Quelles obligations pour l’employeur face à l’Urssaf ?

Distribuer une carte carburant à un salarié, ce n’est pas anodin. Dès qu’il y a un risque d’usage privé, l’employeur est tenu de déclarer, tracer et sécuriser. Et si ce n’est pas fait correctement, l’Urssaf ne pardonne pas.

Déclarer l’avantage en nature dans la paie

Si la carte sert à financer des trajets personnels, c’est un élément de rémunération comme un autre. Il doit :

• apparaître sur le bulletin de paie du salarié (ligne “avantage en nature – carburant”) ;
• être intégré dans le calcul des cotisations sociales ;
• et gonfler l’assiette de l’impôt sur le revenu.

👉 Pas de “passe-droit” possible : une carte carburant qui couvre du perso sans être déclarée = dissimulation. Et en cas de contrôle, l’addition est salée (cotisations + pénalités de retard + majorations).

Conserver des preuves exploitables

L’Urssaf ne se contente pas de vos bonnes intentions. Elle demande des pièces :

• les relevés des cartes carburant (par salarié et par mois) ;
• les factures consolidées transmises par l’émetteur ;
• un suivi kilométrique (carnet, télématique ou relevés de compteur), qui permet de distinguer pro/perso.

Les cartes multi-usages : vigilance extrême

Certaines cartes couvrent aussi le péage, le lavage, voire le parking. Bonne nouvelle pour la gestion, mais cauchemar en cas de flou. Si vous ne pouvez pas isoler clairement la part carburant, tout peut être requalifié en avantage en nature global.

👉 Exemple : une société a été redressée car ses commerciaux utilisaient la carte pour des lavages réguliers le week-end. Résultat : l’Urssaf a considéré que l’usage était “hors activité professionnelle” → redressement de 8 000 €.

Ce que regarde l’Urssaf en priorité

Lors d’un contrôle, les inspecteurs s’attardent sur trois points :

1. Cohérence carburant vs kilomètres : si vos salariés roulent officiellement 20 000 km/an mais que les cartes montrent 40 000 km de carburant consommé, c’est un drapeau rouge immédiat.
2. Présence sur la fiche de paie : si rien n’apparaît, suspicion de dissimulation.
3. Capacité à produire les justificatifs : factures, relevés, suivi kilométrique. Sans documents, c’est redressement par défaut.

Les erreurs de gestion les plus courantes (et comment les éviter)

Même les entreprises les plus rigoureuses se font parfois piéger avec la carte carburant salarié. Les erreurs reviennent toujours, et elles coûtent cher en cas de contrôle.

Ne pas distinguer usage pro et perso

Beaucoup se contentent de considérer tous les pleins comme “professionnels”. Mauvais calcul. Dès qu’un salarié utilise son véhicule le week-end ou pour un trajet domicile-travail non remboursé, c’est du perso.

La parade, c’est de tenir un relevé kilométrique régulier ou de s’appuyer sur la télématique. On sait alors noir sur blanc ce qui relève du pro et du perso.

Oublier de mentionner l’avantage en nature sur le bulletin de paie

Certains employeurs préfèrent “arranger” les choses et ne pas l’afficher. Problème : l’Urssaf considère alors qu’il s’agit d’une dissimulation. Résultat : redressement + majorations.

La solution ? Toujours intégrer l’avantage en nature (carburant seul ou véhicule + carburant) dans la fiche de paie. Même si ça alourdit le brut, c’est transparent et sécurisé.

Croire que la carte carburant passe comme “frais professionnels”

C’est vrai… uniquement pour les kilomètres réellement professionnels. Si le salarié a un véhicule de fonction, la partie perso ne peut pas être maquillée en frais.

Pour éviter ça, formalisez dès le contrat ou l’avenant :

• carte carburant uniquement pour usage pro ;
• ou mise à disposition complète, avec avantage en nature calculé et déclaré.

👉 Le flou est l’ennemi numéro un. En cas de litige ou de contrôle, c’est l’administration qui tranche — et rarement en faveur de l’entreprise.

Conclusion – La carte carburant salarié, un atout… à manier avec précaution

Distribuer une carte carburant à ses salariés, c’est une décision RH et fiscale qui engage l’entreprise. Bien cadrée, elle simplifie la gestion, rassure vos équipes et renforce votre politique de mobilité. Mal gérée, elle se transforme en bombe à retardement avec redressements et sanctions à la clé.

👉 La clé, c’est de la traiter comme un élément de rémunération à part entière: usage clairement défini, méthode de calcul choisie dès le départ, justificatifs béton et intégration transparente en paie.

La carte carburant peut être un vrai levier de fidélisation et de maîtrise des coûts, mais seulement si vous gardez la main sur son cadre d’utilisation. Sinon, c’est l’Urssaf qui décidera à votre place.

🚀 Besoin d’y voir clair ? Testez notre simulateur de devis carte carburant et comparez les solutions adaptées à votre flotte et à vos obligations sociales.