Régie ou forfait : comment facturer quand on est une agence digitale ?
En régie, vous vendez du temps. En forfait, vous vendez un résultat. Dans les deux cas, facturer correctement demande de respecter des étapes précises. Ce guide répond à la vraie question : comment ça se passe concrètement, de la validation au paiement ?
Régie ou forfait : deux cycles de facturation différents
La régie facture les jours ou heures effectivement travaillés, au TJM (Taux Journalier Moyen) fixé dans le contrat. Elle est adaptée quand le périmètre est flou, évolutif, ou quand le client veut garder la main sur les priorités.
Le forfait facture une prestation définie à un prix fixe. Il est adapté quand le périmètre est documenté, le calendrier fixé, et que le client veut une visibilité budgétaire totale. Ces deux modes impliquent des documents différents, des déclencheurs différents, et des risques différents.
Comment facturer en régie ?
Étape 1 : le compte-rendu d'activité (CRA)
En régie, tout commence par le CRA. Ce document, produit chaque mois par l'agence, justifie le nombre de jours facturés. Il doit être validé par le client avant l'envoi de la facture. Sans validation écrite, la facture est contestable.
Un CRA solide indique le nom du consultant, la période, le détail des interventions jour par jour, et la signature ou accord email du client. C'est votre pièce maîtresse en cas de litige.
Étape 2 : la facture mensuelle
Une fois le CRA validé, la facture peut partir. Elle doit mentionner le TJM, le nombre de jours facturés, la référence au contrat ou bon de commande, et idéalement la référence au CRA validé. Cette dernière mention accélère le traitement côté client.
La facture est émise en fin de mois ou début du mois suivant. En B2B, le délai légal est de 30 jours à réception, 60 jours maximum (art. L441-10 du Code de commerce).
Étape 3 : les retards de paiement
En cas de retard, les pénalités courent automatiquement dès le lendemain de l'échéance, sans mise en demeure. Le taux légal est de 3 fois le taux d'intérêt légal. Une indemnité forfaitaire de 40€ par facture impayée est également due de plein droit.
Conseil : une agence qui relance à J+5 récupère son argent deux fois plus vite qu'une agence qui attend le retard. Systématisez une relance automatique dès le dépassement d'échéance.
Comment facturer en forfait ?
Étape 1 : l'acompte de démarrage (30%)
En forfait, le cycle commence avant même de démarrer le travail. Un acompte de 30% minimum est demandé à la signature du contrat. Il valide l'engagement du client et couvre les frais de démarrage.
Sans acompte, l'agence prend un risque réel : si le projet est annulé en cours de route, elle a travaillé pour rien. L'acompte n'est pas une option, c'est une protection de base.
Étape 2 : les jalons en cours de mission
Le modèle le plus courant : 30% à la signature, 40% à mi-parcours (livraison d'une maquette validée, d'une version bêta…), 30% à la livraison finale. Chaque jalon est déclenché par une validation formelle du client.
Ce mécanisme évite les projets qui s'éternisent : sans validation, pas de jalon déclenché, donc pas de paiement. L'agence garde ainsi un levier pour avancer les discussions quand le client tarde à donner son retour.
Étape 3 : gérer le hors-périmètre
Le risque numéro un en forfait : les demandes qui s'accumulent en dehors de ce qui a été prévu. Toute demande hors-périmètre doit faire l'objet d'un avenant avec un prix distinct, signé avant d'exécuter le travail.
Un avenant protège les deux parties : le client sait ce qu'il paie en plus, l'agence est couverte si le projet dépasse. Refuser de facturer le hors-périmètre, c'est rogner sa marge sur chaque mission.
Quel mode choisir pour quel type de projet ?
La décision repose sur un seul critère : la clarté du périmètre.
Contexte projet | Mode recommandé | Pourquoi |
|---|---|---|
Périmètre flou ou évolutif | Régie | Le client ajuste les priorités sans bloquer la relation commerciale. |
Spécifications claires et délai fixé | Forfait | Visibilité budgétaire maximale, moins de friction. |
Phase de cadrage + production | Régie puis Forfait | Cadrage en régie pour définir le périmètre, production en forfait une fois les specs arrêtées. |
Mission longue, ressource dédiée | Régie | Flexibilité mensuelle et relation de partenariat durable. |
Simplifier sa gestion avec le bon outil
Gérer manuellement les CRA, les jalons, les relances et la comptabilité fonctionne pour deux ou trois clients. Au-delà, le risque d'erreur ou d'oubli devient trop élevé et la gestion administrative consomme du temps billable.
Le logiciel de facturation Dougs est une plateforme agréée pour la facturation électronique. Concrètement, ça veut dire qu'elle est reconnue par la DGFiP et compatible avec les obligations légales qui arrivent : réception obligatoire dès septembre 2026, émission pour les PME en septembre 2027.
Pour une agence, l'intérêt est double. D'un côté, vous centralisez devis, factures, relances et suivi comptable dans un seul outil. De l'autre, vous n'avez rien à changer le jour où la réforme entre en vigueur. Vous êtes déjà dans les clous.
Beaucoup d'agences repoussent ce sujet. C'est une erreur : migrer en urgence vers une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) en 2027, sous contrainte légale, coûte plus cher et prend plus de temps que de le faire maintenant.
Les 4 réflexes qui éliminent 80% des litiges de facturation
CRA validé avant facture. Ne jamais envoyer de facture régie sans accord écrit du client sur les jours travaillés.
Acompte systématique en forfait. 30% minimum à la signature, sans exception, même pour un client de confiance.
Jalons formalisés par écrit. Chaque déclenchement de paiement doit reposer sur une validation documentée, jamais sur un accord verbal.
Avenant pour tout hors-périmètre. Chiffrer et faire signer avant d'exécuter. Ce réflexe protège la marge sur chaque mission.
