Monday.com est un outil de gestion de tâches et de projets puissant et flexible, qui peut grandement améliorer la productivité et la collaboration dans une entreprise. Cependant, pour en tirer le meilleur parti, il est essentiel de bien le paramétrer et de former ses équipes à son utilisation. Découvrez dans cet article les bonnes pratiques pour réussir votre déploiement de Monday.com.

Alliant une grande richesse fonctionnelle et une simplicité d’utilisation remarquable, ce système d’exploitation a été adopté par des milliers de freelances, de startups (Deezer) mais aussi des grands groupes comme BNP Paribas, PayPal ou Carrefour.

En deux mots, Monday.com est un logiciel qui permet de créer des tableaux de bord personnalisables pour piloter un projet ou une activité. La souplesse de l’outil lui permet de répondre à des cas d’usage très variés.

Les points les plus intéressants de Monday.com, sont la diversité des tableaux et la facilité d’automatisation. Templates très variés, gestion et attribution des tâches, création des deadlines, synchronisation avec d’autres applications comme Slack, Gmail ou Trello… L’équipe projet gagne du temps. C’est pourquoi Monday.com fait partie de nos meilleurs logiciels de gestion de projet gratuits.

L’histoire de Monday

Le logiciel a été créé en 2012 en Israël, pays de la startup nation. Monday est rapidement devenu un acteur important dans le domaine des logiciel de gestion de projet.

Initialement, l’outil s’appelait daPlus, puis renommé Monday en 2017.

L’outil, créé par Roy Mann et Eran Zinman, a connu une croissance fulgurante ces derniers années et surtout durant l’année 2021. Durant la période de confinement, les entreprises ont massivement investis dans des outils de gestion de projet pour pouvoir suivre l’évolution des salariés dans l’exécution de leurs tâches.

Ce SAS compte plus de 110 000 clients et emploie plus de 700 personnes répartis dans 4 pays différents.

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À qui s’adresse le logiciel Monday.com ?

Comme nous l’avons vu, Monday.com est utilisé par des grandes entreprises (Uber, Paypal…). Toutefois, cet outil est également très apprécié des petites startups ou indépendants, souhaitant travailler en mode projet.

Si Monday.com est principalement populaire auprès des équipes agiles et des entreprises du numérique, il s’adresse à une cible bien plus large et son interface intuitive, ses fonctionnalités de centralisation, en font un outil parfait pour tous types de projets.

L’outil est pensé pour créer des flux de travail efficaces et automatiser les actions habituellement chronophages, de la gestion et du suivi de projet.

Monday.com = 1 plateforme et 5 produits

Le logiciel Monday.com est un outil de gestion de tableau de bord flexible qui peut être utilisé pour une variété de flux de travail, notamment la gestion de projet, la gestion de la relation client (CRM), le développement de logiciels et les ressources humaines.

Grâce à la technologie Work OS de Monday.com, il existe plusieurs cas d’usages adaptés aux différents types de besoins:

• L’outil de gestion de projets permet de planifier et suivre les projets, de définir des échéances, d’attribuer des tâches et des ressources, de surveiller les progrès et de suivre les métriques.
• Les fonctionnalités CRM de Monday.com vous aident à suivre vos prospects et clients, à gérer votre pipeline de ventes et à conclure plus de transactions.
• Les outils de développement de Monday.com aident les équipes logicielles à planifier et à suivre leurs sprints, à gérer leurs backlogs, à collaborer sur le code et à déployer leurs applications.
• Les fonctionnalités RH de Monday.com aident les entreprises à intégrer de nouveaux employés, à gérer les dossiers des employés, à surveiller les performances et à mettre en œuvre des programmes de formation.
• Les fonctions marketing de Monday.com vous permettent de créer, de planifier, d’exécuter et de suivre vos différentes campagnes de communication sur une plateforme de gestion unique dotée d’intégrations aux différents outils indispensables aux marketeurs.

La flexibilité du logiciel Monday.com en fait une plate-forme extrêmement polyvalente et adaptée à toutes les situations.

Offres et tarifs

Bien que Monday.com propose une version gratuite, celle-ci reste très limitée pour travailler en mode projet. Elle conviendra à des indépendants qui souhaitent créer un CRM, gérer leur projet ou leur planning. L’essai gratuit de Monday.com (14 jours) permet néanmoins de tester l’outil et de comprendre l’interface.

