Dans un laboratoire, tout repose sur une chose : la maîtrise. Maîtrise des échantillons, des essais, des versions, des délais, des preuves. Et c’est précisément là que beaucoup de labos perdent du temps. Au quotidien, rien de dramatique… jusqu’au jour où un audit tombe ou qu’un lot critique doit être tracé en urgence.
AQ Manager LIMS attaque le problème par la racine : remettre de l’ordre dans le flux d’un laboratoire. Du devis à l’essai, de l’échantillothèque au cahier électronique, chaque étape est cadrée, traçable, et suffisamment simple pour que l’équipe l’utilise vraiment.
👉 On l’a testé dans des conditions proches du terrain. Voici comment AQ Manager LIMS structure un labo sans le ralentir, et où il fait réellement gagner en fiabilité, en temps et en sérénité.
Devis & commandes : cadrer les demandes avant qu’elles n’entrent au laboratoire
Dans beaucoup de laboratoires, le devis reste un document à part : un PDF envoyé au client, un mail en attente, puis une commande qui circule sans vraiment être liée à l’essai. Résultat : informations manquantes, incohérences, allers-retours inutiles.
Dans AQ Manager LIMS, tout commence ici, et ça se voit.
Un devis qui évite les zones floues
Lorsqu’un client ou un service interne demande une analyse, le devis sert de base structurante.
On renseigne clairement :
- l’essai demandé ;
- les paramètres à mesurer ;
- les délais ;
- les quantités d’échantillons nécessaires ;
- les conditions particulières.
Le labo ne reçoit plus des demandes à moitié complètes qu’il faut reconstituer ensuite.
Le lien direct entre devis → commande → essai
Une fois le devis validé, il se transforme en commande exploitable.
Pas de ressaisie, pas de risque d’oublier une condition.
Toutes les infos suivent automatiquement la chaîne d’essais.
Une vision propre pour la qualité et l’administration
Le suivi des statuts évite les ambiguïtés :
- en attente ;
- accepté ;
- refusé ;
- en retard ;
- à facturer.
On sait ce qui est validé, ce qui est lancé, ce qui doit être relancé.
💡 Ce qu’on retientUn devis devient une pièce du flux, pas un document isolé.Il élimine toutes les zones floues qui font perdre du temps et verrouille les infos critiques avant même que l’essai n’arrive au labo.
Demandes d’essais : des informations complètes dès le départ
Dans beaucoup de labos, la demande d’essai est le maillon faible : un mail rapide, un PDF joint, un échantillon posé sur une paillasse… et l’équipe doit reconstituer ce qui manque. C’est souvent là que naissent les retards, les erreurs et les malentendus.
AQ Manager LIMS verrouille cette étape en imposant un cadre clair, sans alourdir le travail.
Une demande structurée pour éviter les oublis
Lorsqu’un essai est créé, le demandeur doit préciser :
- le type d’analyse ;
- les paramètres attendus ;
- les normes ou protocoles à respecter ;
- les pièces jointes (COA, fiches techniques, photos) ;
- les contraintes particulières (température, stabilité, urgences).
👉 Le laboratoire reçoit enfin une demande complète, exploitable immédiatement.
Un flux parfaitement traçable
Chaque demande passe par des statuts explicites : soumis → validé → en cours → résultats prêts → clôturé.
On voit qui a validé quoi, à quel moment, et ce qui bloque éventuellement.
Moins de questions, moins d’allers-retours
Les équipes savent ce qui est attendu sans devoir recontacter le demandeur.
Pour les services Qualité, la traçabilité est beaucoup plus facile à auditer.
💡 Ce qu’on retientMoins de questions, moins d’allers-retours, moins d’interprétations : les équipes peuvent travailler immédiatement, en confiance, avec les bonnes données.
Échantillothèque : savoir où se trouve chaque échantillon, à tout moment
Dans un laboratoire, un échantillon mal identifié ou mal rangé suffit à bloquer un essai, fausser un résultat ou compromettre une traçabilité. C’est l’un des points où les outils maison montrent le plus vite leurs limites.
AQ Manager LIMS apporte une structure qui évite ces situations.
Une identification claire dès l’arrivée
Dès qu’un échantillon entre au labo, il reçoit :
- un identifiant unique ;
- un lien direct avec la demande d’essai ;
- les conditions de stockage ;
- la date de péremption ou de stabilité.
Impossible de mélanger deux lots ou de travailler sur un échantillon obsolète.
Une localisation précise
Frigo, étuve, zone de quarantaine, congélateur : chaque emplacement est défini.
