Avis Gouti

Gestion structurée et pragmatique des projets

La solution propose une approche pragmatique et éprouvée pour la gestion de projets, adaptée aux chefs de projet, managers et équipes. Elle s’appuie sur une méthodologie issue de plusieurs années d’expérience, permettant d’organiser, planifier et piloter efficacement les projets au sein de l’organisation.

Fonctionnalités principales pour la gestion de projet

• Initialisation des projets : Création d’une charte projet pour définir objectifs, jalons, livrables et organisation.
• Gestion des tâches, actions et problèmes : Planification simple via listes, ordonnancement des tâches principales et secondaires, suivi des actions et des problèmes.
• Planning et visualisation : Accès à un calendrier, une vue GANTT, un macro-planning synthétique et paramétrable. Export des vues graphiques en image pour les présentations.
• Suivi des charges et des coûts : Définition des charges par tâche et par collaborateur, suivi des écarts prévisionnel/réel, contrôle des coûts tout au long du projet.
• Gestion des risques : Identification, évaluation (probabilité, impact, indice de sévérité), gestion détaillée via fiches de risque et plans d’actions. Module de capitalisation des connaissances sur les risques.
• Modèles de projet : Création et partage de modèles pour réutilisation rapide, incluant objectifs, livrables, organisation, actions, tâches, durées, charges et dépendances.

Collaboration et organisation des équipes

• Répartition du travail et KANBAN : Affectation des activités aux collaborateurs, gestion du travail via tableau ou vue KANBAN.
• Communication et notifications : Système de commentaires pour centraliser l’information, notifications internes pour limiter les emails.
• Partage de l’avancement : Suivi de la progression des tâches via KANBAN ou barre de progression, notifications automatiques lors du début ou de la fin d’une tâche.
• Feuille de temps : Saisie du temps passé sur les tâches, proposition automatique des tâches à reporter, gestion du temps hors projet (congés, etc.).
• Gestion des équipes : Affectation des tâches par groupe, gestion des groupes de collaborateurs pour une organisation rapide sur de nouveaux projets.
• Gestion des droits d’accès : Contrôle précis des droits de lecture et de mise à jour, confidentialité garantie par la configuration par défaut, accès étendus pour les managers.

Suivi du portefeuille et management

• Gestion de portefeuilles (PPM) : Tableaux de bord filtrables, indicateurs clés, classement par catégorie, programme ou client. Vue multi-projets avec synthèses et focus sur les jalons.
• Rapports d’avancement : Rapports prêts à l’emploi (rapport Flash, rapports personnalisés), génération automatique à partir des données projets, indicateurs et situation claire en quelques clics.
• Suivi des collaborateurs : Visualisation du taux d’occupation sur les semaines à venir, consultation des disponibilités individuelles ou par équipe, détail des occupations projet et hors projet.
• Module Finance : Suivi et contrôle du budget et des coûts, définition du coût des collaborateurs, contrôle des écarts prévisionnel/réel.
• Module RH : Consolidation des feuilles de temps par collaborateur, projet, client ou période, validation et relance des feuilles de temps, gestion des heures supplémentaires.
• Partage de connaissances : Création et diffusion de fiches de connaissances issues des projets ou indépendantes, processus qualité pour vérification et classement.

Cas d’usage et profils utilisateurs

• Chefs de projet et PMO : Outils dédiés à la planification, au reporting, au suivi des collaborateurs, adaptés aux besoins quotidiens de pilotage.
• Collaborateurs : Accès personnalisé aux activités affectées, espaces de commentaires, calendrier personnel pour une collaboration fluide et efficace.
• Managers : Vues spécifiques pour la gestion du portefeuille, accès aux données consolidées, suivi des équipes et des projets.

Adaptabilité et secteurs d’application

La solution s’adapte à de nombreux secteurs : banque, assurance, industrie automobile, laboratoires de R&D, énergie verte, événementiel, collectivités territoriales, départements, régions et agglomérations. Elle est utilisée aussi bien par des services RH, DSI que des équipes de production. Les données sont hébergées en France et conformes à la norme ISO 27001.

Points forts et différenciateurs

• Méthodologie éprouvée et processus clairs pour la gestion de projet.
• Prise en main rapide, simplicité d’utilisation saluée par les utilisateurs.
• Outil complet couvrant l’ensemble du cycle de vie projet : initialisation, planification, exécution, suivi, reporting, capitalisation.
• Gestion centralisée et structurée, adaptée à tous types et tailles d’organisations.
• Hébergement souverain des données en France, conformité ISO 27001.
• Référencement auprès de l’UGAP-SCC.

Retours d’expérience utilisateurs

• La simplicité d’utilisation et la prise en main rapide sont régulièrement mises en avant.
• L’outil est reconnu pour sa capacité à répondre aux besoins concrets de planification, de reporting et de suivi.
• La centralisation des informations et la réduction des échanges mails sont appréciées.</