Everteam
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Everteam est un éditeur de logiciels spécialisé dans la gestion du cycle de vie de l'information et la gouvernance documentaire. La solution se distingue par sa capacité à gérer des volumes massifs de données tout en assurant leur conformité réglementaire, notamment pour l'archivage à valeur probante et le respect du RGPD.
Mais comment cet outil s'intègre-t-il dans un écosystème informatique complexe ? Est-il suffisamment agile pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation, ou est-il réservé aux très grandes structures ?
Nous vous présentons ici les éléments clés pour comprendre le positionnement d'Everteam et déterminer si cette plateforme de Gestion Électronique des Documents (GED) correspond à vos enjeux de transformation numérique.
Everteam en bref
Cible : Grandes entreprises, administrations publiques et secteurs fortement régulés (banque, assurance, santé, énergie).
Tarifs : Disponible sur devis uniquement, en fonction du périmètre fonctionnel et du volume de données.
Positionnement : Une plateforme experte en gouvernance de l'information, combinant GED, Records Management et archivage numérique sécurisé.
Idéal pour : Les organisations cherchant à centraliser leur patrimoine documentaire tout en automatisant la conformité et la conservation sécurisée de leurs archives.
Cas d'usage en detail
Assurer la conformité légale et la conservation à long terme
Everteam est conçu spécifiquement pour la conformité réglementaire et la conservation à long terme des archives, avec des fonctionnalités de Records Management conformes aux normes ISO 15489 et MoReq. Le logiciel gère automatiquement les durées de conservation légales, les règles de sort final (destruction, transfert, versement aux archives publiques) et produit des bordereaux de versement réglementaires, ce qui le distingue des GED généralistes qui n'adressent pas ce niveau de rigueur archivistique.
Automatiser le classement et l’archivage des documents
Everteam intègre un moteur de classification et d'archivage automatique basé sur des règles métier configurables et des plans de classement hiérarchiques propres aux exigences des grandes organisations publiques et privées. Les documents sont automatiquement rattachés à leur référentiel documentaire dès leur capture, réduisant les interventions manuelles et les erreurs de classement, ce que peu de GED standard proposent à ce niveau de granularité.
Retrouver rapidement un document grâce à la recherche
Everteam propose un moteur de recherche full-text multilingue capable d'indexer des volumes massifs de documents numérisés et nativement numériques, incluant la reconnaissance optique de caractères (OCR) sur les documents scannés. Cette capacité est particulièrement mise en avant pour les organisations gérant des fonds documentaires historiques ou réglementaires volumineux, permettant de retrouver un document précis parmi des millions d'archives en quelques secondes.
Contrôler les accès selon rôles et équipes
Everteam offre une gestion fine des habilitations documentaires alignée sur les organigrammes et les niveaux de confidentialité propres aux administrations et grandes entreprises, avec des contrôles d'accès appliqués jusqu'au niveau du document individuel et tracés dans un journal d'audit. Cette approche orientée gouvernance de l'information va au-delà du simple partage par dossier proposé par les solutions collaboratives généralistes, répondant aux exigences des environnements réglementés (secteur public, banque, assurance).