Logiciel comptabilité restaurant : relier la caisse, la TVA et la banque

Un logiciel de comptabilité pour restaurant doit faire ce qu'un outil généraliste ne fait pas seul : reprendre chaque jour le ticket Z de la caisse, ventiler les ventes entre les taux de TVA de la restauration, rapprocher les espèces, les remises carte et les titres-restaurant du compte bancaire, isoler les pourboires et suivre le coût matière. Ce comparatif s'adresse aux restaurants, brasseries, bars, snacks, food trucks et hôtels-restaurants (le secteur CHR). Il décrit la chaîne qui va de la caisse au bilan, rappelle les règles de TVA d'après la doctrine fiscale officielle (BOFiP), puis présente une sélection de logiciels avec les prix publics relevés en octobre 2026.

Pour comparer les offres tous secteurs confondus, consultez le guide logiciel comptabilité. Si vous cherchez d'abord une caisse, le comparatif des logiciels de caisse pour restaurant détaille la prise de commande, le plan de salle et l'encaissement.

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité pour restaurant ?

C'est un logiciel de comptabilité classique (journaux, grand livre, déclarations de TVA, bilan) relié aux outils d'exploitation de l'établissement : la caisse, le terminal de paiement, les plateformes de livraison, la banque et les factures des fournisseurs. Deux organisations coexistent dans le secteur :

• Le logiciel comptable importe les ventes de la caisse : un connecteur fait remonter chaque clôture journalière, ventilée par taux de TVA et par mode de paiement. C'est le modèle de Pennylane, Tiime ou Sage Intacct.

• La caisse produit un export comptable que le cabinet d'expertise comptable reprend dans son propre logiciel de production (Cegid, EBP, Sage ou autre) : c'est le cas de L'Addition ou de Lightspeed Restaurant avec ses intégrations.

Pourquoi relier la caisse plutôt que saisir les ventes à la main

Un restaurant enregistre beaucoup de petites ventes chaque jour, encaissées par plusieurs moyens. Ressaisir ces montants dans un tableur ou dans le logiciel du cabinet multiplie les erreurs de taux et retarde la clôture du mois. Un logiciel relié à la caisse importe le ticket Z, rapproche les encaissements de la banque et laisse au restaurateur le contrôle des écarts, pas la saisie.

Les spécificités comptables d'un restaurant

• Plusieurs taux de TVA dans la même journée, parfois dans la même addition (plat et vin).

• Des espèces, donc un fond de caisse, des remises en banque et des écarts à justifier.

• Des encaissements différés : remises carte, titres-restaurant remboursés par l'émetteur, reversements des plateformes de livraison après commission.

• Des pourboires qui ne sont pas du chiffre d'affaires lorsqu'ils sont reversés au personnel.

• Des achats périssables dont le coût dépend des stocks, d'où l'intérêt d'un inventaire régulier pour calculer la marge.

Automatisation : ce que le logiciel fait à votre place et le temps gagné

Le gain de temps d'un logiciel de comptabilité pour restaurant ne vient pas de la saisie plus rapide, mais de la saisie qui disparaît. Quatre tâches s'automatisent :

• Les ventes : le ticket Z de la caisse arrive chaque jour, ventilé par taux de TVA et par moyen de paiement, sans ressaisie.
• La banque : les opérations remontent du compte et sont proposées au rapprochement avec les remises carte, les dépôts d'espèces et les reversements des plateformes.
• Les factures fournisseurs : lues à leur arrivée, classées par fournisseur et préparées pour l'écriture comptable et le paiement.
• Le suivi en temps réel : chiffre d'affaires, TVA à reverser et trésorerie disponibles à tout moment, plutôt qu'au bilan.

Le restaurateur garde la main sur ce que la machine ne sait pas trancher : un écart de caisse, une facture sans bon de livraison, un reversement de plateforme incomplet.

TVA en restauration : quel taux sur place, à emporter et en livraison

Les taux ci-dessous viennent du Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP, fiches BOI-TVA-LIQ-30-20-10-20 et BOI-TVA-LIQ-30-10-10). Le logiciel de caisse doit les porter article par article, et le logiciel comptable doit les retrouver dans des comptes de ventes distincts.

• Sur place : 10 % pour les repas et les boissons non alcooliques. Les boissons alcooliques servies sur place relèvent du taux normal de 20 %.

