Cleemy Notes de frais

Automatisation et dématérialisation des notes de frais

La solution permet de dématérialiser et de collecter automatiquement les justificatifs papier grâce à une technologie OCR intégrée. Les justificatifs sont archivés électroniquement avec une valeur probante, permettant aux utilisateurs de se débarrasser des originaux papier en toute conformité. La saisie des dépenses peut se faire depuis une application mobile ou desktop, facilitant la déclaration lors des déplacements professionnels.

• Lecture automatique des justificatifs via OCR
• Archivage légal des pièces justificatives
• Saisie rapide des dépenses sur mobile ou ordinateur

Contrôle et application automatique de la politique de frais

La politique de frais de l’entreprise est appliquée automatiquement selon le profil de chaque collaborateur. En cas de dépassement des plafonds ou d’irrégularités, des alertes sont générées pour les responsables concernés. Les managers et contrôleurs disposent d’interfaces dédiées pour statuer rapidement sur les notes de frais, avec mise en avant des anomalies ou doublons.

• Contrôle automatique des plafonds, forfaits et règles d’engagement
• Alertes en cas d’irrégularités ou de dépassements
• Interfaces spécifiques pour managers et contrôleurs

Intégration comptable et analytique

La solution s’intègre facilement avec les ERP, logiciels de comptabilité et de paie. Toutes les natures de dépenses sont prises en charge : transports, indemnités kilométriques, hôtel, repas, etc. L’imputation analytique est possible sur plusieurs axes, et la récupération de la TVA est automatisée selon les règles en vigueur.

• Synchronisation avec ERP, comptabilité et paie
• Gestion multi-natures de dépenses
• Imputation analytique avancée
• Automatisation de la récupération de TVA

Gestion des moyens de paiement et rapprochement bancaire

Les cartes de paiement professionnelles peuvent être synchronisées avec l’application, facilitant le rapprochement automatique entre les transactions et les justificatifs. Il est possible d’utiliser les cartes proposées par la solution ou d’intégrer celles de la banque de l’entreprise via un partenaire.

• Synchronisation des cartes bancaires professionnelles
• Rapprochement automatique des transactions et justificatifs
• Intégration possible des cartes existantes de la banque

Expérience utilisateur et adoption interne

L’ergonomie de l’outil est pensée pour tous les profils : déclarants, managers, contrôleurs et comptables. L’application mobile simplifie la saisie lors des déplacements. L’interface est personnalisable et intuitive, favorisant une adoption rapide par les équipes. Un retour d’expérience du Groupe Gambetta Immobilier souligne l’adhésion des salariés et l’amélioration de la réactivité des équipes comptables.

Flexibilité et autonomie de paramétrage

Les administrateurs peuvent paramétrer eux-mêmes la majorité des éléments : axes analytiques, règles d’engagement, natures de frais. Cette autonomie permet d’ajuster rapidement la configuration en fonction de l’évolution de l’entreprise, sans dépendre du support technique ou de coûts additionnels.

• Paramétrage autonome des règles et axes analytiques
• Adaptation rapide aux évolutions de l’entreprise

Gains de temps et retour sur investissement

Selon une analyse portant sur 25 millions d’euros de notes de frais déclarées par 1 300 clients :

• Un employé met en moyenne 7 minutes pour déclarer ses dépenses mensuelles
• Un manager prend moins de 3 minutes pour analyser une note de frais avant validation
• Le service comptable traite une note de frais en moins de 4 minutes

À titre de comparaison, une étude HRS et GBTA indique qu’un comptable passe en moyenne 20 minutes à traiter une note de frais manuellement, et chaque erreur de saisie ajoute 18 minutes de traitement. L’automatisation permet donc de réduire significativement le temps de gestion et les coûts associés, avec un taux horaire moyen de 26 euros pour un comptable.

Comparaison avec d’autres solutions du marché

• Cartes de paiement intégrées : Lucca, Spendesk, Expensya, Pleo, Jenji
• Application automatique de la politique de frais : N2F, Expensya, Lucca, Concur, Notilus
• Expérience collaborateur fluide : Lucca, N2F, Expensya, Jenji, Pleo
• Travel management non inclus dans l’offre

Les solutions gratuites sont limitées en nombre d’utilisateurs et de fonctionnalités, et ne permettent pas une automatisation complète du traitement comptable ni une personnalisation avancée des règles de gestion.

Recommandation

La solution s’adresse aux entreprises souhaitant automatiser, sécuriser et simplifier la gestion des notes de frais, tout en assurant une conformité légale et une intégration fluide avec les systèmes comptables. Elle se distingue par son ergonomie, sa flexibilité de paramétrage et ses gains de productivité mesurables. Il est recommandé de tester l’outil en conditions réelles avec les populations concernées pour valider son adéquation avec les besoins internes.