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Gouvernance de portefeuille projet optimisée

La solution vise à structurer la gouvernance des projets d’entreprise, en s’adressant particulièrement aux organisations confrontées à une multiplication des projets en parallèle, des retards, des équipes surchargées et un top management sous pression. Elle permet d’aligner les directions métiers, la DSI et la direction générale autour d’une vision partagée et d’outils communs, pour faire de la réussite des projets un levier de croissance.

Fonctionnalités clés pour la gestion de projets

• Quarter plan : Planification trimestrielle pour une vision claire des priorités et des jalons à court terme.
• Portfolio : Vue d’ensemble du portefeuille de projets, facilitant l’arbitrage et la priorisation.
• Capacitaire : Capacity planning par équipe, permettant de visualiser rapidement la charge et d’ajuster le nombre de projets ou les ressources.
• Priorisation : Chaque directeur peut prioriser les projets de son périmètre, avec impossibilité de mettre deux projets à la même priorité, pour des choix clairs et transparents.
• Roadmap : Partage de roadmaps dynamiques et visuelles, centralisées et accessibles à toute l’organisation, sans besoin de PowerPoint.
• Reporting : Génération automatique de reporting flash et homogénéisé, facilitant la prise de décision et la communication auprès du management.
• Newsletter sponsor : Envoi hebdomadaire d’un bilan de santé des projets à la direction, avec tendances, alertes sur les projets en retard d’actualisation et accès direct aux fiches projets.
• Centralisation des décisions : Suivi des décisions importantes sous forme de Kanban, partageable avec toutes les parties prenantes.
• Intégrations : Marketplace d’intégrations natives avec les outils de gestion de tâches et de ticketing, pour centraliser l’information et fluidifier la gouvernance.
• Cadrage projet collaboratif : Fiches de cadrage standardisées et collaboratives, pour homogénéiser la culture projet.

Bénéfices mesurés et retours d’expérience

• Réduction de 80% du nombre de réunions projets après 4 mois d’utilisation, grâce à une information centralisée, claire et accessible.
• Élimination de 100% des projets lancés sans capacité ou objectif clair, permettant un portefeuille plus maîtrisé.
• Économie moyenne de 30 000 € par an en temps-homme consacré à la création de supports PowerPoint pour le suivi de plus de 20 projets.
• Homogénéisation de la culture projet et responsabilisation accrue des équipes, avec une transparence sur l’avancement et les décisions.
• Suppression des réunions peu efficaces et des reporting manuels, grâce à l’automatisation et à la centralisation des informations.

Cas d’usage concrets

• Remplacement des suivis sur PowerPoint ou Excel par un cadrage projet collaboratif et uniformisé.
• Reporting projet et comité de pilotage générés automatiquement, aux couleurs de l’entreprise.
• Centralisation des micro-informations issues de différents outils de gestion de tâches et de ticketing, pour un focus sur les décisions et points d’attention.
• Alignement de la DSI et des métiers via des rituels formalisés, des jalons communs et des arbitrages réactifs.
• Ritualisation des réunions de revue projet, avec suppression des supports manuels et diffusion de l’information en temps réel.
• Responsabilisation des collaborateurs grâce à une vision simplifiée et collaborative de l’avancement des projets.

Points forts

• Plateforme simple et visuelle, pensée pour le top management et les équipes projets.
• Centralisation et partage instantané des roadmaps et des décisions.
• Capacité à homogénéiser la culture projet dans des organisations de toutes tailles et secteurs (industrie, santé, événementiel, conseil, transport, etc.).
• Intégration native avec les outils du quotidien pour éviter la double saisie et la dispersion de l’information.
• Accompagnement et support appréciés par les utilisateurs, favorisant l’adoption et la montée en compétence.

Limites identifiées

• La solution ne se substitue pas aux outils de gestion opérationnelle de projet (exécution des tâches), mais se concentre sur la gouvernance et le pilotage stratégique.

Recommandation

La solution est recommandée pour les organisations cherchant à structurer et professionnaliser leur gouvernance de portefeuille projet, à réduire le temps passé en reporting et réunions, et à aligner efficacement la direction, la DSI et les métiers. Elle est particulièrement adaptée aux entreprises ayant un volume significatif de projets et souhaitant instaurer une culture projet homogène et collaborative.

Exemples de clients et secteurs couverts

• Chambre des Notaires de Paris (institutionnel, 100 employés)
• Mésolia (bailleur social habitat, 260 employés)
• Dynamical (conseil, 2 employés)
• Chiesi France (santé-pharma, 6500 employés)
• Groupe Intuis (industrie, 1000 employés)
• Comexposium (événementiel, 900 employés)
• Indexia Groupe (assurance et distribution, 3000 employés)
• GT Solutions (transport routier, 1900 employés)