Faire une facture n'a rien de compliqué, à condition de suivre les bonnes étapes et de n'oublier aucune des mentions imposées par la loi. Une facture incomplète ou mal numérotée expose à des sanctions en cas de contrôle, et complique sérieusement le recouvrement en cas d'impayé. Ce guide déroule la méthode pas à pas : mentions, numérotation, solutions gratuites et cas particuliers comme la facture d'acompte. Mis à jour en juillet 2026.
À retenir : une facture conforme comporte l'identité des deux parties, un numéro chronologique continu, le détail des prestations avec les prix HT, la TVA (ou la mention de franchise), l'échéance et les pénalités de retard avec l'indemnité de 40 €. Une facture émise ne se modifie jamais : on la corrige par un avoir. Conservez vos factures 10 ans. Et anticipez la facture électronique, dont la réception devient obligatoire le 1er septembre 2026.
Les étapes pour faire une facture
Que vous partiez d'un modèle ou d'un logiciel, le déroulé est toujours le même. Voici la séquence complète, dans l'ordre :
- 1. Rassemblez les informations des deux parties : dénomination ou nom, adresse, numéro SIREN ou SIRET de votre entreprise, identité complète du client. Une erreur sur le destinataire est la première cause de factures contestées.
- 2. Attribuez un numéro de facture : chronologique et continu, sans trou ni doublon. On y revient en détail plus bas, c'est le point le plus surveillé en cas de contrôle.
- 3. Datez la facture et indiquez la date de réalisation de la prestation ou de la livraison, qui peut être différente de la date d'émission.
- 4. Détaillez les prestations ou produits : désignation précise, quantité, prix unitaire hors taxes. « Prestation de services » ne suffit pas : décrivez ce qui a été livré ou réalisé.
- 5. Calculez les totaux : total HT, montant de la TVA et total TTC. Si vous êtes en franchise de TVA, remplacez la ligne de taxe par la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
- 6. Ajoutez les conditions de paiement : date d'échéance, moyens de paiement acceptés, taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Ces mentions vous protègent en cas de retard : voyez notre guide sur la relance de facture impayée.
- 7. Envoyez la facture et archivez-la : la conservation est obligatoire pendant 10 ans au titre du code de commerce, dans un format qui garantit son intégrité.
Avant d'envoyer, faites une dernière relecture avec un œil de client : le numéro suit-il bien le précédent, les montants sont-ils justes, la date d'échéance est-elle explicite ? Deux minutes de vérification évitent la contestation qui bloque un paiement pendant des semaines. Et rappelez-vous qu'une facture partie avec une erreur ne pourra pas être corrigée directement : il faudra passer par un avoir, ce qui alourdit la comptabilité pour une simple étourderie.
Les mentions obligatoires sur une facture
La liste officielle est publiée sur service-public.gouv.fr. En résumé, votre facture doit comporter : l'identité des deux parties, votre numéro SIREN ou SIRET, la date d'émission, le numéro chronologique, la désignation des prestations ou produits, le prix unitaire HT, les totaux HT et TTC, la TVA, la date de réalisation de la prestation, la date d'échéance et les conditions de paiement, ainsi que le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
Cas particulier fréquent chez les indépendants : la franchise en base de TVA. Si vous en bénéficiez, vous ne facturez pas la taxe et vous portez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur chaque facture. Le régime est détaillé sur le portail des professionnels d'impots.gouv.fr. Pour passer chaque mention en revue avec les pièges associés, consultez notre article dédié aux mentions obligatoires sur les factures.
La numérotation des factures
La règle tient en une phrase : la numérotation doit être chronologique et continue, sans trou ni doublon. Chaque facture porte un numéro unique, qui suit immédiatement le précédent. Vous pouvez utiliser des préfixes par année ou par mois, du type 2026-001, tant que la séquence reste continue à l'intérieur de chaque série. Ce que l'administration ne tolère pas : un numéro manquant, qui laisse supposer une facture supprimée, ou deux factures portant le même numéro.
Corollaire important : une facture émise ne se modifie jamais, même pour corriger une simple coquille. Supprimer ou éditer une facture déjà envoyée casse la continuité de la séquence et fragilise toute votre comptabilité. La seule correction admise passe par une facture d'avoir, qui annule ou rectifie la facture initiale. Nous détaillons la mécanique dans notre guide sur l'avoir sur facture.
Faire une facture gratuitement
Rien ne vous oblige à payer un outil pour facturer. Trois options gratuites coexistent, avec des limites différentes.