Si le rapport qualité/prix est bon, Monday.com reste plus cher que ses concurrents Notion ou Trello. D’autre part, l’activation des modules Monday Marketing, Sales CRM, Projects ou Dev entraîne des coûts additionnels. Pour une utilisation optimale, choisissez le plan Standard à 12 € par utilisateur et par mois.

Ce plan vous donne accès à la vue des tableaux en Kanban ou calendrier, ainsi qu’aux automatisations. Idéal pour une gestion de tâches sans frictions !

D’autre part, les intégrations (Slack, Gmail, Hubspot, Mailchimp…) sont disponibles à partir du plan Standard, ou payantes pour les plans inférieurs.

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Le détail des offres proposées

Le plan Entreprise, sur devis uniquement, est plus adapté aux besoins des grandes entreprises. Il permet notamment d’accéder :

• Un accompagnement pour la mise en place de l’outil et la formation des équipes;
• Des fonctionnalités avancées dans la gestion des utilisateurs;
• Des rapports et analyses plus avancés.

Monday propose des tarifs spécifiques pour les étudiants et les organisations à but non lucratif.

Un essai gratuit de 14 jours vous est proposé pour chaque plan.

Comparaison des tarifs Monday vs Notion vs Trello

Les avantages et inconvénients de Monday.com

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Zoom sur les 6 principales fonctionnalités de Monday.com

Les tableaux de bord, le cœur de Monday.com

Avec Monday, vous avez la possibilité de concevoir des tableaux de bord sur mesure qui rassemblent toutes les informations importantes dont vous avez besoin. Même avec l’abonnement à la version gratuite « Basique », vous pouvez créer des tableaux de bord pour chaque projet. Ces derniers affichent un résumé de l’état d’avancement du projet, le suivi du temps, le nombre de tâches en attente, le budget par rapport aux dépenses, etc. Dès l’ouverture de compte, vous bénéficiez d’une vue d’ensemble et pouvez commencer à personnaliser votre tableau de bord.

Faire passer un élément d’un jalon à l’autre (de « en cours » à « terminé »), fait évoluer votre projet automatiquement et les autres composantes liées, progressent sans devoir être modifiées. Le gain de temps est considérable.

Les vues Calendrier, Kanban ou Gantt

Les « vues » de monday.com sont des outils de visualisation de projet qui vous permettent de comprendre vos données de différentes manières. Il y a plusieurs types de vues disponibles pour répondre à vos besoins, tels que la vue sur carte, la vue des échéances, la vue Gantt, la vue graphique, la vue de calendrier, la vue Kanban, la vue des formulaires, et la vue de la charge de travail.

Accessibles uniquement à partir de la version Standard, les différentes vues projet, optimisent l’expérience utilisateur et permettent d’identifier plus rapidement les goulots d’étranglements ou les jalons à passer, pour valider les tâches.

La planification des tâches

Monday.com offre une grande flexibilité dans la planification de tout type de projets, même les plus complexes. Cependant, vous pouvez également utiliser Monday pour simplement suivre vos listes de tâches, selon vos préférences.

Dans chaque tableau, vous pouvez créer autant de tâches que vous le souhaitez et les organiser de manière à vous convenir le mieux, par exemple en les regroupant par étapes du projet.

Il est simple et intuitif de créer des tâches réparties dans différents groupes, grâce à Monday.com : Définir le budget ou rédiger les contenus du site (selon notre exemple du projet Septembre), nous permet de planifier une période d’exécution, des échéances, d’enclencher un chronomètre pour mesurer le temps nécessaire à la tâche, attribuer chaque tâche à un membre de l’équipe projet, etc.

Tout cela peut être modifié ou réaffecté, si le projet le nécessite. Les tâches seront alors mises à jour automatiquement. Pour découper votre projet en tâches pertinentes, aidez-vous d’un outil de planification de projets PERT.

Pour chaque tâche, vous devez attribuer un propriétaire, définir son statut, sa priorité, sa date d’échéance, une estimation de la durée ou encore un coût. De plus, vous pouvez ajouter des colonnes personnalisées comme des tags, des menus déroulants, ou associer des fichiers et des tableaux supplémentaires (tels que Clients ou Fournisseurs).

L’ajout de colonnes au tableau de bord

Le choix de colonnes additionnelles au tableau de bord est presque infini et vous permet de personnaliser votre projet. Il est possible d’ajouter des horaires pour les sprints, envoyer des emails depuis le tableau, connecter les données d’autres tableaux… Et plus encore.

