Oneflow

Automatisation et digitalisation des contrats

La solution permet de transformer les tâches manuelles liées à la gestion des contrats en workflows automatisés et intégrés à l’écosystème de l’entreprise. Elle vise à accélérer et simplifier la création, la collaboration, la signature et la gestion des contrats, tout en centralisant l’ensemble du processus sur une plateforme unique.

Création et édition de contrats dynamiques

Les utilisateurs peuvent générer des contrats interactifs et dynamiques, évitant la multiplication des versions et l’envoi répétitif de documents pour chaque modification. Les fonctionnalités incluent l’ajout de tableaux de produits et de prix, ainsi que l’intégration de vidéos ou de démonstrations d’écran. Ce système remplace les outils traditionnels comme les traitements de texte, les emails, les PDF et les dossiers partagés.

Collaboration en temps réel

La plateforme offre la possibilité de collaborer sur une version unique et en direct du contrat. Les parties prenantes peuvent commenter, discuter, suivre les modifications et gérer les validations sans avoir à jongler entre plusieurs outils ou versions. Un suivi des contreparties et un workflow d’approbation sont intégrés pour fluidifier les négociations.

Analyse et revue assistées par l’intelligence artificielle

La solution propose une analyse instantanée des risques et de la conformité des contrats grâce à l’IA. Elle suggère des modifications, permet le suivi des versions (redlining) et fournit des insights sur le portefeuille contractuel. Ces fonctionnalités visent à réduire les risques et à accélérer la prise de décision.

Signature électronique sécurisée

Les contrats peuvent être signés électroniquement avec des signatures premium et des sceaux qualifiés, garantissant l’intégrité et la sécurité des documents. Plusieurs méthodes de signature sont proposées, avec la possibilité de définir un ordre de signature. Ce module remplace les outils d’e-signature isolés, l’email et le PDF.

Gestion centralisée et stockage intelligent

Un référentiel centralisé permet de suivre le cycle de vie des contrats, d’éviter les pertes de documents et de contrôler les accès utilisateurs. Des espaces de travail en équipe et un calendrier contractuel facilitent l’organisation et la supervision des échéances.

Intégration à l’écosystème existant

La plateforme s’intègre nativement avec de nombreux outils métiers, notamment HubSpot, Salesforce, Google Workspace, Microsoft Dynamics 365, Slack, SAP SuccessFactors, et bien d’autres. Des API et des webforms sont disponibles pour synchroniser les données contractuelles et automatiser les processus, évitant la gestion manuelle sur plusieurs systèmes.

Cas d’usage par métier

• Ventes : Digitalisation des sales rooms, accélération des cycles de vente.
• Ressources humaines : Expérience de recrutement moderne et centralisée.
• Opérations : Maintien d’une source unique de vérité pour tous les contrats.
• Achat : Automatisation du processus de procurement.
• Juridique : Accélération et sécurisation des validations contractuelles.

Expérience utilisateur et adoption

L’interface est conçue pour être intuitive et facile à prendre en main. Selon une enquête réalisée en 2024, 50% des clients ont constaté des bénéfices immédiats après adoption. Les retours soulignent la simplicité d’utilisation, la rapidité d’exécution et la réduction significative des tâches administratives.

Support et accompagnement

Un accompagnement est assuré tout au long du parcours client, avec des équipes dédiées au succès client et à l’assistance. Un centre d’aide complet est disponible pour guider les utilisateurs dans la prise en main et l’utilisation avancée de la plateforme.

Bibliothèque de modèles prêts à l’emploi

Une bibliothèque de modèles de contrats est accessible, couvrant divers besoins : services comptables, agences, amendements, location et vente de véhicules, baux commerciaux, accords de recommandation, accords de traitement des données, etc. Ces modèles facilitent la création rapide et conforme de documents contractuels.

Points forts

• Automatisation complète du cycle de vie contractuel
• Collaboration et édition en temps réel sur des contrats HTML dynamiques
• Intégration native avec de nombreux outils métiers
• Analyse de risque et conformité par l’IA
• Signatures électroniques sécurisées et multiples méthodes de signature
• Gestion centralisée et contrôle des accès
• Adoption rapide et interface intuitive
• Accompagnement client et support continu
• Bibliothèque de modèles variés

Limites observées

• Informations sur la tarification accessibles uniquement via une page dédiée

Recommandation

La solution est particulièrement recommandée pour les organisations souhaitant centraliser, automatiser et sécuriser la gestion de leurs contrats, tout en fluidifiant la collaboration entre équipes et partenaires externes. Elle s’adresse aussi bien aux directions commerciales, RH, achats, juridiques qu’aux opérations, et s’intègre facilement à l’écosystème existant.