Les meilleurs logiciels de planning gratuits

Chercher un logiciel de planning gratuit mène presque toujours à la même déception : les articles alignent Trello, Asana et Notion, qui sont des outils de gestion de projet. Or, dans neuf cas sur dix, la personne qui tape cette requête cherche à poser les horaires de son équipe sur une semaine, pas à organiser un projet.

Commençons donc par trancher, parce que ces trois besoins n'appellent pas les mêmes outils et que la confusion vous fera perdre un mois.

• Le planning d'équipe : qui travaille, quand, sur quel poste. Roulements, remplacements, congés, temps partiels. C'est le besoin dominant, celui du commerce, de la restauration, de la santé, de la logistique et de l'industrie.
• La planification de projet : quelle tâche, dans quel ordre, avec quelle ressource. C'est le terrain du diagramme de Gantt et des outils de gestion de projet.
• La prise de rendez-vous : exposer ses disponibilités pour que des clients réservent un créneau. Un tout autre marché, celui des agendas partagés en ligne.

Cette page traite les trois, en commençant par le premier. Et elle est franche sur un point : dans le planning d'équipe, le gratuit tient jusqu'à une frontière précise, qu'il vaut mieux connaître avant de s'engager.

Planning d'équipe : ce que le gratuit couvre réellement

La ligne de partage n'est pas le nombre de salariés, contrairement à ce qu'on lit partout. Elle passe entre poser un planning et prouver les heures travaillées.

Poser un planning se fait gratuitement, et bien. Créer des postes, affecter des personnes à des créneaux, dupliquer une semaine type, publier le planning, notifier les concernés, recevoir les demandes de congés : ces fonctions existent en gratuit chez plusieurs éditeurs.

Prouver les heures, en revanche, résiste au gratuit, et pour une raison qu'il faut comprendre. Des outils gratuits de suivi du temps existent : Clockify enregistre les heures sans limite de durée, sur cinq utilisateurs dans son offre gratuite. Mais son historique de rapports y est limité à un mois, alors que l'employeur doit pouvoir produire un décompte bien au-delà. Un suivi gratuit vous donne donc une information de gestion, pas une preuve. Quant au pointage sur borne, au calcul des heures supplémentaires, au rapprochement entre planning prévu et heures réalisées et à la préparation des variables de paie, ils basculent systématiquement en payant. Ce n'est pas une politique commerciale arbitraire : la valeur de l'outil se trouve là, et le risque juridique aussi.

Traduction pratique : si vous voulez seulement organiser et communiquer les horaires, restez au gratuit. Si vous devez justifier des heures devant l'inspection du travail ou alimenter votre paie, budgétez.

Les options gratuites qui tiennent vraiment

Le tableur partagé. Une semaine en colonnes, les personnes en lignes, un code couleur par poste. C'est gratuit, immédiat, et cela suffit pour une équipe de moins de dix personnes aux horaires stables. Ses trois limites arrivent vite : personne n'est notifié d'un changement, deux personnes qui modifient en même temps s'écrasent, et rien ne vous alerte quand un roulement dépasse une durée légale.

Sling propose l'un des paliers gratuits les plus larges du marché du planning de personnel : jusqu'à trente utilisateurs, avec la construction des roulements, les demandes de congés, les créneaux ouverts que les salariés peuvent réclamer, la planification à long terme et la messagerie interne. Ce qui en est exclu est exactement la frontière décrite plus haut : pas de pointage, pas de suivi du coût de main-d'œuvre. Les formules payantes démarrent autour de 2 $ par utilisateur et par mois pour ajouter le pointage mobile et les heures supplémentaires. L'interface est en anglais, ce qui reste le principal frein en France.

Bitrix24 conserve une offre gratuite qui inclut la gestion des tâches, l'agenda et la communication d'équipe. C'est un couteau suisse plutôt qu'un spécialiste du roulement, mais l'offre gratuite est réelle et sans limite de durée.

Les agendas partagés. Un agenda Google Agenda par poste de travail, partagé à l'équipe, fait un planning visuel honorable et gratuit. Même logique avec Microsoft Outlook et les calendriers partagés si vous êtes déjà équipé. La limite est structurelle : un agenda ne sait pas dire « il manque quelqu'un en caisse samedi après-midi ».

Pour la prise de rendez-vous, le gratuit est bien plus généreux. Cal.com est un logiciel libre, gratuit en auto-hébergement et doté d'un palier gratuit en version hébergée. Calendly offre un plan gratuit limité à un type d'événement, souvent suffisant pour un indépendant. Microsoft Bookings est inclus dans plusieurs abonnements Microsoft 365 que vous payez peut-être déjà. Et Framadate, service associatif français et gratuit, règle très bien le cas du sondage de disponibilités pour trouver une date commune, sans créer de compte.