• À emporter ou en livraison, produits préparés pour une consommation immédiate : 10 %, hors alcool. Le BOFiP cite les pizzas, hamburgers, sandwichs, kebabs, les boissons non alcooliques servies dans des récipients non hermétiques et la nourriture préparée livrée au client.

• À emporter, produits que le client peut conserver : 5,5 %. Sont notamment visées les boissons non alcooliques en bouteille ou en canette, les viennoiseries et pâtisseries sucrées, les yaourts, ou les plats cuisinés vendus à emporter s'ils peuvent être conservés.

• Boissons alcooliques à emporter : 20 %, comme sur place.

Menu avec vin ou bière : ventiler le prix

Quand le client choisit séparément son plat et son verre, chaque élément suit son propre taux. Quand un menu à prix unique comprend une boisson alcoolique et forme une prestation indivisible, le BOFiP demande de ventiler le prix pour isoler la part de l'alcool, taxée à 20 %, le reste suivant le taux de 10 %. Si le prix de l'alcool n'est pas identifiable, la méthode de ventilation doit être économiquement rationnelle et justifiable ; une méthode forfaitaire unique est admise pour tous les menus si la part d'alcool est semblable d'un menu à l'autre. Un logiciel de caisse qui gère les menus doit permettre de paramétrer cette ventilation.

Le « service » facturé au client

Le service ajouté d'office à l'addition, que le BOFiP appelle aussi « pourboire obligatoire », fait partie du prix : il est soumis à la TVA comme le repas auquel il se rattache, et suit la même ventilation si le repas comprend de l'alcool.

Pourboires et paie : ce que la caisse doit isoler

Les pourboires remis volontairement par les clients sont exonérés de cotisations et contributions sociales et d'impôt sur le revenu jusqu'au 31 décembre 2028, d'après l'Urssaf et le BOFiP. L'exonération vise les salariés en contact avec la clientèle dont la rémunération mensuelle est inférieure à 1,6 Smic. Elle couvre les pourboires en espèces versés directement aux salariés et les sommes remises à l'employeur puis reversées au personnel, notamment le pourboire payé par carte bancaire. Le « pourcentage-service » inclus d'office dans la note en est exclu.

Conséquence pratique : la caisse doit enregistrer le pourboire payé par carte à part du montant de l'addition, pour que la comptabilité le traite comme une somme à reverser à l'équipe et non comme une vente, et que le gestionnaire de paie dispose du montant reversé à chaque salarié.

Connecter la caisse certifiée à la comptabilité

Depuis le 1er janvier 2018, tout assujetti à la TVA qui vend à des particuliers et enregistre ses encaissements dans un logiciel ou un système de caisse doit utiliser un outil qui garantit l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données. Les obligations légales qui intéressent directement la comptabilité :

• Justificatif : un certificat délivré par un organisme accrédité (NF525 par exemple) ou, depuis le 21 février 2026, de nouveau une attestation individuelle de l'éditeur. À défaut, l'amende est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non justifié.

• Clôtures : le logiciel doit prévoir une clôture journalière, mensuelle et annuelle.

• Archives : conservation pendant six ans, dans un format ouvert, lisible par l'administration même après un changement de logiciel.

Le ticket Z, point de départ des écritures de ventes

La clôture journalière (le « Z ») donne le chiffre d'affaires du jour par taux de TVA et par mode de paiement : espèces, carte, titres-restaurant, chèques, plateformes. C'est la pièce que le logiciel comptable importe pour passer les écritures de ventes et de TVA collectée. Pennylane, par exemple, indique que le ticket Z remonte automatiquement chez l'expert-comptable.

Trois façons de relier la caisse et la comptabilité

• Connecteur natif entre la caisse et le logiciel comptable : le plus fiable, à vérifier dans la liste des intégrations de l'éditeur avant de signer.

• Export de fichier (écritures ou synthèse des ventes) envoyé au cabinet : demandez à votre expert-comptable le format qu'il importe.

• Saisie manuelle du Z : envisageable pour un très petit volume, mais chaque erreur de taux se retrouve dans la déclaration de TVA.

Plateformes de livraison : commissions et reversements

Les plateformes reversent le montant des commandes après déduction de leur commission. En comptabilité, il faut enregistrer la vente pour son montant total, la commission comme une charge et le reversement net en banque. Pennylane annonce un calcul automatique des commissions des plateformes de livraison ; avec une caisse qui centralise les commandes livrées, comme Zelty, les ventes livrées arrivent déjà dans la clôture du jour.