On voit immédiatement où se trouve l’échantillon et qui l’a déplacé.
Plus besoin de fouiller une armoire ou de deviner ce que quelqu’un a rangé la veille.
Une gestion des mouvements sans zones grises
Chaque transfert ou retrait est tracé.
L’équipe sait :
- combien d’échantillons restent ;
- lesquels ont été consommés ;
- lesquels doivent être éliminés ou archivés.
💡 Ce qu’on retientUn échantillon n’est plus quelque part dans le frigo. On sait où il est, d’où il vient, ce qu’il doit devenir et qui l’a manipulé.C’est la fin des pertes, des confusions et des audits stressants.
Workflows & emails : le labo tourne sans relances manuelles
Dans beaucoup de laboratoires, le suivi des essais repose encore sur des relances orales, des mails internes ou des tableaux bricolés. Les résultats ? Oublis, versions multiples, étapes manquantes.
Avec AQ Manager LIMS, le workflow devient la colonne vertébrale du processus.
Un flux qui guide chaque étape
À partir de la demande d’essai, le LIMS déclenche automatiquement le chemin à suivre :
réception → préparation → analyse → validation → rapport → envoi.
À chaque étape, le bon technicien reçoit la bonne action, au bon moment.
Des alertes qui évitent les trous dans la raquette
Dès qu’une étape tarde, AQ Manager :
- notifie le responsable ;
- signale les essais proches de l’échéance ;
- relance automatiquement les validations ou signatures manquantes.
Plus besoin de jouer les coordinateurs invisibles toute la journée.
Des emails configurés comme le labo travaille
Le labo définit :
- quels clients reçoivent quels documents ;
- quelles équipes sont informées ;
- quels messages partent automatiquement (accusé de réception, rapport final, relance).
Les communications deviennent propres, traçables, et surtout uniformes.
💡 Ce qu’on retientLe labo avance sans qu’on doive tout surveiller. Chaque étape est poussée au bon moment, à la bonne personne, et rien ne tombe entre deux chaises.La coordination redevient un process, pas un combat quotidien.
ELN / Cahier électronique : enfin un suivi propre, exploitable et sans papier
Dans beaucoup de laboratoires, les cahiers papier sont encore la norme : notes rapides, schémas, résultats intermédiaires, protocoles modifiés… et une traçabilité qui dépend surtout de la rigueur de chacun.
Avec l’ELN intégré d’AQ Manager LIMS, tout ça devient enfin exploitable.
Un cahier qui suit réellement la pratique
Le technicien documente son travail sans changer sa façon de faire :
- observations ;
- photos ;
- relevés ;
- pièces jointes ;
- étapes réalisées.
👉 Chaque élément est automatiquement lié à l’essai, à l’échantillon et au rapport final. Impossible de perdre une info.
Une traçabilité complète
Chaque modification garde une date, un auteur, une justification.
Pour la qualité, c’est un soulagement : plus de zones d’ombre, plus de pages illisibles, plus de difficulté à reconstruire un historique en cas d’audit.
Un support de travail, pas une contrainte
L’ELN n’impose pas une structure rigide. Chaque labo peut :
- créer ses modèles ;
- standardiser ses protocoles ;
- adapter le niveau de détail selon les essais.
Les techniciens adoptent l’outil parce qu’il leur simplifie la vie - pas parce qu’il leur impose une nouvelle couche administrative.
💡 Ce qu’on retientLes notes du labo deviennent exploitables et traçables.Tout est centralisé, horodaté, et directement utilisable dans les résultats.
Verdict : un LIMS qui tient debout dans le quotidien d’un laboratoire
Après test, ce qui marque le plus, c’est la façon dont AQ Manager LIMS remet de l’ordre dans un flux qui, d’habitude, se fragmente vite. Les équipes travaillent dans un cadre clair, la qualité gagne en sérénité, et l’information circule sans qu’on ait besoin de la poursuivre.
Trois bénéfices apparaissent très vite :
- Une traçabilité immédiate : chaque étape, chaque donnée, chaque manipulation est accessible sans fouille ni reconstruction.
- Un travail plus structuré : demandes complètes, échantillons suivis, validations qui n’échappent plus à personne.
- Un rythme plus fluide : les techniciens avancent sans blocages, et les responsables voient l’avancement réel du labo sans recoller les morceaux.
👉 Pour un laboratoire qui veut fiabiliser ses process et gagner en maîtrise opérationnelle sans alourdir les équipes, AQ Manager LIMS offre une base solide, claire et réellement utilisable au quotidien.
