Comment une association peut utiliser HubSpot CRM pour gérer ses adhésions et ses dons

Une association, c’est des projets, des bénévoles motivés, des adhésions à suivre… et souvent, un casse-tête côté organisation. Entre les fichiers Excel qui circulent, les emails qui se perdent et les cotisations qu’on oublie de relancer, l’énergie finit par se disperser au lieu d’aller là où elle compte : sur le terrain.

C’est là qu’un CRM devient un allié pour une association. Avec HubSpot CRM, vous remplacez la paperasse par une base unique, où chaque membre, donateur ou bénévole est suivi sans effort. Résultat : moins de temps à courir après l’admin, plus à faire vivre votre mission.

👉 Démarrez HubSpot CRM gratuitement et structurez la gestion de votre association.

Pourquoi une association ne peut plus se passer d’un CRM

Une asso ne manque jamais d’énergie, mais souvent… c’est l’organisation qui pêche. Entre les adhésions à renouveler, les bénévoles à mobiliser, les donateurs à remercier, et les campagnes à lancer, tout finit par se perdre dans des tableurs impossibles à tenir à jour.

Avec un CRM adapté à une association, comme HubSpot, vous ne naviguez plus à vue. Chaque contact — qu’il s’agisse d’un membre, d’un bénévole ou d’un donateur — a sa fiche complète, mise à jour automatiquement. Concrètement, le logiciel vous permet de :

• Centraliser toutes vos informations : adhésions, événements, dons et échanges sont regroupés dans un seul espace clair et accessible.
• Créer des segments utiles : distinguez facilement vos adhérents actifs, vos donateurs réguliers ou vos bénévoles ponctuels grâce aux listes dynamiques.
• Automatiser les tâches répétitives : envoyez automatiquement les rappels d’adhésion, les remerciements après un don ou les convocations à vos événements.
• Personnaliser vos communications : adaptez chaque message au parcours de vos contacts pour renforcer l’engagement et la fidélité.

Configurer HubSpot CRM pour une association : étape par étape

Mettre en place un CRM peut sembler complexe, mais le logiciel HubSpot a l’avantage d’être simple à déployer. En quelques étapes, votre association peut centraliser ses membres, donateurs et bénévoles dans un outil unique, prêt à l’emploi.

1. Créez votre compte HubSpot gratuit

L’inscription se fait en quelques minutes et vous accédez déjà aux essentiels (gestion des contacts, emails, formulaires, landing pages, chatbot). Idéal pour tester sans risque si l’outil colle à vos besoins.

2. Importez vos adhérents, donateurs et bénévoles

Plutôt que de jongler avec des tableurs, centralisez tous vos contacts dans HubSpot. Chaque fiche se met à jour automatiquement avec l’historique des emails et formulaires.

Vous pouvez même segmenter dès le départ : adhérents actifs, anciens adhérents, donateurs réguliers, bénévoles en mission…

3. Construisez un pipeline adapté à vos objectifs

Dans HubSpot, un pipeline n’est pas réservé aux ventes. Une association peut l’utiliser pour suivre :

• les adhésions (nouveau → actif → renouvellement) ;
• la collecte de dons (promesse → reçu → remerciement) ;
• l’engagement des bénévoles (intéressé → formé → mission attribuée).

4. Ajoutez vos propres champs de données

Chaque association est différente. Dans HubSpot, vous créez vos propres champs : montant de cotisation, disponibilité des bénévoles, compétences, type de don (ponctuel/récurrent). Ça transforme un CRM générique en véritable outil métier.

5. Automatisez vos communications (option payante dès 15 €/mois)

Finis les oublis de relance ou les remerciements envoyés trop tard. Avec les workflows, vous programmez des rappels d’adhésion, des séquences d’accueil pour les bénévoles ou des remerciements personnalisés après un don.

👉 L’administratif tourne tout seul, et vous vous concentrez sur l’humain.

6. Suivez vos résultats dans des tableaux de bord visuels

Combien d’adhésions ont été renouvelées ? Quel montant de dons a été collecté ? Combien de bénévoles sont actifs ce mois-ci ? Avec Hubspot, vous accédez à des dashboards clairs que vous pouvez partager avec votre bureau ou vos financeurs. C’est un vrai atout pour inspirer confiance et montrer votre impact.

Comment une association peut utiliser HubSpot CRM concrètement (cas pratiques)

Suivre et renouveler les adhésions

Dans beaucoup d’associations, les adhésions se gèrent encore via un fichier Excel bricolé. Alors on oublie des relances, on perd des membres en route, et les cotisations fondent d’une année sur l’autre.

Avec le CRM de HubSpot, vos renouvellements deviennent automatiques, personnalisés et surtout mesurables.

Comment faire dans HubSpot :

1. Créez une liste dynamique “Adhésions à renouveler J-30”.
2. Paramétrez un workflow (version payante) qui envoie :
   • J-30 : un email de rappel avec lien de renouvellement.
   • J-7 : un second rappel + création automatique d’une tâche “appel” pour l’équipe.
   • J+7 après échéance : un dernier message de réactivation.
3. Suivez vos résultats dans un dashboard : taux de renouvellement, cotisations récupérées.

Accueillir et engager vos bénévoles

Un nouveau bénévole qui ne reçoit pas d’info claire dans les premiers jours… a de grandes chances de décrocher. L’onboarding est donc essentiel pour transformer l’envie en engagement durable. HubSpot permet de scénariser cette étape, sans surcharge administrative.