Pour la planification de projet, les paliers gratuits des outils de gestion de projet couvrent l'essentiel sur de petites équipes. Voir notre comparatif des logiciels de gestion de projet, plus précis sur ce besoin que cette page.

Planification de projet : où s'arrête le gratuit

Si votre sujet est le second de la liste, planifier des tâches plutôt que des personnes, la logique du gratuit est différente et plutôt favorable.

Les paliers gratuits sont généreux jusqu'à une poignée d'utilisateurs. La plupart des outils de gestion de projet offrent les tâches, les échéances, la vue calendrier et la vue kanban sans payer. Ce qui bascule en payant est ailleurs : le diagramme de Gantt avec dépendances, la gestion de la charge par personne, les champs personnalisés et les rapports. Or ce sont précisément les trois fonctions qui font la planification, par opposition à la simple liste de tâches.

Les outils de l'écosystème que vous payez déjà. Google Tasks et l'agenda associé couvrent un besoin individuel sans rien ajouter à votre facture. Si vous êtes équipé de Microsoft 365, vous disposez déjà de Planner et des calendriers partagés : commencez par là avant d'acheter un abonnement supplémentaire.

Les spécialistes de la planification. Microsoft Project reste la référence du Gantt sur les projets structurés, sans version gratuite. Smartsheet et Teamwork se situent entre le tableur et l'outil de projet, avec des essais mais pas d'offre gratuite durable. Basecamp privilégie la simplicité et la communication d'équipe plutôt que la planification fine, et Confluence relève de la documentation, souvent adopté à côté d'un outil de planification plutôt qu'à sa place.

Si votre besoin tient dans une organisation visuelle par colonnes plutôt que dans un calendrier, notre page sur les outils kanban est plus directe, et le gratuit y est encore plus confortable.

Une règle simple pour ce terrain : tant que vous planifiez à la semaine avec moins de dix personnes, le gratuit suffit. Dès que vous devez répondre à « si cette tâche glisse de trois jours, que se passe-t-il », il vous faut des dépendances, donc un outil payant.

Les paliers gratuits, côte à côte

Aucun comparatif de ce marché ne met les limites réelles dans un même tableau. Les voici, telles qu'annoncées par les éditeurs.

Lisez la colonne de droite avant celle du milieu. Le nombre d'utilisateurs autorisés n'a jamais fait échouer un déploiement ; l'absence de la fonction dont vous aviez besoin, si.

Ce que la loi française impose à votre planning

C'est le sujet que les comparatifs anglophones ignorent complètement, et c'est pourtant lui qui disqualifie certains outils gratuits dès que vous employez du personnel en France.

Les horaires collectifs s'affichent. Quand toute l'équipe suit le même horaire, celui-ci doit être affiché sur le lieu de travail. Un planning qui vit uniquement dans une application ne remplit pas cette obligation : prévoyez une version imprimable propre.

Un changement se prévient. La modification des horaires collectifs suppose un délai de prévenance de sept jours. Pour un salarié à temps partiel, ce délai est encadré par le contrat et la convention collective. Un outil qui permet de republier un planning à la dernière minute sans trace de la version précédente vous met en difficulté : vérifiez qu'il conserve un historique des publications.

Les durées maximales sont des garde-fous à contrôler. Dix heures par jour, quarante-huit heures sur une semaine, quarante-quatre heures en moyenne sur douze semaines consécutives, vingt minutes de pause après six heures de travail continu. Les conventions collectives peuvent déroger à certaines de ces limites. Un bon logiciel de planning alerte quand un roulement les franchit ; un tableur, jamais. C'est le principal argument en faveur d'un outil dédié, bien avant le confort d'usage.

Le décompte doit exister. Dès que les horaires ne sont pas collectifs, l'employeur doit pouvoir produire un décompte des heures effectuées, quotidien et hebdomadaire. C'est précisément la fonction que les offres gratuites excluent. Si vous êtes dans ce cas, le gratuit ne vous mènera pas au bout.

Ces règles ne sont pas des détails de conformité : elles décrivent le cahier des charges réel d'un logiciel de planning en France, et expliquent pourquoi les éditeurs français facturent ce que les outils américains donnent.

Les solutions payantes du planning d'équipe, et quand y passer

Le marché français s'est structuré autour de quelques acteurs, chacun sur un terrain précis.

Skello et Combo visent le commerce, la restauration et l'hôtellerie : roulements complexes, conventions collectives intégrées, préparation des variables de paie. PlanningPME et Visual Planning sont des planificateurs de ressources plus généralistes, très implantés dans l'industrie et les services techniques, où l'on planifie autant des machines et des salles que des personnes. Esperoo, FoxPlan et NovaTime complètent l'offre française sur des segments plus étroits.

Trois signaux indiquent qu'il est temps de payer, et un seul suffit.