Word et Excel d'abord : parfaitement légal, à condition que chaque facture comporte toutes les mentions obligatoires et respecte la numérotation continue. La limite est opérationnelle : la numérotation reste manuelle (donc les trous et doublons arrivent vite), rien ne vous alerte sur les échéances dépassées, et le fichier modifiable ne garantit pas l'intégrité du document. Si vous choisissez cette voie, partez au moins d'une trame éprouvée : nos modèles de factures pour freelance en proposent plusieurs, avec les conseils d'usage.
Les logiciels de facturation gratuits ensuite, qui corrigent ces faiblesses : numérotation automatique, mentions pré-remplies, suivi des paiements. Sur les 141 logiciels de facturation référencés dans notre comparateur, 27 proposent une offre gratuite. Nous les avons regroupés dans notre sélection des logiciels de facturation gratuits. Gardez enfin en tête l'échéance de la facturation électronique, qui condamne à terme le PDF fait main en B2B : on y revient en fin d'article.
Les cas particuliers
La facture d'acompte
Dès qu'un client verse un acompte, vous devez émettre une facture d'acompte : c'est une vraie facture, avec son propre numéro dans la séquence et les mêmes mentions obligatoires. Exemple concret : vous vendez une prestation de 1 200 € HT à un client, en franchise de TVA, avec un acompte de 30 % à la commande. Vous émettez une première facture d'acompte de 360 € (numérotée par exemple 2026-014), puis, à la livraison, la facture de solde de 840 € (numérotée 2026-015), qui rappelle le montant total de 1 200 €, mentionne l'acompte déjà versé et fait apparaître le solde restant dû.
La facture de solde
La facture de solde clôt l'opération : elle récapitule le montant total de la prestation, liste les factures d'acompte déjà émises avec leurs montants, et indique le reste à payer. C'est elle qui déclenche le délai de paiement du solde. Une fois le règlement complet reçu, votre client peut vous demander une facture acquittée comme preuve de paiement : nous expliquons ce document dans notre article sur la facture acquittée.
Un particulier peut-il faire une facture ?
Non. La facture est un document commercial réservé aux professionnels : pour en émettre une, il faut exercer une activité déclarée, avec un numéro SIREN ou SIRET. Un particulier qui vend ponctuellement un bien d'occasion peut rédiger une simple attestation de vente ou un reçu, mais pas une facture. En revanche, si l'activité devient régulière et lucrative, elle doit être déclarée : le statut de micro-entrepreneur, dont les démarches se font sur autoentrepreneur.urssaf.fr, permet alors de facturer légalement en quelques jours, souvent en franchise de TVA au démarrage.
Et demain, la facture électronique
Dernier point, à anticiper dès maintenant : la réforme de la facturation électronique. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. L'obligation d'émission suivra le 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Concrètement, un PDF envoyé par mail ne suffira plus entre professionnels : la facture devra transiter dans un format structuré par une plateforme agréée. Calendrier détaillé, choix de plateforme et étapes de mise en conformité : tout est dans notre guide de la facturation électronique 2026.
Questions fréquentes
Peut-on faire une facture sur Word ou Excel ?
Oui, c'est légal, tant que la facture comporte toutes les mentions obligatoires et que la numérotation reste chronologique et continue. Les limites sont pratiques : numérotation manuelle, aucun suivi des paiements, et un format qui ne répondra plus aux exigences de la facturation électronique en B2B à partir de 2026-2027.
Comment corriger une facture déjà envoyée ?
Jamais en la modifiant : une facture émise est intangible. La correction passe par une facture d'avoir, qui annule tout ou partie de la facture initiale, suivie si nécessaire d'une nouvelle facture correcte. C'est la seule méthode qui préserve la continuité de votre numérotation.
Combien de temps faut-il conserver ses factures ?
10 ans, au titre du code de commerce. La règle vaut pour les factures émises comme pour les factures reçues. Conservez-les dans un format qui garantit leur intégrité : un logiciel de facturation ou un archivage structuré vaut mieux qu'un dossier de fichiers modifiables.
Quel délai de paiement indiquer sur une facture entre professionnels ?
Par défaut, le paiement est dû 30 jours après réception. Le contrat peut prévoir un délai plus long, dans la limite de 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois, comme le rappelle le ministère de l'Économie. Indiquez toujours la date d'échéance en clair sur la facture, avec le taux des pénalités de retard et l'indemnité de 40 €.
Un auto-entrepreneur doit-il facturer la TVA ?
Pas tant qu'il bénéficie de la franchise en base de TVA : il facture alors hors taxe et porte la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur chaque facture. S'il sort de la franchise, il facture la TVA comme toute entreprise et adapte ses factures en conséquence.
Vous savez maintenant faire une facture dans les règles. Pour passer à la vitesse supérieure, numérotation automatique, relances et conformité e-facture comprises, comparez les 141 solutions du marché dans notre comparatif des logiciels de facturation.