La gestion des ressources

La gestion des ressources est une fonctionnalité Monday essentielle pour un logiciel de gestion de projet. Elle offre la possibilité d’allouer des tâches aux collaborateurs, aux actifs ou autre, ainsi que de planifier le temps nécessaire. La gestion des ressources consiste à planifier leur utilisation et à anticiper leur affectation. Les ressources peuvent être des employés, de l’équipement ou des actifs de marque, tout ce qui est nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise.

Pour gérer au mieux vos ressources et rester efficace, vous planifiez l’ordre de priorité de la tâche, le temps prévu, la deadline et les répartissez entre les membres de l’équipe. Le petit plus ? La vue « charge de travail » qui permet d’estimer la capacité de travail de chacun et les possibles surcharges.

Pour ajouter la vue « Charge de travail » à votre tableau, cliquez sur l’option « Ajouter une vue » en haut de votre tableau et sélectionnez « Plus d’options d’affichage ». Vous pouvez ensuite ajouter le widget « Charge de travail » à votre tableau de bord pour une vue d’ensemble rapide de vos ressources.

Les automatisations

Monday.com propose des fonctionnalités d’automatisation pour simplifier la gestion des tâches répétitives et minimiser les erreurs humaines. Les automatisations fonctionnent selon des instructions « si ceci, alors cela » (IFTTT), par exemple, « si » une tâche est marquée comme terminée, « alors » elle sera automatiquement archivée. Vous pouvez choisir parmi une variété d’automatisations, telles que l’envoi de notifications, la création de tâches, l’attribution de propriétaires et la mise à jour des statuts.

Que vaut le support client de Monday.com ?

À première vue, l’assistance est assez complète pour un problème de routine : live chat, historique d’assistance, ressources gratuites sous forme d’articles et de vidéos. Le site comporte de nombreuses vidéos pour vous guider. Sans oublier la communauté et la longue liste de questions fréquentes.

Cependant, en France, impossible d’obtenir de l’aide directement par téléphone. Seul le live chat (avec un peu d’attente) est disponible pour échanger avec le support.

Les avis clients sur Monday.com

Monday.com a fait ses preuves et demeure une référence sur son marché, cela se ressent dans les notes : 4.6 sur Capterra et 4.1 sur Trustpilot. Deux points forts se démarquent : les multiples fonctionnalités et le tableau de bord. Son bon rapport qualité / prix est toutefois légèrement mis à mal lorsqu’il est comparé à certains logiciels concurrents.

Mais les avis s’accordent sur les principales limites de Monday.com :

• Une interface parfois complexe à comprendre. Si cela ne pose pas de problème pour des grosses équipes projet, l’interface peut bloquer des indépendants ou petites équipes souhaitant travailler en agile, rapidement.
• Le prix. Pour bénéficier des fonctionnalités intéressantes du logiciel Monday.com, il faut passer au plan Standard (12 €/ mois / utilisateur, au moins). Même blocage que le point précédent…

Avis Capterra – note moyenne de 4,6/5 sur 3 845 avis publiés

• Périmètre fonctionnel : La « flexibilité. Quoi que vous ayez besoin de mettre en place d’un point de vue organisationnel, Monday le permet, à condition de mettre un peu les mains dans le cambouis. »
• Plateforme collaborative : « Monday.com est une excellente plateforme collaborative de suivi de projet. Le système de Dashboard est très réussi et la flexibilité dans l’ajout de colonnes des board est très appréciable. »
• Périmètre fonctionnel : « Juste parfait, des automatisations surpuissantes pour un gain de temps incroyable. Une personnalisation bluffante avec une interface claire et sexy. Que dire de plus, bravo Monday ! »

• Trop grande richesse fonctionnelle : « Énormément d’option donc peut être un peu dépaysant. Cependant l’UI/UX est au top donc on n’est pas perdu comme sur les autres logiciels CRM

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Avis Trustpilot – note moyenne de 4,1/5 sur 3 023 avis publiés

• Simple & flexible. « Cet outil de travail est simple, intuitif et surtout s’adapte à nos besoins instantanément. »
• Périmètre fonctionnel. « Juste parfait, des automatisations surpuissantes pour un gain de temps incroyable. Une personnalisation bluffante avec une interface claire et sexy. Que dire de plus, bravo Monday ! »
• Simplicité & périmètre fonctionnel. « Monday est très facile a prendre en main et très souple dans son utilisation. Les uses cases sont nombreux… votre imagination est la seule limite. Que de temps gagné… ».