Rapprochement bancaire : espèces, carte, titres-restaurant et prélèvements

Le rapprochement consiste à retrouver sur le relevé bancaire chaque encaissement déclaré par la caisse. Dans un restaurant, quatre flux demandent une attention particulière :

• Espèces : la caisse indique un montant théorique, le comptage de fin de service un montant réel, la remise en banque un troisième. Les écarts doivent être notés et expliqués chaque jour.

• Carte bancaire : les paiements d'une journée arrivent regroupés sur le compte, avec un décalage, et la commission du prestataire de paiement est prélevée selon les termes du contrat. Le logiciel doit savoir lettrer une remise globale avec plusieurs jours de ventes.

• Titres-restaurant : papier ou carte, ils sont remboursés par l'émetteur avec un délai et, selon le contrat, après commission. Entre l'encaissement et le remboursement, la somme est une créance à suivre.

• Prélèvements : loyer, énergie, abonnements, fournisseurs réguliers. Une règle d'affectation automatique évite de catégoriser chaque mois les mêmes opérations.

Les logiciels connectés à la banque (Pennylane, Tiime, Indy, Swapn, Dougs) proposent cette catégorisation automatique ; sans connexion bancaire, le rapprochement se fait à partir des relevés importés.

Coût matière, marge et tableaux de bord

Calculer le coût matière (food cost)

Le coût matière d'une période se calcule à partir des achats et de l'inventaire : stock de début + achats de la période − stock de fin. Rapporté au chiffre d'affaires hors taxes de la même période, il donne le ratio de coût matière. Calculez-le séparément pour la cuisine et pour le bar, dont les marges diffèrent. Le bon niveau dépend de la carte, des prix et du concept : suivez son évolution d'un mois sur l'autre plutôt qu'un chiffre de référence trouvé ailleurs.

Sans inventaire, le logiciel comptable ne connaît que les achats : la marge d'un mois peut alors paraître mauvaise parce que les stocks ont augmenté, ou bonne parce qu'ils ont fondu. Les logiciels de gestion de restaurant comme Koust comparent la consommation théorique, calculée à partir des fiches techniques et des ventes de la caisse, à la consommation réelle mesurée par l'inventaire.

Factures fournisseurs et stocks

Grossistes, maraîchers, brasseurs et cavistes envoient de nombreuses factures chaque mois. Un outil qui lit les factures, les rapproche des bons de livraison et les transmet au logiciel comptable fait gagner du temps et repère les écarts de prix. Depuis le 1er septembre 2026, ces factures entre entreprises doivent pouvoir être reçues au format électronique (voir plus bas).

Trésorerie : anticiper la TVA et les fournisseurs

Le chiffre d'affaires encaissé chaque jour inclut la TVA collectée, qu'il faudra reverser, et des pourboires à redistribuer. Un tableau de bord de trésorerie qui sépare ces sommes du disponible réel évite de confondre recettes et marge de manœuvre. Pennylane (formule Essentiel et au-delà) et Tiime (formule Business) proposent un prévisionnel de trésorerie.

Facturation électronique et e-reporting au restaurant

• Réception : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les factures de vos fournisseurs transitent par une plateforme agréée.

• Émission : les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises ont jusqu'au 1er septembre 2027 pour émettre leurs factures entre entreprises au format électronique (repas facturés à une entreprise, privatisations, traiteur).

• Ventes aux particuliers : elles ne donnent pas lieu à une facture électronique mais à une transmission des données de transaction à l'administration (e-reporting), selon le même calendrier.

Pennylane, Tiime, Indy et Swapn indiquent sur leurs pages de tarifs que leurs offres sont conformes à la facturation électronique, avec une plateforme agréée intégrée pour Tiime, Indy et Dougs.

Sélection : logiciels de comptabilité qui récupèrent les ventes de la caisse

Pennylane

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Pennylane consacre une offre aux restaurants : connecteurs natifs avec 20 caisses pour commerçants, ticket Z transmis automatiquement à l'expert-comptable, calcul des commissions des plateformes de livraison, prévisions de trésorerie et facturation des prestations spécifiques (traiteur, privatisations). La formule Premium + Module comptable ajoute les déclarations fiscales en EDI (TVA, liasse), les clôtures avec module de révision (rapprochements bancaires) et l'édition des comptes annuels. Pennylane précise qu'il n'est pas un cabinet d'expertise comptable : vous travaillez avec votre propre expert-comptable sur la plateforme.