En pratique :

1. Ajoutez un formulaire “Devenir bénévole” avec disponibilités et compétences.
2. Lancez une séquence d’accueil (ou un workflow) :
   • J0 : merci + envoi de la charte du bénévole.
   • J+2 : questionnaire de compétences.
   • J+5 : invitation à la session d’information.
3. Ajoutez des propriétés personnalisées (compétences, disponibilité) pour cibler les convocations futures.

Gérer les dons et remercier les donateurs

Un donateur ponctuel peut devenir un soutien fidèle… à condition qu’il se sente reconnu. Trop d’assos envoient un simple reçu PDF et passent à autre chose. Avec HubSpot, vous construisez un vrai parcours relationnel qui fidélise.

Dans le logiciel HubSpot :

1. Créez une landing page “Faire un don” reliée à un pipeline “Collecte”.
2. Chaque don génère automatiquement un deal avec montant et source (site, email, campagne).
3. Déclenchez un workflow :
   • J0 : email de remerciement personnalisé + reçu.
   • J+30 : partage d’une success story liée au projet.
   • J+90 : proposition de passer au don récurrent.

Organiser vos événements associatifs

AG, collecte, portes ouvertes… un événement peut être un formidable levier de mobilisation. Mais sans suivi structuré, on finit avec des inscriptions dispersées et des relances manuelles épuisantes. HubSpot vous simplifie la tâche.

Les étapes :

1. Créez une landing page d’inscription avec formulaire (membre, donateur, bénévole).
2. Segmentez vos contacts en listes : inscrits, en attente, no-show.
3. Automatisez les communications :
   • Confirmation avec lien calendrier.
   • Rappel J-3 avec infos pratiques.
   • Email J+1 : remerciement + sondage.
4. Suivez l’impact : nombre d’inscrits, taux de présence, dons post-event.

Mesurer et prouver votre impact

Une asso vit de la confiance de ses financeurs, partenaires et membres. Pouvoir montrer des chiffres clairs sur l’activité (dons, adhésions, bénévoles actifs) est souvent la clé pour décrocher un financement ou rassurer un mécène. HubSpot centralise tout cela automatiquement.

Ce que ça donne dans HubSpot :

1. Créez des dashboards : dons collectés, adhésions renouvelées, nombre de bénévoles actifs.
2. Personnalisez vos rapports : par campagne, par canal, par période.
3. Partagez vos dashboards en ligne avec votre bureau ou vos financeurs, pour montrer des résultats concrets et transparents.

FAQ – HubSpot CRM pour les associations

Quel est le meilleur CRM pour une association ?

Un logiciel de gestion d’association doit centraliser les membres, donateurs et bénévoles dans une base unique. HubSpot CRM se distingue car il est gratuit pour démarrer (contacts, emails, formulaires, landing pages) et évolutif si vous avez besoin d’automatisation et de reporting avancé.

Existe-t-il un CRM gratuit pour association ?

Oui. HubSpot CRM propose une version gratuite qui couvre déjà la gestion des adhérents, des dons, des événements et des campagnes email. C’est une solution idéale pour les petites et moyennes associations qui veulent structurer leur organisation sans alourdir leur budget.

Comment gérer les adhérents et les cotisations avec un CRM ?

Avec HubSpot, chaque adhérent a une fiche complète : cotisation, statut (actif/inactif), historique des échanges. Vous pouvez créer des listes “Adhésions à renouveler” et programmer des rappels automatiques pour ne plus perdre de membres par oubli.

Un CRM peut-il aider à gérer les bénévoles d’une association ?

Oui. HubSpot CRM permet d’ajouter des propriétés personnalisées (compétences, disponibilités, missions attribuées) et d’automatiser l’onboarding des bénévoles (emails d’accueil, convocation à une formation, rappel de mission).

Comment une association peut-elle utiliser un CRM pour le fundraising ?

Un CRM comme HubSpot permet de suivre chaque don (montant, canal, fréquence), d’automatiser les remerciements et de lancer des campagnes ciblées pour transformer des donateurs ponctuels en soutiens réguliers. Vous pouvez même relier chaque collecte à un pipeline dédié pour suivre vos objectifs financiers.

HubSpot CRM est-il adapté aux petites associations ?

Absolument. Même une petite structure peut démarrer gratuitement avec HubSpot. Dès 15 €/mois, vous débloquez des options utiles pour grandir : automatisation des relances, segmentation avancée et analytics détaillés.

HubSpot CRM, l’allié des associations qui veulent se concentrer sur l’essentiel

Dans une association, chaque oubli pèse : une adhésion non renouvelée, un donateur qui n’a pas reçu de remerciement, un bénévole laissé sans nouvelles… et ce sont des occasions manquées de faire avancer votre mission.

Avec HubSpot CRM, vous centralisez tout : vos adhérents, vos bénévoles, vos donateurs et vos événements. Vous gagnez en clarté, vous automatisez les relances, et vous suivez vos résultats en temps réel. Résultat : moins de temps à gérer des fichiers, plus à faire vivre vos projets.

Vous pouvez démarrer gratuitement avec la gestion des contacts, des emails et des formulaires. Et si votre structure grandit, les fonctionnalités avancées dès 15 €/mois (automatisation, segmentation, analytics) vous aident à professionnaliser vos campagnes et vos collectes sans complexité.

👉 Créez votre compte HubSpot gratuit et donnez à votre association un outil à la hauteur de son impact.

Cet article vous est proposé en partenariat avec Hubspot et contient des liens affiliés.