Logiciel pour organisme de formation (Qualiopi)

Un organisme de formation passe une bonne partie de son temps sur l'administratif : conventions, convocations, feuilles d'émargement, attestations, facturation aux entreprises et aux OPCO, bilan pédagogique et financier, preuves pour l'audit Qualiopi. Un logiciel de gestion pour organisme de formation automatise cette chaîne, de l'inscription à la facturation. Voici mon comparatif des solutions, classées selon la taille et l'activité de votre organisme, avec les obligations du Code du travail qu'un bon outil doit gérer à votre place.

Pour apprendre une langue avec une application, un professeur en ligne ou une formation financée par le CPF, voyez mon comparatif des applications et cours de langues.

Logiciel de gestion, outil Qualiopi, LMS : ne confondez pas

Trois familles d'outils se disputent l'appellation « logiciel de formation ».

• Le logiciel de gestion d'organisme de formation gère l'administratif, le commercial et la facturation : sessions, stagiaires, formateurs, documents contractuels, émargement, facturation, BPF. C'est l'objet de ce comparatif.
• L'outil de préparation Qualiopi organise les preuves pour l'audit, indicateur par indicateur. Beaucoup de logiciels de gestion intègrent cette fonction.
• La plateforme e-learning (LMS) diffuse les contenus pédagogiques en ligne et suit la progression des apprenants. Voir mon comparatif des LMS.

Pour un CFA ou un centre qui gère aussi la paie, les achats ou plusieurs activités, un progiciel intégré peut être plus adapté : voyez le comparatif des ERP pour centres de formation. Pour le seul suivi commercial, le comparatif des CRM pour organismes de formation.

Les logiciels pour organisme de formation que je recommande

Le bon choix dépend surtout de votre volume : un formateur indépendant, un organisme de quelques salariés et un centre de formation avec des centaines de sessions n'ont pas besoin du même outil.

Formateurs indépendants et petits organismes

Qualiobee est pensé pour les organismes et formateurs indépendants : émargement électronique, génération du BPF, tableau des indicateurs Qualiopi et préparation de l'audit, avec un prix qui dépend du nombre d'apprenants accueillis dans l'année. Hop3team, éditeur lillois, propose la gestion administrative avec un BPF automatique, des émargements et des diagnostics BPF et Qualiopi, avec des participants illimités sur toutes ses formules. SmartOF réunit gestion administrative, émargement électronique, questionnaires, CRM et facturation électronique via une plateforme agréée.

Organismes en croissance : la plateforme tout-en-un

Digiforma réunit la gestion administrative, le BPF automatique, l'export des programmes vers EDOF, l'émargement électronique, une plateforme e-learning et un CRM, dans des formules qui vont du formateur indépendant aux organisations importantes. Dendreo couvre la gestion des organismes et centres de formation, des convocations et émargements aux financements CPF, OPCO et France Travail jusqu'au BPF, avec des options comme la synchronisation avec les plateformes e-learning. Queoval Formation associe gestion du centre, BPF, export EDOF, émargement et une plateforme e-learning compatible SCORM, avec des modules pour le CACES et le DPC.

CFA, écoles et grands centres : les progiciels

Ammon, édité par Val Software, s'adresse aux organismes de formation, aux CFA, aux écoles supérieures et aux académies d'entreprise, avec l'édition du BPF, l'émargement électronique, des échanges avec EDOF et avec les OPCO, et la gestion de l'alternance. Alcuin propose un progiciel pour les centres de formation et l'enseignement supérieur, avec conventions, convocations, émargement, données du BPF et suivi des périodes d'alternance, en version hébergée.

Émargement et signature : les outils spécialisés

Si votre outil de gestion vous convient mais que l'émargement reste votre point faible, deux solutions spécialisées se branchent sur l'existant. Edusign vise les organismes de formation, écoles et CFA, avec la signature par QR code, e-mail, NFC ou carte étudiante et la signature de documents. SoWeSign, édité par SoWeSoft, propose l'émargement par application mobile, QR code, code unique, e-mail ou signature en face à face, avec des connecteurs vers plusieurs logiciels de gestion de formation.

Les obligations qu'un logiciel doit gérer à votre place

Qualiopi occupe tous les esprits, mais plusieurs obligations du Code du travail, plus anciennes et moins commentées, passent elles aussi par le logiciel. Les textes cités sont ceux en vigueur.