• Intégrations manquantes. « Reste encore quelques solutions à intégrer pour être tout à fait exploitable par absolument toute entité d’entreprise (production horaire – crossboards – sous groupes – …).« M

Intégrations & Connecteurs

Monday.com offre une grande variété d’intégrations avec d’autres logiciels pour une expérience utilisateur complète et harmonieuse.

Avec l’API du logiciel et des connecteurs natifs vers 18 applications tierces, il est facile d’intégrer plus de 40 outils différents tels que Outlook, Excel, Google Calendar, Dropbox, Slack, Stripe, Mailchimp et Spotify.

En utilisant ces intégrations, vous pouvez tout regrouper sur une seule plateforme et ajouter facilement des fonctionnalités supplémentaires pour améliorer votre expérience utilisateur.

Une fois que vous avez connecté vos outils, vous pouvez les intégrer dans vos automatisations. Par exemple, les intégrations Outlook et Gmail permettent de convertir automatiquement les e-mails en actions.

Vous pouvez également utiliser l’intégration Slack pour transformer les mises à jour en messages Slack, afin que tous les membres de votre équipe soient informés en temps réel. Avec ces intégrations, vous pouvez améliorer votre flux de travail et maximiser l’efficacité de votre entreprise.

Comment bien prendre en main Monday.com dans son entreprise ?

1- Définir sa structure et ses conventions d’utilisation

Exploiter les templates pour ses types de projets récurrents

Les templates de projet prédéfinis dans Monday.com sont un excellent point de départ pour structurer rapidement vos projets. Que ce soit pour la gestion d’un projet marketing, le développement d’un produit ou le suivi des ventes, vous trouverez sûrement un modèle adapté à vos besoins. En exploitant ces templates, vous gagnerez un temps précieux sur la mise en place de votre outil de gestion.

Mettre en place un système de catégorisation et nommage

Pour naviguer efficacement dans Monday.com, surtout lorsque vous multipliez les tableaux et les projets, il est important de définir des conventions de nommage claires et partagées par tous. Standardisez par exemple les intitulés de vos tableaux avec une nomenclature du type « Département – Type de projet – Nom », comme « Marketing – Campagne RS – Noël 2023 ».

2- Personnaliser les tableaux de bord et les vues de données

Créer des widgets de KPI adaptés à ses objectifs business

Monday.com offre de puissantes fonctionnalités de reporting, notamment via des widgets de tableau de bord personnalisables. Pour exploiter pleinement cette option, identifiez les indicateurs clés que vous souhaitez suivre régulièrement, en fonction de votre activité et de vos objectifs. Cela peut être le chiffre d’affaires par commercial, le taux de conversion des leads, les retards sur les projets, le nombre de bugs en cours de résolution…

Créez ensuite un widget dédié pour chacun de ces KPI, en le paramétrant pour afficher les données souhaitées : objectif, progression, comparaison par rapport à la période précédente… Regroupez ces widgets dans un ou plusieurs tableaux de bord, que vous pourrez partager avec vos équipes ou votre direction. Vous disposez ainsi d’une vision claire et actualisée de la performance de votre activité, directement dans votre outil de gestion de projet. De quoi prendre des décisions éclairées au quotidien !

Utiliser les champs personnalisés pour refléter ses workflows métiers

Chaque entreprise, chaque équipe a ses propres façons de travailler, avec des données et des étapes spécifiques à suivre pour mener un projet à bien. Monday.com permet de répliquer fidèlement ces workflows dans l’outil, grâce notamment aux champs personnalisés. Au delà des champs de base (texte, date, personne…), créez vos propres champs adaptés à vos processus.

Par exemple, une agence pourra créer un champ « Étape de validation » avec les statuts « Brief », « Maquettes », « Production », « Recette », « Livraison finale ». Un champ calculé « Temps restant » permettra de suivre le délai en fonction de la deadline. Un champ « Lien fichiers source » accueillera tous les éléments graphiques. En utilisant ce type de champs propres à votre métier, vous rendez Monday.com parfaitement adapté à votre activité, et donc plus facile à adopter pour vos équipes.