Prix relevés en octobre 2026 : pour une TPE (2 utilisateurs gestion), Essentiel 49 € HT par mois, Premium + Module comptable 149 € HT par mois ; pour un indépendant (1 utilisateur), Premium + Module comptable 79 € HT par mois. Offre Custom sur mesure pour la gestion multi-établissements. Essai de 15 jours, sans engagement.

Tiime

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Tiime convient aux petites structures qui veulent tenir leurs ventes et préparer la comptabilité avec un cabinet. L'offre gratuite gère la facturation électronique, le livre de recettes et les factures multi-taux de TVA ; les formules payantes ajoutent la catégorisation des transactions, la photo des justificatifs et, à partir de Smart, la collaboration avec l'expert-comptable (Tiime revendique 3 000 cabinets partenaires).

Prix relevés en octobre 2026 (facturation annuelle) : Free gratuit ; Initial 9,99 € HT par mois ; Smart 17,99 € HT par mois ; Business 24,99 € HT par mois, avec prévisionnel de trésorerie. Tiime précise que le tarif dépend de la taille d'entreprise sélectionnée.

Indy

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Testé par Claire Lambert

Indy automatise la comptabilité à partir des transactions bancaires. Pour un restaurant en société (SAS, SASU, SARL, EURL), la formule Premium génère le bilan et le compte de résultat et télétransmet les déclarations de TVA. L'offre Essentiel gratuite couvre la facturation électronique et la comptabilité automatisée, mais pas les déclarations fiscales obligatoires.

Prix relevés en octobre 2026 : Essentiel 0 € ; Premium pour une société dès 49 € HT par mois en paiement annuel (588 € HT par an) ou 59 € HT au mois.

Sage Intacct

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Sage présente Sage Intacct comme son logiciel de gestion financière pour les restaurants et traiteurs : connexion de la comptabilité aux systèmes de point de vente et aux outils métiers, consolidation de plusieurs établissements ou entités, suivi des performances, coûts et marges par établissement, gestion des immobilisations. Il vise surtout les structures à plusieurs établissements.

Prix : non affiché, sur démonstration.

Comptabilité en ligne avec expert-comptable inclus

Swapn

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Swapn est un cabinet d'expertise comptable en ligne (membre de l'Ordre des experts-comptables) qui publie un guide consacré aux snacks et à la restauration. L'abonnement comprend les déclarations de TVA réalisées par un comptable, le bilan préparé par un expert-comptable et la télédéclaration de la liasse, la synchronisation bancaire et la facturation électronique.

Prix relevé en octobre 2026 : dès 29 € HT par mois pour une société, sans engagement.

Dougs

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Dougs associe une application de comptabilité et un suivi par des experts-comptables : bilan attesté, préparation des déclarations de TVA, tableau de performance, plateforme agréée intégrée pour la facturation électronique.

Prix relevés en octobre 2026 : Pack Liberté dès 79 € HT par mois pour une SASU, SAS, EURL ou SARL ; Pack Sérénité dès 99 € HT par mois avec télédéclarations et dépôt des comptes.

Caisses qui préparent l'export comptable

L'Addition

L’addition Site officiel Lire le test

L'Addition : caisse sur iPad conçue pour la restauration (restaurant, brasserie, bar, pizzeria, food truck). L'éditeur inclut un tableau de bord de gestion et un logiciel comptable avec export : chiffre d'affaires en temps réel et par serveur, statistiques de ventes, ventilation des paiements et de la TVA.

Prix : sur devis en ligne, selon le nombre de caisses, d'imprimantes et de terminaux.

Lightspeed Restaurant

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Lightspeed Restaurant : caisse pour restaurant qui gère le menu, le plan de salle et le séquençage des plats, avec des rapports par emplacement, produit et membre du personnel. La comptabilité passe par des intégrations, pour lesquelles des frais supplémentaires peuvent s'appliquer ; la formule Pro ajoute les outils multi-sites.

Prix relevés en octobre 2026 : Basic 89 € par mois, Core 159 € par mois, Pro 249 € par mois (la page ne précise pas HT ou TTC).