Convention avec une entreprise, contrat avec un particulier

Le document à produire dépend de qui paie. Pour une action achetée par une entreprise ou un financeur, « une convention est conclue entre l'acheteur et l'organisme qui les dispense » (article L. 6353-1). Mais lorsqu'une personne « entreprend une formation, à titre individuel et à ses frais », c'est un contrat qui doit être conclu, « avant l'inscription définitive du stagiaire et tout règlement de frais » (article L. 6353-3). Ce contrat ouvre un délai de rétractation : « dans le délai de dix jours à compter de la signature du contrat, le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception » (article L. 6353-5). Et le paiement est encadré : « aucune somme ne peut être exigée du stagiaire avant l'expiration du délai de rétractation », puis « il ne peut être payé à l'expiration de ce délai une somme supérieure à 30 % du prix convenu », le solde étant échelonné au fil de la formation (article L. 6353-6). Un bon logiciel génère le bon document selon le financeur, calcule la date de fin du délai de rétractation et bloque la facturation d'un acompte trop élevé.

Le bilan pédagogique et financier, sous peine de caducité

Chaque année, l'organisme adresse à l'administration un document « dressant un bilan pédagogique et financier de leur activité » (article L. 6352-11). Ce BPF indique notamment les activités conduites, le nombre de stagiaires et d'apprentis, les heures de formation suivies et dispensées, la répartition des fonds reçus selon leur nature et les données comptables (article R. 6352-22). L'enjeu est lourd : la déclaration d'activité « devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier […] ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n'a pas été adressé à l'autorité administrative » (article L. 6351-6). Un logiciel qui enregistre chaque session, chaque heure et chaque facture avec son financeur produit le BPF en quelques clics, au lieu d'une reconstitution de fin d'année.

Qualiopi : la preuve au fil de l'eau

La certification Qualiopi repose sur un référentiel national qui exige des preuves pour chaque indicateur applicable : information du public, analyse du besoin, adaptation, évaluation, recueil des appréciations, traitement des réclamations. Le logiciel ne rend pas certifiable par lui-même, mais il collecte les preuves au moment où elles se produisent (questionnaires, émargements, évaluations), ce qui évite de les reconstituer avant l'audit.

Les fonctionnalités à vérifier avant de choisir

• Catalogue et sessions : programmes, sessions intra et inter-entreprises, planning des formateurs et des salles.
• Documents : conventions et contrats selon le financeur, convocations, attestations, certificats de réalisation, signature électronique.
• Émargement : feuilles d'émargement électroniques, y compris pour les formations à distance.
• Facturation : entreprises, OPCO, particuliers, subrogation, acomptes, suivi des paiements.
• Financements : suivi des dossiers de prise en charge et des formations financées par le compte personnel de formation.
• Qualité : questionnaires d'évaluation et de satisfaction, suivi des réclamations, tableau de bord des indicateurs Qualiopi.
• Reporting : BPF, chiffre d'affaires par financeur, taux de satisfaction.

Combien coûte un logiciel pour organisme de formation ?

Les tarifs varient et changent souvent : je vous renvoie aux informations à jour sur chaque fiche. Retenez les modèles les plus courants :

• Abonnement mensuel par paliers, selon le nombre d'utilisateurs, de sessions ou de stagiaires.
• Modules en option : e-learning, signature électronique, émargement, espace client, comptabilité.
• Frais de mise en place et de formation pour les solutions les plus complètes.

Formateur indépendant ou petit organisme : faut-il un logiciel ?

Un formateur indépendant qui anime quelques sessions par an peut s'en sortir avec des modèles de documents bien faits. Mais le logiciel devient rentable dès que les sessions se multiplient, que les financeurs se diversifient ou que l'audit Qualiopi approche : c'est à ce moment que le temps passé à reconstituer les preuves et le BPF dépasse le prix d'un abonnement.

Les limites d'un logiciel de gestion de formation

Un logiciel ne rend pas conforme une organisation qui ne l'est pas : il faut toujours définir ses processus (analyse du besoin, évaluations, réclamations) avant de les paramétrer. Méfiez-vous aussi des promesses de « conformité Qualiopi garantie » : la certification est délivrée par un organisme certificateur au vu de vos pratiques, pas de votre outil.