Pour adapter les vues et données à vos besoins :

3- Automatiser les tâches sans valeur ajoutée

Mettre en place des formules de calculs automatiques (budget, charge…)

Fini les fichiers Excel remplis de formules complexes ! Dans Monday.com, vous pouvez directement intégrer des calculs à vos tableaux, via des champs dédiés. Par exemple, évaluez en quelques clics le budget global d’un projet à partir des montants saisis sur chaque tâche, ou calculez automatiquement le temps investi à partir des heures estimées et réelles.

En utilisant des champs « Formule », vous pouvez même paramétrer des opérations plus poussées, comme l’addition de plusieurs champs, le calcul d’un pourcentage, une règle de trois… Les possibilités sont multiples pour enrichir vos tableaux avec des données calculées très utiles pour le pilotage. Plus besoin de mettre constamment les chiffres à jour : ils se mettront à jour automatiquement dès qu’une donnée source est modifiée, vous faisant gagner un temps précieux.

Voici quelques automatisations à mettre en place dans Monday.com :

• Notifications mail sur les deadlines proches
• Statut tâche mis à jour quand dépendance terminée
• Rappels envoyés aux responsables de tâches en retard
• Champ budget global calculé à partir des sous-tâches
• Transfert des demandes de congés validées dans le planning

4- Former et embarquer les équipes dans l’utilisation

Utiliser le centre de formation Monday.com pour monter en compétence

Pour tirer le meilleur parti de Monday.com, il est essentiel de bien former vos équipes à son utilisation. Heureusement, la plateforme propose un large centre de formation en ligne, avec des cours adaptés à tous les profils et tous les usages. Que vous soyez débutant ou utilisateur avancé, vous y trouverez forcément des ressources pour progresser.

Impliquer les équipes dans le paramétrage de l’outil

Au delà de la formation « académique », il est important d’impliquer concrètement les équipes dans la mise en place de Monday.com. Organisez des ateliers participatifs pour recueillir les besoins de chaque profil métier et concevoir ensemble les tableaux et workflows adaptés. Cette co-construction est essentielle pour obtenir l’adhésion de tous.

Désignez également des « power users » ou des référents dans chaque équipe. Ils auront pour mission d’approfondir leur connaissance de l’outil, de transmettre les bonnes pratiques à leurs collègues et de faire remonter les éventuelles difficultés. Mettez en place une gouvernance pour animer cette communauté d’utilisateurs clés, par exemple avec des réunions régulières pour partager les retours et les améliorations possibles. C’est ainsi que vous créerez une vraie dynamique autour de Monday.com !

Étapes pour embarquer efficacement ses équipes sur Monday.com :

• Faire suivre les formations en ligne à tous
• Prévoir un parcours d’intégration pour les nouveaux
• Organiser des ateliers de co-construction des workflows
• Désigner des « power users » référents dans chaque équipe
• Animer une communauté d’utilisateurs clés pour les retours

5- Choisir le bon plan tarifaire pour son usage

Estimer le nombre de collaborateurs et d’activités à administrer

Pour choisir le plan Monday.com le plus adapté à votre entreprise, il est important d’estimer finement vos besoins en termes de nombre d’utilisateurs et de volume d’activité. Combien de collaborateurs devront utiliser l’outil, et à quelle fréquence ? Combien de projets et de tâches devront être gérés chaque mois ? Pour vous aider, voici quelques données clés :

Pesez bien les avantages et inconvénients de chaque formule. Un plan Basique sera probablement suffisant si vous avez une petite équipe avec des besoins simples. Mais si vous souhaitez exploiter des fonctionnalités avancées comme les champs personnalisés ou les tableaux de bord, un plan supérieur sera vite rentabilisé. Pensez aussi à l’évolutivité : votre utilisation peut vite s’intensifier avec les premiers succès !

Tester gratuitement avant un déploiement complet

Si vous hésitez encore sur le plan à choisir, ou même sur l’adoption définitive de Monday.com, une bonne solution est de tester gratuitement l’outil avant de vous engager. Profitez des 14 jours d’essai (sur les plans Standard ou Pro) pour mettre en place un pilote avec une équipe restreinte, sur un projet concret. Vous pourrez ainsi valider la pertinence de l’outil dans votre contexte, et estimer plus finement le plan requis.

N’hésitez pas à contacter le support de Monday.com pour qu’il vous aide à configurer au mieux ce pilote, en fonction de vos enjeux.

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