Zelty

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Zelty : caisse connectée tout-en-un qui centralise les commandes des plateformes de livraison, la commande en ligne et les bornes, avec un pilotage multisite des points de vente et de la marge. Elle vise la restauration rapide, les brasseries, les franchises et les dark kitchens.

Prix : non affiché, sur démonstration.

SumUp Caisse

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SumUp Caisse : solution d'entrée de gamme pour un petit établissement : terminal à double écran, encaissement en espèces et par carte, suivi des ventes. Le logiciel est gratuit, la rémunération de SumUp passe par la commission sur les paiements par carte.

Prix relevés en octobre 2026 : logiciel 0 € par mois (49 € avec la formule Caisse Plus) ; commission de 1,75 % par paiement carte (0,89 % avec l'abonnement Paiements Plus) ; terminal à 399 € hors TVA (478,80 € TTC).

Outils de coût matière et de factures fournisseurs

Koust

Koust Site officiel Voir la fiche

Koust : plateforme de gestion des achats, des recettes et des stocks pour restaurants et hôtels : fiches techniques, inventaires, écarts entre consommation théorique et réelle, connexion aux logiciels de caisse, lecture de factures. Les formules supérieures ajoutent le menu engineering, puis le rapprochement bons de livraison et factures et une API comptabilité.

Prix relevés en octobre 2026 (par site) : Essentiel 80 € par mois avec engagement annuel (960 € par an) ou 90 € au mois ; Professionnel 130 € (150 € au mois) ; Entreprise 180 € (210 € au mois). Essai de 14 jours. La page ne précise pas HT ou TTC.

Libeo

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Libeo : outil de gestion et de règlement des factures fournisseurs, avec circuits de validation et synchronisation avec les logiciels comptables. Une offre dédiée aux réseaux, groupes, franchises et structures multi-établissements démarre à partir de 2 entités.

Prix : sur devis.

Prix des logiciels pour restaurant : tableau comparatif

Fonctionnalités à vérifier avant de choisir

• Import du ticket Z depuis votre caisse, par connecteur ou par fichier, avec ventilation par taux de TVA (5,5 %, 10 %, 20 %) et par mode de paiement.

• Justificatif de la caisse (certificat ou attestation de l'éditeur) correspondant à la version utilisée.

• Connexion bancaire et lettrage des remises carte, des remboursements de titres-restaurant et des reversements des plateformes.

• Traitement des pourboires séparé du chiffre d'affaires.

• Réception des factures électroniques des fournisseurs et lecture automatique des factures papier.

• Accès de votre expert-comptable, ou export dans le format qu'il importe.

• Suivi par établissement si vous en exploitez plusieurs.

Quel logiciel choisir selon votre établissement

Snack, food truck ou micro-entreprise

Une micro-entreprise tient une comptabilité allégée (livre des recettes, registre des achats pour une activité commerciale). Une caisse d'entrée de gamme comme SumUp Caisse, associée à Tiime Free ou Indy Essentiel pour la facturation et le suivi des recettes, couvre l'essentiel. Vérifiez les taux de TVA si vous avez dépassé le seuil de la franchise.

Restaurant ou brasserie en société

En SAS ou SARL, il faut un bilan, une liasse fiscale et des déclarations de TVA régulières. Deux choix : un logiciel relié à la caisse avec votre propre expert-comptable (Pennylane, Indy Premium, Tiime Smart), ou un expert-comptable en ligne qui inclut l'outil (Swapn, Dougs). Côté caisse, L'Addition ou Lightspeed Restaurant préparent l'export.

Plusieurs établissements, franchise ou groupe

Le besoin devient la consolidation et la comparaison entre sites : Sage Intacct, l'offre Custom de Pennylane, une caisse multisite (Zelty, Lightspeed Pro) et un outil de coût matière par site (Koust) répondent à cette organisation. Libeo centralise les factures fournisseurs de plusieurs entités.

Gratuit : ce que couvrent les offres à 0 €

Aucune offre gratuite relevée ne fait toute la comptabilité d'un restaurant en société. Tiime Free et Indy Essentiel couvrent la facturation électronique et le suivi des recettes ; le logiciel SumUp Caisse est gratuit mais chaque paiement carte supporte une commission de 1,75 %. Pour un établissement qui encaisse beaucoup par carte, comparez le total annuel des commissions avec un abonnement de caisse à prix fixe avant de choisir.