Expensify

Gestion automatisée des dépenses et des notes de frais

La plateforme permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des dépenses professionnelles : capture automatique des reçus, génération de rapports, validation, remboursement et intégration comptable. Les utilisateurs peuvent photographier, envoyer par email ou importer leurs justificatifs, qui sont ensuite scannés et catégorisés automatiquement grâce à l’intelligence artificielle.

Fonctionnalités principales

• Gestion des dépenses : création, soumission, validation et remboursement automatisés.
• Cartes professionnelles physiques et virtuelles, avec cash back sur les achats aux États-Unis.
• Intégration avec plus de 45 logiciels (QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct, Xero, Workday, Gusto, etc.).
• Réservations de voyages (vols, hôtels, voitures, trains) directement dans l’application, synchronisées avec les dépenses.
• Scan intelligent des reçus et rapprochement automatique avec les transactions bancaires.
• Gestion des remboursements internationaux dans la devise locale.
• Outils de suivi des budgets, gestion des factures et émission de devis/factures.
• Application mobile complète pour la gestion en déplacement.
• Chat intégré pour échanger sur chaque dépense en temps réel.
• Contrôle des dépenses avec des limites intelligentes, processus d’approbation et visibilité globale.
• Rapports financiers personnalisables pour analyse et pilotage.

Cas d’usage

• Employés : scan et soumission rapide des notes de frais, remboursement accéléré.
• Managers : validation centralisée, suivi des dépenses et conformité aux politiques internes.
• Comptabilité : export automatique vers les logiciels comptables, réduction du temps de traitement jusqu’à 75 %.
• Indépendants et PME : gestion autonome ou collaborative des dépenses, même si l’entreprise n’est pas cliente.

Tarification

L’utilisation individuelle est gratuite. Pour les entreprises, les forfaits débutent à 5 $ par membre, avec possibilité de compenser ce coût grâce au cash back de la carte professionnelle.

Points forts

• Interface intuitive et rapide, adaptée aux mobiles et au web.
• Automatisation poussée (scan, catégorisation, conformité, rapprochement bancaire).
• Large écosystème d’intégrations et de fonctionnalités (voyage, facturation, budgets, etc.).
• Adopté par plus de 15 millions d’utilisateurs et noté 4,5/5 sur 4 889 avis.
• Déploiement immédiat, prise en main en quelques secondes.

Limites

• Le cash back de la carte professionnelle est limité aux achats effectués aux États-Unis.
• Certains services (ex : carte Expensify) peuvent ne pas être disponibles dans tous les pays.

Recommandation

Solution recommandée pour les entreprises de toutes tailles cherchant à automatiser la gestion des notes de frais, à gagner du temps et à renforcer la conformité. Convient également aux indépendants et petites équipes souhaitant une gestion simplifiée et mobile.

Sources

• https://www.expensify.com/