• Vous devez justifier des heures, pour la paie, pour un contrôle ou pour un litige. Le décompte n'est pas négociable et n'existe pas en gratuit.
• Vos roulements dépassent la tête d'une seule personne : plusieurs sites, des compétences requises par poste, des contrats à temps partiel avec des plages différentes. Le risque d'erreur devient supérieur au coût de l'abonnement.
• Vous passez plus de deux heures par semaine à faire le planning. À ce niveau, un abonnement à quelques euros par salarié et par mois se rembourse sur le seul temps de votre encadrement.

Ce qui change selon votre secteur

Le planning d'équipe est le domaine où les contraintes métier pèsent le plus lourd. Quatre contextes reviennent, et chacun disqualifie certaines options.

Restauration et hôtellerie. Coupures dans la journée, pics du week-end, extras, forte rotation. La convention collective encadre précisément les repos et les majorations. C'est le terrain où le gratuit tient le moins longtemps, parce que la moindre erreur de roulement se paie en heures supplémentaires non prévues. Skello et Combo se sont construits sur ce besoin.

Commerce de détail. Amplitude d'ouverture large, temps partiels nombreux, saisonnalité marquée. Le point sensible est le délai de prévenance sur les temps partiels : votre outil doit garder la trace de chaque version publiée du planning.

Santé et médico-social. Continuité de service, gardes et astreintes, qualifications obligatoires par poste. Ici, la fonction décisive est le contrôle des compétences : l'outil doit refuser d'affecter quelqu'un à un poste qu'il n'a pas le droit de tenir. Aucune offre gratuite ne le fait.

Bâtiment, industrie et services techniques. On planifie des personnes mais aussi des équipes constituées, des machines, des véhicules et des chantiers. C'est le terrain de PlanningPME et Visual Planning, conçus autour de la ressource plutôt que du salarié. Un outil de planning de personnel classique y sera vite à l'étroit.

Une question tranche entre ces mondes : planifiez-vous des personnes interchangeables, ou des personnes qualifiées sur des postes précis ? Dans le second cas, cherchez d'emblée la gestion des compétences, et acceptez que ce soit payant.

Ce qu'il faut vérifier avant d'adopter un outil gratuit

• L'application mobile pour les salariés. Vos équipes de terrain n'ont pas d'ordinateur. Si elles ne peuvent pas consulter leur planning et poser un congé depuis leur téléphone, l'outil ne sera pas adopté et vous continuerez à répondre par messages.
• L'export. Vérifiez, avant de saisir six mois de plannings, que vous pouvez tout ressortir au format tableur. C'est votre porte de sortie si le palier gratuit se referme.
• La politique de l'éditeur sur son offre gratuite. Un palier gratuit peut se réduire du jour au lendemain. Regardez depuis combien de temps il existe et s'il a déjà été rogné.
• Le sort des données personnelles. Un planning contient les horaires nominatifs de vos salariés, donc des données personnelles. Demandez où elles sont hébergées et combien de temps elles sont conservées. Sur un outil gratuit hors Europe, cette question mérite une réponse écrite.
• La langue et le support. Une interface en anglais passe chez des cadres, rarement dans une équipe de terrain. Et sur une offre gratuite, le support se limite presque toujours à une base de connaissances.

Les erreurs qui coûtent le plus cher

Choisir un outil de gestion de projet pour faire du planning d'équipe. Trello ou Notion savent afficher un calendrier, mais ils ne connaissent ni les postes, ni les remplacements, ni les durées légales. L'équipe abandonne en trois semaines.

Sous-estimer la reprise. Saisir les contrats, les temps partiels, les compétences par poste et les congés en cours représente plusieurs jours de travail. Ce coût ne dépend pas du prix du logiciel, et il est identique en gratuit.

Décider seul. Un planning se subit par toute l'équipe. Faites tester la consultation mobile par deux ou trois personnes avant de trancher : c'est le seul test d'adoption qui vaille.

Confondre gratuit et sans engagement. Un outil gratuit dans lequel vous avez saisi un an de plannings vous tient autant qu'un abonnement, à ceci près que vous n'avez aucun recours si l'éditeur change ses règles.

Comment je choisis, en résumé

Je commence par nommer mon besoin en une phrase : poser des horaires, planifier un projet, ou faire réserver des créneaux. Trois phrases, trois marchés, et la moitié des candidats éliminés d'emblée.

Je vérifie ensuite si j'ai besoin de prouver les heures. Si oui, je sais dès le départ que le gratuit ne suffira pas et je compare directement les offres payantes plutôt que de perdre un trimestre.

Si le gratuit suffit, je teste sur une seule semaine réelle, avec deux salariés, en regardant une seule chose : est-ce que le planning est consulté sur leur téléphone sans que j'aie à l'envoyer. Si la réponse est non, l'outil ne tiendra pas, quelles que soient ses fonctionnalités.